Tu diseñadora parece tener libre el próximo jueves, así que la asignas a un nuevo proyecto de un cliente. Entonces, otro director de proyecto te recuerda que esa misma semana debe participar en un lanzamiento. Cada plan parecía viable por separado. Juntos, requieren más tiempo del que ella tiene disponible.
Ahí es donde se complica la asignación de recursos. Hay que decidir quién puede encargarse del trabajo, cuándo puede hacerlo y cómo afectará esa decisión a sus otros compromisos. Para responder, necesitas ver todos los proyectos en los que participa el equipo.
¿Qué es la asignación de recursos en la gestión de proyectos?
La asignación de recursos consiste en destinar personas, equipos o presupuesto a las actividades de un proyecto. En agencias y empresas de servicios, suele tratarse de distribuir el tiempo de las personas entre varios proyectos.
Imagina que un proyecto web necesita 40 horas de diseño durante dos semanas. Debes encontrar a alguien con la experiencia adecuada que pueda dedicar esas horas al proyecto en ese periodo. Que tenga 40 horas libres en algún momento del mes no resuelve el problema de planificación.
La asignación es más concreta que una estimación general de la capacidad. La capacidad indica cuánto trabajo puede asumir el equipo. La asignación establece qué personas trabajarán en cada proyecto y en qué fechas.
¿Quién decide cómo se asignan los recursos?
En un equipo pequeño, los directores de proyecto pueden acordar las asignaciones directamente entre ellos. A medida que aumenta el número de proyectos, una persona responsable de recursos, de operaciones o de la oficina de gestión de proyectos (PMO) puede coordinar las solicitudes de toda la empresa.
Quien gestione el plan también necesita hablar con las personas que harán el trabajo. Un calendario puede mostrar tiempo libre, pero el responsable del equipo quizá sepa que alguien necesitará apoyo para una tarea concreta o que otro encargo podría alargarse.
¿Cómo saber si una persona encaja en una tarea?
La disponibilidad importa, pero no basta por sí sola. Antes de confirmar una asignación, comprueba:
- ¿Tiene las competencias y la experiencia necesarias?
- ¿Está disponible los días en que el proyecto la necesita?
- ¿Cuánto tiempo tiene ya comprometido en otros proyectos?
- ¿Encaja la asignación en el presupuesto de tiempo del proyecto?
- ¿Necesitará el apoyo o la revisión de otra persona cuyo tiempo también haya que reservar?
Este último punto es fácil de pasar por alto. Asignar una tarea a alguien con menos experiencia puede ayudarle a desarrollar sus habilidades. Pero si una persona sénior tiene que revisar cada fase, también hay que incluir ese tiempo en el plan. De lo contrario, se subestima el trabajo necesario.
Cómo crear un plan de asignación de recursos
1. Define el trabajo antes de elegir a las personas
Enumera las principales actividades del proyecto, las competencias que requiere cada una y cuándo debe realizarse el trabajo. Después, estima el tiempo necesario. No hace falta calcular cada tarea al minuto, pero el plan sí debe distinguir entre una revisión de diseño de dos días y seis semanas de desarrollo.
Señala las estimaciones que aún no son seguras. Quien consulte el plan debe poder distinguir una posible fecha de inicio de un plazo ya confirmado.
2. Revisa todos los proyectos a la vez
Consulta en un mismo lugar las asignaciones actuales, el trabajo previsto, las vacaciones y los horarios a tiempo parcial. Fíjate en las fechas concretas en que necesitas a cada persona. Alguien puede tener poca carga durante el mes y, aun así, estar totalmente ocupado la semana decisiva para tu proyecto.
Incluye también las reservas provisionales e indica claramente su estado. Pueden convertirse en trabajo confirmado, así que deben estar a la vista antes de comprometer al equipo con otro proyecto.
3. Relaciona las necesidades con las personas disponibles
Busca a quienes tengan las competencias necesarias y comprueba su disponibilidad durante el periodo previsto. Si varias personas encajan, valora cómo afectaría cada asignación a los proyectos existentes. Quien tenga más horas libres no siempre es la mejor opción: puede que necesite mucho apoyo o que otro proyecto dependa de sus conocimientos.
4. Resuelve los conflictos antes de confirmar los plazos
Si no hay nadie adecuado disponible, tendrás que cambiar el plan. ¿Puede empezar el trabajo más tarde? ¿Se puede repartir? ¿Hay tiempo para incorporar a un profesional externo? ¿Es necesario acordar otra fecha de entrega con el cliente?
Una falta de capacidad visible en el plan permite tomar una decisión. Una reserva imposible solo aplaza la conversación.
5. Actualiza el plan cuando cambie el trabajo
Revisa periódicamente las próximas asignaciones con los directores de proyecto y los responsables de equipo. Si un proyecto se retrasa, comprueba qué compromisos posteriores tienen las personas afectadas. Dos días de retraso pueden ser manejables para el primer proyecto, pero causar un conflicto si una especialista debía empezar con otro cliente el lunes siguiente.
Ejemplo de asignación de recursos: dos proyectos necesitan al mismo desarrollador
Una agencia está creando una web para un cliente y, al mismo tiempo, mantiene la aplicación de otro. El proyecto web necesita a un desarrollador sénior durante cuatro días de la semana que viene. El equipo de la aplicación ya lo ha reservado durante dos días para preparar una nueva versión.
Al desarrollador le quedan tres días libres esa semana. Sin cambiar el plan, los dos proyectos no pueden disponer de todo el tiempo que han solicitado. Los directores de proyecto podrían retrasar parte del trabajo web, buscar a otro desarrollador para preparar la nueva versión o negociar un nuevo plazo con el cliente. Si otra persona asume el trabajo, también habrá que reservar tiempo para explicarle el contexto y revisar lo que haga.
El plan de asignación permite ver el conflicto cuando todavía hay varias soluciones posibles.
Problemas frecuentes al asignar recursos
Cada proyecto tiene su propio calendario
Con planes separados, es difícil ver la carga total de una persona. Un director de proyecto puede asignar a alguien que parece estar libre porque los compromisos con otro equipo se registran en otro lugar. Reúne las reservas en una vista compartida antes de comprometer su tiempo.
Se confunde disponibilidad con idoneidad
Un hueco en el calendario no indica si alguien puede realizar una tarea de forma autónoma. Mantén un registro de las competencias que utilizas para decidir las asignaciones y consulta a los responsables de equipo cuando los requisitos sean especializados o poco claros.
El trabajo no confirmado queda fuera del plan
Un proyecto aún en negociación puede necesitar a las mismas personas que un encargo confirmado. Da un estado visible a las reservas provisionales. Así podrás tener en cuenta la demanda potencial sin tratar cada oportunidad comercial como un compromiso cerrado.
Los cambios no llegan al plan de recursos
Si una fecha cambia en la herramienta de gestión de proyectos pero la asignación sigue igual, el siguiente proyecto podría planificarse con horas que ya no están libres. Cuando cambien el alcance o la fecha de entrega, revisa también las reservas afectadas.
¿Cuándo conviene usar un software de asignación de recursos?
Una hoja de cálculo puede ser suficiente cuando pocas personas trabajan en un número reducido de proyectos. Mantenerla al día se vuelve más difícil cuando varios responsables hacen reservas, el equipo reparte su semana entre distintos clientes y las fechas cambian con frecuencia. Hay que trasladar cada modificación correctamente antes de que la hoja refleje los compromisos reales del equipo.
Con el software de asignación de recursos de Teambook, los responsables pueden consultar las asignaciones de todos los proyectos, comprobar la disponibilidad y detectar sobrecargas. Las competencias y otros criterios ayudan a encontrar a las personas adecuadas. Cuando cambian las prioridades, las reservas pueden ajustarse en el plan compartido.
Si varios proyectos compiten con frecuencia por las mismas personas, descubre cómo Teambook te ayuda a asignar recursos entre proyectos.
