Un consulente è impegnato per due giorni su un progetto cliente e per altri due giorni su un secondo progetto. Un terzo responsabile di progetto gli chiede una giornata di supporto. Sulla carta, sembra che ci sia spazio per tutto.
Il consulente, però, lavora quattro giorni alla settimana. E mezza giornata è già riservata alle attività interne.
Preso singolarmente, ogni piano di progetto sembra realistico. Ma riunendo le assegnazioni, la stessa persona si ritrova con più lavoro che tempo disponibile.
La pianificazione delle risorse in Excel deve rendere visibile questo carico complessivo. Questa guida presenta un metodo concreto attraverso l’esempio di un team di consulenti immaginario. Costruiremo una vista settimanale, risolveremo un conflitto di assegnazione e vedremo come organizzare lo stesso piano in Teambook.
Parti dalla disponibilità effettiva di ogni persona
Prima di assegnare ore ai progetti, stabilisci quanto tempo ha realmente a disposizione ogni persona durante la settimana.
Parti dal suo orario di lavoro concordato. Sottrai poi le ferie e le festività che cadono nei suoi giorni lavorativi. Una persona che lavora normalmente dal lunedì al giovedì non perde altre otto ore perché il venerdì è festivo.
Tieni conto anche delle attività interne. Le riunioni di team, i colloqui di selezione e la preparazione delle offerte richiedono tempo, anche quando non sono fatturabili.
Nel nostro esempio, la settimana inizia così:
| Consulente | Ore lavorative previste | Ferie e festività | Attività interne | Ore disponibili per i progetti clienti |
|---|---|---|---|---|
| Anna | 32 | 0 | 4 | 28 |
| Marc | 40 | 8 | 4 | 28 |
| Léa | 40 | 0 | 6 | 34 |
Le persone e le assegnazioni di questo esempio sono immaginarie.
Con la sua settimana di quattro giorni, Anna ha 28 ore disponibili per i progetti clienti dopo aver sottratto le attività interne. Marc lavora a tempo pieno, ma una giornata di ferie riduce la sua disponibilità allo stesso livello.
Applica sempre questo calcolo:
Ore disponibili per i progetti = ore lavorative previste − ferie e festività − attività interne
Se sottrai le attività interne in questa fase, non includerle anche nelle assegnazioni ai progetti clienti che sottrarrai in seguito. Altrimenti conteresti due volte le stesse ore.
Riunisci le assegnazioni ai progetti in un’unica tabella
Creare un foglio separato per ogni progetto può sembrare una soluzione ordinata. Ma rende più difficile verificare il carico delle persone che lavorano su più progetti. Il nome di Anna potrebbe comparire in quattro fogli senza che nessuno ne veda il totale.
Usa invece un’unica tabella, con una riga per ogni combinazione di persona, progetto e settimana. Per esempio:
| Settimana del | Consulente | Progetto | Stato | Ore pianificate |
|---|---|---|---|---|
| 2 novembre 2026 | Anna | Implementazione Atlas | Confermato | 16 |
| 2 novembre 2026 | Anna | Supporto Beacon | Confermato | 12 |
| 2 novembre 2026 | Anna | Analisi preliminare Cedar | Provvisorio | 8 |
| 2 novembre 2026 | Marc | Implementazione Atlas | Confermato | 20 |
| 2 novembre 2026 | Marc | Supporto Beacon | Confermato | 8 |
| 2 novembre 2026 | Léa | Supporto Beacon | Confermato | 18 |
| 2 novembre 2026 | Léa | Analisi preliminare Cedar | Confermato | 8 |
Inserisci vere date nella colonna “Settimana del”, usando sempre lo stesso giorno come inizio della settimana. Aggiungi elenchi a discesa per persone, progetti e stati. Eviterai così che nomi scritti in modo diverso dividano le assegnazioni della stessa persona in totali separati.
Convertire l’intervallo di dati in una tabella Excel aiuta anche a mantenere una struttura coerente quando aggiungi nuove assegnazioni.
La colonna “Stato” è importante. Cedar potrebbe aver bisogno di otto ore di Anna, ma le date non sono ancora state concordate. Registrare la richiesta come provvisoria permette di tenerla visibile senza presentarla come un impegno definitivo.
Aggiungi un riepilogo settimanale del carico di lavoro
La tabella delle assegnazioni contiene i dettagli. Una seconda vista deve mostrare se il piano è sostenibile.
Per ogni persona e settimana, somma separatamente le ore confermate e quelle provvisorie. Confronta poi entrambi i valori con il tempo disponibile per i progetti.
| Consulente | Ore disponibili per i progetti | Ore confermate | Ore provvisorie | Ore residue dopo le assegnazioni confermate | Ore residue se vengono confermate le assegnazioni provvisorie |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 28 | 28 | 8 | 0 | −8 |
| Marc | 28 | 28 | 0 | 0 | 0 |
| Léa | 34 | 26 | 0 | 8 | 8 |
Ora il problema è evidente. Anna può svolgere il lavoro confermato, ma la richiesta di Cedar supererebbe la sua disponibilità di otto ore. Léa ha ancora otto ore non assegnate.
In Excel, usa la funzione SOMMA.PIÙ.SE per sommare le ore per persona, settimana e stato. In alternativa, crea una tabella pivot a partire dalla tabella delle assegnazioni.
Conserva i dati sulla capacità in una tabella separata, con una sola riga per persona e settimana. In questo modo, le ore disponibili non verranno conteggiate nuovamente per ogni assegnazione a un progetto.
Calcola le ore residue così:
Ore residue dopo le assegnazioni confermate = ore disponibili per i progetti − ore confermate
Ore residue incluse le assegnazioni provvisorie = ore disponibili per i progetti − ore confermate − ore provvisorie
Applica la formattazione condizionale per evidenziare i valori negativi. Usa un avviso distinto quando il lavoro confermato rientra nella disponibilità, ma le richieste provvisorie creerebbero un sovraccarico.
Segnala anche gli stati vuoti e i dati di capacità mancanti. Un’informazione assente non deve dare l’impressione che una persona sia disponibile.
Risolvi il conflitto prima di accettare altro lavoro
Il riepilogo suggerisce che Léa potrebbe occuparsi delle otto ore di Cedar. Non dice, però, se sia la persona adatta.
Verifica il lavoro da svolgere. Se Cedar richiede competenze che possiede solo Anna, trasferire l’assegnazione a Léa non risolverà il problema. Potresti dover riassegnare una parte del lavoro già previsto per Anna, spostare le date di Cedar o concordare inizialmente un ambito di lavoro più limitato.
Supponiamo che Léa abbia l’esperienza necessaria e che il cliente accetti l’assegnazione. Trasferiscile le otto ore provvisorie e confermale una volta concordate le date.
Anna rimane a 28 ore di lavoro sui progetti. Léa arriva a 34.
I totali settimanali ora sono compatibili con le disponibilità. Prima di considerare conclusa la pianificazione, controlla però i singoli giorni.
Una settimana equilibrata può comunque nascondere un martedì sovraccarico
Avere otto ore libere nella settimana non significa necessariamente poter partecipare a un workshop per tutta la giornata di martedì.
Léa potrebbe avere quattro ore disponibili il lunedì e quattro il giovedì. Se Cedar ha bisogno di lei per l’intero martedì, sarà comunque necessario spostare altre assegnazioni.
Usa il riepilogo settimanale per individuare le disponibilità potenziali, poi verifica le assegnazioni giornaliere per la pianificazione a breve termine. Se ti serve questo livello di precisione, registra le assegnazioni per data e calcola i totali settimanali a partire da quei dati. Evita di mantenere piani giornalieri e settimanali indipendenti che potrebbero non coincidere.
Osserva anche quanto è frammentato il lavoro. Un consulente con piccoli intervalli liberi tra diverse riunioni con i clienti potrebbe non riuscire a usarli per un’attività che richiede concentrazione prolungata.
Assegna un responsabile e una data di verifica alle prenotazioni provvisorie
Un progetto non confermato può continuare a occupare spazio nel piano anche quando la sua data di avvio iniziale non è più realistica.
Per ogni assegnazione provvisoria, indica chi deve ottenere la conferma e quando occorre verificarne lo stato. Una breve nota come “Conferma del workshop attesa dal cliente entro giovedì” è più utile di una cella colorata senza spiegazioni.
Considera tutte le ore richieste quando verifichi se il lavoro può rientrare nel piano. Un workshop di otto ore con il 50% di probabilità di svolgersi richiederà comunque otto ore se viene confermato. Conteggiarlo come quattro ore può essere utile in una previsione separata, ma non riserva abbastanza tempo per l’impegno effettivo.
Quando arriva la decisione, conferma, sposta o elimina l’assegnazione.
Verifica gli effetti di una modifica su tutti i progetti coinvolti
Immagina che Atlas venga posticipato di una settimana. Le 16 ore di Anna passano alla settimana successiva, in cui ha già 24 ore di progetto confermate e soltanto 28 ore disponibili.
Il rinvio crea un sovraccarico di 12 ore. Spostare l’assegnazione iniziale libera una settimana, ma rende insostenibile quella successiva.
Prima di accettare le nuove date, esamina l’intero carico di lavoro di Anna nella settimana interessata. Verifica quali impegni possono essere spostati e quali hanno date fisse. Solo dopo aggiorna l’assegnazione.
Affida a una persona la responsabilità di risolvere le richieste concorrenti, anche se diversi responsabili di progetto contribuiscono al file. Un documento condiviso facilita l’accesso al piano, ma qualcuno deve avere l’autorità di decidere quale progetto abbia la precedenza.
Durante le revisioni periodiche, concentrati sulle variazioni di disponibilità e sui conflitti ancora irrisolti. Registra i cambiamenti importanti quando si verificano, senza aspettare la prossima riunione di pianificazione.
Quando mantenere il piano Excel diventa difficile
Excel permette di applicare questo metodo. La difficoltà aumenta quando le modifiche coinvolgono più persone e progetti contemporaneamente.
Un workshop rinviato potrebbe richiedere una nuova data, un altro consulente e la modifica di un impegno con un altro cliente. Il foglio di calcolo può aggiornare i totali, ma qualcuno deve comunque verificarne le conseguenze e comunicare il piano concordato.
Il segnale d’allarme è il continuo bisogno di controlli e correzioni. I responsabili di progetto devono verificare ripetutamente che le assegnazioni siano aggiornate. Qualcuno ricostruisce un riepilogo perché le nuove righe non sono state incluse. Le ferie di un consulente compaiono in una vista, ma mancano in un’altra.
Non esiste una dimensione del team oltre la quale Excel smette automaticamente di essere utile. Un piccolo team di specialisti condivisi tra progetti che cambiano spesso può essere più difficile da pianificare di un team più grande con assegnazioni stabili.
Presta attenzione soprattutto al lavoro necessario per mantenere il piano affidabile.
Come organizzare lo stesso piano in Teambook
Le decisioni di pianificazione restano le stesse in Teambook. Servono comunque stime realistiche e una persona che risolva le priorità in conflitto.
Cambia il modo di visualizzare e aggiornare le assegnazioni. La vista di pianificazione di Teambook mostra le prenotazioni per persona e per data. Una vista raggruppata permette anche di consultare il piano per progetto.
Nel nostro esempio, inseriresti le assegnazioni di Anna su Atlas e Beacon nei giorni corrispondenti. Il lavoro previsto per Cedar può essere contrassegnato come provvisorio fino alla conferma. Anche le assenze vengono registrate nel piano.
Una volta confermato l’intervento di Léa per Cedar, riassegnale la prenotazione e posizionala nella data concordata. Teambook permette di trascinare le prenotazioni su un’altra persona o un’altra data, oltre a modificarne la durata e lo stato provvisorio.
Se Atlas viene rinviato, sposta le relative prenotazioni e controlla gli altri impegni di Anna nel nuovo periodo. Per valutare un altro consulente, usa i tag delle competenze per limitare la vista alle persone con l’esperienza necessaria.
Puoi così gestire lo stesso problema di assegnazione senza mantenere diversi riepiloghi separati in Excel.
Prova Teambook durante la prossima revisione del piano. Aggiungi alcuni progetti attivi e le persone che lavorano su più di uno, poi ricrea le loro prossime assegnazioni. Prova quindi a gestire un cambiamento di date reale per vedere come lo strumento si adatta al modo di lavorare del tuo team.
