La façon dont vous affectez vos ressources pour répondre à vos projets détermine la rentabilité et le succès de votre organisation. Améliorez l’allocation de vos ressources grâce à notre cours accéléré.

L’utilisation des ressources est l’une des parties les plus difficiles de la gestion de projet. Selon le rapport 2021 State of Project Management de Wellingtone, il s’agit du troisième plus grand défi auquel sont confrontés les professionnels de la gestion de projet aujourd’hui. Cependant, elle apporte une grande valeur aux organisations qui la pratiquent correctement.

L’allocation des ressources nécessaires est un élément clé de la gestion des ressources. Il s’agit du processus d’affectation efficace des ressources afin d’obtenir le meilleur retour sur investissement.

Mais il ne s’agit pas seulement d’une comparaison directe entre les coûts et la rentabilité. Il s’agit aussi de faire du bon travail, de satisfaire les clients et de veiller à ce que votre équipe soit heureuse et productive… et vous verrez que cela contribue également au chiffre d’affaires et à la croissance.

Dans ce guide, nous expliquerons exactement ce qu’implique l’allocation efficace des ressources et nous partagerons les meilleures pratiques afin que vous puissiez améliorer la planification, l’allocation et la gestion de vos ressources en temps réel.

Qu’est-ce que l’allocation des ressources dans la gestion de projet ?

Par définition, l’allocation des ressources est un processus essentiel de gestion de projet qui permet d’identifier et d’allouer des ressources aux différentes activités de votre (vos) projet(s) afin d’atteindre les objectifs du projet de la manière la plus efficace possible ;

Si les ressources sont souvent utilisés et peuvent être des personnes ou des équipements, dans les sociétés de services professionnels elles font essentiellement référence aux ressources humaines : les équipes qui apportent innovation et succès à leurs clients.

Une bonne utilisation des ressources humaines peut faire la différence entre un projet rentable qui respecte les délais et satisfait le client, ou un projet tardif et déficitaire qui nuit à la réputation de l’entreprise auprès du client. C’est pourquoi il est si important de bien faire les choses.

Qui est responsable de l’allocation des ressources ?

La planification et l’allocation des ressources est le processus qui peut aider à éviter le surmenage au sein d’une entreprise.

L’allocation et la gestion des ressources relèvent normalement de la responsabilité des gestionnaires de projet. Ils allouent les ressources au cours de la phase de planification du projet et peuvent être amenés à les réaffecter au fur et à mesure de l’avancement du projet et de l’évolution des paramètres.

Toutefois, certaines entreprises peuvent engager un gestionnaire de ressources dédié, par exemple le responsable du staffing. Un gestionnaire de ressources est une personne chargée de planifier et d’allouer des ressources à plusieurs projets.

Ils peuvent travailler au niveau d’un département ou même d’une organisation, éventuellement dans le cadre d’un bureau central de gestion de projet. Dans cette structure, le gestionnaire de ressources travaillera avec chaque gestionnaire de projet sur leur stratégie d’allocation de ressources.

Pourquoi une stratégie d’affectation des ressources peut être un défi?

Avoir accès aux bonnes personnes au bon moment et avec les bonnes compétences est essentiel pour la réussite tout au long du projet. Voici pourquoi.

1. Pour optimiser les résultats de votre projet

Un processus efficace d’affectation des ressources permet de visualiser la charge de travail et garantit que les meilleures personnes sont affectées à chaque projet, en fonction de leurs compétences, de leur expérience, de leur gestion du travail, de la charge de travail de chaque membre et du coût du projet. Cela signifie que chaque projet est doté des personnes et des compétences dont il a besoin pour réussir, dans le respect du calendrier et du budget ;

2. Pour éviter les goulets d’étranglement du projet et les lacunes

L’allocation des ressources implique d’anticiper les demandes des ressources, ce qui permet de détecter et d’atténuer les risques liés aux ressources qui pourraient compromettre la livraison avant qu’ils ne deviennent un problème. Il peut s’agir, par exemple, de conflits potentiels entre les ressources ou de lacunes dans leur disponibilité. Elle vous aide également à gérer les attentes des parties prenantes en termes de délais, de budget et de produits à livrer.

3. Pour améliorer la rentabilité

L’allocation des ressources permet de garder un œil sur les délais du projet et l’autre sur le rapport coût efficacité. Elle veille à ce que les dépenses en personnel ou en compétences ne dépassent pas les besoins du projet. Les marges bénéficiaires de chaque projet sont ainsi préservées, ce qui protège la rentabilité globale de l’entreprise et la génération de revenus ;

4. Pour protéger le personnel

Des pratiques efficaces d’attribution des ressources protègent votre personnel de la surutilisation et de la baisse de productivité et d’acuité mentale qui résultent inévitablement de la surcharge de travail. Les décisions d’affectation comprennent une évaluation de la capacité de travail, ce qui permet une répartition équitable et équilibrée de la charge de travail entre vos ressources. Il en résulte que le personnel est plus heureux, plus performant et qu’il se fidélise davantage.

Résoudre les problèmes d’allocation des ressources

Un processus systématique d’affectation des ressources prend en compte un certain nombre de facteurs différents – cela peut inclure la qualité du travail, les compétences, voir encore les coûts – afin de déterminer la meilleure personne pour un projet donné à un moment donné de manière efficace et efficiente.

Ce faisant, il favorise les résultats positifs des projets, la rentabilité des ressources et même la fidélisation du personnel. Une mauvaise affectation des ressources comporte de nombreux risques financiers, surtout si les décisions sont fondées sur un seul facteur.

Voici trois exemples d’affectation des ressources qui montrent l’impact des décisions unidimensionnelles sur le budget, le calendrier et les résultats.

1. Attribution basée sur la disponibilité uniquement

Si vous affectez des ressources limitées uniquement en fonction de leur disponibilité, vous risquez de dépenser trop.

Par exemple, affecter un développeur senior à un projet, pour la simple raison que celui-ci est disponible, alors qu’un développeur junior suffirait pour la tâche à effectuer amoindri la performance financière. En effet, les coûts internes inhérents à la séniorité grèvent inutilement le budget du projet.

Par ailleurs, ce cadre senior risque de s’ennuyer et de manquer d’inspiration dans le travail qui lui est confié, avec le risque d’épuisement qui en découle.

2. Allocation basée uniquement sur les compétences

Si l’allocation ne s’effectue qu’en fonction des compétences recherchée, elle risque de retarder les tâches.

Il est évident que vos besoins en ressources doivent être en mesure de faire le travail. Mais si vous dépendez d’une seule personne possédant une qualification particulière – et que plusieurs projets sont en concurrence pour les mêmes ressources – vous risquez de devoir attendre des semaines avant qu’elles ne soient disponibles. Cela pourrait compromettre les étapes de votre projet et la satisfaction de vos clients.
Identifier si les ressources sont utilisées ou disponibles pour tous les projets et les priorités afin de s’assurer que les projets ou tâches peuvent être mené à bien.

Trouver une ressource qui possède les bonnes compétences ET la bonne disponibilité permet de respecter le calendrier du projet.

3. Allocation basée sur les coûts uniquement

L’attribution de ressources sur la base du seul coût peut s’avérer être une fausse économie. Supposons que vous attribuiez des ressources à un concepteur junior parce qu’il est compétent et coûte un peu moins cher.

S’il n’a pas les qualifications requises pour le projet, il prendra plus de temps pour effectuer les tâches demandées et coûtera ainsi plus cher que si vous aviez attendu une semaine pour trouver quelqu’un de plus expérimenté.

Cela risque non seulement de retarder le projet, mais aussi d’avoir des difficultés à répondre aux exigences, ce qui mettrait en péril à la fois le projet, la satisfaction professionnelle de vos collaborateurs et même la réputation de votre organisation ;

Deux opportunités émergentes dans l’allocation des ressources pour 2024

Alors que la concurrence mondiale pour les talents s’intensifie, les entreprises de services professionnels intelligentes utilisent le ressourcement pour acquérir un avantage stratégique et maximiser l’efficacité. Voici ce que les experts ont à dire sur ces deux tendances émergentes en matière de ressourcement :

• Amélioration des compétences
• Donner plus de sens au travail

L’allocation des ressources pour maximiser les compétences des équipes

Les pénuries de talents et de compétences sont un problème pour les entreprises de services professionnels, car elles réduisent les capacités et entraînent des retards dans les livraisons. L’un des moyens de remédier à ces pénuries est d’améliorer les compétences ;

L’upskilling consiste à investir dans les ressources disponibles pour développer leurs compétences en fonction des besoins de l’entreprise. Selon le LinkedIn Workplace Learning Report 2022, l’amélioration des compétences des employés est la deuxième priorité des responsables de la recherche et du développement. Quarante-six pour cent des personnes interrogées citent « l’amélioration et le renouvellement des compétences des employés » comme l’objectif principal de leur entreprise. 46 % des personnes interrogées citent « l’amélioration des compétences et le recyclage des employés » comme l’un des principaux objectifs de leur entreprise ;

L’allocation stratégique des ressources peut être utilisée pour améliorer les compétences en allouant des ressources à des projets stimulants et exigeants. Pour réussir, il faut que ce soit le cas :

• Avec un soutien adéquat pour les ressources juniors, par exemple du temps pour l’apprentissage en dehors du lieu de travail ou le mentorat.
• Tenez-en compte dans le calendrier du projet, car la personne qui améliore ses compétences peut avoir besoin de plus de temps et de patience pour les mettre en pratique.
• Aligner les ambitions de l’individu et de l’entreprise.

L’allocation des ressources comme outil de motivation

Un autre élément à prendre en compte dans l’allocation des ressources pour atteindre ces objectifs est la question de savoir si elle permet aux personnes d’effectuer un travail utile qui les motive à réaliser des performances élevées ;

Un travail qui a du sens est un travail qui fait appel à ses valeurs et à ses intérêts et qui donne un sens à sa vie. Il contribue à la satisfaction professionnelle et au bien-être au travail. Le bien-être de vos employés est source unique de référence pour vous. Attribuer les différentes tâches dans les projets stimulants permet d’évaluer le niveau de motivation de vos employés.

Mais ce n’est pas seulement important pour les employés, mais aussi pour l’entreprise. Des études de McKinsey & Co montrent que lorsque les gens trouvent que leur travail a un sens, leurs performances s’améliorent de 33 % et ils sont 49 % moins susceptibles de partir. Un employé motivé est la clé pour la réussite du projet.

Cependant, d’autres études menées par McKinsey & Co révèlent que si 70 % des personnes recherchent une raison d’être au travail, seuls 15 % des travailleurs de première ligne y parviennent. Les gestionnaires de ressources peuvent y contribuer!

En effet, les gestionnaires de ressources sont idéalement placés pour comprendre ce qui donne un sens au travail de chaque employé ;

Dotés d’informations sur les ambitions, les intérêts et les objectifs de développement des personnes, les gestionnaires peuvent prendre des décisions d’affectation mieux informées, en plaçant les personnes dans des projets qui enflamment leurs passions et profitent à l’entreprise.

Les gestionnaires de ressources ont besoin de soutien pour cela

Pour que les gestionnaires de ressources puissent jouer ces rôles plus stratégiques – en trouvant des possibilités d’amélioration des compétences et en créant des emplois intéressants – les entreprises doivent leur donner l’espace nécessaire pour le faire. Cela signifie :

• Fournir les bons outils pour bien faire leur travail – comme une plateforme qui leur permet de suivre les compétences, les intérêts et les ambitions des personnes lors de la programmation des ressources – sera abordé plus loin.
• Donner aux gestionnaires de ressources une « place à la table » lorsque la stratégie est discutée : ils ne peuvent fournir un soutien stratégique que s’ils connaissent votre stratégie.
• Automatisez l’administration manuelle afin qu’ils aient plus de temps pour l’aspect humain de la gestion des ressources : vos gestionnaires de ressources devraient accélérer leur temps de gestion des ressources, et non se battre avec des feuilles de calcul !
• Ne pas « diluer » l’efficacité des gestionnaires de ressources en les répartissant trop finement – Christine Robinson affirme qu’il n’y a pas de ratio magique mais visez entre 12 et 25 personnes par manager, en fonction de votre entreprise.

Quels sont les défis couramment rencontrés liés à l’allocation des ressources ?

Dans la « matrice de valeur et de difficulté des processus » de Wellingtone, la gestion des ressources est classée comme un processus très difficile, mais qui apporte une grande valeur à l’organisation puisqu’il faut une gestion des risques. Cela signifie que, bien qu’elle ne soit pas facile à maîtriser, les entreprises qui la maîtrisent bien en récolteront les fruits.

L’allocation des ressources au sens propre est relativement simple ; ce sont d’autres facteurs, tels que l’équilibre entre la disponibilité des ressources et un paysage de projets en constante évolution, qui rendent ce processus difficile.

En outre, vous ne travaillerez probablement pas sur un seul projet, mais sur plusieurs, de sorte que les ressources disponibles de votre projet devront être en concurrence les unes avec les autres ;

Et avec plusieurs projets en cours en même temps et des personnes qui passent de l’un à l’autre, l’allocation des ressources prend de nouvelles nuances de complexité. Voici quelques-uns des principaux défis liés à l’allocation des ressources et la manière de les surmonter.

Manque de vue globale des ressources

La première étape d’une gestion efficace des ressources consiste, pour les chefs de projet, à savoir exactement quelles sont les ressources dont ils disposent.

Cela signifie qu’il faut savoir qui sont les ressources, quelles sont leurs compétences, quel est leur niveau, combien elles coûtent et si elles sont disponibles. De nombreuses entreprises ne disposent pas de ces informations.

Par exemple, votre chef de projet peut attendre qu’un ingénieur logiciel de poids moyen se libère dans vos opérations au Royaume-Uni, sans savoir qu’il y en a deux qui ont les capacités requises pour ce poste dans votre équipe américaine.

La création d’une base de données des ressources centralisée permettra à tous les chefs de projet de votre organisation de savoir exactement qui est disponible, sans que les cloisonnements d’équipes, de départements ou de zones géographiques n’entravent l’efficacité de l’allocation des ressources.

Changements dans le projet et dépendances

Le défi suivant, et peut-être le plus important, est la nature dynamique des entreprises basées sur des projets. Même avec les meilleurs plans, les projets peuvent changer en un clin d’œil. La maladie d’un membre du personnel peut entraîner le non-respect d’une étape importante. Un client peut modifier la portée d’un projet.

Si vous aviez l’habitude d’avoir les bonnes personnes au bon endroit et au bon moment, votre calendrier et les ressources de votre projet sont désormais désynchronisés.

En outre, il est rare que les membres de votre équipe de projet travaillent sur VOS projets en même temps. Une enquête menée auprès de 500 chefs d’entreprise dans le monde entier a révélé que 81 % du personnel travaille sur plusieurs projets en même temps.

Cela crée des dépendances et de la complexité dans le projet : X doit être produit avant Y et Z. Et si X est retardé, Y et Z le sont aussi. Et si X est retardé, Y et Z le seront aussi. Et si X est retardé, Y et Z le sont aussi.

Ainsi, lorsque quelque chose se glisse dans le calendrier du projet – et que la ressource très demandée que vous aviez prévue pour la semaine prochaine est maintenant nécessaire dans deux semaines – il se peut qu’elle ne soit plus disponible… Argh !

Cela signifie que le processus d’allocation des ressources n’est pas un exercice ponctuel. Il doit être contrôlé et géré tout au long du cycle de vie du projet. Pour éviter que cela ne devienne une énorme perte de temps ou, pire, une incapacité à répondre à l’évolution des paramètres du projet, vous avez besoin d’outils dynamiques qui peuvent vous aider.

Des outils pas adaptés

Lorsque vous avez une petite équipe de cinq personnes, par exemple, vous pouvez peut-être la gérer sans avoir besoin d’outils ou de systèmes formels d’allocation des ressources. Mais au fur et à mesure que l’équipe s’agrandit, le risque d’une allocation inefficace des ressources augmente ;

Essayer de gérer les ressources avec une feuille de calcul ou un tableau Trello n’est ni durable ni évolutif.

Tout d’abord, il faut du temps pour manipuler et interpréter manuellement les informations disponibles. Ensuite, dans un environnement de projet dynamique, les informations deviennent obsolètes dès que l’on appuie sur le bouton « fermer ».

Un outil de gestion des ressources est idéal pour gérer et allouer les ressources de manière efficace. Cet outil peut automatiser les calculs de disponibilité et de capacité sur la base de données en temps réel. Ainsi, voir que les membres de l’équipe peuvent être libre est une tâche qui s’effectue en un coup d’œil, plutôt que de passer une après-midi à l’analyser.

Sans plan d’allocation des ressources – ou sans un bon logiciel de gestion des ressources – il est difficile de garder une visibilité sur les changements constants de la charge de travail et de la disponibilité des ressources.

Heureusement, il existe des outils qui peuvent les aider, et le temps et l’argent qu’ils économisent compensent largement leur coût mensuel.

Guide étape par étape pour un processus efficace d’allocation des ressources avec Teambook

Nous vous présentons ci-dessous quelques-unes des meilleures pratiques en matière d’allocation des ressources dans le cadre de la gestion de projet. Nous utiliserons Teambook pour fournir des exemples de la manière dont un logiciel de gestion de ressources projet approprié peut aider.

Phase 1 : préparer le terrain

Avant de commencer à allouer les ressources nécessaires à des projets spécifiques, vous devez préparer le terrain, depuis l’utilisation du bon outil jusqu’à la centralisation des données relatives aux ressources. Voici les étapes essentielles à suivre pour améliorer votre gestion des ressources.

1. Utiliser les bons outils

L’allocation des ressources et la planification de leur capacité sans le logiciel adéquat seront fastidieuses, prendront du temps et ne seront probablement pas aussi efficaces.

Un gestionnaire de projet ne peut pas faire grand-chose lorsqu’il s’agit de générer des données en temps réel pour l’affectation des ressources : il est difficile de les collecter, de les interpréter et d’agir en temps voulu.

La première étape pour améliorer l’allocation des ressources dans la gestion de projet consiste donc à choisir un outil de gestion de projet approprié, qui calcule tous les chiffres en temps réel afin que vous puissiez prendre des décisions rapides et sûres en matière de ressources.

On pourrait penser qu’à notre époque, les gens automatisent tout ce qui peut l’être, mais Wellingtone a constaté que seulement 23 % des organisations utilisent une solution logicielle de gestion des ressources ou de gestion de la production (PPM).

Il n’est pas étonnant que la mauvaise affectation des ressources soit si fréquente : trop de décisions en matière de ressources sont encore prises sur la seule base de l’instinct. Ce n’est pas la bonne façon de procéder.

2. Créer une base centrale des ressources

Pour affecter les bonnes ressources aux bonnes tâches au bon moment, vous devez connaître les ressources disponibles. A l’inverse, sans informations centralisées, les chefs de projet allouent les ressources à l’aveuglette.

Teambook offre un lieu centralisé pour visualiser et évaluer l’adéquation de chaque ressource dans votre organisation, au travers de balises que vous définissez selon vos critères internes. Vous pouvez ainsi filtrer les personnes par fonction, compétence, équipe, géographie et bien plus encore et ainsi facilement voir les ressources disposant des compétences dont vous avez besoin pour votre projet.

Vous souvenez-vous que nous avons mentionné l’utilisation de l’allocation des ressources pour améliorer les compétences et créer un travail utile ? C’est ici que vous pouvez obtenir ces informations. Mais comment l’obtenir ?

Il faut ensuite le mettre à la disposition de l’entreprise, afin que les responsables puissent identifier les ressources disponibles et les possibilités de tirer parti de ces ambitions et de les aligner sur la stratégie de l’entreprise et les réaliser;

3. Établir la capacité et la disponibilité

Avant que les gestionnaires de projet puissent commencer à suivre l’utilisation des ressources, il faut déterminer le temps qui peut être alloué.

• Certains de vos employés travaillent-ils à temps partiel ?
• Certains de vos employés ne travaillent-ils que certains jours de la semaine ?
• Y a-t-il un jour férié ?

La capacité fait référence à la durée pendant laquelle une personne peut travailler. Elle est dérivée du nombre d’heures par semaine ou par jour qu’elle travaille habituellement. La disponibilité des ressources correspond à la durée pendant laquelle une personne peut travailler, déduction faite des congés, des congés de maladie, du temps alloué à d’autres projets et à d’autres tâches ;

Une fois ces autres facteurs pris en compte, la disponibilité d’une personne peut être beaucoup plus faible que ce que vous aviez prévu au départ.

Le planificateur de Teambook considère les horaires usuels de votre organisation et aussi d’éventuels temps partiels de vos resources. Par ailleurs, l’outil intègre les jours fériés officiels et permets de saisir les vacances et autres « time-off ». Vous pouvez ainsi tenir compte de la disponibilité réelle dans l’affectation des ressources et créer des charges de travail équilibrées et des calendriers de projet réalistes. Nos diagrammes de capacité peuvent vous aider à avoir une vue d’ensemble et à filtrer la capacité des fonctions qui sont importantes pour vous.

‍4. Améliorer la visibilité du portefeuille de projets

Pour améliorer l’affectation des ressources, il est important de savoir quels travaux sont en cours et quels travaux sont à venir, car les personnes peuvent travailler sur plusieurs projets en même temps.

Notre planificateur de projets affiche tous vos projets programmés dans le délai sélectionné et vous indique ce qui est en cours. Gardez l’œil ouvert sur les réservations provisoires. Si elles se confirment, vous devrez alors équilibrer l’allocation des ressources entre plusieurs projets.

Le planificateur et le indicateurs de performance sont des moyens rapides de voir où vous dépassez votre capacité.

Phase 2 : planification du projet et affectation des ressources

Une fois que vous aurez configuré vos outils pour qu’ils vous indiquent les autres projets en cours – et le nombre de personnes et d’heures dont vous disposez – vos chefs de projet seront mieux à même d’allouer ces ressources de manière intelligente à des projets spécifiques. Voici comment.

1. Comprendre et définir la portée et les contraintes du projet

Définissez les exigences et les résultats attendus de votre projet et marquez les éventuels jalons.

À ce stade, il est essentiel de communiquer efficacement avec toutes les parties prenantes afin d’aligner les attentes du projet et d’être réaliste quant à ce qui peut et ne peut pas être réalisé.

2. Identifier les rôles et les compétences pour votre projet à travers un plan de gestion

C’est une étape importante pour débuter. Commencez à identifier les rôles, les compétences et le niveau d’ancienneté dont vous aurez besoin pour votre projet.

En tant que chef de projet, vous ne savez pas toujours qui sera le mieux placé pour le travail. Lors de la planification des ressources d’un projet, il est conseillé de consulter les chefs d’équipe, les architectes de solutions et les gestionnaires de ressources.

Ils connaissent bien les membres de leur équipe et la charge de travail de celle-ci, et ils auront une idée des membres de leur équipe qui conviendraient le mieux ou de ceux qui n’ont pas les compétences nécessaires à la mise en œuvre du projet.

Si vous disposez d’un budget de temps pour le projet, vous pouvez le saisir dans Teambook. Ce faisant, vous pourrez facilement apprécier le « résiduel » disponible en fonction des temps déjà alloués et aussi comparer ce budget avec les temps effectivement passés sur le projet.

3. Établir un calendrier général du projet

Ensuite, élaborez un plan de projet de haut niveau. Travaillez avec votre équipe pour décomposer le champ d’application en tâches et activités, et estimez le temps dont vous pensez avoir besoin pour réaliser le travail.

Le nombre d’heures ou de jours dont votre équipe aura besoin pour accomplir chaque tâche dans une structure de répartition du travail sera pris en compte dans votre plan de ressources et dans le calendrier du projet.

À partir de là, marquez les phases globales du projet, les étapes critiques et les échéances. Vous pouvez les représenter visuellement dans le planificateur de Teambook sous forme de jalons. Une fois tous ces éléments alignés, vous verrez apparaître un calendrier avec les dates de début et de fin du projet.

4. Connaître les taux d’utilisation

Il est toujours important de se rappeler que les ressources humaines sont d’abord des HUMAINS et ensuite des RESSOURCES. Cela signifie qu’elles ont besoin de faire des pauses, de discuter avec un autre membre de l’équipe ou même de faire une promenade pour se reposer pendant la journée.

En outre, ils doivent répondre à des courriels, assister à des réunions et recevoir des formations.

Pour votre entreprise, il s’agit d’un temps important mais non facturable. Vous devez partir du principe que les membres de votre équipe disposent de 80 % de leur temps pour travailler et que, dans ce temps, 80 % sont disponibles pour des travaux facturables dans le cadre de projets.

Avec Teambook, vous pouvez facilement voir le pourcentage du temps alloué à une personne et la part facturable ou non facturable sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Utilisez ces informations sur l’utilisation des ressources pour maintenir une charge de travail gérable et équilibrée entre vos collègues.

5. Affecter des ressources au projet

Ajoutez toutes les ressources disponibles que vous souhaitez affecter au projet, en vous assurant qu’elles ont la capacité d’assumer le nouveau travail. N’oubliez pas de :

• Tenir compte des congés ou des jours fériés ;
• Vous assurez que les personnes que vous affectez au projet possèdent les compétences et le niveau d’expérience adéquats ;
• Vérifier que personne n’est surchargé de travail, qu’il n’y a pas de conflit d’horaire ou de vacances.

Si vous détectez un conflit de planification potentiel ou une surréservation, résolvez-le en réaffectant le travail à une autre ressource ou en replanifiant si personne d’autre n’est disponible.

Teambook vous permet d’ajouter des personnes à un projet en fonction de leur rôle et de leurs compétences, ainsi que de recevoir des alertes en temps réel sur la surréservation et le temps libre afin que vous puissiez ajuster les choses à la volée.

Que se passe-t-il si vous constatez que vous ne disposez pas des bonnes ressources au bon moment ?

Si aucun membre de votre équipe de projet ne possède les compétences requises, vous devrez peut-être faire appel à un sous-traitant externe pour vous aider à mener à bien votre projet. N’hésitez pas à le créer comme utilisateur dans Teambook, avec le rôle correspondant, qui lui permettra de consulter son planning personnel uniquement sans avoir accès à l’ensemble des données de votre organisation.

Étape 3 : suivi et gestion des ressources

Même les plans les mieux conçus peuvent dérailler: modifications du scope du projet, estimations inexactes, maladie ou absences imprévues… Il est ainsi impératif, une fois le projet lancé, de surveiller l’avancement, le budget, le calendrier et les ressources… et de procéder aux ajustements de planification nécessaires.

La vérification fréquente de paramètres importants en matière de ressources, tels que l’utilisation et la capacité des membres de l’équipe, vous aidera à prendre des décisions et à éviter la sur-allocation et l’épuisement de l’équipe.

En sus de la mise à jour de la planification du projet, il est important de suivre les temps réellement passés sur les projets. Les feuilles de temps intégrées dans Teambook peuvent être facilement saisies, notamment si celles-ci s’appuient sur les données de planification. Une fois ces temps effectifs revus et approuvés par les responsables de projet, il est alors possible de comparer les plans avec la réalité, vous permettant d’identifier les performances de votre équipe par rapport au plan initial et de repérer les risques liés aux ressources ou au calendrier avant qu’ils ne deviennent un problème.

Le cas échéant, vous pourrez adapter les ressources afin d’atténuer les risques, par exemple en:

• Échangeant une ressource avec une autre
• Allouant plus de ressources à certaines phases du projet
• Ajustant le calendrier de votre projet
• Négociant les résultats du projet.

 

Exemple d’allocation de ressources par domaine

Supposons que vous soyez une société de services professionnels ou une agence qui travaille sur un projet pour un client externe. Dans notre cas hypothétique, vous êtes chargé de créer un site web à partir de zéro. La portée du projet est claire, vous disposez d’un plan de projet détaillé, avec une granularité jusqu’aux tâches à accomplir.

Le moment est venu d’allouer des ressources. Dans la plupart des cas, ce sont ces services qui seront impliqués dans ce type de travail :

• Ingénierie : Front-end et Back-end
• Conception : concepteurs de sites web et/ou marketing
• Marketing : rédaction et référencement
• Produit : gestion des produits

C’est le premier piège : comment affecter les bonnes personnes et prendre les bonnes décisions ?

Comme nous l’avons vu plus haut, affecter une personne uniquement sur la base de son rôle ou de sa disponibilité peut signifier que vous confiez le travail qu’un junior pourrait faire à un senior, ou l’inverse : quelque chose qu’un senior peut faire en une journée, alors qu’il faudra des semaines à un junior pour l’accomplir. Si vous ne tenez pas compte de la disponibilité, vous risquez de surcharger une personne et de lui confier beaucoup plus de travail qu’elle ne peut réellement en faire ;

‍Une fois le projet rédigé, vérifiez la disponibilité et la capacité des personnes pour trouver celles qui conviennent le mieux. Rappelez vous que votre base de données d’utilisateurs doit ainsi refléter les compétences propres à votre industrie, votre organisation. L’objectif est d’identifier les experts les plus pertinents, de vérifier s’ils ont encore les capacités suffisantes pour participer à une nouvelle initiative, puis de les affecter au projet en question.

Gardez à l’esprit que nous décrivons une expérience simple. En réalité, vous rencontrerez probablement un certain nombre d’obstacles :

• Contraintes en matière de ressources
• Contraintes budgétaires
• Lacunes dans la planification du projet
• Extension du champ d’application

Si certains d’entre eux peuvent entraver vos progrès en matière d’allocation des ressources, ils ne doivent pas vous arrêter complètement.

Par exemple, si vous vous trouvez dans une situation où vous n’avez pas d’experts possédant une compétence requise pour le projet, vous pouvez créer une ressource fictive portant le nom du rôle qu’ils devraient jouer, et y affecter les balises correspondant aux compétences requise ;

‍Ces informations peuvent ensuite être utilisées par le département des ressources humaines pour engager de futurs ressources. Vous pouvez également examiner votre vivier de talents existant et voir si une personne peut être redéployée (bien qu’il s’agisse d’une mesure risquée à envisager avec prudence) ;

En plus de ces lignes directrices, il convient de laisser une marge pour d’éventuels changements. Selon les experts, il faut toujours ajouter 25 % aux prévisions de réalisation du projet pour rendre les résultats plus réalistes. Pour rester dans cette zone de sécurité, prenez le temps de dresser la liste des choses qui pourraient mal tourner avec les ressources allouées et voyez quelles mesures vous pouvez prendre pour résoudre ces problèmes de manière préventive et rendre votre mission à l’épreuve du temps ;

Ce qu’il faut retenir de l’allocation des ressources et la planification

L’utilisation efficace de vos ressources se traduit par un meilleur retour sur investissement de vos frais de personnel, de meilleurs résultats pour vos projets et une rentabilité accrue. Comme vous pouvez le constater, cela commence bien avant votre projet et doit être contrôlé et géré au fur et à mesure de l’avancement des projets.

Cela nécessite des données en temps réel et une visibilité à l’échelle de l’organisation sur les projets en cours et la disponibilité des ressources. Le logiciel de gestion de projet Teambook fournit exactement cela, afin que vous puissiez allouer des ressources avec clarté et confiance, et réagir dynamiquement aux circonstances changeantes.

• Réservation centralisée des ressources pour une planification sécurisée des ressources ;
• Accès aux informations sur les compétences, le niveau, la capacité et la disponibilité ;
• Glisser-déposer des ressources dans votre plan de projet ;
• Contrôler facilement l’avancement du projet et ajuster les ressources.

Reprenez le contrôle de l’allocation de vos ressources. Essayez Teambook gratuitement.