Votre équipe possède les compétences nécessaires pour accepter un nouveau projet. Reste à savoir si les bonnes personnes seront disponibles au moment voulu. Un spécialiste peut déjà être affecté à trois clients, tandis qu’un autre collaborateur a du temps libre mais pas l’expérience requise pour une étape précise.
Un logiciel d’allocation des ressources aide à prendre ces décisions en tenant compte des disponibilités, des engagements existants et des besoins à venir. Nous avons comparé sept outils qui abordent le sujet de différentes façons, de la planification quotidienne à la prévision de la capacité.
Comparatif des logiciels d’allocation des ressources
| Outil | À envisager si vous devez… | Point fort en planification | Question à poser pendant la démo |
|---|---|---|---|
| Teambook | Affecter des personnes à plusieurs projets et prévoir la capacité future | Affectations, disponibilités, compétences et capacité à moyen terme | Pouvons-nous trouver rapidement les bonnes personnes et voir quand elles sont disponibles ? |
| Float | Utiliser un planning visuel pour attribuer le travail et modifier les affectations | Planification des ressources, capacité et constitution des équipes projet | Le planning répond-il à nos besoins en matière de suivi des projets et des coûts ? |
| Runn | Prévoir l’effet des projets à venir sur les besoins en personnel | Prévisions de capacité, projets potentiels et scénarios | Pouvons-nous représenter notre pipeline commercial et comparer les besoins en personnel qui en découlent ? |
| Resource Guru | Gérer les conflits d’affectation et les disponibilités au quotidien | Planning, détection des conflits et liste d’attente | Que se passe-t-il si la personne dont nous avons besoin est déjà affectée ailleurs ? |
| Teamwork.com | Planifier les ressources dans un outil plus large de gestion des projets clients | Gestion des projets et planification des ressources | Voulons-nous gérer les projets et les affectations dans la même plateforme ? |
| Smartsheet | Ajouter la planification des ressources à des processus déjà gérés dans Smartsheet | Projets, affectations et capacité des équipes | Quelles fonctions de gestion des ressources sont incluses dans la configuration que nous achèterions ? |
| Forecast | Gérer les affectations au sein d’un processus de gestion de projet plus complet | Planning des personnes, affectations et planification de la capacité | Ses processus correspondent-ils à notre manière de définir et de réaliser les projets ? |
Ces outils ne répondent pas tous au même besoin. Une équipe qui cherche son premier planning partagé privilégiera peut-être la simplicité d’utilisation. Une organisation plus grande devra parfois estimer ses besoins avant même qu’un projet soit confirmé ou relier les affectations à ses processus de gestion de projet existants.
1. Teambook : pour affecter les personnes à plusieurs projets clients
Teambook se concentre sur la planification des ressources projet : qui travaille sur quoi, à quel moment et avec quelle capacité restante. Les équipes peuvent planifier les affectations, tenir compte des absences et utiliser des étiquettes pour rechercher les compétences nécessaires. La vue de planification de la capacité permet également de regarder au-delà de la semaine à venir avant d’accepter de nouveaux projets.
Teambook convient notamment aux agences, cabinets de conseil et autres entreprises de services qui répartissent leurs équipes entre plusieurs projets. Si vous avez aussi besoin d’une gestion détaillée des tâches, vérifiez comment Teambook s’intégrerait aux outils de projet que votre équipe utilise déjà.
Découvrez comment notre outil de gestion des ressources projet permet de suivre les affectations, les disponibilités et la capacité future.
2. Float : pour disposer d’un planning visuel des ressources
Float place le planning visuel au centre de la gestion des ressources. Les responsables peuvent attribuer le travail, voir les absences et vérifier la capacité lorsque les plans changent. L’outil propose aussi des fonctions de planification de projet pour relier les décisions d’affectation au contexte de chaque mission.
Float mérite d’être évalué si votre équipe passe beaucoup de temps à déplacer des affectations et doit voir rapidement leurs effets sur la capacité. Pendant la démo, partez d’un changement réel, comme le report du début d’un projet ou l’absence d’un spécialiste, puis regardez combien de temps il faut pour adapter le planning.
3. Runn : pour anticiper les besoins avant la confirmation des projets
Runn associe la planification des ressources aux prévisions de capacité. Les équipes peuvent représenter des projets potentiels et des besoins futurs sans désigner tout de suite une personne précise. C’est utile lorsque les équipes commerciales et opérationnelles doivent évaluer ce qui se passerait si plusieurs opportunités démarraient à la même période.
Envisagez Runn si vous vous demandez souvent : « Pourrons-nous accepter ce travail le trimestre prochain ? » Testez l’outil avec des projets confirmés et des opportunités encore incertaines. Vous devriez pouvoir repérer les compétences qui risquent de manquer.
4. Resource Guru : pour gérer les conflits d’affectation
Resource Guru met l’accent sur la planification et la visibilité des conflits. Son fonctionnement comprend la gestion des réservations qui se chevauchent et une liste d’attente pour les demandes qui ne peuvent pas encore être placées dans le planning.
Il peut convenir aux équipes dans lesquelles plusieurs responsables demandent régulièrement les mêmes personnes. Pendant la démo, essayez d’affecter un spécialiste déjà occupé. Vérifiez qui voit le conflit, ce qu’il advient de la demande en attente et comment la décision finale est communiquée.
5. Teamwork.com : pour planifier les ressources au sein de la gestion de projet
Teamwork.com réunit la gestion de projet et un planning des ressources. Les équipes peuvent créer des affectations, examiner la charge de travail entre les projets et prévoir les besoins par rôle avant de choisir une personne précise.
C’est une option à étudier si vous souhaitez gérer les projets clients et les ressources dans le même système. Si votre équipe utilise déjà efficacement un autre outil de gestion de projet, comparez le coût d’un changement de plateforme à celui de l’ajout d’un outil dédié aux ressources.
6. Smartsheet : pour les équipes qui utilisent déjà Smartsheet
Resource Management by Smartsheet propose un planning pour examiner les affectations et la capacité de l’équipe. Il peut également relier les informations sur les ressources aux projets suivis dans Smartsheet.
Cette option est particulièrement pertinente si vos équipes travaillent déjà dans Smartsheet. Lors de la comparaison, demandez exactement quel produit et quelle formule donnent accès aux vues dont vous avez besoin, et qui sera chargé de maintenir les affectations à jour.
7. Forecast : pour relier les ressources aux opérations de projet
Forecast comprend des plannings par personne, des affectations aux projets, des rôles provisoires et la planification de la capacité. Ces vues permettent de relier les décisions d’affectation à la manière dont les projets sont définis et gérés.
Il vaut la peine d’être examiné si l’allocation des ressources fait partie d’un processus de gestion de projet plus large que vous souhaitez réunir dans un même outil. Pendant la démo, suivez un projet réel, de l’estimation initiale des besoins jusqu’à une modification de la charge de travail.
Comment choisir entre ces outils ?
Partez de la décision que votre équipe a du mal à prendre aujourd’hui :
- « Qui peut travailler sur ce projet la semaine prochaine ? » Vérifiez comment chaque outil affiche les compétences, les affectations, les absences et le temps disponible.
- « Que faire si deux projets ont besoin de la même personne ? » Créez un conflit d’affectation et suivez les étapes nécessaires pour le résoudre.
- « Pouvons-nous accepter les projets de notre pipeline ? » Ajoutez des besoins provisoires et vérifiez si les manques apparaissent par rôle ou par compétence.
- « Le planning restera-t-il à jour ? » Demandez à un chef de projet de modifier une affectation pendant la démo. Le planning doit pouvoir suivre les changements du travail réel.
Utilisez les mêmes exemples de projets et d’horaires pour chaque démo. Voir comment un outil gère une semaine difficile vous en apprendra davantage qu’une longue liste de fonctionnalités.
