La pianificazione delle risorse funziona davvero solo quando le disponibilità che vedi sono aggiornate.
Può sembrare scontato, ma diventa più complicato quando i dati dei collaboratori vengono gestiti nel sistema HR e la pianificazione dei progetti avviene in un altro strumento. Per esempio, una persona può inserire una settimana di ferie in Lucca ma risultare ancora disponibile quando un project manager inizia a pianificare il team per il mese successivo.
L’integrazione di Teambook con Lucca serve proprio a colmare questo divario. Sincronizza utenti e assenze da Lucca a Teambook, così le informazioni HR che incidono sulla disponibilità possono essere considerate direttamente nella tua pianificazione delle risorse.
Mantieni allineati i dati dei collaboratori e la pianificazione dei progetti
Se la tua azienda usa Lucca per gestire collaboratori e assenze, non dovrebbe essere necessario aggiornare manualmente le stesse informazioni anche nello strumento di pianificazione delle risorse.
Una volta collegato Lucca, Teambook controlla ogni giorno le informazioni sugli utenti. I nuovi collaboratori aggiunti in Lucca possono essere creati automaticamente in Teambook, mentre modifiche e cancellazioni vengono sincronizzate quotidianamente.
Ci sono alcuni dettagli pratici da conoscere. I nuovi utenti vengono inizialmente assegnati al primo team dell’account Teambook, senza tag e con il ruolo di utente standard. Per impostazione predefinita, Teambook invia anche un’e-mail di invito ai nuovi utenti, ma questa opzione può essere disattivata se stai ancora configurando o testando l’account.
Se la tua organizzazione ha esigenze più specifiche, ad esempio l’assegnazione automatica di determinati ruoli o tag al momento della creazione degli utenti, puoi contattare il nostro team per valutare una configurazione personalizzata.
Visualizza le assenze di Lucca direttamente nella pianificazione delle risorse
È soprattutto nella gestione delle assenze che l’integrazione diventa utile nel lavoro quotidiano.
Immagina di pianificare i prossimi mesi e di dover scegliere chi assegnare a un nuovo progetto cliente. Una persona sembra avere capacità disponibile, ma ha già due settimane di ferie approvate in Lucca.
Se questa informazione non compare nella pianificazione delle risorse, quella capacità disponibile in realtà non lo è.
Teambook controlla ogni giorno le assenze registrate in Lucca, considerando gli ultimi due mesi e fino a un anno nel futuro. Le assenze vengono quindi riportate come prenotazioni di tempo libero nella pianificazione di Teambook.
Puoi scegliere quali tipi di assenza sincronizzare, evitando così di importare automaticamente nella pianificazione tutte le categorie presenti in Lucca.
Anche le richieste non ancora approvate vengono considerate. Se un’assenza non è ancora stata approvata in Lucca, in Teambook appare con stato provvisorio. In questo modo chi si occupa della pianificazione può vedere che la disponibilità futura di una persona potrebbe cambiare, senza trattare l’assenza come definitiva.
Le assenze modificate o eliminate vengono sincronizzate settimanalmente. Se per la stessa persona e la stessa data esiste un’assenza sia in Lucca sia in Teambook, prevale il dato proveniente da Lucca.
Come collegare Lucca a Teambook
Per collegare i due sistemi servono le autorizzazioni API appropriate in Lucca.
Per la sincronizzazione degli utenti, Teambook necessita dell’accesso in lettura ai dati Coworkers. Per sincronizzare le assenze, è necessario l’accesso in lettura ai dati Absences.
In Teambook, vai quindi su Impostazioni dell’organizzazione → Integrazioni → Lucca → Connetti e inserisci le credenziali API di Lucca.
Puoi inoltre gestire alcune impostazioni aggiuntive, tra cui i tipi di assenza da sincronizzare e la possibilità di sincronizzare anche i commenti associati alle assenze.
Per la procedura completa di configurazione e tutti i dettagli tecnici, consulta la nostra guida all’integrazione con Lucca nel Centro assistenza.
Pianifica in base alla disponibilità reale del team
Il valore dell’integrazione non sta semplicemente nell’avere gli stessi dati in due strumenti. Il punto è poter prendere decisioni di staffing basate su disponibilità affidabili.
Quando una persona entra nel team, lascia l’azienda o pianifica un’assenza, la capacità disponibile per i progetti futuri cambia.
Collegando Lucca a Teambook, Lucca può continuare a essere lo strumento in cui il team gestisce dati dei collaboratori e assenze, mentre Teambook utilizza queste informazioni dove servono davvero, nella pianificazione di risorse e progetti.
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