La designer sembra libera giovedì prossimo, quindi la assegni a un nuovo progetto per un cliente. Poi un altro project manager ti ricorda che quella stessa settimana deve seguire il lancio di un altro progetto. I due piani, presi separatamente, sembravano fattibili. Insieme, richiedono più tempo di quello che lei ha a disposizione.
È qui che l’allocazione delle risorse diventa difficile. Devi decidere chi può svolgere il lavoro, quando può farlo e quali conseguenze avrà l’assegnazione sugli altri impegni. Per riuscirci, serve una visione di tutti i progetti in corso.
Che cos’è l’allocazione delle risorse nella gestione dei progetti?
L’allocazione delle risorse consiste nell’assegnare persone, attrezzature o budget alle attività di un progetto. Nelle agenzie e nelle società di servizi, riguarda soprattutto la distribuzione del tempo delle persone tra più progetti.
Immagina che un progetto per un sito web richieda 40 ore di lavoro di design nell’arco di due settimane. Devi trovare una persona con l’esperienza adatta che possa dedicare quelle ore al progetto proprio in quel periodo. Avere 40 ore libere in un momento qualsiasi del mese non risolve il problema.
L’allocazione è più specifica di una stima generale della capacità. La capacità indica quanto lavoro il team può sostenere. L’allocazione definisce quali persone lavoreranno su quali progetti e in quali date.
Chi decide come allocare le risorse?
In un team piccolo, i project manager possono concordare direttamente tra loro le assegnazioni. Quando i progetti aumentano, un responsabile delle risorse, delle operations o del PMO può coordinare le richieste di tutta l’azienda.
Chi gestisce la pianificazione ha comunque bisogno del parere delle persone coinvolte nel lavoro. Un calendario può mostrare uno spazio libero, mentre il responsabile del team sa che quella persona avrà bisogno di supporto per un’attività specifica o che un altro incarico potrebbe richiedere più tempo del previsto.
Come capire se una persona è adatta a un incarico?
La disponibilità conta, ma da sola non basta. Prima di confermare un’assegnazione, verifica:
- Ha le competenze e l’esperienza richieste?
- È disponibile nei giorni in cui il progetto ha bisogno di lei?
- Quanto del suo tempo è già impegnato su altri progetti?
- L’assegnazione rientra nel budget di tempo previsto per il progetto?
- Avrà bisogno del supporto o della revisione di un collega il cui tempo deve essere pianificato a sua volta?
L’ultimo punto è facile da trascurare. Affidare un’attività a una persona meno esperta può aiutarla a crescere. Se però un collega senior deve controllare ogni fase, bisogna prevedere anche il suo tempo. Altrimenti il piano sottostima il lavoro necessario.
Come creare un piano di allocazione delle risorse
1. Definisci il lavoro prima di scegliere le persone
Elenca le principali attività del progetto, le competenze necessarie e il periodo in cui il lavoro dovrà essere svolto. Poi stimane la durata. Non serve una previsione precisa al minuto, ma il piano deve distinguere una revisione del design di due giorni da sei settimane di sviluppo.
Segnala le stime ancora incerte. Chi consulta il piano deve poter distinguere una possibile data di avvio da una scadenza già confermata.
2. Guarda tutti i progetti insieme
Controlla in un unico posto le assegnazioni esistenti, il lavoro in arrivo, le ferie e gli orari part-time. Concentrati sulle date in cui ti serve una persona. Qualcuno può sembrare poco occupato nell’arco del mese, ma essere già impegnato durante la settimana decisiva per il progetto.
Includi anche le prenotazioni provvisorie, indicando chiaramente il loro stato. Potrebbero diventare incarichi confermati e devono essere visibili quando valuti un nuovo progetto.
3. Abbina le esigenze alle persone disponibili
Individua le persone con le competenze richieste, poi verifica la loro disponibilità nel periodo necessario. Se ci sono più candidati, valuta l’effetto di ciascuna assegnazione sugli altri progetti. La persona con più ore libere non è sempre la scelta migliore: potrebbe aver bisogno di molto supporto o possedere competenze necessarie per un altro incarico.
4. Risolvi le carenze prima di confermare le scadenze
Se nessuna persona adatta è disponibile, bisogna rivedere il piano. Il lavoro può iniziare più tardi? Si può dividere tra più persone? C’è tempo per coinvolgere un collaboratore esterno? Occorre discutere una nuova data di consegna con il cliente?
Una carenza visibile nel piano permette di prendere una decisione. Un’assegnazione impossibile rimanda soltanto la conversazione.
5. Aggiorna il piano quando il lavoro cambia
Rivedi regolarmente le assegnazioni future con i project manager e i responsabili dei team. Se un progetto slitta, controlla gli incarichi successivi delle persone coinvolte. Due giorni di ritardo possono essere gestibili per il primo progetto, ma creare un conflitto se uno specialista dovrebbe iniziare a lavorare per un altro cliente il lunedì seguente.
Esempio di allocazione delle risorse: due progetti hanno bisogno dello stesso sviluppatore
Un’agenzia sta realizzando un sito web per un cliente e, nello stesso periodo, segue la manutenzione dell’applicazione di un altro. Il sito richiede uno sviluppatore senior per quattro giorni della prossima settimana. Il team dell’applicazione lo ha già prenotato per due giorni per preparare un rilascio.
Lo sviluppatore ha ancora tre giorni liberi quella settimana. Senza cambiare qualcosa, i due progetti non possono ottenere tutto il tempo richiesto. I project manager potrebbero spostare una parte del lavoro sul sito, trovare un altro sviluppatore per il rilascio o concordare una nuova scadenza con il cliente. Se il lavoro passa a un’altra persona, occorre prevedere anche il tempo per il passaggio di consegne e la revisione.
Il piano di allocazione rende visibile il conflitto quando ci sono ancora diverse soluzioni possibili.
Problemi frequenti nell’allocazione delle risorse
Ogni progetto ha il proprio piano
Con piani separati è difficile vedere il carico di lavoro complessivo di una persona. Un project manager potrebbe assegnare qualcuno che sembra libero solo perché gli impegni con un altro team sono registrati altrove. Riunisci le assegnazioni in una vista condivisa prima di impegnare il suo tempo.
La disponibilità viene confusa con l’idoneità
Uno spazio libero nel calendario non dice se una persona può svolgere un’attività in autonomia. Tieni traccia delle competenze utili per le assegnazioni e confrontati con i responsabili dei team quando i requisiti sono specialistici o poco chiari.
Il lavoro non confermato resta invisibile
Anche un progetto ancora in trattativa può richiedere le stesse persone di un incarico già confermato. Assegna uno stato visibile alle prenotazioni provvisorie. In questo modo puoi considerare il lavoro potenziale senza trattare ogni opportunità commerciale come un impegno definitivo.
Le modifiche non vengono riportate nel piano delle risorse
Se una scadenza cambia nello strumento di gestione del progetto ma l’assegnazione resta invariata, il progetto successivo potrebbe essere pianificato su ore che non sono più disponibili. Quando cambiano l’ambito o la data di consegna, controlla anche le prenotazioni interessate.
Quando serve un software per l’allocazione delle risorse?
Un foglio di calcolo può bastare quando poche persone lavorano su un numero limitato di progetti. Diventa più difficile mantenerlo aggiornato quando più responsabili effettuano assegnazioni, le persone dividono la settimana tra clienti diversi e le date cambiano spesso. Ogni modifica deve essere riportata correttamente prima che il foglio mostri gli impegni effettivi del team.
Con il software per l’allocazione delle risorse di Teambook, i responsabili possono vedere le assegnazioni di tutti i progetti, controllare la disponibilità e individuare i sovraccarichi. Le competenze e altri criteri aiutano a trovare le persone adatte. Se cambiano le priorità, le prenotazioni possono essere modificate nel piano condiviso.
Se più progetti richiedono regolarmente le stesse persone, scopri come Teambook ti aiuta ad allocare le risorse tra i progetti.
