Ressourcenplanung funktioniert nur dann zuverlässig, wenn die angezeigten Verfügbarkeiten tatsächlich aktuell sind.
Das klingt selbstverständlich, wird aber schwieriger, wenn Mitarbeiterdaten im HR-System verwaltet werden und die Projektplanung in einem anderen Tool stattfindet. Ein Mitarbeiter trägt zum Beispiel eine Woche Urlaub in Lucca ein, erscheint aber weiterhin als verfügbar, wenn ein Projektmanager das Team für den kommenden Monat plant.
Die Integration von Teambook mit Lucca schließt diese Lücke. Benutzer und Abwesenheiten aus Lucca werden mit Teambook synchronisiert, sodass relevante HR-Informationen direkt in Ihre Ressourcenplanung einfließen können.
Mitarbeiterdaten und Projektplanung synchron halten
Wenn Ihr Unternehmen Lucca zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten nutzt, sollten dieselben Informationen nicht zusätzlich manuell im Ressourcenplanungstool gepflegt werden müssen.
Sobald Lucca verbunden ist, überprüft Teambook täglich die Benutzerinformationen. Neue Mitarbeiter in Lucca können automatisch als Benutzer in Teambook angelegt werden. Änderungen an bestehenden Benutzern sowie Löschungen werden ebenfalls täglich synchronisiert.
Dabei gibt es einige praktische Details zu beachten. Neue Benutzer werden zunächst dem ersten Team in Ihrem Teambook-Konto zugeordnet, ohne Tags und mit der Rolle „Regular User“. Standardmäßig erhalten neu angelegte Benutzer außerdem eine Einladung per E-Mail. Diese Option lässt sich deaktivieren, wenn Sie Teambook zunächst einrichten oder testen möchten.
Falls Ihr Unternehmen spezifischere Anforderungen hat, etwa die automatische Zuweisung bestimmter Rollen oder Tags bei der Benutzererstellung, können Sie sich an unser Team wenden, um eine passende Konfiguration zu besprechen.
Lucca-Abwesenheiten direkt bei der Ressourcenplanung berücksichtigen
Besonders hilfreich wird die Integration bei der Planung von Abwesenheiten.
Stellen Sie sich vor, Sie planen die nächsten Monate und suchen nach der passenden Person für ein neues Kundenprojekt. Ein Teammitglied scheint freie Kapazität zu haben, hat aber bereits zwei Wochen Urlaub in Lucca genehmigt bekommen.
Wenn diese Information in Ihrer Ressourcenplanung fehlt, ist die vermeintlich verfügbare Kapazität in Wirklichkeit gar nicht verfügbar.
Teambook prüft täglich die in Lucca erfassten Abwesenheiten. Dabei werden Einträge aus den vergangenen zwei Monaten sowie bis zu einem Jahr im Voraus berücksichtigt. Diese Abwesenheiten erscheinen anschließend als Abwesenheitsbuchungen in Ihrer Teambook-Planung.
Sie können auswählen, welche Abwesenheitsarten synchronisiert werden sollen. So müssen nicht automatisch alle in Lucca vorhandenen Kategorien in Ihrer Ressourcenplanung erscheinen.
Auch noch nicht genehmigte Abwesenheiten werden berücksichtigt. Wurde eine Abwesenheit in Lucca noch nicht freigegeben, erscheint sie in Teambook mit dem Status vorläufig. So können Planungsverantwortliche bereits berücksichtigen, dass sich die zukünftige Verfügbarkeit einer Person möglicherweise ändert, ohne die Abwesenheit als endgültig bestätigt zu behandeln.
Geänderte oder gelöschte Abwesenheiten werden wöchentlich synchronisiert. Wenn für dieselbe Person und dasselbe Datum sowohl in Lucca als auch in Teambook eine Abwesenheit vorhanden ist, hat der Eintrag aus Lucca Vorrang.
Lucca mit Teambook verbinden
Für die Verbindung benötigen Sie die entsprechenden API-Zugriffsrechte in Lucca.
Für die Benutzersynchronisierung benötigt Teambook Lesezugriff auf Coworkers. Für die Synchronisierung von Abwesenheiten ist Lesezugriff auf Absences erforderlich.
Gehen Sie anschließend in Teambook zu Organisationseinstellungen → Integrationen → Lucca → Verbinden und geben Sie Ihre Lucca-API-Zugangsdaten ein.
Weitere Einstellungen lassen sich ebenfalls anpassen. Dazu gehört beispielsweise, welche Abwesenheitsarten synchronisiert werden und ob Kommentare zu Abwesenheiten ebenfalls nach Teambook übernommen werden sollen.
Eine vollständige Anleitung zur Einrichtung sowie weitere technische Details finden Sie in unserem Help-Center-Artikel zur Lucca Integration.
Mit der tatsächlichen Verfügbarkeit Ihres Teams planen
Bei der Integration geht es nicht einfach darum, dieselben Daten in zwei Tools zu haben. Entscheidend ist, Personal- und Projektentscheidungen auf Basis verlässlicher Verfügbarkeiten treffen zu können.
Wenn jemand neu ins Team kommt, das Unternehmen verlässt oder eine Abwesenheit plant, verändert sich die Kapazität für kommende Projekte.
Durch die Verbindung von Lucca und Teambook kann Lucca weiterhin für Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten genutzt werden, während Teambook diese Informationen dort berücksichtigt, wo Ressourcen und Projekte geplant werden.
Sie nutzen bereits Lucca, aber noch nicht Teambook? Starten Sie Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion und halten Sie Ihre Ressourcenplanung synchron.
