La différence entre le travail facturable et non facturable

Qu’entend-on par travail facturable ?

Le concept du travail facturable regroupe, sans détour, l’ensemble des missions et des tâches expressément reliées au projet de votre client. Ce terme évoque les différents éléments de prestation qui figureront de manière explicite sur la facture que vous avez prévu d’envoyer à votre client. Autrement dit, lorsqu’on parle de travail facturable, il s’agit purement et simplement des responsabilités effectivement rémunératrices de tout projet. C’est pour la plupart des cas, du travail expressément stipulé dans votre contrat avec votre client.

Dénommées parfois heures facturables, tâches facturables ou encore travail facturable, ces désignations pointent toutes vers la notion de tâche facturable à un client. Pour les entreprises de services comme les agences de conseil, les cabinets d’avocats, les cabinets comptables ou autres, le travail facturable est une parmi leurs premières sources de revenus. Il en ressort donc que c’est généralement la principale mesure de performance de leurs employés.

Afin d’éviter tout malentendu, il est toujours judicieux de spécifier clairement ce qui est facturable et ce qui ne l’est pas préalablement à tout engagement dans un projet. Typiquement, on retrouve parmi les travaux facturables les tâches énumérées ci-dessous :

• La planification de projet
• La recherche
• L’exécution du projet
• Les interactions directes avec les clients, comme les rendez-vous et les consultations
• Les retouches demandées par le client

Par ailleurs, il convient de mentionner que le travail facturable se subdivise habituellement en trois sections :

• La facturation au temps passé (heures facturées)
• La facturation basée sur la valeur (prix fixe)
• La facturation par projet

La facturation au temps passé est incontestablement la forme la plus répandue de travail facturable. Un employé enregistre son temps, avant d’établir une facture au client en se basant sur un tarif horaire.

Tout travail facturable n’est cependant pas systématiquement inclut dans la catégorie de la facturation au temps passé. Par exemple, si vous collaborez avec un client sur la conception d’un nouveau site web, vous avez la possibilité de proposer un prix fixe pour vos services. Cela signifie que vous n’allez pas comptabiliser chaque heure de prestation, mais simplement appliquer un tarif unique à l’issue de la réalisation du projet.

Comprendre la notion de travail non facturable

Quand on évoque le travail non facturable, il est question de l’ensemble des actions exécutées par un salarié qui, bien qu’elles puissent être liées à un projet spécifique, ne sont pas susceptibles d’être facturées à l’égard du client. Cela inclut, sans s’y limiter, les jours fériés, les vacances, les formations professionnelles continues, les maladies, le temps passé à des tâches personnelles ainsi que toute autre durée non spécifiquement catégorisée. Par exemple, si vous consacrez trois heures à la consultation de votre boite mail avant d’amorcer telle ou telle tâche facturable pour un tout nouveau client, ces trois heures seront comptabilisées comme du temps passé à du travail non facturable.

En effet, on désigne comme « heures non facturables » tous les moments consacrés aux tâches variées que vous pouvez accomplir durant votre temps de travail, qu’il s’agisse de tâches administratives courantes comme l’envoi d’emails, ou des activités commerciales, ou encore de toute forme de formation. En d’autres termes, si votre travail n’est pas directement facturé à un client ou si vous n’interagissez pas directement avec lui, il est fort probable que ces moments soient considérés dans le registre des heures non facturables.

Certes, le travail non facturable peut sembler indésirable puisqu’il n’est pas explicitement sollicité par un client, mais il demeure néanmoins indispensable à la bonne marche de l’entreprise. Pour illustrer, le processus de développement professionnel des employés aura un impact significatif sur la qualité de la performance globale, mais ne pourra rarement être attribué au projet d’un client en particulier. De même, les événements sociaux, essentiels au maintien du moral de l’équipe, ne peuvent pas être facturés directement aux clients.

Il est vrai que ces activités, qui ne rentrent pas dans le cadre du travail facturable et constituent donc du travail non facturable, nécessitent toutefois de dédommager vos employés pour le temps et l’énergie qu’ils y ont investis. Voici quelques illustrations de ce que représente concrètement le travail non facturable :

• Création de propositions d’affaires et leurs transmissions à de potentiels clients
• Présentation de nouveaux projets aux clients
• Inclure des consultations et réunions d’équipe préalablement à la conclusion d’un contrat
• Rectifier les erreurs
• Gestion de la facturation
• Réunions internes et communications de l’équipe
• Efforts dévolus aux activités de marketing interne
• Formation professionnelle continue de l’équipe
• Diverses tâches administratives non facturées

Quoique les tâches énumérées plus haut semblent indispensables au bon fonctionnement et à l’épanouissement de l’entreprise, il est essentiel de faire un suivi rigoureux de la temps dédié à ces fonctions non facturables. Elles ont souvent tendance à s’immiscer dans le bénéfice de votre organisation et de votre entreprise.

Saisir les nuances des tâches facturées et non facturées

Le débat entre les travaux facturables et non facturables peut varier selon la portée et la spécificité du projet. Cependant, une première mesure cruciale est de définir, en concertation avec votre client, quels travaux seront facturés et lesquels ne relèveront pas de cette catégorie.

La communication est la clé, n’est-ce pas? Il est alors indispensable de transmettre ces détails essentiels à chaque membre de votre équipe. Assurez-vous qu’ils soient parfaitement lucides sur les aspects facturables et non facturables du travail qu’ils accomplissent.

Vient alors la question épineuse de la gestion du temps sur un projet : comment déterminer le nombre d’heures à facturer à votre client? Grâce à une gestion rigoureuse du temps, distinguer les heures facturables des non facturables devient une tâche facilitée.

Habituellement, les entreprises se fient à d’antiques feuilles de calcul pour consigner et suivre le temps de travail. Malheureusement, cette méthode se révèle plutôt inefficace et fastidieuse. Elle contraint les employés à une saisie manuelle du temps de travail, ce qui fait grimper le volume des heures non facturables et risque d’engendrer des données moins précises.

La solution? Optez pour un outil de planning projet et de ressource. Encouragez votre équipe à s’en servir pour toutes les tâches, même les plus mineures liées au projet, telle répondre aux appels téléphoniques ou aux courriels des clients. À la clôture du projet, additionnez simplement le total des heures facturables.

Le suivi précis du temps facturable vous permet de mesurer votre taux d’utilisation, qui correspond aux heures facturable divisée par le temps total à disposition, une mesure précieuse pour évaluer votre performance génératrice de revenus et aussi vous comparez à vos pairs au sein de votre industrie.

La nécessité cruciale du traçage des heures non productives

Dans le monde du travail où chaque minute de notre temps a un prix, le compteur des moments non professionnels est non seulement essentiel, mais aussi décisif. En tenant un œil avisé sur les heures que vous employez à des tâches facturées et non facturées, une image plus claire de votre performance financière et de productivité commence à prendre forme. Si le volet non facturable de vos heures devient outrageusement grand, il est temps de revoir vos projets et processus pour améliorer l’utilisation du temps à l’avenir.

Il est fondamental de surveiller à la fois les heures lucratives et les heures non rémunérées pour obtenir une perspective globale. En analysant le temps passé qui n’est pas attribué directement aux projets de vos clients, vous pouvez faire le bilan des vrais coûts liés aux diverses tâches, et décider si ces projets sont réellement aussi rentables qu’il y paraît.

Par ailleurs, la supervision des heures facturables et non facturables donne également un aperçu de l’efficacité individuelle de chaque membre de l’équipe. Si un employé semble consacrer trop de temps à des tâches non rémunérées, il serait peut-être judicieux d’intervenir avec des mesures correctives pour aider à améliorer l’efficience de cette personne.

Le dernier avantage, et non le moindre, de la traque des heures non professionnelles réside dans son apport en termes de planification des projets à venir. Vous obtiendrez une vision précise du temps nécessaire pour mener à bien un projet et du coût total engendré. Ignorer les heures non rémunérées est risqué et peut vous conduire à fixer des délais non respectables ou des tarifs trop bas pour couvrir vos frais.

Stratégies pour minimiser le temps non rémunéré au travail

Un excès d’heures non rémunérées représente un véritable fléau pour votre business. En fait, dans beaucoup de domaines, les heures non rémunérées dépassent largement les heures rémunérées. Illustrons cela avec l’exemple des firmes juridiques où les professionnels du droit consacrent souvent plus de temps à des tâches non facturées plutôt qu’à celles qu’ils peuvent facturer. C’est une situation tenable pour le cabinet d’avocats en raison des tarifs horaires élevés qu’ils pratiquent. Cependant, pour la majorité des autres secteurs d’activité, ce n’est pas aussi facile. Ils se doivent de trouver un équilibre entre le temps non rémunéré et celui qui génère des bénéfices.

Il y a néanmoins des mesures que vous pouvez envisager pour réduire le temps non facturable.

Optimisation effective du temps

Evitez autant que possible les distractions pour une utilisation productive du temps. Même s’il est crucial de prendre des pauses régulièrement car cela peut booster la productivité globale, un suivi adéquat du temps de travail de chaque employé peut vous assurer que ni vous, ni votre équipe ne prenez de retard sur les tâches, de façon inutile.

Automatisation des tâches administratives

Une des façons d’alléger votre total d’heures dédiées aux tâches administratives est d’utiliser des stratégies d’automatisation. Analysez les heures non facturables et identifiez les projets qui engloutissent le plus de temps. Adoptez un logiciel qui soit facile à manipuler.

Par exemple, le processus de facturation peut souvent alourdir le temps non facturable. En recourant à l’automatisation de la facturation, vous allez pouvoir accélérer votre travail, gagner du temps, et ainsi permettre à votre équipe de consacrer plus d’heures à des tâches lucratives !

Recenser chaque minute

Assurez-vous que vous-même et les membres de votre équipe comptabilisez chaque minute dépensée sur un projet. Cela peut demander un petit effort d’adaptation au début, mais cela deviendra plus aisé au fil du temps, une fois que vous aurez pris le pli. Et rappelez vous qu’en augmentant votre nombre d’heures facturables, vous allez améliorer la performance financière de votre organisation.

Fondements cruciaux

Découlant de la fraction d’heures que vous parvenez à traduire en factures, la performance de votre projet financier est intimement liée à ce ratio. Il n’en demeure pas moins qu’il est primordial de focaliser une part de votre attention sur vos tâches non facturables, tant elles participent à l’équilibre de votre entreprise, malgré l’absence de revenus directs qu’elles engendrent. Il est donc impératif d’avoir une vision claire des dépenses non facturables avant l’éclosion d’un projet. En conséquence, n’omettez pas d’intégrer à votre planification budgétaire les heures facturables ainsi que celles qui ne le sont pas.

Optimisez la gestion de vos heures facturables et non facturables tout autant que le suivi du déroulement de votre projet en adoptant Teambook, un outil de gestion des ressources.

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