Pour un manager d’équipe ou un entrepreneur cherchant à gagner en efficacité, la planification des projets est essentielle au succès. Gérer un projet implique de naviguer à travers de nombreuses contraintes, rendez-vous et échéances, ce qui demande de l’anticipation et de l’organisation.
Un logiciel de planning ou de gestion des ressources est une solution informatisée conçue pour organiser et optimiser vos ressources dans une optique de gestion de projet, visant à améliorer votre productivité.
Ces outils vous permettent de compiler sur une interface unique les calendriers, les types de missions, les compétences des équipes, ainsi que les ressources purement matérielles nécessaires à votre projet. Ils offrent une vue d’ensemble de l’attribution des ressources humaines et financières de l’entreprise aux différents projets en cours.
Un logiciel de gestion des ressources permet spécifiquement de planifier, suivre et optimiser l’utilisation des ressources de l’entreprise. Il aide également à gérer les projets, les tâches et éventuellement les budgets associés aux ressources.
Pourquoi utiliser un logiciel de planning et de gestion des ressources ?
L’utilisation d’un logiciel dédié apporte de nombreux bénéfices pour les entreprises et leurs managers. Ils fonctionnent comme une annexe de votre cerveau et de vos post-it, vous permettant de gérer une liste de tâches, d’en assurer le suivi et de mobiliser les ressources nécessaires. L’objectif ultime est de vous faire gagner en productivité et de diriger vos efforts de façon productive.
Ces solutions sont précieuses pour planifier vos projets, qu’il s’agisse des tâches quotidiennes à court terme ou des projections et prévisions utiles pour anticiper à long terme. Ils facilitent le processus de décision lors de la priorisation des différents projets en offrant une vision globale aux décideurs. Ils permettent également aux managers de visualiser la charge de travail attribuée aux membres de l’équipe et de mieux la répartir.
En simplifiant la gestion des ressources, ils permettent de créer des emplois du temps en quelques clics, de visualiser la disponibilité de chacun, de gérer les demandes de congé et de planifier les remplacements, ce qui peut augmenter la productivité de votre entreprise et réduire les coûts liés aux erreurs de planning.
De manière générale, ces logiciels aident à planifier, suivre et gérer les projets, les tâches et les dépenses en temps réel, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité globale des projets. Ils donnent une vue d’ensemble complète de toutes les ressources de votre entreprise.
Les fonctionnalités clés à rechercher
Les logiciels de planning et de gestion des ressources offrent une gamme variée de fonctionnalités pour optimiser la planification et le suivi. Parmi les plus importantes, on trouve :
Planification et allocation des ressources
Permet de planifier et d’allouer les ressources aux tâches et aux projets. Les fonctionnalités incluent la gestion de la disponibilité des équipes et l’utilisation de méthodes comme le glisser-déposer pour l’attribution.
Suivi des tâches et des projets
Offre une vue claire et en temps réel de l’avancement des tâches et des projets. Cela inclut le suivi du temps passé et la gestion des échéances.
Gestion de la capacité et de la charge de travail
Permet de visualiser la charge de travail des équipes… et de gérer la capacité disponible pour s’assurer que personne n’est surchargé ou inoccupé. Certains outils offrent une gestion de la capacité à moyen terme.
Rapports et analyses
Génère des rapports détaillés sur l’utilisation des ressources, les finances et les performances du projet. Cela aide à l’analyse et à la prise de décision.
Gestion des absences et congés
Centralise la gestion des demandes de congé et des absences.
Collaboration et communication
Facilite la communication interne et permet aux équipes de travailler ensemble sur une plateforme unifiée ou collaborative.
Intégrations
La capacité à s’intégrer avec d’autres outils de gestion de projet, CRM, calendriers ou systèmes RH est un atout majeur.
Vues personnalisables
Offre différentes vues (calendrier, Gantt, Kanban, tableau de bord, etc.) pour s’adapter aux besoins des utilisateurs et des projets.
Fonctionnalités financières
Certains logiciels incluent la gestion des budgets, le suivi des dépenses, la prévision des revenus et des coûts, et l’aide à la facturation.
Alertes et notifications
Système de notifications pour les changements ou les conflits de planning.
Gestion des données
Répertoire exhaustif des ressources, système de balises et de filtres avancés, importation de données.
Accès mobile
Disponibilité d’une application mobile pour gérer les plannings à distance.
Les étapes de la planification des ressources
Planifier efficacement ses ressources suit généralement un processus structuré. Selon le modèle de Gantt, fréquemment utilisé en gestion de projet, on peut identifier plusieurs étapes clés :
Le découpage en phases
Il s’agit de diviser chronologiquement le projet, en mentionnant les tâches, les personnes mobilisées et les dates d’échéance pour chaque phase. Cela commence par un inventaire des projets actuels et futurs et la définition des objectifs à court, moyen et long terme.
La priorisation
Les tâches sont ensuite priorisées, et chaque livrable est décrit de façon exhaustive. Il s’agit d’établir un ordre de priorité pour ces objectifs.
L’ordonnancement
Cette étape affine la hiérarchisation, met en évidence les interdépendances entre les tâches, et détermine si elles doivent être traitées séquentiellement ou simultanément.
Le planning
C’est ici que les échéances sont fixées (études préalables, tests, validations clients, livraison, etc.), les marges de temps additionnelles possibles sont définies, et le prévisionnel budgétaire est établi. On attribue les missions en fonction des compétences et des disponibilités de chacun, on définit les responsables des étapes et on s’assure que la charge de travail est réaliste.
La mise en évidence des risques
Pour garantir le réalisme du planning, il est crucial de prendre en compte les problèmes potentiels (défaut, absence, réduction de budget) afin de les éviter ou de les résoudre. Divers scénarios et solutions peuvent être envisagés. Il est important d’anticiper et de gérer les imprévus.
Il est également essentiel de communiquer clairement ces informations à l’équipe et de suivre régulièrement l’avancement pour ajuster la planification en fonction des imprévus et des retours d’expérience.
Sélection des meilleurs logiciels de planning et de gestion des ressources
Le choix du meilleur logiciel dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise. Voici un aperçu des outils les plus performants selon les sources, classés par catégorie ou points forts :
Teambook
Souvent cité comme le meilleur choix pour sa facilité de mise en oeuvre et le meilleur pour les entreprises agiles de 10 à 100 personnes.
Noté 9.8/10 et 4.7/5 sur Software Advice. Apprécié pour son interface simple, intuitive et visuelle, et sa tarification basée sur les projets et non les utilisateurs.
Il offre la planification des équipes projets, la gestion de la capacité à moyen terme et le suivi du temps réel, avec des fonctionnalités comme le glisser-déposer. C’est un logiciel suisse, reconnu pour son support réactif et son excellent rapport qualité-prix.
Resource Guru
Bon logiciel pour les grandes entreprises internationales… et adapté aux grands groupes.
Noté 9.3/10. Resource Guru est apprécié car il permet de gérer non seulement les employés mais aussi le matériel ou les salles de réunion.
Plus de 3 000 entités l’utilisent dans une centaine de pays, anglophones, et apprécient son intégration aux processus existants (CRM, SSO), ses tableaux de bord conviviaux et personnalisables et sa vue d’ensemble ergonomique avec codes couleurs flashy.
Elapseit
Très pratique pour les Managers qui facturent directement leurs services aux clients. Noté 5 étoiles sur Capterra et décrit comme une solution fiable et puissante, alliant convivialité, transparence et performance.
Il accompagne les professionnels du démarrage du projet à la facturation, en incluant la gestion des dépenses et en permettant de générer des factures en un clic.
Teamdeck
Souvent cité pour son bon rapport qualité/prix et sa grande simplicité d’utilisation. Il est utilisé internationalement et permet la gestion de projets et de membres de l’équipe de manière illimitée. Il est décrit comme un outil complet couvrant la planification de projet, la prévision de livraison et la gestion des budgets.
Runn.io
Considéré comme le logiciel de planning préféré des équipes produit. Sa plateforme met l’accent sur la rapidité et l’agilité, aidant à concilier « grands projets » avec « respect des délais et des budgets ».
Il permet de maîtriser votre pipeline avec des prévisions financières (revenus, bénéfices, coûts) et offre une vue d’ensemble des projets, y compris la santé financière. Il permet une planification rapide et des affectations en quelques secondes.
Float.com
Le bon choix pour les agences digitales.
Noté 7.8/10, il permet de définir des heures de travail, de personnaliser les paramètres des collaborateurs (compétences, rentabilité) et de synchroniser avec les calendriers et outils de gestion de projet existants. Il offre un suivi du budget en temps réel et permet de comparer facilement les heures estimées et réelles. La tarification se fait par personne gérée, avec projets et accès illimités.
Parallax
Une bonne alternative pour les équipes de marketing. Noté 7/10, il se concentre sur la lutte contre les données fragmentées pour la croissance des entreprises. Il offre une intégration facile aux principaux CRM, des rapports de prévisions de capacité et d’embauche, et permet l’ajustement de la charge de travail des équipes en temps réel.
Monday.com
Recommandé pour la planification, l’affectation et le suivi efficace de l’utilisation des ressources. Il s’agit d’une plateforme flexible avec de nombreux modules personnalisable. Il permet de créer des tableaux horaires, de suivre les heures, et de gérer les ressources via un système de statut et de dates limites.
Wrike
Logiciel de gestion de projet qui inclut un outil de planning pour exploiter les ressources et atteindre les objectifs de productivité. Il aide à prioriser les tâches et à les gérer, permet d’identifier facilement les bonnes personnes pour les projets, et offre une plateforme unifiée avec de nombreuses intégrations.
Staff Planning
Logiciel de planning et de pointage automatique pour les équipes. Il aide à planifier le personnel, gérer les horaires, absences, congés et remplacements. Il est intuitif et collaboratif.
Visual Planning
Outil collaboratif, intuitif et flexible qui permet de gérer et d’optimiser les ressources dans tous les secteurs. Il facilite la planification par glisser-déposer, permet de gérer divers types de ressources (humaines, matérielles, interventions, formations) et est accessible via une application mobile.
Coût et options gratuites
Les options tarifaires varient considérablement d’un logiciel à l’autre. Certains proposent une tarification par utilisateur, tandis que d’autres, comme Teambook, se basent sur le nombre de projets actifs.
Plusieurs logiciels offrent des versions gratuites ou des essais gratuits.
Teambook propose un essai gratuit de 30 jours et dispose d’une offre à 3 euros par mois qui donne accès à toutes les fonctionnalités de planification jusqu’à 10 projets actifs. Les plans payants commencent à partir de 45$ par mois pour un pack de 40 projets, utilisateurs & clients illimités.
Elapseit propose une version gratuite pour les entreprises de moins de 2 utilisateurs mais il est nécessaire de contacter l’éditeur pour en bénéficier. Ils offrent également un essai gratuit. La tarification est ensuite fonction du nombre d’utilisateurs.
Teamdeck dispose d’un essai gratuit de 7 jours avec toutes les fonctionnalités. Ses plans payants sont considérés comme abordables, commençant à partir de 6$ par mois.
Float propose un essai gratuit de 30 jours sans condition particulière, puis une tarification par utilisateurs à partir de 10 $ pour les fonctions standard.
Conclusion : Choisir le bon logiciel pour votre équipe
Un logiciel de planning et de gestion des ressources est un outil indispensable pour toute organisation cherchant à optimiser sa productivité et à assurer le succès de ses projets. En centralisant les informations, en facilitant la planification et le suivi, et en améliorant la communication, il permet de gagner un temps précieux et d’utiliser les ressources de manière plus efficace.
Le marché offre une variété d’outils, chacun ayant ses forces et ciblant différents types d’entreprises ou de besoins (petites ou grandes entreprises, agences digitales, équipes produit, PME BTP, etc.). Pour choisir le bon logiciel, il est crucial d’évaluer vos besoins spécifiques en termes de fonctionnalités (planification, suivi du temps, gestion de la capacité, reporting, intégrations), de taille d’équipe, de secteur d’activité, et bien sûr, de budget. L’exploration des options gratuites et des essais peut être une excellente première étape pour tester l’adéquation de l’outil avec votre organisation.
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