Ihre Designerin scheint nächsten Donnerstag Zeit zu haben. Sie planen sie für ein neues Kundenprojekt ein. Dann meldet sich ein anderer Projektleiter: In derselben Woche wird sie für einen Go-live gebraucht. Jeder Projektplan sah für sich genommen machbar aus. Zusammen beanspruchen die beiden Projekte mehr Zeit, als sie zur Verfügung hat.
Genau hier wird Ressourcenallokation schwierig. Sie müssen entscheiden, wer die Arbeit übernehmen kann, wann sie erledigt werden kann und welche Folgen die Buchung für andere Projekte hat. Dafür reicht der Blick auf ein einzelnes Projekt nicht aus.
Was bedeutet Ressourcenallokation im Projektmanagement?
Ressourcenallokation bedeutet, Menschen, Ausstattung oder Budget bestimmten Projektaufgaben zuzuweisen. In Agenturen und Dienstleistungsunternehmen geht es vor allem darum, die Arbeitszeit von Mitarbeitenden auf mehrere Projekte zu verteilen.
Angenommen, für ein Website-Projekt werden innerhalb von zwei Wochen 40 Stunden Designarbeit benötigt. Sie brauchen eine Person mit der passenden Erfahrung, die genau in diesem Zeitraum 40 Stunden für das Projekt aufbringen kann. Dass sie irgendwann im Laufe des Monats 40 Stunden frei hat, löst das Planungsproblem nicht.
Die Allokation ist konkreter als eine allgemeine Kapazitätsplanung. Die Kapazität zeigt, wie viel Arbeit ein Team übernehmen kann. Die Allokation legt fest, welche Personen zu welchen Terminen an welchen Projekten arbeiten.
Wer entscheidet über die Ressourcenallokation?
In kleinen Teams stimmen Projektleitende die Einsätze oft direkt miteinander ab. Bei mehr Projekten kann eine Person aus dem Ressourcenmanagement, dem operativen Management oder dem Project Management Office (PMO) die Anfragen im gesamten Unternehmen koordinieren.
Wer die Planung verantwortet, braucht auch Rückmeldungen von den Teams. Ein Kalender zeigt vielleicht freie Zeit. Die Teamleitung weiß möglicherweise, dass eine Person für eine bestimmte Aufgabe Unterstützung benötigt oder dass ein anderer Auftrag länger dauern könnte als geplant.
Woran erkennen Sie eine passende Besetzung?
Verfügbarkeit ist wichtig, reicht allein aber nicht aus. Prüfen Sie vor einer Buchung:
- Hat die Person die nötigen Fähigkeiten und Erfahrungen?
- Ist sie an den Tagen verfügbar, an denen das Projekt sie braucht?
- Wie viel ihrer Arbeitszeit ist bereits für andere Projekte vorgesehen?
- Passt der geplante Einsatz zum Zeitbudget des Projekts?
- Benötigt sie Unterstützung oder eine Freigabe durch eine weitere Person, deren Zeit ebenfalls eingeplant werden muss?
Der letzte Punkt wird leicht übersehen. Eine Aufgabe an eine weniger erfahrene Person zu vergeben, kann eine gute Gelegenheit zur Weiterentwicklung sein. Wenn ein erfahrener Kollege jeden Schritt prüfen muss, gehört auch dessen Zeit in den Plan. Sonst wird der Aufwand unterschätzt.
So erstellen Sie einen Plan für die Ressourcenallokation
1. Klären Sie zuerst die Arbeit, dann die Besetzung
Listen Sie die wichtigsten Projektaufgaben auf. Halten Sie fest, welche Fähigkeiten dafür nötig sind und wann die Arbeit stattfinden muss. Schätzen Sie anschließend den Zeitbedarf. Sie brauchen keine minutengenaue Prognose für jede Aufgabe. Der Plan sollte aber zwischen einer zweitägigen Designprüfung und sechs Wochen Entwicklungsarbeit unterscheiden.
Kennzeichnen Sie Schätzungen, die noch unsicher sind. Ein möglicher Projektstart sollte für andere Beteiligte erkennbar anders aussehen als eine fest zugesagte Frist.
2. Betrachten Sie alle Projekte gemeinsam
Prüfen Sie bestehende Buchungen, anstehende Arbeit, Urlaub und Teilzeitpläne an einem Ort. Achten Sie auf die konkreten Tage, an denen Sie jemanden brauchen. Eine Person kann über den Monat betrachtet wenig ausgelastet und in der entscheidenden Projektwoche trotzdem vollständig verplant sein.
Nehmen Sie auch vorläufige Buchungen auf und kennzeichnen Sie deren Status. Aus ihnen kann bestätigte Arbeit werden. Deshalb sollten sie sichtbar sein, bevor Sie ein weiteres Projekt zusagen.
3. Gleichen Sie Anforderungen und Verfügbarkeit ab
Suchen Sie Personen mit den passenden Fähigkeiten und prüfen Sie dann, ob sie im benötigten Zeitraum Zeit haben. Kommen mehrere Personen infrage, vergleichen Sie die Folgen einer Buchung für laufende Projekte. Wer die meisten freien Stunden hat, ist nicht zwangsläufig die beste Wahl. Vielleicht braucht die Person intensive Unterstützung oder wird mit ihrer speziellen Erfahrung an anderer Stelle benötigt.
4. Klären Sie Engpässe, bevor Sie Termine zusagen
Wenn niemand mit den nötigen Fähigkeiten verfügbar ist, müssen Sie den Plan ändern. Kann die Arbeit später beginnen? Lässt sie sich aufteilen? Ist genug Zeit, um externe Unterstützung einzubinden? Oder muss der Liefertermin mit dem Kunden neu besprochen werden?
Ein sichtbarer Engpass hilft Ihnen, eine Entscheidung zu treffen. Eine Buchung, die niemand erfüllen kann, verschiebt das Gespräch nur nach hinten.
5. Halten Sie den Plan aktuell
Gehen Sie anstehende Einsätze regelmäßig mit Projekt- und Teamleitungen durch. Wenn sich ein Projekt verzögert, prüfen Sie die späteren Buchungen der betroffenen Personen. Zwei zusätzliche Tage mögen für das erste Projekt unproblematisch sein. Ein Konflikt entsteht aber, wenn eine Fachkraft am folgenden Montag bei einem anderen Kunden anfangen sollte.
Beispiel: Zwei Projekte brauchen denselben Entwickler
Eine Agentur entwickelt eine Website für einen Kunden und betreut gleichzeitig die Anwendung eines anderen. Für die Website wird nächste Woche ein erfahrener Entwickler an vier Tagen benötigt. Das Anwendungsteam hat ihn bereits an zwei Tagen für die Vorbereitung eines Releases eingeplant.
Der Entwickler hat in dieser Woche noch drei freie Tage. Ohne Änderung können also nicht beide Projekte die gewünschte Zeit bekommen. Die Projektleitenden könnten einen Teil der Website-Arbeit verschieben, eine andere Person für das Release finden oder mit dem Kunden über einen neuen Termin sprechen. Übernimmt jemand anderes die Arbeit, sollten sie auch Zeit für die Übergabe und Prüfung einplanen.
Der Ressourcenplan macht diesen Konflikt sichtbar, solange noch mehrere Lösungen möglich sind.
Häufige Probleme bei der Ressourcenallokation
Jedes Projekt hat einen eigenen Plan
Bei getrennten Plänen lässt sich die gesamte Auslastung einer Person schwer erkennen. Eine Projektleitung bucht vielleicht jemanden, der frei zu sein scheint, weil die Einsätze eines anderen Teams an anderer Stelle erfasst sind. Führen Sie Buchungen in einer gemeinsamen Übersicht zusammen, bevor Sie Arbeitszeit verbindlich zusagen.
Freie Zeit wird mit Eignung gleichgesetzt
Ein freier Kalendereintrag sagt nichts darüber aus, ob jemand eine Aufgabe selbstständig erledigen kann. Erfassen Sie die Fähigkeiten, die für Ihre Besetzungsentscheidungen wichtig sind. Sprechen Sie bei speziellen oder unklaren Anforderungen mit den Teamleitungen.
Unbestätigte Arbeit bleibt unsichtbar
Auch ein Projekt, über das noch verhandelt wird, kann dieselben Personen benötigen wie ein bereits bestätigter Auftrag. Geben Sie vorläufigen Buchungen einen sichtbaren Status. So lässt sich der mögliche Bedarf berücksichtigen, ohne jede Vertriebschance wie einen festen Auftrag zu behandeln.
Änderungen kommen nicht im Ressourcenplan an
Wenn sich ein Termin im Projektmanagement-Tool verschiebt, die Buchung aber gleich bleibt, wird das nächste Projekt womöglich mit Zeit geplant, die nicht mehr frei ist. Prüfen Sie deshalb bei Änderungen am Umfang oder Liefertermin auch die betroffenen Ressourceneinsätze.
Wann lohnt sich Software für die Ressourcenallokation?
Eine Tabelle kann ausreichen, wenn wenige Personen an einer überschaubaren Zahl von Projekten arbeiten. Schwieriger wird es, wenn mehrere Verantwortliche Buchungen vornehmen, Mitarbeitende ihre Wochen auf verschiedene Kunden aufteilen und Termine häufig wechseln. Dann muss jede Änderung sorgfältig übertragen werden, bevor die Tabelle die tatsächlichen Zusagen des Teams zeigt.
Mit Teambooks Software für Ressourcenallokation sehen Verantwortliche die Einsätze über alle Projekte hinweg, prüfen die Verfügbarkeit und erkennen Überbuchungen. Fähigkeiten und weitere Merkmale helfen dabei, geeignete Personen zu finden. Ändern sich die Prioritäten, können Buchungen im gemeinsamen Plan angepasst werden.
Wenn mehrere Projekte regelmäßig um dieselben Personen konkurrieren, erfahren Sie, wie Teambook Sie dabei unterstützt, Ressourcen auf Projekte zu verteilen.
