La forma en que asigna los recursos a sus proyectos determina la rentabilidad y el éxito de su organización. Mejore su asignación de recursos con nuestro curso intensivo.
La gestión de recursos es una de las partes más difíciles de la gestión de proyectos. Según el informe de Wellingtone 2021 State of Project Management, es el tercer mayor reto al que se enfrentan los profesionales de la gestión de proyectos en la actualidad. Sin embargo, aporta un gran valor a las organizaciones que lo hacen bien.
En esta guía le explicaremos qué implica exactamente la asignación de recursos y compartiremos las mejores prácticas para que pueda mejorar la planificación, asignación y gestión de sus proyectos.
¿Qué es la asignación de recursos en la gestión de proyectos?
Por definición, la asignación de recursos es un proceso esencial de la gestión de proyectos que le permite identificar y asignar recursos a las distintas actividades de su(s) proyecto(s) con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto con la mayor eficacia posible;
Aunque los recursos pueden ser personas o equipos, en las empresas de servicios profesionales se refieren esencialmente a los capital humanos: los equipos que aportan innovación y éxito a sus clientes.
Un buen uso de los capital humanos puede marcar la diferencia entre un proyecto rentable que cumple los plazos y satisface al cliente, o un proyecto tardío y deficitario que daña la reputación de la empresa ante el cliente. Por eso es tan importante hacerlo bien.
¿Quién es responsable de asignar los recursos?
La planificación y asignación de recursos puede ser responsabilidad de varias funciones diferentes dentro de una empresa.
La asignación y gestión de proyectos suele ser responsabilidad de los directores de proyecto. Ellos asignan los recursos durante la fase de planificación del proyecto y puede que tengan que reasignarlos a medida que el proyecto avanza y cambian los parámetros.
¿Por qué es importante una estrategia de asignación de recursos?
Tener acceso a las personas adecuadas en el momento oportuno y con las competencias adecuadas es esencial para el éxito de un proyecto. He aquí por qué.
1. Para optimizar los resultados de su proyecto
Un proceso eficaz de asignación de recursos garantiza que se asigne a cada proyecto el mejor personal, en función de sus competencias, experiencia, disponibilidad y coste del proyecto. Esto significa que cada proyecto cuenta con las personas y competencias que necesita para tener éxito, a tiempo y dentro del presupuesto;
2. Evitar cuellos de botella en los proyectos
La asignación de recursos implica anticipar la disponibilidad de los mismos, lo que permite detectar y mitigar los riesgos relacionados con los recursos que podrían comprometer la entrega antes de que se conviertan en un problema. Por ejemplo, posibles conflictos entre recursos o lagunas en su disponibilidad. También ayuda a gestionar las expectativas de las partes interesadas en cuanto a plazos, presupuesto y resultados.
3. Mejorar la rentabilidad
La asignación de proyectos permite mantener un ojo en la ejecución del proyecto y el otro en la rentabilidad. Garantiza que el gasto en personal o competencias no supere las necesidades del proyecto. Así se preservan los márgenes de beneficio de cada proyecto, protegiendo la rentabilidad global de la empresa y la generación de ingresos;
4. Proteger al personal
Unas prácticas eficaces de asignación de recursos protegen a su personal de la sobreutilización y de la reducción de la productividad y la agudeza mental que inevitablemente se derivan de la sobrecarga de trabajo. Las decisiones de asignación incluyen una evaluación de la capacidad de trabajo, lo que permite una distribución justa y equilibrada de la carga de trabajo entre sus recursos. Como resultado, el personal está más contento, rinde más y se fideliza más.
Problemas de asignación de recursos
Un proceso sistemático de asignación de recursos tiene en cuenta una serie de factores distintos -como la disponibilidad, las competencias e incluso los costes- para determinar cuál es la mejor persona para un proyecto determinado en un momento dado.
Al hacerlo, fomenta los resultados positivos de los proyectos, la eficiencia de los recursos e incluso la retención del personal. Asignar mal los recursos conlleva muchos riesgos financieros, sobre todo si las decisiones se basan en un único factor.
He aquí tres ejemplos de asignación de recursos que muestran el impacto de las decisiones unidimensionales en el presupuesto, el calendario y los resultados.
1. Asignación basada únicamente en la disponibilidad
Si asigna los recursos únicamente en función de su disponibilidad, corre el riesgo de gastar más de la cuenta.
Por ejemplo, asignar un desarrollador senior a un proyecto simplemente porque está disponible, cuando un desarrollador junior sería suficiente para la tarea en cuestión, reduce el rendimiento financiero. De hecho, los costes internos inherentes a la antigüedad ejercen una presión innecesaria sobre el presupuesto del proyecto.
Además, este alto directivo corre el riesgo de aburrirse y sentirse poco inspirado por el trabajo que se le asigna, con el consiguiente riesgo de agotamiento.
2. Asignación basada únicamente en las competencias
Si la asignación se basa únicamente en las competencias requeridas, existe el riesgo de que los proyectos se retrasen.
Obviamente, sus recursos tienen que ser capaces de hacer el trabajo. Pero si depende de una persona con una cualificación concreta -y varios proyectos compiten por los mismos recursos- se arriesga a tener que esperar semanas a que estén disponibles. Esto podría poner en peligro el progreso de su proyecto y la satisfacción de sus clientes.
Encontrar un recurso con las competencias adecuadas Y la disponibilidad adecuada ayuda a mantener el proyecto dentro de los plazos previstos.
3. Asignación basada únicamente en los costes
Asignar recursos únicamente en función de los costes puede ser un falso ahorro. Supongamos que se asignan recursos a un diseñador junior porque es competente y cuesta un poco menos.
Si no tienen la cualificación necesaria para el proyecto, tardarán más en realizar las tareas requeridas y, por tanto, costarán más que si hubieras esperado una semana para encontrar a alguien con más experiencia.
Se corre el riesgo no sólo de retrasar el proyecto, sino también de dificultar el cumplimiento de los requisitos, lo que pondría en peligro el proyecto, la satisfacción laboral de sus empleados e incluso la reputación de su organización;
Dos oportunidades emergentes en la asignación de recursos para 2024
A medida que se intensifica la competencia mundial por el talento, las empresas de servicios profesionales inteligentes utilizan la contratación para obtener una ventaja estratégica. Esto es lo que dicen los expertos sobre estas dos tendencias emergentes en materia de capital humanos:
- Mejora de las competencias
- Dar más sentido al trabajo
Asignación de recursos para mejorar las competencias del equipo
La escasez de talentos y competencias es un problema para las empresas de servicios profesionales, ya que reduce la capacidad y provoca retrasos en la entrega. Una forma de abordar estas carencias es mejorar las competencias;
Según el informe LinkedIn Workplace Learning Report 2022, la mejora de las competencias de los empleados es la segunda prioridad para los directores de investigación y desarrollo. El 46% de los encuestados cita «mejorar y renovar las competencias de los empleados» como el principal objetivo de su empresa. El 46% de los encuestados cita «mejorar y renovar las competencias de los empleados» como uno de los principales objetivos de su empresa;
Para tener éxito, esto debe ser así:
- Con un apoyo adecuado a los recursos subalternos, por ejemplo tiempo para el aprendizaje fuera del lugar de trabajo o tutorías.
- Tenlo en cuenta en el calendario del proyecto, ya que la persona que mejore sus habilidades puede necesitar más tiempo y paciencia para ponerlas en práctica.
- Alinear las ambiciones del individuo y de la empresa.
La asignación de recursos como herramienta de motivación
El trabajo significativo es el que se ajusta a sus valores e intereses y da sentido a sus vidas.
Pero no sólo es importante para los empleados, sino también para la empresa.Estudios realizados por McKinsey & Co
demuestran que cuando las personas sienten que su trabajo tiene sentido, su rendimiento mejora en un 33% y es un 49% menos probable que renuncien;
Sin embargo, otros estudios de McKinsey & Co revelan que, mientras que el 70% de las personas buscan una razón para estar en el trabajo, sólo el 15% de los trabajadores de primera línea la consiguen. Los gestores de recursos pueden ayudar.
Los gestores de recursos necesitan apoyo para ello
Para que los gestores de recursos desempeñen estas funciones más estratégicas -encontrar oportunidades de mejora de las competencias y crear puestos de trabajo significativos-, las empresas tienen que darles el espacio necesario para ello. Esto significa:
- Proporcionar las herramientas adecuadas para hacer bien su trabajo -como una plataforma que les permita hacer un seguimiento de las habilidades, intereses y ambiciones de las personas a la hora de programar los recursos.
- Otorgue a los gestores de recursos un «asiento en la mesa»
- cuando se hable de estrategia : sólo pueden proporcionar apoyo estratégico si conocen su estrategia.
- Automatice la administración manual cuando se hable de estrategia : sólo pueden proporcionar apoyo estratégico si conocen su estrategia
- Automatice la administración manual para que tengan más tiempo para el lado humano de la gestión de recursos
- No «diluyas» la eficacia de los gestores de recursos dividiéndolos demasiado: Christine Robinson afirma que no existe una proporción mágica, pero apunta a entre 12 y 25 personas por gestor, en función de tu negocio.
¿Qué retos plantea la asignación de recursos?
En la «Matriz de Dificultad y Valor de los Procesos de Wellingtone, la gestión de recursos se clasifica como un proceso muy difícil, pero que aporta un gran valor a la organización. Esto significa que, aunque no es fácil de dominar, las empresas que lo hagan bien cosecharán los frutos.
Asignar recursos en el verdadero sentido de la palabra es relativamente sencillo; son otros factores, como equilibrar la disponibilidad de recursos con un panorama de proyectos en constante cambio, los que dificultan este proceso.
Y con varios proyectos en marcha al mismo tiempo y personas que pasan de uno a otro, la asignación de recursos adquiere nuevos matices de complejidad. He aquí algunos de los principales retos asociados a la asignación de recursos y cómo superarlos.
Falta de visión general de los recursos
El primer paso para una gestión eficaz de los recursos es que los jefes de proyecto sepan exactamente de qué recursos disponen.
La creación de una base de datos de recursos centralizada permitirá a todos los jefes de proyecto de su organización saber exactamente quién está disponible, sin que la compartimentación de equipos, departamentos o zonas geográficas impida una asignación eficaz de los recursos.
Cambios y dependencias del proyecto
El siguiente reto, y quizá el más importante, es la naturaleza dinámica de las empresas basadas en proyectos.
Es más, es raro que los miembros de su equipo de proyectos trabajen en SUS proyectos al mismo tiempo. Una encuesta realizada a 500 directivos de empresas de todo el mundo reveló que el 81% del personal trabaja en varios proyectos al mismo tiempo.
Esto crea dependencias y complejidad en el proyecto: X debe producirse antes que Y y Z. Y si X se retrasa, también lo hacen Y y Z. Y si X se retrasa, también lo harán Y y Z. Y si X se retrasa, Y y Z también se retrasarán. Y si X se retrasa, también lo harán Y y Z.
Esto significa que el proceso de asignación de recursos no es un ejercicio puntual. Hay que controlarlo y gestionarlo durante todo el ciclo de vida del proyecto. Para evitar que esto se convierta en una enorme pérdida de tiempo o, peor aún, en una incapacidad para responder a los cambiantes parámetros del proyecto, necesita herramientas dinámicas que puedan ayudarle.
Herramientas inadecuadas
Una herramienta de gestión de recursos es ideal para gestionar y asignar recursos de forma eficiente. Esta herramienta puede automatizar los cálculos de disponibilidad y capacidad basándose en datos en tiempo real. Así, ver qué miembros del equipo están libres es una tarea que puede hacerse de un vistazo, en lugar de pasar una tarde analizándola.
Afortunadamente, existen herramientas que pueden ayudarles, y el tiempo y el dinero que ahorran compensan con creces el coste mensual.
Guía paso a paso para un proceso eficaz de asignación de recursos con Teambook
A continuación se exponen algunas de las mejores prácticas para la asignación de recursos en la gestión de proyectos. Utilizaremos Teambook para ofrecer ejemplos de cómo puede ayudar un software adecuado de gestión de recursos de proyectos.
Fase 1: Preparación del terreno
Antes de empezar a asignar recursos a proyectos concretos, hay que preparar el terreno, desde el uso de la herramienta adecuada hasta la centralización de los datos sobre recursos. Estos son los pasos esenciales que puedes dar para mejorar la gestión de tus recursos.
1. Utilizar las herramientas adecuadas
El primer paso para mejorar la asignación de recursos en la gestión de proyectos es, por tanto, elegir una herramienta de gestión de proyectos adecuada, que calcule todas las cifras en tiempo real para que pueda tomar decisiones rápidas y fiables sobre los recursos.
Wellingtone ha descubierto que sólo el 23% de las organizaciones utiliza una solución de software de gestión de recursos o de gestión de la producción (PPM).
No es de extrañar que la mala asignación de recursos sea tan frecuente: todavía se toman demasiadas decisiones sobre los recursos basándose únicamente en el instinto.
2. Crear una base de datos central de recursos
Para asignar los recursos adecuados a las tareas adecuadas en el momento oportuno, hay que saber de qué recursos se dispone.
Teambook ofrece un lugar centralizado para ver y evaluar la idoneidad de cada recurso de su organización, mediante etiquetas que usted define según sus criterios internos. Puedes filtrar a las personas por función, habilidad, equipo, geografía y mucho más, lo que facilita ver qué recursos tienen las habilidades que necesitas para tu proyecto.
A continuación, debe ponerse a disposición de la empresa, para que los directivos puedan identificar las oportunidades de capitalizar estas ambiciones y alinearlas con la estrategia de la empresa;
3. Establecer la capacidad y la disponibilidad
Antes de que los gestores de proyectos puedan empezar a asignar recursos, tienen que determinar cuánto tiempo se puede asignar.
- ¿Alguno de sus empleados trabaja a tiempo parcial?
- ¿Algunos de sus empleados sólo trabajan determinados días de la semana?
- ¿Hay algún día festivo?
El planificador de Teambook tiene en cuenta las horas de trabajo habituales de su organización, así como el personal a tiempo parcial. La herramienta también incluye los días festivos oficiales y le permite introducir vacaciones y otros periodos de tiempo libre. Esto significa que puede tener en cuenta la disponibilidad real a la hora de asignar recursos, y crear cargas de trabajo equilibradas y calendarios de proyectos realistas. Nuestros diagramas de capacidad pueden ayudarle a ver el panorama general y filtrar la capacidad para las funciones que son importantes para usted.
4. Mejorar la visibilidad de la cartera de proyectos
Para mejorar la asignación de recursos, es importante saber qué trabajo está en marcha y qué trabajo está por venir, ya que la gente puede estar trabajando en varios proyectos al mismo tiempo.
Nuestro planificador de proyectos muestra todos sus proyectos programados dentro del plazo seleccionado y le muestra lo que está en curso. Esté atento a las reservas provisionales. Si se confirman, tendrá que equilibrar la asignación de recursos entre varios proyectos.
El planificador y los indicadores de rendimiento son formas rápidas de ver dónde está superando su capacidad.
Fase 2: Planificación del proyecto y asignación de recursos
Una vez que haya configurado sus herramientas para que le indiquen en qué otros proyectos está trabajando -y de cuántas personas y horas dispone-, sus gestores de proyectos podrán asignar mejor estos recursos de forma inteligente a proyectos específicos. He aquí cómo.
1. Comprender el alcance y las limitaciones del proyecto
Defina los requisitos y resultados esperados de su proyecto e identifique los hitos.
En esta fase, es esencial comunicarse eficazmente con todas las partes interesadas para alinear las expectativas del proyecto y ser realistas sobre lo que puede y no puede lograrse.
2. Identifique las funciones y competencias necesarias para su proyecto
Empiece a identificar las funciones, las competencias y el nivel de antigüedad que necesitará para su proyecto.
Si dispone de un presupuesto de tiempo para el proyecto, puede introducirlo en Teambook. Al hacerlo, podrá evaluar fácilmente el tiempo «residual» disponible en relación con el tiempo ya asignado, y también comparar este presupuesto con el tiempo realmente dedicado al proyecto.
3. Establecer un calendario general del proyecto
A continuación, elabore un plan de proyecto de alto nivel. Trabaje con su equipo para desglosar el alcance en tareas y actividades, y calcule el tiempo que cree que necesitará para completar el trabajo.
El número de horas o días que su equipo necesitará para completar cada tarea en una estructura de desglose del trabajo se tendrá en cuenta en su plan de recursos y en el calendario del proyecto.
A partir de ahí, identifique las fases generales del proyecto, las etapas críticas y los plazos. Puede representarlos visualmente en el planificador de Teambook en forma de hitos. Una vez alineados todos estos elementos, verás un calendario con las fechas de inicio y fin del proyecto.
4. Conocer las tasas de utilización
Siempre es importante recordar que las personas son primero HUMANOS y después RECURSOS. Esto significa que necesitan hacer pausas, hablar con otro miembro del equipo o incluso dar un paseo para descansar durante el día.
Para su empresa, se trata de tiempo importante, pero no es facturable. Debes asumir que los miembros de tu equipo disponen del 80% de su tiempo para trabajar, y que el 80% de ese tiempo está disponible para el trabajo facturable del proyecto.
Con Teambook, puede ver fácilmente el porcentaje de tiempo asignado a una persona y la parte facturable o no facturable diaria, semanal o mensualmente. Utilice esta información sobre la utilización de recursos para mantener una carga de trabajo manejable y equilibrada entre sus compañeros.
5. Asignar recursos al proyecto
Añada todos los recursos disponibles que desee asignar al proyecto, asegurándose de que tienen capacidad para asumir el nuevo trabajo. No olvide :
- Tenga en cuenta las vacaciones y los días festivos;
- Asegúrese de que las personas que asigna al proyecto tienen las aptitudes y el nivel de experiencia adecuados;
- Comprueba que nadie esté sobrecargado de trabajo y que no haya conflictos de horarios o vacaciones.
Si detecta un posible conflicto de programación o un exceso de reservas, resuélvalo reasignando el trabajo a otro recurso o reprogramándolo si no hay nadie más disponible.
Teambook te permite añadir personas a un proyecto en función de su función y sus competencias, así como recibir alertas en tiempo real sobre exceso de reservas y tiempo libre para que puedas ajustar las cosas sobre la marcha.
Si ningún miembro de su equipo de proyecto tiene las competencias necesarias, puede que necesite recurrir a un subcontratista externo para que le ayude a completar su proyecto. No dude en crearlos como usuarios en Teambook, con el rol correspondiente, lo que les permitirá consultar únicamente su agenda personal, sin tener acceso a todos los datos de su organización.
Etapa 3: Seguimiento y gestión de los recursos
La comprobación frecuente de parámetros importantes de los recursos, como la utilización y la capacidad de los miembros del equipo, le ayudará a tomar decisiones y a evitar la sobreasignación y el agotamiento del equipo.
Las hojas de horas integradas de Teambook pueden introducirse fácilmente, sobre todo si se basan en datos de planificación. Una vez que estos tiempos reales han sido revisados y aprobados por los gestores de proyectos, es posible comparar los planes con la realidad, lo que le permite identificar el rendimiento de su equipo con respecto al plan original y detectar riesgos en los recursos o el calendario antes de que se conviertan en un problema.
Si es necesario, puede adaptar los recursos para mitigar los riesgos, por ejemplo..:
- Intercambiar un recurso por otro
- Asignar más recursos a determinadas fases del proyecto
- Ajustar el calendario del proyecto
- Negociar los resultados de los proyectos.
Ejemplo de asignación de recursos
Supongamos que eres una empresa o agencia de servicios profesionales que trabaja en un proyecto para un cliente externo. En nuestro caso hipotético, se le encarga la creación de un sitio web desde cero. El alcance del proyecto está claro, tienes un plan de proyecto detallado, con granularidad hasta en las tareas que hay que completar.
Ha llegado el momento de asignar recursos. En la mayoría de los casos, son estos departamentos los que participarán en este tipo de trabajo:
- Ingeniería: Front-end y Back-end
- Diseño: diseñadores web y/o de marketing
- Marketing: redacción publicitaria y SEO
- Producto: gestión de productos
Una vez redactado el proyecto, compruebe la disponibilidad y capacidad de las personas para encontrar a las más adecuadas. Recuerde que su base de datos de usuarios debe reflejar, por tanto, las competencias específicas de su sector, de su organización. El objetivo es identificar a los expertos más relevantes, comprobar si aún tienen capacidad suficiente para participar en una nueva iniciativa y, a continuación, asignarlos al proyecto en cuestión.
Ten en cuenta que estamos describiendo un experimento sencillo. En realidad, es probable que te encuentres con varios obstáculos:
- Limitación de recursos
- Limitaciones presupuestarias
- Deficiencias en la planificación de proyectos
- Ampliación del ámbito de aplicación
Si se encuentra en una situación en la que no dispone de expertos con las competencias necesarias para el proyecto, puede crear un recurso ficticio con el nombre de la función que debería desempeñar y asignarle etiquetas correspondientes a las competencias requeridas;
Esta información puede ser utilizada por el departamento de RRHH para contratar futuros recursos. También puede examinar su reserva de talento actual y ver si alguien puede ser reasignado ;
Según los expertos, siempre hay que añadir un 25% a las previsiones de finalización del proyecto para que los resultados sean más realistas. Para mantenerte dentro de esta zona de seguridad, tómate tu tiempo para enumerar las cosas que podrían ir mal con los recursos asignados y ver qué medidas puedes tomar para resolver estos problemas de forma preventiva y hacer que tu misión esté preparada para el futuro;
Aspectos a tener en cuenta
Un uso eficiente de los recursos significa un mayor rendimiento de la inversión en costes de personal, mejores resultados en los proyectos y una mayor rentabilidad. Como puede ver, esto empieza mucho antes del proyecto y debe supervisarse y gestionarse a medida que avanzan los proyectos.
Esto requiere datos en tiempo real y visibilidad en toda la organización de los proyectos en curso y la disponibilidad de recursos. El software de gestión de proyectos Teambook proporciona exactamente eso, para que pueda asignar recursos con claridad y confianza, y responder dinámicamente a las circunstancias cambiantes.
- Reserva centralizada de recursos para una planificación segura de los mismos ;
- Acceso a información sobre competencias, nivel, capacidad y disponibilidad ;
- Arrastre y suelte recursos en su plan de proyecto ;
- Supervise fácilmente el progreso del proyecto y ajuste los recursos.
Recupere el control sobre la asignación de sus recursos. Pruebe Teambook gratis.
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