Planification des ressources sur Excel : comment gérer une équipe répartie sur plusieurs projets

Un consultant est prévu deux jours sur un projet client et deux jours sur un autre. Un troisième chef de projet lui demande une journée de disponibilité. Sur le papier, tout semble tenir.

Sauf que ce consultant travaille quatre jours par semaine. Et qu’une demi-journée est déjà consacrée à des activités internes.

Pris séparément, chaque planning paraît raisonnable. Mais une fois les affectations réunies, la même personne se retrouve avec plus de travail que de temps disponible.

La planification des ressources sur Excel doit permettre de voir cette charge cumulée. Ce guide présente une méthode concrète à partir d’une équipe de consultants fictive. Nous allons construire une vue hebdomadaire, résoudre un conflit d’affectation, puis voir comment organiser le même planning dans Teambook.

Commencez par les disponibilités réelles de chaque personne

Avant d’attribuer des heures aux projets, déterminez le temps dont chaque personne dispose réellement dans la semaine.

Partez de son rythme de travail habituel. Déduisez ensuite les congés et les jours fériés qui tombent sur ses jours travaillés. Une personne qui travaille du lundi au jeudi ne perd pas huit heures supplémentaires parce que le vendredi est férié.

Les activités internes doivent aussi apparaître dans le calcul. Les réunions d’équipe, les entretiens de recrutement et la préparation de propositions commerciales prennent du temps, même lorsqu’ils ne sont pas facturables.

Dans notre exemple, la semaine commence ainsi :

Les personnes et les affectations de cet exemple sont fictives.

Avec sa semaine de quatre jours, Anna dispose de 28 heures pour les projets clients après déduction de ses activités internes. Marc travaille à temps plein, mais une journée de congé ramène sa disponibilité au même niveau.

Appliquez systématiquement ce calcul :

Heures disponibles pour les projets = heures de travail prévues − congés et jours fériés − activités internes

Si vous déduisez les activités internes à cette étape, ne les comptez pas également dans les affectations aux projets clients que vous soustrairez ensuite. Cela reviendrait à déduire deux fois les mêmes heures.

Regroupez les affectations dans un seul tableau

Créer un onglet par projet peut sembler pratique. Mais cette organisation complique la vérification de la charge des personnes qui interviennent sur plusieurs projets. Le nom d’Anna peut apparaître dans quatre onglets sans que personne ne voie son total.

Utilisez plutôt un tableau unique, avec une ligne par personne, par projet et par semaine. Par exemple :

Saisissez de véritables dates dans la colonne « Semaine du », en conservant toujours le même jour de début de semaine. Ajoutez des listes déroulantes pour les personnes, les projets et les statuts. Vous éviterez ainsi que des différences de saisie répartissent les affectations d’une même personne entre plusieurs totaux.

Convertir la plage de données en tableau Excel permet aussi de conserver une structure cohérente lorsque vous ajoutez des affectations.

La colonne « Statut » est essentielle. Cedar pourrait avoir besoin de huit heures d’Anna, mais les dates ne sont pas encore convenues. Enregistrer cette demande comme provisoire permet de la garder visible sans la présenter comme un engagement ferme.

Ajoutez une synthèse hebdomadaire de la charge

Le tableau des affectations contient le détail. Une deuxième vue doit permettre de vérifier si le planning tient.

Pour chaque personne et chaque semaine, additionnez séparément les heures confirmées et les heures provisoires. Comparez ensuite ces totaux au temps disponible pour les projets.

Le problème apparaît clairement. Anna peut assurer ses engagements confirmés, mais la demande de Cedar entraînerait une surcharge de huit heures. Léa dispose encore de huit heures non affectées.

Dans Excel, utilisez la fonction SOMME.SI.ENS pour additionner les heures par personne, par semaine et par statut. Vous pouvez également créer un tableau croisé dynamique à partir du tableau des affectations.

Conservez les données de capacité dans un tableau distinct, avec une seule ligne par personne et par semaine. Vous éviterez ainsi de compter à nouveau les heures disponibles pour chaque affectation à un projet.

Les calculs du solde sont les suivants :

Solde après affectations confirmées = heures disponibles pour les projets − heures confirmées

Solde incluant les affectations provisoires = heures disponibles pour les projets − heures confirmées − heures provisoires

Appliquez une mise en forme conditionnelle pour faire ressortir les soldes négatifs. Prévoyez une alerte distincte lorsque les engagements confirmés tiennent dans le planning, mais que les demandes provisoires créeraient une surcharge.

Un statut vide ou une donnée de capacité manquante doit également être signalé. Une information absente ne doit pas donner l’impression qu’une personne est disponible.

Résolvez le conflit avant d’accepter du travail supplémentaire

La synthèse suggère que Léa pourrait prendre en charge les huit heures de Cedar. Elle ne vous dit pas si Léa est la bonne personne pour cette mission.

Vérifiez le travail à réaliser. Si Cedar exige une expertise qu’Anna est la seule à posséder, transférer l’affectation à Léa ne résoudra pas le problème. Il faudra peut-être réattribuer une partie du travail déjà prévu pour Anna, modifier les dates de Cedar ou convenir d’un périmètre initial plus limité.

Supposons que Léa possède l’expérience nécessaire et que le client accepte cette affectation. Transférez-lui les huit heures provisoires, puis confirmez-les une fois les dates convenues.

Anna reste à 28 heures de travail sur les projets. Léa passe à 34 heures.

Les totaux hebdomadaires sont désormais cohérents. Avant de considérer le planning comme terminé, vérifiez toutefois la répartition par jour.

Une semaine équilibrée peut quand même cacher un mardi surchargé

Disposer de huit heures libres dans la semaine ne signifie pas nécessairement pouvoir participer à un atelier toute la journée du mardi.

Léa peut avoir quatre heures disponibles le lundi et quatre le jeudi. Si Cedar a besoin d’elle toute la journée du mardi, d’autres affectations devront encore être déplacées.

Utilisez la synthèse hebdomadaire pour repérer les disponibilités potentielles, puis vérifiez les affectations quotidiennes pour le planning à court terme. Si vous avez besoin de cette précision, enregistrez les affectations par date et calculez les totaux hebdomadaires à partir de ces données. Évitez de maintenir deux plannings indépendants, l’un quotidien et l’autre hebdomadaire, qui risquent de se contredire.

Examinez aussi la fragmentation du travail. Un consultant qui dispose de petits créneaux entre plusieurs réunions clients ne pourra pas forcément les utiliser pour une tâche qui exige une concentration prolongée.

Attribuez un responsable et une date de révision aux affectations provisoires

Un projet non confirmé peut continuer à occuper le planning bien après que sa date de démarrage initiale est devenue irréaliste.

Pour chaque affectation provisoire, indiquez qui doit obtenir la confirmation et quand la situation doit être revue. Une note courte comme « Confirmation de l’atelier attendue du client avant jeudi » est plus utile qu’une cellule colorée sans explication.

Conservez la totalité des heures demandées lorsque vous vérifiez si le travail peut tenir dans le planning. Un atelier de huit heures qui a 50 % de chances d’avoir lieu nécessitera toujours huit heures s’il est confirmé. Le compter comme quatre heures peut servir dans une prévision distincte, mais ne réserve pas suffisamment de temps pour sa réalisation.

Lorsque la décision arrive, confirmez, déplacez ou supprimez l’affectation.

Vérifiez les conséquences d’un changement sur tous les projets concernés

Imaginons qu’Atlas soit décalé d’une semaine. Les 16 heures d’Anna sont reportées sur la semaine suivante, où elle a déjà 24 heures de projet confirmées pour seulement 28 heures disponibles.

Ce report crée une surcharge de 12 heures. Déplacer l’affectation initiale libère une semaine, mais rend la suivante impossible à tenir.

Avant d’accepter les nouvelles dates, examinez l’ensemble de la charge d’Anna sur la semaine concernée. Identifiez les engagements qui peuvent être déplacés et ceux dont les dates sont fixes. Mettez ensuite l’affectation à jour.

Désignez une personne responsable de l’arbitrage entre les demandes concurrentes, même si plusieurs chefs de projet contribuent au fichier. Un document partagé facilite l’accès au planning, mais quelqu’un doit pouvoir décider quel projet sera prioritaire.

Lors des revues régulières, concentrez-vous sur les changements de disponibilité et les conflits non résolus. Enregistrez les changements importants dès qu’ils surviennent, sans attendre la prochaine réunion de planification.

Quand le planning Excel devient difficile à maintenir

Excel permet d’appliquer cette méthode. La difficulté augmente lorsque les changements touchent plusieurs personnes et plusieurs projets à la fois.

Le report d’un atelier peut nécessiter une nouvelle date, un autre consultant et la modification d’un engagement auprès d’un autre client. Le tableur peut recalculer les totaux, mais quelqu’un doit encore vérifier les conséquences et communiquer le planning convenu.

Le signal d’alerte, c’est la répétition des vérifications et des corrections. Les chefs de projet doivent sans cesse confirmer que les affectations sont à jour. Quelqu’un reconstruit une synthèse parce que les nouvelles lignes n’ont pas été prises en compte. Les congés d’un consultant apparaissent dans une vue, mais pas dans une autre.

Il n’existe pas de taille d’équipe universelle au-delà de laquelle Excel cesse d’être utile. Une petite équipe dont les spécialistes interviennent sur des projets qui évoluent rapidement peut être plus difficile à planifier qu’une grande équipe avec des affectations stables.

Observez surtout le travail nécessaire pour maintenir un planning fiable.

Comment organiser le même planning dans Teambook

Les décisions de planification restent les mêmes dans Teambook. Vous avez toujours besoin d’estimations réalistes et d’une personne capable d’arbitrer les priorités.

Ce qui change, c’est la manière de consulter et de modifier les affectations. Le tableau de planification de Teambook présente les réservations par personne et par date. Une vue groupée permet également de consulter le planning par projet.

Dans notre exemple, vous saisiriez les affectations d’Anna sur Atlas et Beacon aux jours concernés. Le travail envisagé pour Cedar peut être marqué comme provisoire jusqu’à sa confirmation. Les absences sont également enregistrées dans le planning.

Une fois l’intervention de Léa confirmée pour Cedar, réattribuez-lui la réservation et positionnez-la à la date convenue. Teambook permet de déplacer les réservations vers une autre personne ou une autre date par glisser-déposer, ainsi que de modifier leur durée et leur statut provisoire.

Si Atlas est reporté, déplacez ses réservations et examinez les autres engagements d’Anna sur la nouvelle période. Pour envisager un autre consultant, utilisez les tags de compétences afin de limiter la vue aux personnes ayant l’expérience recherchée.

Vous pouvez ainsi traiter le même problème d’affectation sans maintenir plusieurs tableaux de synthèse dans un fichier Excel.

Essayez Teambook lors de votre prochaine revue de planning. Ajoutez quelques projets actifs et les personnes qui interviennent sur plusieurs d’entre eux, puis reproduisez leurs affectations à venir. Testez ensuite un changement de dates réel pour voir comment l’outil s’adapte à votre façon de travailler.