Les fonctionnalités de notre outil de gestion des ressources projet

Vous cherchez un logiciel pour planifier le travail de vos équipes projets ? Gérer la capacité de votre organisation? Ou encore suivre les temps effectifs passés sur les projets?

Teambook pourrait être l’outil de gestion de ressources projet pour votre organisation!

Doté d’une interface intuitive et disponible dans votre langue, facile à prendre en main et dont les données sont sécurisées et stockées en Europe, Teambook est LA solution dédiée à la gestion des ressources projets.

Teambook offre trois fonctionnalités phares, vous choisissez celle(s) que vous utilisez :

Planification opérationnelle

Gestion des capacités

Suivi des temps effectifs

Allouer vos ressources efficacement et piloter l’avancement de vos projets, gérer vos capacités sur les prochains trimestres et enfin mesurer et optimiser la performance de vos équipes: Teambook est l’outil idéal pour votre entreprise, sans se perdre avec des fonctionnalités obscures ou de l’administratif !

Planification opérationnelle efficace

Teambook est l’outil qui vous permet de planifier le travail de vos équipes projets en un clin d’œil. Le tableau de planification donne une vue d’ensemble claire des activités de votre organisation: qui travaille sur quel projet et quand, qui est disponible et qui est en congé. Zoomez d’une vue à la journée à celle sur plusieurs mois et repérez les informations en un instant grâce aux indices visuels astucieux.

Cette visibilité sur vos plannings vous permet de prendre le pouls de votre organisation et d’améliorer les performances de vos équipes !

Allocations & modifications rapides

Allouez une ou plusieurs ressources par un simple clic ou en glissant-déposant puis spécifiez le projet approprié, dont vous pourrez en temps réel surveiller le budget résiduel. Utilisez les options de récurrence pour saisir en une fois des réservations multiples. Et puisque les changements font partie intégrante de la vie des projets, Teambook vous facilite la tâche: mise à jour groupée et glisser-déposer des allocations existantes.
Pour une gestion de vos ressources en ligne, facile et intuitive !

Vue par utilisateur... et par projet

D’un clic, le planificateur peut basculer de la vue par utilisateur à celle regroupant les ressources planifiées par projet. Là aussi, vous pouvez créer et qualifier les réservations en choisissant une tâche parmi celles prédéfinies ou encore saisir un commentaire. Et si vous n’êtes pas encore sûr de la date des prestations, il suffit de définir les allocations comme provisoires et les confirmer plus tard.
Par ailleurs les jalons de projet vous aident à concentrer l’allocation des ressources aux bons moments!

Gestion des capacités

Ce module à forte valeur ajoutée pour les organisations en croissance distingue Teambook de la concurrence. La gestion des capacités vous propose de visualiser et simuler sur un horizon de 6 mois à 2 ans les capacités disponibles de vos ressources et/ou celles nécessaires à la réalisation de vos projets. Il est ensuite possible de visualiser et réconcilier les éventuelles divergences, mois par mois.

Capacité des équipes …

Automatiser la capacité à partir des données de planification opérationnelle, c’est possible! Puis compléter les mois futurs pour chacune des ressources disponibles, tant pour les projets que pour les fériés, vacances et autres indisponibilités. Des codes couleurs permettent de visualiser les situations de sous- ou sur-capacité, afin de prendre les décisions de futurs recrutements.

... vs. besoins des projets

Indépendamment de la capacité des équipes, vous pouvez saisir les capacités nécessaires aux projets, actuels et ceux à venir. Des outils de répartition facilitent la tâche de saisie. Une fois ces opérations terminées, il est possible de visualiser la capacité des ressources et les besoins des projets…. Et, si nécessaire, réconcilier celles-ci par des itérations entre les deux vues.

Suivi des temps effectifs

Dans le monde des services professionnels, « le temps c’est de l’argent »… La fonctionnalité de suivi des temps réel de Teambook permet de vous assurer que les heures réellement passées sur les projets sont bien saisies, approuvées… et facturées !

Saisie des feuilles de temps

Chaque utilisateur de Teambook, sous-traitant compris, peut saisir les temps passés sur les projets par semaine ou par mois. Une fonction permet au préalable de copier en un clic les temps planifiés et ainsi de simplifier à l’extrême cette saisie souvent pénible ! Ne reste alors qu’à modifier les éventuelles exceptions et ajouter si nécessaire des commentaires.

Fini la corvée des « time sheets » !

Approbation et traitement des temps effectifs

Les chefs de projets et administrateurs peuvent visualiser les temps saisis par les équipes sur les projets. D’un simple clic, ils peuvent approuver ces entrées et télécharger ces informations détaillées pour la facturation.

Teambook vous garantit qu’aucune heure n’est perdue !

Et aussi

Ces fonctionalités phares de Teambook s’appuient sur des fondations fortes et des outils performants, très intuitifs et visuels.

Avec Teambook, la prise en main est facile!

Projets & utilisateurs

Les projets et utilisateurs sont les données structurantes de Teambook; il est possible de les renommer selon vos besoins (par exemple « événement », « consultant », etc…). Les points communs : peu de champs obligatoires, éléments visuels et donc facilité d’utilisation.

Les fiches utilisateurs permettent de gérer tant les autorisations, que les temps partiels ou encore l’envoi de notifications. Quant aux projets, vous les distinguez facilement par des couleurs de votre choix; enfin des champs spécifiques peuvent être ajoutés, en sus des notions de clients, business unit ou encore chef de projet.

Analyses & rapports pour améliorer vos performances

Surveillez vos indicateurs clés sous forme de tableau de bord: disponibilité, taux d’utilisation ou encore productivité, Teambook vous permet d’analyser de façon graphique intuitive et affiner à l’aide de filtres. De plus, des rapports personnalisables vous permettent de constater la performance de votre organisation et vos projets.

Filtres & tags puissants

Les menus de Teambook proposent l’utilisation de filtres pour ne montrer que les informations qui vous intéressent. Vous pouvez choisir de stocker ces critères dans des variantes personnelles afin de rapidement les appliquer par la suite.
Le système de tags de Teambook est un excellent moyen de personnaliser la gestion de vos ressources : utilisez ces balise pour illustrer les compétences de vos consultants et assurez-vous qu’ils soient alloués à des projets qui leur correspondent!

Meilleure communication

Teambook dispose de fonctions de communication avancées et s’intègre à différents outils pour garantir que tout le monde, de votre entreprise à vos clients, soit tenu informé. Les organisations et les entreprises qui communiquent le mieux sont celles qui réussissent le mieux. Avec Teambook, une collaboration optimale !

Apps: IOS et Google Play

Teambook est disponible sour forme d’apps, pour faciliter la gestion du travail de chacun: affichage du planning, saisie des feuilles de temps, c’est facile sur son portable!

Notifications par email

Les membres de votre équipe peuvent recevoir un récapitulatif de leur planning et/ou les éventuels changements ainsi que des rappels à saisir les feuilles de temps. Pour toujours être à jour, automatisez vos processus avec Teambook.

Synchronisation des calendriers

Les utilisateurs de Teambook peuvent synchroniser leurs plannings avec leur calendrier préféré et le consulter en déplacement, toujours à jour!

Lien client

Tenez vos clients informés en leur partageant un lien dédié à la planification de leur projet. Vos clients pourront constater l’avancement de leurs projets en temps réel. Parce que la communication client est la solution !

Surveillance 24/7

Tous nos systèmes font l’objet d’une surveillance constante, ce qui nous permet d’être alertés des problèmes avant qu’ils ne surviennent. Nos équipes prennent votre sécurité comme la priorité.

99.9% disponible

De nombreuses entreprises font confiance à Teambook. C’est la collaboration entre vous et nos équipes qui font notre performance. Constatez par vous même l’état de notre système en temps réél.

Sans installation

Un navigateur et une connexion Internet suffisent. Pas d’installation, pas de logiciel, démarrez en quelques secondes! Une installation facile pour vous pour que vous puissiez vous focaliser sur vos projets et vos clients.

Cryptage SSL

Teambook utilise le protocole SSL et toutes les données sont cryptées et sécurisées dans nos bases de données.

Sécurité digne d'une banque Suisse

Teambook se soucie de vos données et inclut toutes les dernières mesures de sécurité pour que vous puissiez dormir en paix. La protection de vos données et leur sécurité n’est pas simplement une offre, c’est une nécessité !

Connecté & intégré

Teambook est connecté aux outils que vous utilisez pour gérer votre entreprise. Grace a ses nombreuses intégrations disponibles, vous pouvez lier vos projets à Slack, synchroniser vos allocations avec vos calendriers Google ou Outlook, utiliser Zapier pour intégrer plus de 300 services web ou utiliser notre API pour vous connecter à vos propres applications.