Guide de planification des capacités pratique (+ conseils d’experts sur la procédure)

Découvrez dans ce guide comment la planification des capacités peut vous aider à maintenir les projets sur la bonne voie tout en optimisant le temps de votre équipe et les avantages de la planification grâce à ce guide complet.

Anticiper les exigences en vue d’harmoniser vos ressources disponibles avec ce qui est nécessaire pour l’émergence réussie de votre projet s’appelle la planification des capacités. Elle vous sert de bouclier pour respecter le time et le budget prévu pour le projet.

Imaginez que vous vous trouviez face à un cahier des charges émanant d’un client prestigieux pour la conception d’une nouvelle application. Sous le joug d’un délai exigeant, vous évaluez l’accessibilité de votre équipe avant de vous jeter corps et âme dans ce projet. Identifier les ressources humaines disponible de votre côté ainsi que les ressources nécessaires pour etre sûr de mener votre projet à bien.

Vous constatez rapidement que déchiffrer la capacité opérationnelle actuelle de votre équipe relève presque de l’impensable. Plusieurs membres travaillent de front sur différents projets et il est ardu de discerner qui est en mesure d’assumer une tâche supplémentaire. Vous voilà donc contraint de vous en remettre à des prédictions incertaines, en espérant que tout suivra son cours. Cependant, planifier les ressources ne relève pas du hasard et évaluer les besoins en ressources pour les projets en cours et les ressources disponibles vont impacter les performances de vos équipes.

« Pour un grand nombre d’équipes, les prévisions représentent une méthode répandue de planification des capacités. D’après le rapport 2022 concernant l’état de la gestion des ressources, 75% des personnes sondées admettent le besoin d’élaborer de meilleurs processus de planification des capacités. Si vous désirez constamment livrer vos projets dans les délais, maintenir un équilibre de la charge de travail et gérer des équipes satisfaites, la planification des capacités ne doit jamais être laissée à l’abandon. Une  gestion efficace de vos projets nécessite une planification et ce guide vous présentera les bonnes pratiques.

Par le biais de cet article, vous apprendrez comment concevoir des plans de capacité basés sur les données et dénicher les personnes adéquates pour assumer des tâches et initiatives à fort impact.

Qu’est-ce que la planification des capacités ?

La planification des capacités recouvre les processus et les méthodes permettant d’apprécier la disponibilité des équipes, de prédire la demande de ressources et de prendre des décisions judicieuses pour équilibrer l’offre et la demande de ressources. Le terme anglais très souvent utilisé est le « capacity planning ». Grâce au capacity planning, l’objectif est de déterminer la capacités des ressources lors de la planification pour que les équipes bénéficient de clarté.

La capacité permet d’éviter un emploi inégal des ressources et assurer que les projets pertinents bénéficient de la priorité et disposent d’une équipe adéquate.

Les chefs de projet et les gestionnaires de ressources qui maîtrisent la planification des capacités ont une connaissance poussée des potentialités réelles de leur équipe. Ils comprennent que la planification des capacités est un travail collaboratif et associent les membres de l’équipe au processus. Cette démarche leur permet de rationaliser les projets et d’attribuer les bonnes personnes aux tâches et initiatives à fort impact.
Planifier avec précision les ressources et la capacité.

Quels sont les différents types de planification des capacités ?

La planification des capacités peut s’étendre sur le long terme, le moyen terme ou le court terme en accord avec les objectifs stratégiques. En règle générale, les organisations utilisent une conjugaison de ces trois types. Trois modèles de planification des capacités:

• La planification à long terme: La capacité doit s’appuyer sur les perspectives de croissance et d’expansion de votre organisation. Par exemple, votre organisation ambitionne d’accroître sa base de clients de 50 à 500 dans une durée d’un à deux ans. Il se peut donc que vous deviez également élargir vos effectifs et recruter de nouvelles compétences.
• La planification à moyen terme: Cette planification met l’accent sur les projets à venir et les initiatives en cours. Par exemple, vous pouvez avoir deux nouveaux projets devant débuter lors du prochain trimestre et un arriéré de trois projets. Vous devrez planifier la répartition des ressources entre les différents projets.
• La planification à court terme: il s’agit de la planification quotidienne nécessaire au bon déroulement des projets.

Quelque soit le modèle choisi en matière de capacité, vous serez en mesure de surveiller les besoins futurs en ressources avec une méthode agile de planification des capacités.

Quelle est la différence fondamentale entre la gestion de la capacité et la gestion des ressources ?

La gestion de la capacité est un processus à long terme qui est focalisé sur l’équilibrage des ressources, les objectifs et les exigences d’une entreprise. Elle inclut la manipulation stratégique des ressources pour atteindre les objectifs de l’entreprise. À l’inverse, la gestion des ressources est un processus beaucoup plus spécifique et tactique. Il s’attache à la distribution optimale et à l’organisation des ressources pour les projets individuels, garantissant ainsi leur réalisation dans les meilleures conditions possibles.

Lead, Lag et Match : les trois tactiques majeures en matière de planification des capacités

Les institutions mettent en œuvre les tactiques suivantes pour optimiser la capacité de leurs ressources :  ;

1. Tactique proactive d’accroissement de capacités

La stratégie d’augmentation, aussi connue sous le nom de Lead, s’appuie sur une amélioration préventive des capacités anticipant une hausse de la demande. Ce type de politique vous poussera à compléter à toute allure votre réserve de projets.

Inhérent à cette tactique proactive, une certaine audace. Elle implique que vous gérerez un volume de projets surpassant l’actuel (ou du passé), vous incitant à recruter du personnel supplémentaire pour faire face à une charge de travail croissante.

Imaginons, par exemple, l’engagement d’un contingent conséquent de serveurs pour votre établissement de restauration durant la frénésie des fêtes de fin d’année ;

✅ L’atout majeur de cette approche réside dans sa capacité à vous fournir une équipe sur le pied de guerre, prête à réagir aux exigences de travail quand elles apparaissent.

⛔️ Le point noir dans ce tableau idyllique ? Si ces hypothétiques projets ne portent jamais leurs fruits, votre structure se retrouve immobilisée par un investissement lourd dans des ressources superflues qui ne trouvent pas leur utilité.

2. La Tactique du décalage

La Tactique du Décalage se présente comme une approche plus conservatrice. La capacité se voit renforcée uniquement lorsque la demande excède l’offre disponible. Par exemple, une entreprise qui embauche du personnel additionnel uniquement quand l’équipe existante est déjà surchargée, adopte une politique de décalage.

✅ Ce décalage présente une méthode relativement sûre pour planifier les capacités, réduisant les risques d’engager des ressources superflues.

⛔️ Toutefois, cette tactique peut aussi signifier une pression accrue sur votre personnel, un taux de burn-out élevé et un retard dans la livraison des projets.

3. La Tactique de correspondance

La tactique de concordance prend en considération la capacité actuelle de votre équipe en veillant simultanément à anticiper les besoins futurs. Elle dresse le bilan de vos capacités et de l’utilisation de vos ressources, tout en fournissant l’opportunité d’accroitre votre potentialité lorsqu’il y a des limitations de ressources.

Imaginons, par exemple, que votre équipe opère à 80% de son taux d’utilisation optimal. Cela pourrait indiquer qu’elle arrive à accomplir ses missions sans être accablée par le travail. Cependant, lorsque ce taux grimpe à 90%, cela pourrait pousser votre entreprise à recruter des freelances pour éviter une surcharge de l’équipe en place et pour garantir le maintien de service sans impacter vos clients.

Que cela signifie-t-il en termes de recherche de contractants extérieurs ou de nouvelles embauches plus durables ? Le principe de concordance implique que vous n’accueillerez pas de nouveaux talents, si vous n’en éprouvez pas le besoin.

✅ Cela favorise aussi la croissance de votre organisation. Si la charge de travail est conséquente, vous avez la possibilité de l’accepter tout en étant rassuré que votre équipe dispose des moyens pour la mener à bien.

✅ Organisez vos projets à l’avance en créant des projets préliminaires dans Teambook. Vous pouvez esquisser un projet avec des phases claires, des étapes prédéfinies et des ressources assignées et voir ce qui est nécessaire et disponible au moment désiré, vous permettant ainsi de prendre des décisions judicieuses

Pourquoi est-il crucial de planifier ses capacités ?

Pourquoi la gestion des ressources pour les tâches est-t-elle importante? La planification des capacités de votre équipe se révèle indispensable pour conduire les projets à leurs termes dans le respect des délais, tout en évitant de décevoir les attentes de vos clients et de surmener les membres de votre équipe. Voici toutes les raisons d’opter pour une planification efficace de la capacité, les exigences en matière de travail, les bonnes pratiques en matière de gestion et les avantages de la gestion de la capacité.

1. Pour une préparation anticipée

L’organisation proactive de vos capacités vous octroie l’opportunité de programmer en avance les évolutions relatives à la charge de travail de votre équipe. À n’importe quel moment, vous êtes en mesure d’aménager les ressources en fonction des fluctuations de volume ainsi que des projections de la demande.

2. Un moyen efficace d’échapper au burn-out

D’après une étude menée par Gallup en 2021, parmi les travailleurs sondés, il en ressort que 41% d’entre eux admettent travailler jusqu’à 44 heures hebdomadairement, voire parfois bien plus.

Il est fréquent que ceux, accablés par la surcharge de travail, se résignent à prolonger leurs horaires pour venir à bout de la montagne de tâches qui les attend. Conséquence directe : une augmentation exponentielle du stress au quotidien. Il s’agit ici pour vous, par le biais d’une planification adéquate des ressources de votre équipe, d’assurer que chaque personne dispose de responsabilités à la mesure de sa charge de travail. Cela permet à chacun de bénéficier du temps nécessaire, une fois le travail accompli, pour récupérer et se détendre.

3. Facilite la mise en place de plannings ancrés dans la réalité

Imaginez-vous ce chiffre : deux tiers des entreprises ne parviennent pas régulièrement à respecter les échéances imposées. Ah, le suspens des délais non tenus ! Souvent, la source de ces dépassements ? Des agendas tout bonnement irréalistes, établis lors des prémices du projet. Ce genre de situation survient lorsque la capacité de réalisation est reléguée au second plan, et que les deadlines sont fixées de façon arbitraire, sous l’impulsion d’un espoir tenace que les membres de l’équipe réaliseront leur travail dans les temps.

La planification tenant compte des capacités réelles permet une fondation authentique à l’édification des calendriers professionnels, augmentant par là-même les probabilités de voir les projets se conclure dans les délais impartis.

4. Une optimisation des décisions de recrutement

Dans le monde dynamique des entreprises, et notamment pour les agences, le défi réside souvent dans la capacité à disposer des ressources appropriées qui garantissent une réalisation optimale du travail en respectant les échéances fixées et en minimisant le niveau de stress.

Imaginez, par exemple, que votre agence ait déjà un agenda plein pour les prochains six mois. Grâce à la planification des ressources, vous pouvez aisément déterminer si vous avez assez de mains disponibles dotées des compétences adéquates pour gérer les projets avec succès.

Equipé de cette vision claire et précoce, vous disposez du temps crucial pour recruter du personnel additionnel ou pour faire appel à des indépendants afin de pallier toute insuffisance de compétences.

Les complexités de la planification des capacités

La planification des capacités se résume à une prévision précise de la disponibilité de votre équipe à une période précise, à la mise en lumière des exigences de l’entreprise et à l’élaboration de décisions perspicaces pour une allocation optimale des ressources. Toutefois, ce processus peut s’avérer déroutant et complexe, particulièrement lorsqu’on fait appel à des tableurs ou à des outils non homogènes.

Manque de visibilité sur les ressources potentielles futures

Un challenge récurrent auquel se heurtent les directeurs de projets reste l’incertitude planant autour du potentiel futur de leur équipe.

Quand des éléments tels que les vacances planifiées ou les projets en cours pour le prochain trimestre demeurent inconnus, établir des prédictions s’avère une tâche ardue. Cette obscurité naît généralement d’une organisation décentralisée et d’un plan disjoint, où les données relatives aux compétences sont éparpillées parmi diverses sources. Ce sont les besoins actuels et futurs à identifier.

Le défi de la gestion des capacités à l’aide de tableurs

Envisagez-vous la gestion de votre capacité en utilisant des tableurs Excel ? Oubliez ! Le principal obstacle peut être comparé à la tentative de pousser un énorme bloc de pierre vers le sommet d’une montagne. Autant dire que c’est une tâche lourde, fastidieuse et inefficace. Les tableurs numériques, par leur structure même, ne sont pas adaptés pour faire face à l’instabilité inhérente à la gestion de projets. Avec leurs calendriers et leurs échéances constamment en mouvement, le manuel, lent et souvent erroné, de mise à jour se révèle comme un frein à la fiabilité des informations.

Qui plus est, ces fameuses feuilles de calcul ont tendance à devenir des îles isolées, détachées des autres outils indispensables à une bonne organisation et gestion de projet. Elles ne sont généralement pas associées aux calendriers, ni aux logiciels de gestion des ressources. La déconnexion de ces différents outils met en péril l’intégration nécessaire pour maintenir le cap. L’absence d’informations actualisées à propos de la capacité des ressources ou des besoins spécifiques du projet, ajoutée au manque d’intégration, rend ardue la tâche de prendre des décisions avisées ou d’affecter efficacement les ressources.

Des représentations erronées de la productivité

La notion de productivité est fréquemment égarée. Que vous soyez dans une entreprise où la semaine type compte 40 heures ou non, il est naturel de projeter cette mesure en terme d’heures de travail disponibles pour chaque membre d’équipe. Pourtant, en pratique, les individus ne consacrent pas l’intégralité de ce temps à l’exécution des tâches projetées.

Il est crucial de prendre en compte les divers paramètres susceptibles de grever le temps de travail de chacun, incluant les congés personnels, les rendez-vous et réunions, les obligations administratives et toute activité interne à l’entreprise. De telles obligations peuvent notablement éroder le temps de travail que chaque employé peut allouer au projet. Aussi, des évènements imprévus, comme les absences pour maladie ou les problèmes personnels d’urgence peuvent également empiéter sur leur temps de disponibilité.

Si les responsables de la gestion des ressources négligent de tels facteurs, leurs calculs de productivité deviennent inévitablement erronés. Cette erreur entraîne des planifications biaisées et des attentes parfaitement irréalistes.

La volatilité des projets et des environnements de travail

De nombreux domaines d’activité sont caractérisés par une imprévisibilité de la demande. Imaginez, par exemple, être à la tête d’une agence, soumis aux aléas d’une demande en dents de scie. Des passages à vide, où les contrats se font rares, alternent avec des périodes d’effervescence où votre équipe est accablée sous le poids des demandes clients, au point de devoir refuser de nouvelles collaborations par incapacité de les absorber.

Et que dire des projets atypiques, que nul n’a jamais expérimentés auparavant? Ces délicats défis exigent souvent de recruter à la hâte des compétences inédites, pour répondre aux spécificités inattendues du dit projet. Dans de tels cas, l’absence de garde-fous, de repères tangibles en termes de demande anticipée, rend la planification et la gestion des capacités hautement périlleuses.

 

Mise en place d’un planning de gestion de vos capacités en 5 étapes

Pour orchestrer sereinement vos capacités d’équipe, référez-vous aux étapes suivantes :

• Prise en compte des projets en cours et à venir ;
• Estimation des capacités actuelles et prospectives des ressources disponibles ;
• Analyse de l’écart entre la demande existante et les ressources mises à disposition ;
• Réflexion sur la meilleure approche pour gommer cet écart ;
• Considération des contraintes individuelles de vos collaborateurs.

1. Examiner les initiatives en cours et anticiper celles à l’horizon

Quelle est la nature de la charge de travail que votre équipe gère actuellement? Quels défis attendent-ils dans le courant de la semaine prochaine, du mois à venir ou même de l’année qui se profile? La reconnaissance du flux de travail présent et à venir est cruciale pour l’aperception précise des engagements du moment de votre équipe et des obligations qui lui incomberont prochainement. Ne négligez pas cette évaluation.

Comment rassembler ces données essentielles ? Vous pouvez mener vos investigations à deux niveaux. D’abord, empruntez la voie directe en interrogeant les membres de votre équipe sur leurs activités déployées actuellement et leurs actions imminentes. Ensuite, plongez dans votre logiciel de gestion de projets afin de discerner les missions en cours et leur chronologie. Au sein d’organisations massives, où entrer en contact avec chaque membre de l’équipe peut se révéler un casse-tête, faites une incursion auprès des responsables et des chefs de service pour recueillir les renseignements relatifs aux missions actuellement en cours.

Une fois que vous avez tracé un portrait clair des responsabilités actuelles et à venir, l’étape suivante consiste à recenser les renseignements concernant les possibles projets ou missions qui pourraient s’immiscer dans le calendrier de travail de votre équipe à l’avenir.

Dans un contexte d’agence ou d’entreprise de services, adressez-vous au département des ventes ou aux gestionnaires de comptes pour obtenir des informations sur les contrats en attente. Si votre environnement professionnel est une entreprise orientée produit, recherchez auprès de l’équipe produit les informations concernant les lancements prévus.

En outre, n’oubliez pas de prendre en compte les tâches repoussées à plus tard car elles pourraient refaire surface en tant que futures responsabilités. Prenez aussi en considération les tâches prévues dans le cadre de projets en cours destinées à être exécutées ultérieurement ; elles méritent aussi d’être intégrées dans votre planification de capacité.

En fin de compte, considérez la trajectoire de croissance et d’expansion de votre entreprise. Identifiez s’il existe des stratégies visant à élargir l’acquisition de clients, à développer de nouvelles fonctionnalités ou à pénétrer un nouveau segment de marché. De tels projets ambitieux pourraient alourdir les exigences en temps de votre équipe dans un avenir proche.

2. Évaluer la faculté actuelle et prospective des ressources à disposition

C’est une étape cruciale : donnez-vous pour mission d’évaluer non seulement la capacité de votre équipe à être présente, mais aussi le type de tâches qu’elle est en mesure d’accomplir.

Le regard analysant que vous porterez sur les facteurs limitatifs comme le temps et les compétences permettra d’optimiser la distribution du travail en adéquation avec les capacités de votre équipe. Il est impératif d’éviter les situations délicates où les membres de votre équipe peuvent être présents mais manquent des compétences requises pour mener à bien la tâche assignée, ou le contraire.

Il est fructueux d’étudier votre bassin de ressources afin de cerner sans équivoque les rôles, les compétences et les domaines d’expertise de votre équipe. Par exemple, si vous utilisez Teambook, vous avez la possibilité de trier les membres de l’équipe par tags, tels que le département ou les rôles attribués.

L’étape suivante serait de scruter le planning de votre projet pour évaluer le temps alloué à chaque membre de votre équipe pour accomplir les tâches. Combien d’heures consacre-t-on aux projets ? Quel est le niveau d’engagement de chacun? Est-ce que quelqu’un est surchargé? Y a-t-il des personnes qui attendent qu’un travail leur soit attribué ? Qui planifie de prendre des congés prochainement ?

Le planning visuel de Teambook vous offre une visualisation complète de ces informations, vous donnant ainsi une vue d’ensemble quant à la disponibilité de votre équipe. Vous pourrez également sélectionner des durées spécifiques pour connaître la capacité actuelle et future.

Lors de l’analyse du temps à disposition de votre équipe, il serait judicieux de prendre en compte aussi bien le travail lié au projet qu’à celui en dehors du projet.

Des tâches quotidiennes telles que les réunions, les pauses déjeuner, les échanges par e-mail et Slack, ainsi que les tâches administratives peuvent se révéler être de véritables dévoreuses de temps.

Il est également pertinent de prendre en considération certains facteurs tels que la dilatation du champ d’action, les retards dans les projets, les dynamiques d’équipe et la pression de délais, car ils peuvent influencer la durée des projets en cours et réduire par la même occasion la disponibilité de votre équipe.

Ce procédé d’évaluation doit être un processus conjoint avec l’équipe. Si vous gérez une équipe de petite ou moyenne envergure, vous pouvez solliciter leurs retours lors d’entretiens individuels ou de discussions asynchrones concernant leurs disponibilités. Pour des équipes plus larges, il serait plus avisé de consulter les chefs de service et les responsables afin d’obtenir une vision globale de la capacité de l’équipe.

3. Élaboration d’une stratégie efficace pour combler l’écart existant

Inévitablement, votre analyse risque de mettre en lumière une discorde non négligeable entre les ressources accessibles et les exigences de votre organisation.

Face à une surcharge de travail qui noie copieusement votre staff, l’adoption de stratégies de hiérarchisation comme la pondération des projets à fort impact et l’affectation judicieuse des ressources peut s’avérer une nécessité cruciale.

Par exemple, une situation où un nouveau projet se profile à l’horizon tandis que votre équipe est déjà submergée de tâches. Dans pareil contexte, voici comment établir la prééminence du projet en se posant diverses questions :

• Quel est le niveau d’urgence de cette tâche ?
• Dispose-t-on d’un budget conséquent pour sa réalisation ?
• Le projet concerne-t-il un client avec qui nous souhaitons absolument rétablir une relation endommagée ?
• Est-ce en lien avec une nouvelle opportunité de collaboration avec un client que nous convoitons depuis un certain temps ?
• Quelle est l’importance relative de ce travail à réaliser ?
• Est-ce que les délais de livraison peuvent être ajustables ?

Dans l’éventualité où le projet doit se poursuivre, passez à l’étape suivante en définissant les membres de l’équipe les plus en adéquation avec les exigences du travail, tout en négociant les échéances des projets actuellement en cours.

Imaginez vous retrouver confronté à une situation où votre équipe se heurte à des restrictions de ressources et que les demandes qui lui sont adressées débordent ses capacités. L’une des alternatives à envisager dans ce genre de cas est d’opter pour une collaboration avec des indépendants afin de réduire le poids de la surcharge de travail et respecter les délais impartis.

À l’opposé, si votre équipe est sous-exploitée, il existe l’option d’attribuer plus de responsabilités afin de garantir une exploitation optimale de son temps et de sa productivité.

4. Prendre en considération les attentes de vos collaborateurs

Le facteur humain est essentiel lorsque vous planifiez vos capacités. Il ne faut pas oublier que votre personnel ne se résume pas à des effectifs, mais plutôt à des individus avec des attentes et des aspirations distinctes. Il est nécessaire d’évaluer des éléments tels que les méthodes de travail individuelles, les préférences communicationnelles, les décalages horaires, les engagements privés comme la famille, ainsi que les perspectives d’avancement professionnel et de perfectionnement.

Qu’est-ce qui justifie le besoin d’outils spécialisés pour la planification des capacités au sein des équipes ?

La prévision des capacités peut s’avérer complexe, car elle nécessite l’évaluation de la capacité de l’équipe, la prévision de la demande et la prise de décisions pour harmoniser l’offre et la demande. Lorsque l’on s’appuie sur une multitude de tableaux de bord, les choses peuvent rapidement devenir confuses, car il devient plus compliqué de comprendre qui est chargé de quoi et qui est disponible pour de nouveaux projets. C’est ici qu’interviennent les logiciels de gestion des ressources.

Teambook vous offre une vue graphique de la capacité, vous permettant d’apercevoir rapidement la disponibilité des membres de l’équipe, les situations de surcharge et les taux d’utilisation. Vous avez ainsi la possibilité de visualiser facilement la capacité de votre équipe pour une période précise, ce qui rend la prévision plus efficace.

Teambook vous offre également une vision actualisée de la disponibilité des ressources de votre équipe, intégrant les réunions programmées, les tâches prévues, les pauses et les horaires de travail personnalisés dans le calendrier, ce qui vous permet d’évaluer avec précision leur capacité réelle.

Avec Teambook , il est possible d’intégrer les jours fériés et de personnaliser ces jours en fonction de vos politiques de congés. Cela facilite à votre équipe la demande de temps libre tout en tenant compte du travail prévu et de leur solde de congés. Teambook permet de gérer directement les validations de congés depuis l’interface de planification. Les ressources et les équipes sont des éléemts essentiels de votre entreprise, Calculez la capacité de production pour une bonne gestion.

La fonction reporting de Teambook offre une vue globale des heures disponibles de votre équipe (capacité) en comparaison aux heures planifiées (tâches attribuées), vous permettant ainsi de prendre des décisions d’allocation des ressources basées sur des données précises.

Si vous êtes prêt à optimiser la planification des capacités de votre équipe, n’hésitez pas à essayer Teambook, c’est gratuit!