Alles Wissenswerte über die Mittelzuweisung im Jahr 2024

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Ressourcen Ihren Projekten zuweisen, bestimmt die Rentabilität und den Erfolg Ihrer Organisation. Verbessern Sie die Zuweisung Ihrer Ressourcen mit unserem Crashkurs.

Die Verwaltung von Ressourcen ist einer der schwierigsten Teile des Projektmanagements. Laut dem Bericht 2021 State of Project Management von Wellingtone ist es die drittgrößte Herausforderung, der sich Projektmanagement-Experten heute gegenübersehen. Dennoch bietet es den Organisationen, die es richtig praktizieren, einen großen Wert.

Die Ressourcenzuweisung ist ein Schlüsselelement des Ressourcenmanagements. Es handelt sich dabei um den Prozess der effizienten Zuweisung von Ressourcen, um die höchste Investitionsrendite zu erzielen.

Es geht aber nicht nur um einen direkten Vergleich zwischen Kosten und Rentabilität. Es geht auch darum, gute Arbeit zu leisten, die Kunden zufrieden zu stellen und dafür zu sorgen, dass Ihr Team glücklich und produktiv ist… und Sie werden sehen, dass auch dies zu Umsatz und Wachstum beiträgt.

In diesem Leitfaden erklären wir genau, was es mit der Ressourcenzuweisung auf sich hat, und teilen bewährte Verfahren mit, damit Sie Ihre Ressourcen besser planen, zuweisen und verwalten können.

Was ist die Ressourcenzuweisung im Projektmanagement?

Per Definition ist die Ressourcenzuweisung ein wesentlicher Prozess des Projektmanagements, bei dem Ressourcen identifiziert und den verschiedenen Aktivitäten Ihres Projekts (Ihrer Projekte) zugewiesen werden, um die Projektziele so effizient wie möglich zu erreichen;

Ressourcen können zwar Menschen oder Ausrüstung sein, in Unternehmen für freiberufliche Dienstleistungen beziehen sie sich jedoch hauptsächlich auf Humanressourcen: die Teams, die ihren Kunden Innovation und Erfolg bringen.

Der richtige Einsatz von Humanressourcen kann den Unterschied ausmachen zwischen einem profitablen Projekt, das den Zeitplan einhält und den Kunden zufriedenstellt, und einem verspäteten, verlustreichen Projekt, das dem Ruf des Unternehmens beim Kunden schadet. Deshalb ist es so wichtig, die Dinge richtig anzugehen.

Wer ist für die Zuweisung der Ressourcen verantwortlich?

Die Planung und Zuweisung von Ressourcen kann innerhalb eines Unternehmens in den Zuständigkeitsbereich vieler verschiedener Funktionen fallen.

Die Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen fällt normalerweise in den Zuständigkeitsbereich der Projektmanager. Sie weisen die Ressourcen in der Planungsphase des Projekts zu und müssen sie möglicherweise im Laufe des Projekts und bei sich ändernden Parametern neu zuweisen.

Einige Unternehmen können jedoch einen dedizierten Ressourcenmanager einstellen, z. B. den Staffing Manager. Ein Ressourcenmanager ist eine Person, die für die Planung und Zuweisung von Ressourcen für mehrere Projekte zuständig ist.

Sie können auf der Ebene einer Abteilung oder sogar einer Organisation arbeiten, möglicherweise als Teil eines zentralen Projektmanagementbüros. In dieser Struktur arbeitet der Ressourcenmanager mit den einzelnen Projektmanagern an deren Strategie für die Ressourcenzuweisung.

Warum ist eine Strategie zur Ressourcenzuweisung wichtig?

Zugang zu den richtigen Personen zur richtigen Zeit und mit den richtigen Fähigkeiten zu haben, ist für den Erfolg eines Projekts entscheidend. Hier erfahren Sie, warum.

1. Um die Ergebnisse Ihres Projekts zu optimieren

Ein effektiver Prozess der Ressourcenzuweisung stellt sicher, dass jedem Projekt die besten Leute zugewiesen werden, basierend auf ihren Fähigkeiten, ihrer Erfahrung, ihrer Verfügbarkeit und den Kosten des Projekts. Das bedeutet, dass jedes Projekt mit den Menschen und Fähigkeiten ausgestattet wird, die es braucht, um im Rahmen des Zeitplans und des Budgets erfolgreich zu sein ;

2. Um Engpässe im Projekt zu vermeiden

Die Ressourcenzuweisung beinhaltet das Antizipieren der Ressourcenverfügbarkeit. Dadurch können Ressourcenrisiken, die die Lieferung gefährden könnten, erkannt und gemildert werden, bevor sie zu einem Problem werden. Dies können z. B. potenzielle Konflikte zwischen Ressourcen oder Lücken in der Ressourcenverfügbarkeit sein. Sie hilft Ihnen auch dabei, die Erwartungen der Stakeholder hinsichtlich des Zeitrahmens, des Budgets und der zu liefernden Produkte zu verwalten.

3. Um die Rentabilität zu verbessern

Bei der Ressourcenzuweisung behält man ein Auge auf die Projektdurchführung und das andere auf die Kostenwirksamkeit. Sie sorgt dafür, dass die Ausgaben für Personal oder Fähigkeiten nicht über den Bedarf des Projekts hinausgehen. So werden die Gewinnspannen der einzelnen Projekte gewahrt, was die Gesamtrentabilität des Unternehmens und die Generierung von Einnahmen schützt ;

4. Zum Schutz der Mitarbeiter

Effektive Praktiken bei der Ressourcenzuweisung schützen Ihre Mitarbeiter vor Überlastung und einem Rückgang von Produktivität und geistiger Schärfe, die zwangsläufig aus einer Überlastung resultieren. Die Zuweisungsentscheidungen beinhalten eine Bewertung der Arbeitsfähigkeit, was eine faire und ausgewogene Verteilung der Arbeitslast auf Ihre Ressourcen ermöglicht. Das Ergebnis sind zufriedenere, leistungsfähigere Mitarbeiter und eine höhere Mitarbeiterbindung.

Probleme bei der Ressourcenzuweisung

Ein systematischer Prozess der Ressourcenzuweisung berücksichtigt eine Reihe verschiedener Faktoren – wie Verfügbarkeit, Fähigkeiten oder Kosten – um die beste Person für ein bestimmtes Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bestimmen.

Dadurch fördert er positive Projektergebnisse, die Rentabilität der Ressourcen und sogar die Mitarbeiterbindung. Eine falsche Ressourcenzuweisung birgt viele finanzielle Risiken, vor allem wenn die Entscheidungen auf einem einzigen Faktor basieren.

Hier sind drei Beispiele für die Ressourcenzuweisung, die zeigen, wie sich eindimensionale Entscheidungen auf das Budget, den Zeitplan und die Ergebnisse auswirken.

1. Zuteilung nur auf der Grundlage der Verfügbarkeit

Wenn Sie Ressourcen nur auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit zuweisen, kann es sein, dass Sie zu viel ausgeben.

Wenn Sie z. B. einen Senior-Entwickler für ein Projekt abstellen, nur weil er verfügbar ist, obwohl ein Junior-Entwickler für die Aufgabe ausreichen würde, schmälert das die finanzielle Leistung. Die internen Kosten, die durch die Seniorität entstehen, belasten das Projektbudget unnötig.

Außerdem könnte sich diese leitende Führungskraft bei der ihr übertragenen Arbeit langweilen und uninspiriert sein, mit dem daraus resultierenden Risiko der Erschöpfung.

2. Zuteilung nur auf der Grundlage von Kompetenzen

Wenn die Zuweisung nur auf der Grundlage der gesuchten Kompetenzen erfolgt, kann sie Projekte verzögern.

Es ist klar, dass Ihre Ressourcen in der Lage sein müssen, die Arbeit zu erledigen. Wenn Sie aber von einer einzigen Person mit einer bestimmten Qualifikation abhängig sind – und mehrere Projekte um die gleichen Ressourcen konkurrieren -, kann es sein, dass Sie wochenlang warten müssen, bis die Ressourcen verfügbar sind. Dies könnte die Meilensteine Ihres Projekts und die Zufriedenheit Ihrer Kunden gefährden.

Eine Ressource mit den richtigen Fähigkeiten UND der richtigen Verfügbarkeit zu finden, hilft, den Zeitplan des Projekts einzuhalten.

3. Nur kostenbasierte Zuteilung

Die Zuweisung von Ressourcen allein auf der Grundlage der Kosten kann sich als falsche Einsparung erweisen. Angenommen, Sie weisen einem Junior-Designer Ressourcen zu, weil er kompetent ist und etwas weniger kostet.

Wenn er nicht über die erforderlichen Qualifikationen für das Projekt verfügt, wird er länger brauchen, um die geforderten Aufgaben zu erledigen, und somit mehr kosten, als wenn Sie eine Woche gewartet hätten, um jemanden mit mehr Erfahrung zu finden.

Dies könnte nicht nur das Projekt verzögern, sondern auch dazu führen, dass Sie Schwierigkeiten haben, die Anforderungen zu erfüllen, was sowohl das Projekt als auch die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und sogar den Ruf Ihrer Organisation gefährden würde;

Zwei sich abzeichnende Möglichkeiten bei der Ressourcenzuweisung für 2024

Da sich der globale Wettbewerb um Talente verschärft, nutzen intelligente professionelle Dienstleistungsunternehmen Resourcing, um sich einen strategischen Vorteil zu verschaffen. Hier ist, was Experten zu diesen beiden aufstrebenden Trends im Bereich Resourcing zu sagen haben :

• Verbesserung der Fähigkeiten
• Der Arbeit mehr Sinn verleihen

Die Zuweisung von Ressourcen, um die Fähigkeiten der Teams zu verbessern

Talent- und Qualifikationsmängel sind ein Problem für professionelle Dienstleistungsunternehmen, da sie die Kapazitäten verringern und zu Verzögerungen bei der Lieferung führen. Eine Möglichkeit, diesen Mangel zu beheben, besteht darin, die Fähigkeiten zu verbessern ;

Beim Upskilling wird in vorhandene Ressourcen investiert, um deren Fähigkeiten entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens zu erweitern. Laut dem LinkedIn Workplace Learning Report 2022 ist die Verbesserung der Mitarbeiterkompetenzen die zweitwichtigste Priorität von Forschungs- und Entwicklungsleitern. Sechsundvierzig Prozent der Befragten nennen „die Verbesserung und Erneuerung der Fähigkeiten der Mitarbeiter“ als wichtigstes Ziel ihres Unternehmens. 46 Prozent der Befragten nennen „Verbesserung der Fähigkeiten und Umschulung von Mitarbeitern“ als eines der Hauptziele ihres Unternehmens ;

Die strategische Ressourcenzuweisung kann zur Verbesserung der Fähigkeiten eingesetzt werden, indem Ressourcen für herausfordernde und anspruchsvolle Projekte bereitgestellt werden. Um erfolgreich zu sein, muss dies :

• Mit angemessener Unterstützung für Junior-Ressourcen, z. B. Zeit für Lernen außerhalb des Arbeitsplatzes oder Mentoring.
• Berücksichtigen Sie dies bei der Zeitplanung des Projekts, da die Person, die ihre Fähigkeiten verbessert, möglicherweise mehr Zeit und Geduld benötigt, um sie in die Praxis umzusetzen.
• Die Ambitionen des Einzelnen und des Unternehmens aufeinander abstimmen.

Ressourcenzuweisung als Motivationsinstrument

Ein weiteres Element, das bei der Ressourcenzuweisung berücksichtigt werden muss, ist die Frage, ob sie es den Menschen ermöglicht, eine sinnvolle Arbeit zu verrichten, die sie zu Höchstleistungen motiviert ;

Eine sinnvolle Arbeit ist eine Arbeit, die an die eigenen Werte und Interessen anknüpft und dem Leben einen Sinn verleiht. Sie trägt zur Arbeitszufriedenheit und zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz bei ;

Aber das ist nicht nur für die Mitarbeiter wichtig, sondern auch für das Unternehmen. Studien von McKinsey & Co zeigen, dass Menschen, die ihre Arbeit als sinnvoll empfinden, 33 % mehr Leistung erbringen und 49 % seltener kündigen, wenn sie ihre Arbeit als sinnvoll empfinden;

Andere Studien von McKinsey & Co zeigen jedoch, dass zwar 70% der Menschen nach einem Grund für ihre Arbeit suchen, aber nur 15% der Beschäftigten an der Front dies auch tun. Ressourcenmanager können dazu beitragen!

Denn Ressourcenmanager sind ideal positioniert, um zu verstehen, was der Arbeit eines jeden Mitarbeiters Sinn verleiht;

Mit Informationen über die Ambitionen, Interessen und Entwicklungsziele von Personen ausgestattet, können Manager besser informierte Entscheidungen über die Zuweisung treffen, indem sie Personen in Projekte vermitteln, die ihre Leidenschaften entfachen und dem Unternehmen zugutekommen.

Ressourcenmanager brauchen dafür Unterstützung

Damit Ressourcenmanager diese eher strategischen Rollen spielen können – indem sie Möglichkeiten zur Verbesserung von Fähigkeiten finden und interessante Arbeitsplätze schaffen -, müssen die Unternehmen ihnen den nötigen Freiraum dafür geben. Das bedeutet:

• Die Bereitstellung der richtigen Werkzeuge, um ihre Arbeit gut zu machen – wie eine Plattform, die es ihnen ermöglicht, bei der Ressourcenplanung die Fähigkeiten, Interessen und Ambitionen der Menschen zu verfolgen – wird weiter unten behandelt.
•  wenn die Strategie besprochen wird : Sie können nur dann strategische Unterstützung leisten, wenn sie Ihre Strategie kennen.
• Automatisieren Sie die manuelle Verwaltung, damit sie mehr Zeit für den menschlichen Aspekt der Ressourcenverwaltung haben: Ihre Ressourcenmanager sollten ihre Zeit für die Ressourcenverwaltung beschleunigen und sich nicht mit Tabellenkalkulationen herumschlagen!
• Die Effektivität der Ressourcenmanager nicht „verwässern“ , indem Sie sie zu fein verteilen – Christine Robinson sagt, dass es kein magisches Verhältnis gibt, aber streben Sie zwischen 12 und 25 Personen pro Manager an, je nach Ihrem Unternehmen.

Welche Herausforderungen ergeben sich bei der Ressourcenallokation?

In Wellingtones „Matrix für Wert und Schwierigkeit von Prozessen“ wird das Ressourcenmanagement als ein sehr schwieriger Prozess eingestuft, der jedoch einen großen Wert für die Organisation darstellt. Das bedeutet, dass der Prozess zwar nicht leicht zu bewältigen ist, aber die Unternehmen, die ihn gut beherrschen, die Früchte ernten werden.

Die Ressourcenzuweisung im eigentlichen Sinne ist relativ einfach; es sind andere Faktoren, wie das Abwägen zwischen der Verfügbarkeit von Ressourcen und einer sich ständig verändernden Projektlandschaft, die diesen Prozess schwierig machen.

Außerdem werden Sie wahrscheinlich nicht nur an einem, sondern an mehreren Projekten arbeiten, so dass die Ressourcen in Ihrem Projekt miteinander konkurrieren müssen;

Und wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen und Menschen zwischen ihnen hin- und herwechseln, nimmt die Ressourcenzuweisung neue Nuancen der Komplexität an. Hier sind einige der größten Herausforderungen bei der Ressourcenzuweisung und wie man sie bewältigen kann.

Mangelnde globale Sicht auf die Ressourcen

Der erste Schritt zu einem effektiven Ressourcenmanagement besteht darin, dass die Projektleiter genau wissen, welche Ressourcen ihnen zur Verfügung stehen.

Das bedeutet, dass man wissen muss, wer die Ressourcen sind, welche Fähigkeiten sie haben, wie hoch ihr Niveau ist, wie viel sie kosten und ob sie verfügbar sind. Viele Unternehmen verfügen nicht über diese Informationen.

Ihr Projektmanager kann z. B. darauf warten, dass in Ihrem Betrieb in Großbritannien ein mittelschwerer Softwareingenieur frei wird, ohne zu wissen, dass es in Ihrem Team in den USA zwei gibt, die die Fähigkeiten für diese Stelle haben.

Durch die Einrichtung einer zentralen Ressourcendatenbank können alle Projektmanager in Ihrer Organisation genau wissen, wer verfügbar ist, ohne dass die Abschottung von Teams, Abteilungen oder geografischen Gebieten die Effizienz der Ressourcenzuweisung beeinträchtigt.

Änderungen im Projekt und Abhängigkeiten

Die nächste und vielleicht wichtigste Herausforderung ist die dynamische Natur von projektbasierten Unternehmen. Selbst mit den besten Plänen können sich Projekte im Handumdrehen ändern. Die Krankheit eines Mitarbeiters kann dazu führen, dass ein wichtiger Meilenstein nicht eingehalten wird. Ein Kunde kann den Umfang eines Projekts ändern.

Wenn Sie es gewohnt waren, die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, sind Ihr Zeitplan und die Ressourcen für Ihr Projekt nun nicht mehr synchron.

Außerdem ist es selten, dass die Mitglieder Ihres Projektteams gleichzeitig an IHREN Projekten arbeiten. Eine Umfrage unter 500 Unternehmensleitern weltweit ergab, dass 81 % der Mitarbeiter an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

Das führt zu Abhängigkeiten und Komplexität im Projekt: X muss vor Y und Z produziert werden. Und wenn sich X verzögert, werden auch Y und Z verzögert. Und wenn sich X verzögert, werden auch Y und Z verzögert. Und wenn X verzögert wird, werden auch Y und Z verzögert.

Wenn sich also im Projektkalender etwas einschleicht – und die heiß begehrte Ressource, die Sie für nächste Woche geplant hatten, nun in zwei Wochen benötigt wird – kann es sein, dass sie nicht mehr verfügbar ist… Argh!

Das bedeutet, dass der Prozess der Ressourcenzuweisung keine einmalige Übung ist. Er muss während des gesamten Projektlebenszyklus überwacht und gesteuert werden. Damit dies nicht zu einer enormen Zeitverschwendung oder – schlimmer noch – zur Unfähigkeit wird, auf sich ändernde Projektparameter zu reagieren, benötigen Sie dynamische Werkzeuge, die Ihnen dabei helfen können.

Nicht angepasste Werkzeuge

Wenn Sie z. B. ein kleines Team von fünf Personen haben, können Sie es vielleicht  ohne formelle Instrumente oder Systeme zur Ressourcenzuweisung verwalten. Wenn das Team jedoch wächst, steigt auch das Risiko einer ineffizienten Ressourcenzuweisung ;

Der Versuch, Ressourcen mit einer Tabellenkalkulation oder einer Trello-Tabelle zu verwalten, ist weder nachhaltig noch skalierbar.

Erstens braucht man Zeit, um die verfügbaren Informationen manuell zu manipulieren und zu interpretieren. Zweitens sind in einer dynamischen Projektumgebung die Informationen veraltet, sobald man den „Schließen“-Knopf drückt.

Ein Tool zur Ressourcenverwaltung ist ideal, um Ressourcen effizient zu verwalten und zuzuweisen. Dieses Tool kann die Berechnungen von Verfügbarkeit und Kapazität auf der Grundlage von Echtzeitdaten automatisieren. So ist das Sehen, welche Teammitglieder frei sind, eine Aufgabe, die auf einen Blick erledigt ist, anstatt einen Nachmittag mit der Analyse zu verbringen.

Ohne einen Ressourcenzuweisungsplan – oder eine gute Ressourcenverwaltungssoftware – ist es schwierig, den Überblick über die ständigen Veränderungen der Arbeitsbelastung und der Verfügbarkeit von Ressourcen zu behalten.

Glücklicherweise gibt es Tools, die ihnen dabei helfen können, und die Zeit- und Geldersparnis wiegt die monatlichen Kosten bei weitem auf.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für einen effektiven Prozess der Ressourcenzuweisung mit Teambook

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige bewährte Verfahren für die Zuweisung von Ressourcen im Rahmen des Projektmanagements vor. Wir werden Teambook verwenden, um Beispiele dafür zu liefern, wie eine geeignete Software für die Verwaltung von Projektressourcen helfen kann.

Phase 1: Den Boden vorbereiten

Bevor Sie damit beginnen, Ressourcen für bestimmte Projekte zuzuweisen, müssen Sie die Weichen stellen – von der Verwendung des richtigen Tools bis hin zur Zentralisierung der Ressourcendaten. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie unternehmen sollten, um Ihr Ressourcenmanagement zu verbessern.

1. Die richtigen Werkzeuge verwenden

Die Zuweisung von Ressourcen und die Planung ihrer Kapazität ohne die richtige Software ist mühsam, zeitaufwendig und wahrscheinlich nicht so effektiv.

Ein Projektmanager kann nicht viel tun, wenn es um die Generierung von Echtzeitdaten für die Ressourcenzuweisung geht: Es ist schwierig, diese Daten zu sammeln, zu interpretieren und rechtzeitig zu handeln.

Der erste Schritt zur Verbesserung der Ressourcenzuweisung im Projektmanagement ist daher die Auswahl eines geeigneten Projektmanagement-Tools, das alle Zahlen in Echtzeit berechnet, damit Sie schnelle und sichere Entscheidungen über die Ressourcen treffen können.

Man könnte meinen, dass die Menschen in der heutigen Zeit alles automatisieren, was automatisiert werden kann, aber Wellingtone hat festgestellt, dass nur 23 % der Organisationen eine Softwarelösung für Ressourcenmanagement oder Produktionsmanagement (PPM) verwenden.

Es ist nicht verwunderlich, dass Ressourcen so häufig falsch zugeordnet werden: Zu viele Ressourcenentscheidungen werden immer noch allein aus dem Bauch heraus getroffen. Dies ist nicht der richtige Weg.

2. Schaffung einer zentralen Ressourcenbasis

Um die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit den richtigen Aufgaben zuzuweisen, müssen Sie die verfügbaren Ressourcen kennen. Im Gegensatz dazu weisen Projektmanager ohne zentralisierte Informationen die Ressourcen blind zu.

Teambook bietet einen zentralen Ort, an dem Sie die Eignung jeder Ressource in Ihrer Organisation anhand von Tags, die Sie nach Ihren internen Kriterien definieren, einsehen und bewerten können. So können Sie Personen nach Funktion, Kompetenz, Team, Geografie und vielem mehr filtern und so leicht die Ressourcen sehen, die über die Fähigkeiten verfügen, die Sie für Ihr Projekt benötigen.

Erinnern Sie sich, dass wir die Verwendung von Ressourcenzuweisung zur Verbesserung von Fähigkeiten und zur Schaffung sinnvoller Arbeit erwähnt haben? Hier können Sie diese Informationen erhalten. Aber wie erhalten Sie sie?

Anschließend muss es dem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, damit die Manager Möglichkeiten erkennen können, diese Ambitionen zu nutzen und sie an der Unternehmensstrategie auszurichten;

3. Kapazität und Verfügbarkeit festlegen

Bevor Projektmanager mit der Zuweisung von Ressourcen beginnen können, muss die Zeit bestimmt werden, die zugewiesen werden kann.

• Arbeiten einige Ihrer Angestellten in Teilzeit?
• Arbeiten einige Ihrer Mitarbeiter nur an bestimmten Tagen in der Woche?
• Gibt es einen Feiertag?

Die Kapazität bezieht sich auf die Zeit, die eine Person arbeiten kann. Sie wird von der Anzahl der Stunden pro Woche oder pro Tag abgeleitet, die sie normalerweise arbeitet. Die Verfügbarkeit von Ressourcen bezieht sich auf die Zeit, die eine Person arbeiten kann, abzüglich Urlaub, Krankheit, Zeit für andere Projekte und Aufgaben ;

Wenn Sie diese anderen Faktoren berücksichtigen, kann die Verfügbarkeit einer Person viel geringer sein, als Sie ursprünglich angenommen hatten.

Der Teambook-Planer berücksichtigt die in Ihrer Organisation üblichen Arbeitszeiten und auch eventuelle Teilzeitarbeit Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus berücksichtigt das Tool offizielle Feiertage und ermöglicht die Eingabe von Urlaubszeiten und anderen „Time-offs“. So können Sie bei der Ressourcenzuweisung die tatsächliche Verfügbarkeit berücksichtigen und ausgeglichene Arbeitslasten und realistische Projektpläne erstellen. Unsere Kapazitätsdiagramme können Ihnen helfen, sich einen Überblick zu verschaffen und die Kapazität für die Funktionen herauszufiltern, die für Sie wichtig sind.

‍4. Verbesserung der Sichtbarkeit des Projektportfolios

Um die Ressourcenzuweisung zu verbessern, ist es wichtig zu wissen, welche Arbeiten gerade ausgeführt werden und welche Arbeiten noch anstehen, da Personen möglicherweise an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

Unser Projektplaner zeigt alle Ihre geplanten Projekte innerhalb des ausgewählten Zeitraums an und informiert Sie darüber, was gerade ansteht. Halten Sie die Augen nach vorläufigen Buchungen offen. Sollten sie sich bestätigen, müssen Sie die Ressourcenzuweisung auf mehrere Projekte ausgleichen.

Der Planer und die Leistungsindikatoren sind schnelle Möglichkeiten, um zu sehen, wo Sie Ihre Kapazitäten überschreiten.

Phase 2: Projektplanung und Ressourcenzuweisung

Sobald Sie Ihre Tools so konfiguriert haben, dass sie Ihnen anzeigen, welche anderen Projekte gerade laufen – und wie viele Personen und Stunden Ihnen zur Verfügung stehen -, werden Ihre Projektmanager besser in der Lage sein, diese Ressourcen intelligent auf bestimmte Projekte zu verteilen. Hier erfahren Sie, wie.

1. Verstehen Sie den Umfang und die Einschränkungen des Projekts

Definieren Sie die Anforderungen und erwarteten Ergebnisse Ihres Projekts und identifizieren Sie mögliche Meilensteine.

In dieser Phase ist es entscheidend, effektiv mit allen Beteiligten zu kommunizieren, um die Erwartungen an das Projekt anzugleichen und realistisch zu sein, was erreicht werden kann und was nicht.

2. Identifizieren Sie die Rollen und Kompetenzen für Ihr Projekt

Beginnen Sie damit, die Rollen, Fähigkeiten und den Grad der Betriebszugehörigkeit zu ermitteln, die Sie für Ihr Projekt benötigen.

Als Projektleiter wissen Sie nicht immer, wer am besten für die Arbeit geeignet ist. Bei der Planung der Ressourcen für ein Projekt sollten Sie sich mit Teamleitern, Lösungsarchitekten und Ressourcenmanagern beraten.

Sie kennen ihre Teammitglieder und deren Arbeitsbelastung gut und haben eine Vorstellung davon, welche Teammitglieder am besten geeignet wären oder welche nicht über die für die Umsetzung des Projekts erforderlichen Fähigkeiten verfügen.

Wenn Sie über ein Zeitbudget für das Projekt verfügen, können Sie dieses in Teambook eingeben. Dabei können Sie leicht den verfügbaren „Rest“ in Bezug auf die bereits zugewiesene Zeit einschätzen und auch dieses Budget mit der tatsächlich für das Projekt aufgewendeten Zeit vergleichen.

3. Erstellen Sie einen allgemeinen Zeitplan für das Projekt

Erstellen Sie anschließend einen Projektplan auf hoher Ebene. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um den Anwendungsbereich in Aufgaben und Aktivitäten zu zerlegen, und schätzen Sie die Zeit, die Sie voraussichtlich für die Durchführung der Arbeit benötigen werden.

Die Anzahl der Stunden oder Tage, die Ihr Team benötigt, um jede Aufgabe in einer arbeitsteiligen Struktur zu erledigen, wird in Ihrem Ressourcenplan und im Projektzeitplan berücksichtigt.

Von hier aus identifizieren Sie die Gesamtphasen des Projekts, die kritischen Schritte und die Fristen. Sie können diese im Teambook-Planer visuell in Form von Meilensteinen darstellen. Wenn Sie alle diese Elemente aneinandergereiht haben, erscheint ein Kalender mit den Start- und Enddaten des Projekts.

4. Kenntnis der Nutzungsraten

Es ist immer wichtig, sich daran zu erinnern, dass Humanressourcen in erster Linie MENSCHEN und erst in zweiter Linie RESSOURCEN sind. Das bedeutet, dass sie Pausen brauchen, sich mit einem anderen Teammitglied unterhalten oder sogar einen Spaziergang machen müssen, um sich während des Tages zu erholen.

Darüber hinaus müssen sie E-Mails beantworten, an Besprechungen teilnehmen und Schulungen erhalten.

Für Ihr Unternehmen ist dies eine wichtige, aber nicht in Rechnung zu stellende Zeit. Sie sollten davon ausgehen, dass Ihre Teammitglieder 80 % ihrer Zeit zum Arbeiten haben und dass davon 80 % für abrechenbare Projektarbeit zur Verfügung stehen.

Mit Teambook können Sie ganz einfach sehen, wie viel Prozent der Zeit einer Person zugewiesen wurde und welcher Anteil davon abrechenbar oder nicht abrechenbar ist, und zwar auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis. Nutzen Sie diese Informationen über die Ressourcennutzung, um eine überschaubare und ausgewogene Arbeitsbelastung unter Ihren Kollegen aufrechtzuerhalten.

5. Ressourcen dem Projekt zuweisen

Fügen Sie alle verfügbaren Ressourcen hinzu, die Sie dem Projekt zuweisen möchten, und stellen Sie sicher, dass sie die Fähigkeit haben, die neue Arbeit zu übernehmen. Vergessen Sie nicht, :

• Urlaub oder Feiertage berücksichtigen ;
• Sie stellen sicher, dass die Personen, die Sie dem Projekt zuweisen, über die richtigen Fähigkeiten und das richtige Maß an Erfahrung verfügen;
• Stellen Sie sicher, dass niemand überlastet ist und dass es keine Termin- oder Urlaubskollisionen gibt.

Wenn Sie einen potenziellen Planungskonflikt oder eine Überbuchung feststellen, lösen Sie diese, indem Sie die Arbeit einer anderen Ressource zuweisen oder neu planen, wenn keine andere Person verfügbar ist.

Teambook ermöglicht es Ihnen, Personen anhand ihrer Rolle und ihrer Fähigkeiten zu einem Projekt hinzuzufügen und in Echtzeit Warnungen über Überbuchungen und freie Zeit zu erhalten, so dass Sie die Dinge spontan anpassen können.

Was passiert, wenn Sie feststellen, dass Sie nicht die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zur Verfügung haben?

Wenn kein Mitglied Ihres Projektteams die erforderlichen Fähigkeiten besitzt, müssen Sie möglicherweise einen externen Auftragnehmer beauftragen, der Ihnen bei der Durchführung Ihres Projekts hilft. Zögern Sie nicht, ihn als Benutzer in Teambook anzulegen, mit der entsprechenden Rolle, die es ihm erlaubt, nur seinen persönlichen Terminplan einzusehen, ohne Zugriff auf alle Daten Ihrer Organisation zu haben.

Schritt 3: Überwachung und Verwaltung der Ressourcen

Selbst die besten Pläne können aus dem Ruder laufen: Änderungen des Projektumfangs, ungenaue Schätzungen, unvorhergesehene Krankheit oder Abwesenheit…. Nach dem Start eines Projekts ist es daher unerlässlich, den Fortschritt, das Budget, den Zeitplan und die Ressourcen zu überwachen und die Planung entsprechend anzupassen.

Die häufige Überprüfung wichtiger Ressourcenparameter wie Auslastung und Kapazität der Teammitglieder wird Ihnen helfen, Entscheidungen zu treffen und eine Überallokation und Erschöpfung des Teams zu vermeiden.

Neben der Aktualisierung der Projektplanung ist es wichtig, die tatsächlich für Projekte aufgewendete Zeit zu verfolgen. Die in Teambook integrierten Zeiterfassungsbögen können einfach eingegeben werden, insbesondere wenn diese auf Planungsdaten basieren.  Sobald diese tatsächlichen Zeiten von den Projektmanagern überprüft und genehmigt wurden, ist es möglich, die Pläne mit der Realität zu vergleichen. So können Sie erkennen, wie Ihr Team im Vergleich zum ursprünglichen Plan abschneidet und Risiken in Bezug auf Ressourcen oder den Zeitplan erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.

Gegebenenfalls können Sie die Ressourcen anpassen, um Risiken zu mindern,  z. B. durch:

• Eine Ressource mit einer anderen tauschen
• mehr Ressourcen für bestimmte Phasen des Projekts bereitstellen
• den Zeitplan für Ihr Projekt anpassen
• Verhandeln Sie über die Ergebnisse des Projekts.

 

Beispiel für eine Ressourcenzuweisung

Angenommen, Sie sind ein Unternehmen für professionelle Dienstleistungen oder eine Agentur, die an einem Projekt für einen externen Kunden arbeitet. In unserem hypothetischen Fall erhalten Sie den Auftrag, eine Website von Grund auf neu zu erstellen. Der Umfang des Projekts ist klar, Sie verfügen über einen detaillierten Projektplan mit einer Granularität bis hin zu den Aufgaben, die Sie erledigen müssen.

Jetzt ist es an der Zeit, Ressourcen zuzuweisen. In den meisten Fällen sind es diese Abteilungen, die an dieser Art von Arbeit beteiligt sein werden :

• Technik: Front- und Back-End
• Gestaltung: Web- und/oder Marketingdesigner/innen
• Marketing: Schreiben und Suchmaschinenoptimierung
• Produkt: Produktmanagement

Das ist die erste Falle: Wie kann man die richtigen Personen zuordnen und die richtigen Entscheidungen treffen?

Wie bereits erwähnt, kann die Zuweisung einer Person nur auf der Grundlage ihrer Rolle oder Verfügbarkeit bedeuten, dass Sie einem Senior die Arbeit übertragen, die ein Junior erledigen könnte, oder umgekehrt: etwas, das ein Senior an einem Tag erledigen kann, während ein Junior Wochen dafür braucht. Wenn Sie die Verfügbarkeit nicht berücksichtigen, besteht die Gefahr, dass Sie eine Person überlasten und ihr viel mehr Arbeit übertragen, als sie tatsächlich erledigen kann ;

‍Nachdem Sie das Projekt verfasst haben, überprüfen Sie die Verfügbarkeit und die Fähigkeiten der Personen, um die am besten geeigneten zu finden. Denken Sie daran, dass  Ihre Nutzerdatenbank somit die für Ihre Branche, Ihre Organisation typischen Fähigkeiten widerspiegeln sollte. Ziel ist es, die relevantesten Experten zu identifizieren, zu prüfen, ob sie noch über ausreichende Kapazitäten verfügen, um an einer neuen Initiative mitzuwirken, und sie dann dem betreffenden Projekt zuzuweisen.

Denken Sie daran, dass wir ein einfaches Experiment beschreiben. In Wirklichkeit werden Sie wahrscheinlich auf eine Reihe von Hindernissen stoßen :

• Ressourcenbeschränkungen
• Haushaltszwänge
• Lücken in der Projektplanung
• Ausweitung des Anwendungsbereichs

Einige von ihnen können zwar Ihren Fortschritt bei der Ressourcenzuweisung behindern, sollten Sie aber nicht völlig aufhalten.

Wenn Sie z. B. keine Experten mit den für das Projekt erforderlichen Fähigkeiten haben, können Sie eine fiktive Ressource mit dem Namen der Rolle erstellen, die sie spielen sollen, und ihr die Tags für die erforderlichen Fähigkeiten zuweisen;

‍Diese Informationen können dann von der Personalabteilung genutzt werden, um zukünftige Ressourcen einzustellen. Sie können auch Ihren bestehenden Talentpool überprüfen und sehen, ob eine Person umgeschichtet werden kann (obwohl dies eine riskante Maßnahme ist, die mit Vorsicht zu genießen ist) ;

Zusätzlich zu diesen Richtlinien sollte ein Spielraum für mögliche Änderungen gelassen werden. Experten zufolge sollte man immer 25 % zu den Prognosen für die Durchführung des Projekts hinzufügen, um die Ergebnisse realistischer zu machen. Um in dieser Sicherheitszone zu bleiben, sollten Sie sich die Zeit nehmen, eine Liste der Dinge zu erstellen, die mit den zugewiesenen Ressourcen schiefgehen könnten, und überlegen, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um diese Probleme präventiv zu lösen und Ihren Auftrag zukunftssicher zu machen ;

Was Sie sich merken sollten

Die effiziente Nutzung Ihrer Ressourcen führt zu einer höheren Rendite Ihrer Personalkosten, besseren Projektergebnissen und einer höheren Rentabilität. Wie Sie sehen, beginnt dies lange vor Ihrem Projekt und muss im Laufe des Projektfortschritts überwacht und gesteuert werden.

Dazu sind Echtzeitdaten und ein organisationsweiter Überblick über laufende Projekte und die Verfügbarkeit von Ressourcen erforderlich. Die Teambook-Projektmanagementsoftware liefert genau das, damit Sie Ressourcen klar und zuverlässig zuweisen und dynamisch auf sich ändernde Umstände reagieren können.

• Zentrale Ressourcenreservierung für eine sichere Ressourcenplanung ;
• Zugang zu Informationen über Kompetenzen, Niveau, Kapazität und Verfügbarkeit ;
• Drag & Drop von Ressourcen in Ihren Projektplan ;
• Einfaches Kontrollieren des Projektfortschritts und Anpassen der Ressourcen.

Gewinnen Sie die Kontrolle über die Zuweisung Ihrer Ressourcen zurück. Testen Sie Teambook kostenlos.