La planification des ressources n’est vraiment utile que si les disponibilités affichées sont à jour.
Cela paraît simple, mais les choses se compliquent lorsque les données collaborateurs sont gérées dans votre outil RH et les plannings de projets ailleurs. Une personne pose par exemple une semaine de congés dans Lucca, mais apparaît toujours comme disponible lorsqu’un chef de projet commence à constituer son équipe pour le mois suivant.
L’intégration de Teambook avec Lucca permet de faire le lien entre les deux. Elle synchronise les utilisateurs et les absences de Lucca avec Teambook, afin que les informations RH qui ont un impact sur les disponibilités soient directement prises en compte dans votre planification des ressources.
Gardez les données collaborateurs et la planification des projets synchronisées
Si votre entreprise utilise Lucca pour gérer les collaborateurs et les absences, vous ne devriez pas avoir à mettre à jour manuellement les mêmes informations dans votre outil de planification des ressources.
Une fois Lucca connecté, Teambook vérifie chaque jour les informations relatives aux utilisateurs. Les nouveaux collaborateurs ajoutés dans Lucca peuvent être automatiquement créés dans Teambook. Les modifications apportées aux utilisateurs existants ainsi que les suppressions sont également synchronisées.
Quelques détails pratiques sont à connaître. Les nouveaux utilisateurs sont d’abord affectés à la première équipe de votre compte Teambook, sans tags et avec le rôle d’utilisateur standard. Par défaut, Teambook leur envoie également un e-mail d’invitation. Vous pouvez désactiver cette option si vous êtes encore en train de configurer ou de tester Teambook.
Si votre organisation a des besoins plus spécifiques, par exemple pour attribuer automatiquement certains rôles ou tags lors de la création des utilisateurs, vous pouvez contacter notre équipe afin de définir une configuration adaptée.
Visualisez les absences Lucca lors de la planification des ressources
C’est au niveau des absences que l’intégration devient particulièrement utile au quotidien.
Imaginez que vous planifiez les prochains mois et cherchez la bonne personne pour rejoindre un nouveau projet client. Un membre de l’équipe semble avoir de la capacité disponible, mais deux semaines de congés sont déjà approuvées dans Lucca.
Si cette information n’apparaît pas dans votre planning des ressources, cette capacité disponible ne l’est pas réellement.
Teambook vérifie quotidiennement les absences enregistrées dans Lucca, sur une période allant des deux mois précédents jusqu’à un an à l’avance. Ces absences apparaissent ensuite comme des réservations de temps libre dans votre planning Teambook.
Vous pouvez choisir les types d’absence que vous souhaitez synchroniser, plutôt que d’importer automatiquement toutes les catégories dans votre planning.
Les demandes de congés en attente sont également prises en compte. Lorsqu’une absence n’a pas encore été approuvée dans Lucca, elle apparaît avec le statut provisoire dans Teambook. Les personnes en charge de la planification peuvent ainsi voir que la disponibilité future d’un collaborateur est susceptible de changer, sans considérer l’absence comme définitivement confirmée.
Les absences modifiées ou supprimées sont synchronisées chaque semaine. Si Lucca et Teambook contiennent tous les deux une absence pour la même personne à la même date, l’information provenant de Lucca est prioritaire.
Comment connecter Lucca à Teambook ?
La connexion entre les deux outils est simple, mais vous aurez besoin des accès API appropriés dans Lucca.
Pour synchroniser les collaborateurs, Teambook a besoin d’un accès en lecture aux données Collaborateurs. Pour synchroniser les absences, un accès en lecture aux données Absences est nécessaire.
Dans Teambook, rendez-vous ensuite dans Paramètres de l’organisation → Intégrations → Lucca → Connecter et renseignez vos identifiants API Lucca.
Vous pouvez également ajuster plusieurs paramètres, notamment les types d’absence à synchroniser et la synchronisation ou non des commentaires associés aux absences.
Pour suivre toutes les étapes de configuration et consulter les détails techniques de la synchronisation, consultez notre guide de l’intégration Lucca dans notre centre d’aide.
Planifiez avec les disponibilités réelles de votre équipe
L’intérêt de cette intégration ne consiste pas simplement à disposer des mêmes données dans deux outils. Il s’agit surtout de prendre vos décisions de staffing à partir de disponibilités fiables.
Lorsqu’une personne rejoint ou quitte l’équipe, ou prévoit une absence, cela a un impact direct sur la capacité disponible pour les projets à venir.
En connectant Lucca à Teambook, Lucca reste l’outil dans lequel votre équipe gère les informations collaborateurs et les absences, tandis que Teambook utilise ces données là où elles sont nécessaires pour planifier les ressources et les projets.
Vous utilisez déjà Lucca mais pas encore Teambook ? Commencez votre essai gratuit de 30 jours et gardez votre planification des ressources synchronisée.
