Für Agenturen, Beratungsunternehmen, Softwarefirmen und andere projektbasierte Organisationen ist es entscheidend, den Unterschied zwischen fakturierbarer und nicht fakturierbarer Arbeit zu verstehen.
Jede Arbeitsstunde eines Teams trägt entweder direkt zum Umsatz bei oder unterstützt die internen Abläufe des Unternehmens. Beide Arten von Arbeit sind notwendig. Ohne Transparenz darüber, wie Zeit eingesetzt wird, wird es jedoch schwierig, die Ressourcenauslastung zu steuern, Kapazitäten zu planen und fundierte Personalentscheidungen zu treffen.
Was ist fakturierbare Arbeit?
Fakturierbare Arbeit umfasst Tätigkeiten, die einem Kunden im Rahmen eines Projekts oder Dienstleistungsvertrags direkt in Rechnung gestellt werden können.
Diese Aufgaben tragen unmittelbar zur Projektumsetzung und Umsatzgenerierung bei.
Typische Beispiele sind:
- Beratungsleistungen
- Softwareentwicklung
- Design- und Kreativarbeit
- Kundenworkshops
- Projektarbeit
- Kundengespräche
- Erstellung von Deliverables
- Vom Kunden angeforderte Anpassungen
Wenn beispielsweise ein Beratungsteam mehrere Tage damit verbringt, Empfehlungen für ein Kundenprojekt zu entwickeln, gelten diese Stunden in der Regel als fakturierbar, da sie direkt zum vereinbarten Leistungsumfang gehören.
Was ist nicht fakturierbare Arbeit?
Nicht fakturierbare Arbeit umfasst Tätigkeiten, die für das Unternehmen wichtig sind, jedoch nicht direkt an Kunden berechnet werden können.
Auch wenn diese Aufgaben keinen unmittelbaren Umsatz erzeugen, sind sie entscheidend für langfristiges Wachstum und operative Effizienz.
Dazu gehören unter anderem:
- Interne Meetings
- Recruiting und Einstellung neuer Mitarbeiter
- Onboarding
- Schulungen und Weiterbildung
- Marketingaktivitäten
- Angebotserstellung und Vertrieb
- Administrative Aufgaben
- Optimierung interner Prozesse
- Strategische Planung
Ein Beispiel: Wenn ein Ressourcenmanager zukünftige Projektanforderungen analysiert und Teamzuweisungen plant, handelt es sich um wertvolle Arbeit, die jedoch normalerweise nicht fakturierbar ist.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen fakturierbarer und nicht fakturierbarer Arbeit
| Fakturierbare Arbeit | Nicht fakturierbare Arbeit |
|---|---|
| Generiert direkten Umsatz | Unterstützt interne Geschäftsprozesse |
| Kann Kunden in Rechnung gestellt werden | Wird normalerweise nicht berechnet |
| Trägt direkt zur Projektumsetzung bei | Unterstützt Wachstum und Effizienz |
| Beeinflusst die Projektrentabilität | Verbessert die langfristige Unternehmensleistung |
| Ist meist kundenbezogen | Ist meist intern ausgerichtet |
Ein häufiger Irrtum besteht darin, nicht fakturierbare Arbeit als unproduktiv anzusehen. Tatsächlich sind Unternehmen auf Tätigkeiten wie Schulungen, Recruiting und Planung angewiesen, um ihre Qualität aufrechtzuerhalten und zukünftiges Wachstum zu ermöglichen.
Warum sollten beide Arten von Arbeit erfasst werden?
Wer nur fakturierbare Stunden betrachtet, erhält lediglich einen Teil des Gesamtbildes.
Die Erfassung sowohl fakturierbarer als auch nicht fakturierbarer Arbeit ermöglicht es Unternehmen:
- Die Ressourcenauslastung genauer zu messen
- Ressourcen effektiver zuzuweisen
- Personalbedarf frühzeitig zu erkennen
- Operative Ineffizienzen aufzudecken
- Die Rentabilität von Projekten zu verbessern
- Realistischere Projektpläne zu erstellen
Ein Team kann auf den ersten Blick vollständig ausgelastet erscheinen, wenn nur Kundenprojekte betrachtet werden. Werden jedoch Schulungen, Onboarding-Aktivitäten oder interne Projekte berücksichtigt, zeigt sich oft, dass deutlich weniger Kapazität verfügbar ist.
Ohne Transparenz über beide Arbeitsarten besteht die Gefahr, Ressourcen zu überlasten und unrealistische Zeitpläne zu erstellen.
Auswirkungen auf die Ressourcenauslastung
Die Auslastung misst, wie viel der verfügbaren Arbeitszeit eines Mitarbeiters für umsatzgenerierende Tätigkeiten verwendet wird.
Eine hohe Auslastung wirkt sich häufig positiv auf die Rentabilität aus. Dennoch sollte die Maximierung der Auslastung nicht das einzige Ziel sein.
Teams benötigen ebenfalls Zeit für:
- Weiterbildung und Kompetenzentwicklung
- Interne Zusammenarbeit
- Prozessverbesserungen
- Wissensaustausch
- Strategische Initiativen
Unternehmen mit dauerhaft sehr hohen Auslastungszielen lassen oft wenig Raum für diese wichtigen Aktivitäten. Dies kann langfristig die Qualität der Arbeit beeinträchtigen und die Belastung der Mitarbeiter erhöhen.
Das Ziel besteht nicht darin, nicht fakturierbare Arbeit zu eliminieren, sondern sie zu verstehen, einzuplanen und sinnvoll zu steuern.
Häufige Herausforderungen
Uneinheitliche Kategorisierung
Mitarbeiter können ähnliche Tätigkeiten unterschiedlich klassifizieren, was zu ungenauen Berichten und Kennzahlen führt.
Klare Richtlinien helfen dabei, eine konsistente Erfassung sicherzustellen.
Zu viele administrative Aufgaben
Übermäßige Meetings, manuelle Prozesse und umfangreiche Berichterstattung können wertvolle Projektkapazitäten reduzieren.
Die Erfassung nicht fakturierbarer Tätigkeiten hilft dabei, solche Ineffizienzen sichtbar zu machen.
Fehlende Transparenz über zukünftige Kapazitäten
Unternehmen, die sich ausschließlich auf Kundenprojekte konzentrieren, unterschätzen häufig den Einfluss interner Tätigkeiten auf die tatsächliche Verfügbarkeit ihrer Teams.
Dies kann zu Überlastungen und Projektverzögerungen führen.
Best Practices
Klare Kategorien definieren
Legen Sie unternehmensweit fest, welche Tätigkeiten als fakturierbar und welche als nicht fakturierbar gelten.
Arbeitszeit konsequent erfassen
Eine genaue Zeiterfassung schafft Transparenz darüber, wie Ressourcen eingesetzt werden. Unternehmen, die fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden erfassen, profitieren von Zeiterfassungen, um Reporting und Transparenz zu verbessern.
Nicht fakturierbare Arbeit aktiv einplanen
Schulungen, Recruiting und interne Projekte sollten Teil der Ressourcenplanung sein und nicht als ungeplante Unterbrechungen behandelt werden.
Kapazitäten regelmäßig überprüfen
Die Analyse zukünftiger Verfügbarkeiten hilft dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen. Eine effektive Kapazitätsplanung unterstützt Teams dabei, Überlastungen zu vermeiden und fundierte Personalentscheidungen zu treffen.
Software für die Ressourcenplanung einsetzen
Moderne Lösungen helfen dabei, Kundenprojekte und interne Aktivitäten auszubalancieren und zukünftige Anforderungen besser vorherzusagen. Mit einer Lösung für die Ressourcenplanung erhalten Unternehmen mehr Transparenz über Auslastung, Verfügbarkeit und künftige Ressourcenbedarfe.
Wie Teambook unterstützt
Teambook hilft Unternehmen dabei, sowohl fakturierbare als auch nicht fakturierbare Arbeit zu verwalten, indem es Transparenz über Teamverfügbarkeit, Projektzuweisungen und zukünftige Kapazitäten schafft.
Manager sehen auf einen Blick, wie Ressourcen auf Kundenprojekte und interne Initiativen verteilt sind. Dadurch lassen sich bessere Staffing-Entscheidungen treffen und Überlastungen vermeiden.
Für internationale und verteilte Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, verbessert diese Transparenz die Prognosegenauigkeit, die Ressourcenauslastung und die Qualität der Planung.
Fazit
Fakturierbare Arbeit generiert Umsatz, während nicht fakturierbare Arbeit die Menschen, Prozesse und Aktivitäten unterstützt, die erfolgreiche Projekte überhaupt ermöglichen.
Unternehmen, die beide Arbeitsarten erfassen und planen, erhalten ein genaueres Bild ihrer Kapazitäten, Auslastung und Rentabilität.
Durch ein ausgewogenes Verhältnis von fakturierbarer und nicht fakturierbarer Arbeit können Teams bessere Prognosen erstellen, Ressourcen effektiver einsetzen und langfristig nachhaltiger arbeiten.
