Votre designer semble disponible jeudi prochain. Vous l’affectez donc à un nouveau projet client. Puis un autre chef de projet vous rappelle qu’elle doit participer à une mise en ligne cette semaine-là. Chaque planning semblait cohérent pris séparément. Ensemble, ils prévoient plus d’heures qu’elle ne peut en fournir.
C’est là que l’allocation des ressources se complique. Il faut décider qui peut prendre en charge le travail, à quel moment, et ce que cette affectation implique pour ses autres projets. La décision doit tenir compte de l’ensemble des engagements de l’équipe.
Qu’est-ce que l’allocation des ressources en gestion de projet ?
L’allocation des ressources consiste à attribuer des personnes, du matériel ou un budget aux activités d’un projet. Dans une agence ou une société de services, il s’agit surtout de répartir le temps des collaborateurs entre plusieurs projets.
Imaginons qu’un projet de site web nécessite 40 heures de design sur deux semaines. Il faut trouver une personne ayant l’expérience requise et capable de consacrer ces heures au projet pendant cette période. Le fait qu’elle dispose de 40 heures libres quelque part dans le mois ne règle pas la question du planning.
L’allocation va plus loin qu’une estimation générale de la capacité. La capacité indique la quantité de travail que l’équipe peut prendre en charge. L’allocation précise quelles personnes travailleront sur quels projets, et à quelles dates.
Qui décide de l’allocation des ressources ?
Dans une petite équipe, les chefs de projet peuvent organiser les affectations directement entre eux. Quand le nombre de projets augmente, un responsable des ressources, un responsable des opérations ou un bureau de gestion de projets (PMO) peut coordonner les demandes à l’échelle de l’entreprise.
Quelle que soit la personne responsable du planning, elle a besoin de l’avis de ceux qui réalisent le travail. Un calendrier peut indiquer qu’un collaborateur a du temps libre. Son responsable d’équipe peut toutefois savoir qu’il aura besoin d’aide sur une tâche précise, ou qu’une autre mission risque de prendre du retard.
Comment choisir la bonne personne pour une mission ?
La disponibilité compte, mais elle ne suffit pas. Avant de confirmer une affectation, vérifiez les points suivants :
- La personne possède-t-elle les compétences et l’expérience nécessaires ?
- Est-elle disponible aux dates où le projet a besoin d’elle ?
- Quelle part de son temps est déjà engagée sur d’autres projets ?
- Le temps prévu pour cette mission respecte-t-il le budget du projet ?
- Aura-t-elle besoin de l’aide ou de la validation d’un collègue dont il faudra également réserver le temps ?
Ce dernier point passe facilement inaperçu. Confier une tâche à une personne moins expérimentée peut être une bonne occasion de développer ses compétences. Si un collègue senior doit vérifier chaque étape, il faut aussi prévoir son temps. Sinon, le planning sous-estime le travail nécessaire.
Comment établir un plan d’allocation des ressources
1. Définissez le travail avant de choisir les personnes
Listez les principales activités du projet, les compétences nécessaires et les périodes pendant lesquelles le travail doit être réalisé. Estimez le temps requis. Il n’est pas nécessaire de prévoir chaque tâche à la minute près, mais le plan doit permettre de distinguer une revue de design de deux jours de six semaines de développement.
Signalez les estimations encore incertaines. Une date de démarrage envisagée par un client ne devrait pas apparaître de la même manière qu’une échéance confirmée.
2. Consultez l’ensemble des projets
Vérifiez au même endroit les affectations en cours, le travail à venir, les congés et les horaires à temps partiel. Regardez les dates précises dont vous avez besoin. Une personne peu occupée sur l’ensemble du mois peut tout de même être indisponible pendant la semaine décisive pour votre projet.
Incluez les réservations provisoires en indiquant clairement leur statut. Elles peuvent devenir des missions confirmées et doivent être visibles lorsque vous envisagez d’accepter un autre projet.
3. Associez les besoins aux personnes disponibles
Repérez les personnes qui possèdent les compétences requises, puis vérifiez leurs disponibilités pour la période concernée. Si plusieurs profils conviennent, regardez l’effet de chaque affectation sur les projets existants. La personne qui a le plus de temps libre n’est pas toujours le meilleur choix, surtout si elle aura besoin d’un accompagnement important ou si un autre projet dépend de son expertise.
4. Résolvez les manques avant de confirmer les délais
Si personne ne possède les compétences nécessaires au moment voulu, il faut prendre une décision. Le travail peut-il commencer plus tard ? Peut-il être réparti ? Avez-vous le temps de faire appel à un prestataire ? Faut-il revoir la date de livraison avec le client ?
Un manque visible dans le planning vous permet d’agir. Une réservation impossible ne fait que repousser la discussion.
5. Actualisez le plan lorsque le travail évolue
Examinez régulièrement les affectations à venir avec les chefs de projet et les responsables d’équipe. Lorsqu’un projet prend du retard, vérifiez les missions prévues ensuite pour les personnes concernées. Un décalage de deux jours peut sembler mineur pour le premier projet, mais créer un conflit si un spécialiste devait rejoindre un autre client le lundi suivant.
Exemple d’allocation des ressources : deux projets ont besoin du même développeur
Une agence crée un site web pour un client tout en assurant la maintenance de l’application d’un autre. Le projet de site web a besoin d’un développeur senior pendant quatre jours la semaine prochaine. L’équipe chargée de l’application a déjà réservé ce développeur deux jours pour préparer une mise en production.
Il lui reste trois jours disponibles cette semaine-là. Aucun des deux projets ne peut donc obtenir tout le temps demandé sans modification. Les chefs de projet peuvent déplacer une partie du travail sur le site web, trouver un autre développeur pour la mise en production ou discuter d’un nouveau délai avec le client. Si une autre personne reprend le travail, il faut également prévoir le temps nécessaire pour lui transmettre les informations et vérifier ce qu’elle réalise.
Le plan d’allocation sert à rendre ce conflit visible tant que plusieurs solutions restent possibles.
Les problèmes d’allocation des ressources les plus fréquents
Chaque projet possède son propre planning
Avec des plannings séparés, il est difficile de voir la charge de travail totale d’une personne. Un chef de projet peut réserver un collaborateur qui semble disponible parce que les affectations d’une autre équipe se trouvent ailleurs. Regroupez les réservations dans une vue partagée avant d’engager son temps.
Une personne disponible est supposée pouvoir faire le travail
Un créneau libre ne dit rien de la capacité d’une personne à réaliser une tâche de façon autonome. Gardez une trace des compétences utiles pour vos affectations et consultez les responsables d’équipe lorsque les besoins sont spécialisés ou mal définis.
Le travail non confirmé est ignoré
Un projet encore en discussion peut nécessiter les mêmes personnes qu’une mission déjà confirmée. Donnez un statut visible aux affectations provisoires. Les responsables peuvent ainsi anticiper la demande sans considérer chaque opportunité commerciale comme une réservation ferme.
Les changements ne sont pas reportés dans le planning des ressources
Si une échéance est déplacée dans l’outil de gestion de projet sans que l’affectation soit mise à jour, le projet suivant risque d’être planifié sur du temps qui n’est plus disponible. Lorsqu’une date de livraison ou le périmètre du projet change, vérifiez aussi les réservations concernées.
Quand utiliser un outil de gestion des ressources projet ?
Un tableur peut convenir lorsque quelques personnes se partagent un petit nombre de projets. Il devient plus difficile à tenir à jour quand plusieurs responsables effectuent des réservations, que les collaborateurs répartissent leurs semaines entre différents clients et que les plannings changent souvent. Chaque modification doit alors être répercutée avant que le fichier montre les engagements réels de l’équipe.
Avec l’outil de gestion des ressources projet de Teambook, les responsables peuvent consulter les affectations de tous les projets, vérifier les disponibilités et repérer les surcharges. Les compétences et d’autres critères permettent de trouver les personnes adaptées. Quand les priorités changent, les réservations peuvent être ajustées dans un planning partagé.
Si les demandes concurrentes font partie de votre quotidien, découvrez comment Teambook vous aide à répartir vos ressources entre les projets.
