Ressourcenplanung in Excel: So planen Sie Mitarbeitende über mehrere Projekte hinweg

Ein Berater ist für zwei Tage in einem Kundenprojekt und für weitere zwei Tage in einem zweiten Projekt eingeplant. Ein dritter Projektleiter fragt nach einem Tag Unterstützung. Auf dem Papier scheint alles zu passen.

Allerdings arbeitet der Berater nur vier Tage pro Woche. Und ein halber Tag ist bereits für interne Aufgaben reserviert.

Jeder Projektplan wirkt für sich genommen realistisch. Führt man die Zuweisungen zusammen, hat dieselbe Person jedoch mehr Arbeit als verfügbare Zeit.

Die Ressourcenplanung in Excel muss diese gesamte Arbeitslast sichtbar machen. Dieser Leitfaden zeigt anhand eines fiktiven Beratungsteams, wie das praktisch funktioniert. Wir erstellen eine Wochenübersicht, lösen einen Planungskonflikt und zeigen anschließend, wie sich derselbe Plan in Teambook abbilden lässt.

Beginnen Sie mit der tatsächlichen Verfügbarkeit jeder Person

Bevor Sie Projektstunden zuweisen, ermitteln Sie, wie viel Zeit jede Person in der jeweiligen Woche tatsächlich zur Verfügung hat.

Gehen Sie vom vereinbarten Arbeitszeitmodell aus. Ziehen Sie anschließend Urlaub und Feiertage ab, die auf reguläre Arbeitstage fallen. Wer normalerweise von Montag bis Donnerstag arbeitet, verliert keine zusätzlichen acht Stunden, nur weil der Freitag ein Feiertag ist.

Berücksichtigen Sie auch interne Aufgaben. Teambesprechungen, Bewerbungsgespräche und die Erstellung von Angeboten kosten Zeit, auch wenn diese nicht abrechenbar ist.

In unserem Beispiel beginnt die Woche so:

Die Personen und Zuweisungen in diesem Beispiel sind fiktiv.

Bei Annas Vier-Tage-Woche bleiben nach Abzug der internen Aufgaben 28 Stunden für Kundenprojekte. Marc arbeitet in Vollzeit, hat durch einen Urlaubstag aber genauso viel Projektzeit zur Verfügung.

Verwenden Sie durchgehend diese Berechnung:

Verfügbare Projektstunden = reguläre Arbeitsstunden − Urlaub und Feiertage − interne Aufgaben

Wenn Sie interne Aufgaben bereits hier abziehen, dürfen diese nicht zusätzlich in den später abgezogenen Zuweisungen zu Kundenprojekten enthalten sein. Sonst würden Sie dieselben Stunden doppelt abziehen.

Fassen Sie alle Projektzuweisungen in einer Tabelle zusammen

Ein eigenes Tabellenblatt für jedes Projekt mag übersichtlich wirken. Es erschwert jedoch die Prüfung der Arbeitslast von Personen, die an mehreren Projekten beteiligt sind. Annas Name kann auf vier Tabellenblättern stehen, ohne dass jemand ihre Gesamtbelastung sieht.

Verwenden Sie stattdessen eine gemeinsame Tabelle mit einer eigenen Zeile für jede Kombination aus Person, Projekt und Woche. Zum Beispiel:

Tragen Sie in der Spalte „Woche ab“ echte Datumswerte ein und verwenden Sie immer denselben Wochentag als Wochenbeginn. Ergänzen Sie Dropdown-Listen für Personen, Projekte und Status. So verhindern Sie, dass unterschiedliche Schreibweisen die Buchungen einer Person auf mehrere Summen verteilen.

Wenn Sie den Datenbereich als Excel-Tabelle formatieren, lässt sich die Struktur auch beim Hinzufügen weiterer Zuweisungen leichter beibehalten.

Die Statusspalte ist wichtig. Cedar benötigt möglicherweise acht Stunden von Anna, die Termine sind aber noch nicht vereinbart. Mit dem Status „Vorläufig“ bleibt die Anfrage sichtbar, ohne bereits als feste Zusage zu gelten.

Ergänzen Sie eine Wochenübersicht der Arbeitslast

Die Zuweisungstabelle enthält die Details. Eine zweite Ansicht sollte zeigen, ob der Plan aufgeht.

Addieren Sie für jede Person und Woche die bestätigten und die vorläufigen Stunden getrennt. Vergleichen Sie beide Werte anschließend mit der verfügbaren Projektzeit.

Jetzt ist der Engpass deutlich zu erkennen. Anna kann ihre bestätigten Aufgaben erledigen. Die Anfrage von Cedar würde ihre Kapazität jedoch um acht Stunden überschreiten. Léa hat noch acht Stunden frei.

Verwenden Sie in Excel die Funktion SUMMEWENNS, um Buchungen nach Person, Woche und Status zu summieren. Alternativ können Sie aus der Zuweisungstabelle eine PivotTable erstellen.

Halten Sie die Kapazitätsdaten in einer separaten Tabelle mit genau einer Zeile pro Person und Woche fest. So wird die verfügbare Zeit nicht bei jeder Projektzuweisung erneut mitgezählt.

Die verbleibenden Stunden berechnen Sie so:

Rest nach bestätigten Zuweisungen = verfügbare Projektstunden − bestätigte Stunden

Rest einschließlich vorläufiger Zuweisungen = verfügbare Projektstunden − bestätigte Stunden − vorläufige Stunden

Heben Sie negative Werte mithilfe bedingter Formatierung hervor. Verwenden Sie eine separate Warnung, wenn die bestätigten Aufgaben in den Plan passen, vorläufige Anfragen aber eine Überlastung verursachen würden.

Auch ein fehlender Status oder ein fehlender Kapazitätseintrag sollte gekennzeichnet werden. Fehlende Informationen dürfen nicht den Eindruck freier Kapazität erwecken.

Lösen Sie den Konflikt, bevor Sie weitere Arbeit zusagen

Die Übersicht legt nahe, dass Léa die acht Stunden für Cedar übernehmen könnte. Ob sie dafür die richtige Person ist, zeigt sie allerdings nicht.

Prüfen Sie die Anforderungen der Aufgabe. Wenn Cedar Fachwissen benötigt, über das nur Anna verfügt, löst eine Zuweisung an Léa das Problem nicht. Möglicherweise müssen Sie einen Teil von Annas bestehenden Aufgaben umverteilen, die Termine für Cedar verschieben oder zunächst einen kleineren Leistungsumfang vereinbaren.

Nehmen wir an, Léa hat die erforderliche Erfahrung und der Kunde stimmt ihrer Einplanung zu. Übertragen Sie die acht vorläufigen Stunden auf sie und bestätigen Sie diese, sobald die Termine vereinbart sind.

Anna bleibt bei 28 gebuchten Projektstunden. Léa kommt auf 34 Stunden.

Die Wochensummen passen jetzt. Bevor Sie die Planung abschließen, prüfen Sie jedoch die einzelnen Tage.

Eine ausgeglichene Woche kann trotzdem einen überlasteten Dienstag enthalten

Acht freie Stunden innerhalb einer Woche bedeuten nicht automatisch, dass jemand am Dienstag an einem ganztägigen Workshop teilnehmen kann.

Léa könnte am Montag vier Stunden und am Donnerstag weitere vier Stunden frei haben. Wenn Cedar sie den ganzen Dienstag benötigt, müssen andere Buchungen trotzdem verschoben werden.

Nutzen Sie die Wochenübersicht, um mögliche Verfügbarkeiten zu erkennen. Prüfen Sie anschließend die täglichen Zuweisungen für die kurzfristige Planung. Wenn Sie diese Genauigkeit benötigen, erfassen Sie Zuweisungen nach Datum und berechnen Sie daraus die Wochensummen. Vermeiden Sie voneinander unabhängige Tages- und Wochenpläne, die sich widersprechen können.

Achten Sie auch darauf, wie stark die Arbeit über den Tag verteilt ist. Kleine Lücken zwischen mehreren Kundenterminen eignen sich nicht unbedingt für eine Aufgabe, die längere ungestörte Konzentration erfordert.

Legen Sie für vorläufige Buchungen eine verantwortliche Person und einen Prüftermin fest

Ein unbestätigtes Projekt kann noch lange Platz im Plan belegen, obwohl sein ursprünglicher Starttermin längst unrealistisch geworden ist.

Halten Sie für jede vorläufige Zuweisung fest, wer die Bestätigung einholt und wann der Stand erneut geprüft werden soll. Eine kurze Notiz wie „Kunde bestätigt Workshop bis Donnerstag“ ist hilfreicher als eine farbige Zelle ohne Erklärung.

Berücksichtigen Sie bei der Prüfung der Verfügbarkeit immer den vollständigen angefragten Stundenumfang. Ein achtstündiger Workshop, der mit einer Wahrscheinlichkeit von 50 % stattfindet, benötigt bei Bestätigung weiterhin acht Stunden. Ihn mit vier Stunden anzusetzen, kann für eine separate Prognose sinnvoll sein. Für die tatsächliche Buchung wäre damit aber nicht genügend Zeit reserviert.

Sobald die Entscheidung vorliegt, bestätigen, verschieben oder entfernen Sie die Zuweisung.

Prüfen Sie die Auswirkungen einer Änderung auf alle betroffenen Projekte

Stellen Sie sich vor, Atlas verzögert sich um eine Woche. Annas 16 Stunden wandern in die Folgewoche. Dort hat sie bereits 24 bestätigte Projektstunden und nur 28 Stunden zur Verfügung.

Durch die Verschiebung entsteht eine Überlastung von zwölf Stunden. Das Verschieben der ursprünglichen Buchung entlastet eine Woche, überlastet aber die nächste.

Prüfen Sie vor der Zusage neuer Termine Annas gesamte Arbeitslast in der betreffenden Woche. Klären Sie, welche Verpflichtungen verschoben werden können und welche Termine feststehen. Aktualisieren Sie erst danach die Zuweisung.

Bestimmen Sie eine Person, die bei konkurrierenden Anfragen entscheidet, auch wenn mehrere Projektleiter an der Arbeitsmappe mitarbeiten. Eine gemeinsam genutzte Datei erleichtert den Zugriff auf den Plan. Trotzdem muss jemand entscheiden können, welches Projekt Vorrang hat.

Konzentrieren Sie sich bei regelmäßigen Planungsbesprechungen auf geänderte Verfügbarkeiten und ungelöste Konflikte. Tragen Sie wichtige Änderungen direkt ein, statt bis zum nächsten Planungstermin zu warten.

Wann die Pflege des Excel-Plans schwierig wird

Excel kann diese Methode abbilden. Der Aufwand steigt, wenn Änderungen mehrere Personen und Projekte gleichzeitig betreffen.

Ein verschobener Workshop kann einen neuen Termin, eine andere Fachkraft und die Anpassung einer weiteren Kundenzusage erfordern. Die Tabelle kann die neuen Summen berechnen. Die Folgen muss aber weiterhin jemand prüfen und den vereinbarten Plan kommunizieren.

Ein Warnsignal sind ständig wiederkehrende Abgleiche und Korrekturen. Projektleiter müssen immer wieder nachfragen, ob Buchungen aktuell sind. Eine Übersicht wird neu erstellt, weil zusätzliche Zeilen nicht berücksichtigt wurden. Der Urlaub einer Person erscheint in einer Ansicht, fehlt aber in einer anderen.

Es gibt keine allgemeingültige Teamgröße, ab der Excel nicht mehr geeignet ist. Ein kleines Team, dessen Spezialisten auf mehrere häufig wechselnde Projekte verteilt sind, kann schwieriger zu planen sein als ein größeres Team mit stabilen Zuweisungen.

Achten Sie deshalb darauf, wie viel Arbeit nötig ist, um den Plan verlässlich zu halten.

So sieht derselbe Plan in Teambook aus

Die Planungsentscheidungen bleiben in Teambook dieselben. Sie benötigen weiterhin realistische Stundenschätzungen und jemanden, der konkurrierende Prioritäten klärt.

Was sich ändert, ist die Darstellung und Bearbeitung der Zuweisungen. Die Planungsübersicht von Teambook zeigt Buchungen nach Personen und Tagen. Eine gruppierte Ansicht ermöglicht es außerdem, den Plan nach Projekten zu betrachten.

In unserem Beispiel würden Sie Annas Zuweisungen für Atlas und Beacon an den entsprechenden Tagen eintragen. Die geplante Arbeit für Cedar lässt sich bis zur Zusage als vorläufig kennzeichnen. Auch Abwesenheiten werden im Plan erfasst.

Sobald Léas Einsatz für Cedar bestätigt ist, weisen Sie ihr die Buchung zu und legen sie auf den vereinbarten Termin. In Teambook können Sie Buchungen per Drag-and-drop auf eine andere Person oder einen anderen Tag verschieben. Auch die Dauer und der vorläufige Status lassen sich bearbeiten.

Wenn Atlas verschoben wird, passen Sie die Buchungen an und prüfen Annas übrige Aufgaben im neuen Zeitraum. Um eine andere Fachkraft in Betracht zu ziehen, können Sie die Planungsansicht über Kompetenz-Tags auf Personen mit der passenden Erfahrung eingrenzen.

So bearbeiten Sie denselben Planungskonflikt, ohne mehrere separate Übersichtstabellen in Excel pflegen zu müssen.

Testen Sie Teambook bei Ihrer nächsten Planungsbesprechung. Legen Sie einige aktive Projekte und die Personen an, die an mehreren davon mitarbeiten. Bilden Sie anschließend deren anstehende Zuweisungen ab. Probieren Sie eine tatsächliche Terminänderung aus, um zu sehen, wie das Tool zur Arbeitsweise Ihres Teams passt.