Il tuo team ha le competenze necessarie per accettare un nuovo progetto. La domanda più difficile è se le persone giuste saranno disponibili quando serviranno. Uno specialista potrebbe essere già impegnato con tre clienti, mentre un altro collega ha tempo libero ma non l’esperienza richiesta per una determinata fase.
Un software per l’allocazione delle risorse aiuta a prendere queste decisioni mostrando disponibilità, impegni esistenti e lavoro in arrivo. Abbiamo confrontato sette strumenti con approcci diversi, dalla pianificazione delle assegnazioni quotidiane alla previsione della capacità futura.
Confronto rapido dei software per l’allocazione delle risorse
| Software | Da considerare se devi… | Focus della pianificazione | Domanda da fare durante la demo |
|---|---|---|---|
| Teambook | Assegnare le persone a più progetti e pianificare la capacità futura | Assegnazioni ai progetti, disponibilità, competenze e capacità nel medio periodo | Riusciamo a trovare rapidamente le persone giuste e vedere quando sono disponibili? |
| Float | Assegnare il lavoro e modificare le prenotazioni in un piano visivo | Pianificazione delle risorse, capacità e composizione dei team di progetto | Il piano risponde anche alle nostre esigenze di gestione dei progetti e dei costi? |
| Runn | Prevedere l’effetto dei prossimi progetti sul fabbisogno di personale | Previsioni di capacità, progetti potenziali e scenari | Possiamo rappresentare le opportunità commerciali e confrontare i possibili fabbisogni di personale? |
| Resource Guru | Gestire sovrapposizioni nelle assegnazioni e disponibilità quotidiana | Pianificazione, gestione dei conflitti e lista d’attesa | Cosa succede quando la persona di cui abbiamo bisogno è già impegnata? |
| Teamwork.com | Pianificare le risorse all’interno di un sistema più ampio per i progetti dei clienti | Gestione dei progetti e pianificazione delle risorse | Vogliamo gestire progetti e assegnazioni delle persone nella stessa piattaforma? |
| Smartsheet | Collegare la pianificazione delle risorse ai processi già gestiti in Smartsheet | Progetti, assegnazioni e capacità del team | Quali funzioni di gestione delle risorse sono incluse nella soluzione che acquisteremmo? |
| Forecast | Gestire le assegnazioni insieme a processi di progetto più ampi | Pianificazione delle persone, assegnazioni e capacità | Il suo flusso di lavoro corrisponde al nostro modo di preparare e realizzare i progetti? |
Questi prodotti rispondono a esigenze diverse. Un team che introduce per la prima volta un piano condiviso delle risorse potrebbe dare priorità alla semplicità. Un’organizzazione più grande potrebbe invece dover stimare il fabbisogno prima della conferma di un progetto o collegare le assegnazioni ai processi già in uso.
1. Teambook: per assegnare le persone a più progetti dei clienti
Teambook si concentra sulla pianificazione delle risorse di progetto: chi lavora a cosa, quando e con quanta capacità ancora disponibile. I team possono pianificare le assegnazioni, considerare le assenze e usare i tag per cercare persone con le competenze richieste. La pianificazione della capacità aiuta inoltre a guardare oltre la settimana successiva prima di accettare nuovo lavoro.
È un’opzione per agenzie, società di consulenza e altri team di servizi che distribuiscono le persone tra più progetti. Se hai bisogno anche di una gestione dettagliata delle attività, verifica come Teambook può affiancare gli strumenti di progetto che il tuo team utilizza già.
Scopri come il nostro software per l’allocazione delle risorse aiuta a pianificare assegnazioni, disponibilità e capacità futura.
2. Float: per un piano visivo delle risorse
Float mette al centro un piano visivo delle assegnazioni. I responsabili possono attribuire il lavoro, vedere le assenze e controllare la capacità quando i programmi cambiano. Lo strumento offre anche funzioni di pianificazione dei progetti per collegare le decisioni sulle persone al contesto di ogni incarico.
Float merita una valutazione se chi pianifica sposta spesso le assegnazioni e deve vedere subito l’effetto sulla capacità del team. Durante la demo, prova un cambiamento reale, come il rinvio dell’inizio di un progetto o l’assenza di uno specialista, e verifica quanto tempo serve per aggiornare il piano.
3. Runn: per prevedere il fabbisogno prima della conferma dei progetti
Runn unisce la pianificazione delle risorse alle previsioni di capacità. I team possono inserire progetti potenziali e bisogni futuri prima di assegnare una persona specifica. È utile quando i team commerciali e operativi devono capire cosa succederebbe se più opportunità iniziassero nello stesso periodo.
Valuta Runn se ti chiedi spesso: “Possiamo accettare questo progetto il prossimo trimestre?”. Provalo con progetti confermati e opportunità ancora incerte. Controlla se riesci a individuare in anticipo le competenze che potrebbero mancare.
4. Resource Guru: per gestire i conflitti nelle assegnazioni
Resource Guru si concentra sulla pianificazione delle risorse e rende visibili i conflitti. Il suo flusso di lavoro comprende la gestione delle prenotazioni che si sovrappongono e una lista d’attesa per le richieste che non possono ancora essere inserite nel piano.
Può essere adatto ai team in cui più responsabili richiedono spesso le stesse persone. Durante la demo, prova ad assegnare uno specialista già impegnato. Verifica chi vede il conflitto, cosa succede alla richiesta in attesa e come viene comunicata la decisione finale.
5. Teamwork.com: per pianificare le risorse nella gestione dei progetti
Teamwork.com combina la gestione dei progetti con un piano delle risorse. I team possono creare assegnazioni, esaminare il carico di lavoro tra più progetti e pianificare il fabbisogno per ruolo prima di scegliere una persona precisa.
È un’opzione da esaminare se vuoi gestire progetti dei clienti e risorse nello stesso sistema. Se il tuo team utilizza già con continuità un altro strumento di project management, confronta il valore di cambiare piattaforma con la possibilità di aggiungere un software dedicato alla pianificazione delle risorse.
6. Smartsheet: per i team che usano già Smartsheet
Resource Management by Smartsheet offre un piano per controllare le assegnazioni ai progetti e la capacità del team. Può anche collegare le informazioni sulle risorse ai progetti gestiti in Smartsheet.
Questa soluzione è particolarmente interessante se il tuo team lavora già in Smartsheet. Quando la confronti con altri strumenti, chiedi quale prodotto e quale piano includono le viste di cui hai bisogno. Chiarisci anche chi manterrà aggiornate le assegnazioni tra i diversi team.
7. Forecast: per collegare le risorse alle operazioni di progetto
Forecast comprende piani delle persone, assegnazioni ai progetti, segnaposto per ruoli non ancora coperti e pianificazione della capacità. Queste viste permettono di collegare le decisioni sulle risorse al modo in cui i progetti vengono definiti e gestiti.
Vale la pena esaminarlo se vuoi gestire l’allocazione delle risorse insieme ad altri processi di progetto. Durante la demo, usa un progetto reale: dalla prima stima delle persone necessarie fino a una successiva variazione del carico di lavoro. Potrai valutare se questo flusso più ampio aiuta il team nelle attività quotidiane.
Come scegliere lo strumento giusto
Parti dalla decisione che oggi crea più difficoltà al tuo team:
- “Chi può lavorare a questo progetto la prossima settimana?” Controlla come ogni strumento mostra competenze, assegnazioni, assenze e tempo disponibile.
- “Cosa facciamo se due progetti hanno bisogno della stessa persona?” Crea un conflitto nelle assegnazioni e segui i passaggi necessari per risolverlo.
- “Possiamo accettare i progetti delle nostre opportunità commerciali?” Inserisci il fabbisogno potenziale e verifica se emergono carenze per ruolo o competenza.
- “Il piano resterà aggiornato?” Chiedi a un project manager di modificare un’assegnazione durante la demo. Il piano deve poter seguire i cambiamenti del lavoro reale.
Usa gli stessi progetti di esempio e gli stessi orari del team in ogni demo. Vedere come uno strumento gestisce una settimana difficile, con richieste in conflitto, è più utile di una lunga lista di funzionalità.
