Panoramica
Azienda: shiftavenue
Settore: Consulenza IT
Dimensioni dell’azienda: 1-50 dipendenti
Sfida: Difficoltà nel monitorare la disponibilità dei consulenti su più progetti
Risultato principale: Un’unica vista di pianificazione condivisa con visibilità immediata su progetti, disponibilità dei consulenti e allocazione delle risorse.
Contesto
Come società di consulenza in crescita, shiftavenue aveva bisogno di un modo semplice per coordinare la disponibilità dei consulenti impegnati su più progetti contemporaneamente.
Prima di adottare Teambook, le informazioni sulla pianificazione erano distribuite tra diversi strumenti e fogli di calcolo. Di conseguenza, per i project manager era difficile capire rapidamente chi fosse disponibile, a quale progetto fosse assegnato ogni consulente e come fosse distribuito il carico di lavoro.
Con l’aumento del numero di progetti, mantenere tutti allineati richiedeva sempre più tempo, soprattutto quando priorità e pianificazioni cambiavano frequentemente.
Le sfide iniziali
Senza una piattaforma centralizzata per la pianificazione delle risorse, shiftavenue doveva affrontare diverse difficoltà operative:
- Nessuna vista centralizzata della disponibilità dei consulenti
- Molto tempo dedicato alla comunicazione manuale delle modifiche alla pianificazione
- Scarsa visibilità sull’utilizzo delle risorse tra i diversi progetti
- Difficoltà nel bilanciare i carichi di lavoro prima di accettare nuovi incarichi
- Visibilità limitata per il team Finance nella preparazione di fatturazione e addebiti
Il processo di pianificazione funzionava, ma richiedeva un coordinamento continuo tra project manager e consulenti, rendendo più difficile reagire rapidamente ai cambiamenti dei progetti.
Perché Teambook?
shiftavenue cercava una soluzione che rendesse la pianificazione trasparente per tutti, senza essere complessa da adottare.
Teambook ha offerto:
- Una vista di pianificazione condivisa accessibile a tutto il team
- Visibilità in tempo reale sulla disponibilità dei consulenti
- Sincronizzazione con i calendari personali dei dipendenti
- Un’interfaccia intuitiva che riduceva la necessità di comunicazioni manuali
Invece di affidarsi ad aggiornamenti individuali o fogli di calcolo, tutto il team può ora accedere alle stesse informazioni di pianificazione in tempo reale.
Come shiftavenue utilizza Teambook
Oggi Teambook è la piattaforma centrale di pianificazione delle risorse di shiftavenue.
I project manager la utilizzano per:
- Pianificare l’assegnazione dei consulenti ai progetti in corso
- Verificare la disponibilità delle risorse prima di accettare nuovi progetti
- Bilanciare il carico di lavoro del team
- Sincronizzare i piani di progetto con i calendari personali dei dipendenti
Poiché tutti lavorano sulla stessa vista di pianificazione, ogni modifica viene visualizzata immediatamente, riducendo il lavoro di coordinamento e mantenendo il team sempre allineato.
I principali vantaggi
Dall’introduzione di Teambook, shiftavenue ha migliorato significativamente la visibilità e il coordinamento delle attività.
Tra i principali benefici:
- Panoramica immediata di tutti i progetti in corso e della disponibilità dei consulenti
- Migliore distribuzione del carico di lavoro e utilizzo più efficiente delle risorse
- Riduzione delle comunicazioni manuali relative alle modifiche di pianificazione
- Maggiore trasparenza per i project manager nella pianificazione di nuovi progetti
- Maggiore visibilità delle assegnazioni per il team Finance, con processi di fatturazione più efficienti
La pianificazione centralizzata consente inoltre di individuare tempestivamente situazioni di sovraccarico o sottoutilizzo delle risorse, favorendo una gestione più proattiva.
Miglioramento continuo
L’esperienza di shiftavenue con Teambook è stata complessivamente molto positiva.
L’unico aspetto segnalato come migliorabile riguarda la vista della timeline, che potrebbe essere ancora più chiara e intuitiva. Si tratta comunque di un miglioramento marginale rispetto al valore complessivo offerto dalla piattaforma.
Conclusione
Sostituendo processi di pianificazione frammentati con una piattaforma centralizzata per la pianificazione delle risorse, shiftavenue ha ottenuto una migliore visibilità sulla disponibilità dei consulenti, ha semplificato il coordinamento del team e ha ottimizzato l’utilizzo delle risorse su tutti i progetti.
Oltre ad aiutare i project manager a prendere decisioni più efficaci sull’allocazione delle risorse, Teambook ha migliorato anche la collaborazione tra Finance e Operations grazie a una visione condivisa delle assegnazioni. Il risultato è stato un processo di fatturazione più efficiente supportato da un’unica piattaforma di pianificazione aziendale.
