Die Verwaltung von Ressourcen stellt eine große Herausforderung für Projektmanager dar, die die Leistung ihrer Teams optimieren wollen. Ohne eine geeignete Management-Software wird es schwierig, Angebot und Nachfrage aufeinander abzustimmen und gleichzeitig die gesetzten Fristen einzuhalten.
In der Vergangenheit haben sich Projektmanager auf Tabellenkalkulationen verlassen, um einen Überblick über ihre Ressourcen zu erhalten. Diese Lösungen werden jedoch schnell zu einem Alptraum, der schwer zu pflegen und fehleranfällig ist. Die wichtigsten Fragen bleiben unbeantwortet: Wie hoch ist die Arbeitsbelastung jedes Einzelnen heute? Wer ist verfügbar? Wann müssen neue Mitarbeiter eingestellt werden?
Wenn Sie nach diesen Antworten suchen und auf die richtige Art und Weise in das Ressourcenmanagement einsteigen wollen, sind Sie hier richtig. Wir haben eine Liste der besten Tools zur Ressourcenverwaltung zusammengestellt, jedes mit seinen eigenen Besonderheiten, die Ihnen helfen, auch bei der Verwaltung eines großen Ressourcenpools einen kühlen Kopf zu bewahren.
Warum ist eine Ressourcenmanagement-Software notwendig?
Wussten Sie, dass das Ressourcenmanagement seit mehreren Jahren in Folge die größte Herausforderung für Projektmanager bleibt? Darüber hinaus hat ein schlechtes Ressourcenmanagement seit 2018 den stärksten Anstieg verzeichnet und steht nun auf Platz 2 der wichtigsten Herausforderungen. Durch die Vernachlässigung der Bedeutung des Ressourcenausgleichs haben Unternehmen eine unklare Vorstellung von den verfügbaren Vermögenswerten und enden in einem Teufelskreis der Ressourcenstarre.
Ein schlechtes Ressourcenmanagement führt häufig zu unter- oder überbesetzten Projekten, was das Endergebnis beeinträchtigt und sogar Vereinbarungen scheitern lassen kann. Dies ist die Folge der Unfähigkeit, Ressourcen richtig zuzuweisen, zu planen und zu nivellieren, was häufig durch den Mangel an geeigneten Werkzeugen ausgelöst wird.
Die Vorteile der Nutzung einer Ressourcenmanagementlösung sind zahlreich:
- Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan, um Projekte effizient zu verwalten.
- Kapazität und Bedarf vorhersagen
- Sicherstellung der bestmöglichen Nutzung der verfügbaren Ressourcen
- Arbeitsbelastung gerecht verteilen
- Optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen
- Lösung von Ressourcenkonflikten
- Vermeiden, dass Ressourcen inaktiv bleiben
- Wissen, wann neue Mitarbeiter einzustellen sind
Nichts verbessert die Prozesse und die Leistung eines Unternehmens so sehr wie eine gut durchdachte Strategie für das Ressourcenmanagement, zusammen mit der Software, die den Teams bei der Umsetzung hilft.
Die 10 besten Programme zur Ressourcenverwaltung
Die folgenden Tools sind aus der Sicht des Ressourcen- und Arbeitslastmanagements außergewöhnlich und können die Effizienz laufender Projektoperationen erheblich verbessern. Lassen Sie uns diese Tools jetzt kennen lernen.
1. Teambook – Moderne Lösung für die gemeinschaftliche Verwaltung von Ressourcen
Teambook ist eine Ressourcenverwaltungssoftware, die besonders für agile Teams geeignet ist. Diese Managementlösung bietet einen intuitiven Ansatz zur Planung und Überwachung der Ressourcenverteilung zwischen den Teams.
Das Tool hilft Teams, freie Kapazitäten zu erfassen, zu visualisieren und die Aufgabenverteilung zu optimieren. Mit den fortschrittlichen Planungswerkzeugen erleichtert Teambook die Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen und verbessert die Effizienz der Ressourcen.
Die Hauptfunktionen umfassen :
- Visuelle Ressourcenplanung per Drag & Drop
- Anpassbare Dashboards zur Überwachung der Leistung
- Integration mit den wichtigsten Projektmanagement-Tools
- Mittelfristiges Kapazitätsmanagement mit visuellen Indikatoren
- Eingabe von Zeitplänen mit einem Klick, (durch Kopieren der Plandaten).
Diese Lösung eignet sich besonders für mittelgroße Unternehmen, die ihre Managementfähigkeiten ohne übermäßige Komplexität verbessern wollen.
Teambook bietet auf einzigartige Weise eine Preisgestaltung pro Projektpaket für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern! Der unschlagbare Preis liegt bei nur einem Euro pro Projekt!
2. Forecast – Eine umfassende Managementlösung für Projekte und Ressourcen
Forecast ist eine All-in-One-Plattform, die Sie vom Angebot bis zur Rechnung mit einem vollständigen Spektrum an Ressourcenmanagement-Funktionen zur Planung, Zuweisung, Terminierung und Überwachung von Ressourcen begleitet. Die Kombination von Projektmanagementfunktionen mit Arbeitslastmanagement, Zeiterfassung und der Budgetregisterkarte macht es zu einer perfekten Lösung, um fragmentierte Tools zu ersetzen.
Forecast wurde entwickelt, um sowohl der langfristigen als auch der kurzfristigen Ressourcenplanung gerecht zu werden. Sie können Ressourcen für Aufgaben oder Projekte zuweisen und erhalten einen Überblick über alle Ressourcenmetriken für jedes Teammitglied, jetzt und Monate im Voraus – ihre Zuweisungen, Arbeitslasten, automatisch berechnete Nutzungsraten und Urlaube.
Eine Funktion zum Vergrößern und Verkleinern gibt Ihnen die Flexibilität, die Ressourcen aus einer monatlichen, wöchentlichen oder täglichen Perspektive zu betrachten. Der Grad der Konnektivität ist beeindruckend, da Sie von der Wärmekarte bis zu den Aufgaben jedes Einzelnen blättern können, um den Fortschritt zu sehen.
Projektmanager können schnell feststellen, wer überbucht, verfügbar oder im Urlaub ist, um zukünftige Projekte zu planen, während Führungskräfte von den unternehmensweiten Auslastungsraten und der Prognose des Ressourcenbedarfs profitieren.
Lesen Sie unseren Artikel über Forecast vs. Teambook.
3. Runn – Software zur Ressourcenplanung und -prognose
Runn ist eine moderne Anwendung für das Ressourcenmanagement, die umfassende Informationen über Ihre gesamte Belegschaft liefert und Ihnen eine intelligente Ressourcenplanung ermöglicht. Obwohl Runn relativ neu auf dem Markt ist, bietet es ein elegantes Design und ausgezeichnete Möglichkeiten, Ihre Ressourcenmanagement-Strategie zu verbessern.
Sie können die Einnahmen, die Kapazität und die Auslastung jedes Teammitglieds detailliert analysieren und den Prozentsatz der zugewiesenen Zeit und wie viel davon abrechenbar oder nicht abrechenbar ist, in einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht anzeigen lassen.
Mit Runn können Sie schnell die richtigen Ressourcen finden, indem Sie den Planer filtern, um nur die Personen in einer bestimmten Rolle, einem Team oder mit einem bestimmten Tag zu sehen. Was die Planung von Ressourcen sehr erleichtert, ist die Möglichkeit zu sehen, wie viele Stunden jede Person an einem bestimmten Tag zur Verfügung hat.
Der Preis beginnt bei 10 € pro Nutzer pro Monat, mit einem kostenlosen unbegrenzten Plan für bis zu 5 Nutzer.
4. Paymo – Ressourcenplanungssoftware für Teams
Paymo ist ein Projektmanagement-Tool, das neben Aufgabenmanagement, nativer Zeiterfassung und Rechnungsstellung auch robuste Module für die Planung und Programmierung von Ressourcen enthält. Das Tool fasst Teamkapazität, Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit in einer visuellen Zeitleiste zusammen, um Ihnen zu helfen, die Ressourcen entsprechend zuzuweisen.
Besonders erwähnenswert ist die intelligente Planungsfunktion. Vorläufige Buchungen werden automatisch auf die Datumsbereiche der vorherigen Aufgaben gesetzt. Sie müssen nur noch die Anzahl der Arbeitsstunden angeben, um sie in eine tatsächliche Buchung umzuwandeln.
Die Spalte mit den verbleibenden Stunden gibt Ihnen auch die notwendige Übersicht über die Kapazität Ihres Teams, sogar auf Projektebene, um zu sehen, wie viele buchbare Stunden noch verfügbar sind.
Der Preis beginnt bei 9,95€ pro Nutzer und Monat. Kostenlose 14-tägige Testversion verfügbar.
5. 10,000 ft – Personalplanung mit Smartsheet
Im Herzen von 10.000 ft befindet sich ein Personalplaner. Hier können Sie sehen, wer überbucht ist, wer verfügbar ist oder wer im Urlaub ist. 10,000 ft wurde kürzlich von Smartsheet übernommen und bietet eine intelligente Funktion zum Abgleich von Ressourcen, Drag-and-Drop-Funktionen und die Möglichkeit, vollständige Berichte aus der Zeiterfassung zu erstellen.
Wenn die Ansicht der Personen plötzlich zu detailliert wird, gibt es eine Wärmekarte der Ressourcenzuteilung, um das gesamte Unternehmen zu überblicken. Dies ist leicht eine der besten Software für die Verwaltung von Ressourcen, wenn Sie ein eher knappes Budget haben.
Der Preis beginnt bei 10 € pro Nutzer pro Monat.
6. Scoro – Software für die Unternehmensführung
Scoro ist eine Lösung für das Ressourcenmanagement, die über einen Ressourcenplaner in Kalenderansicht verfügt. Er hilft bei der Planung der täglichen Zeit und Arbeit, indem er die Kapazität jedes Einzelnen anzeigt. Wenn Sie Aufgaben zuweisen möchten, können Sie diese per Drag-and-Drop in den Zeitplan einfügen, je nachdem, wie sie sich auf Ihre Arbeitszeiten auswirken.
Scoro bietet die Möglichkeit, nach Projekten, Aktivitätsarten, Fristen und Prioritäten zu filtern. Zusätzlich zu den allgemeinen Funktionen versucht das Tool, den Priorisierungsprozess zu vereinfachen. Jedes Mal, wenn es eine Aufgabe mit hoher Priorität gibt, können Sie den Domino-Modus auslösen, der die Arbeit priorisiert und alles andere in der Planung verschiebt.
Der Tarif beginnt bei 26 € pro Monat.
7. Mavenlink – Tool zur Verwaltung von Unternehmensressourcen
Ähnlich wie Forecast bietet Mavenlink eine komplette Suite von Unternehmenswerkzeugen für das Projekt- und Ressourcenmanagement, die alle Funktionen der Ressourcenplanung unter einem Dach abdeckt. Die Masterplanung von Mavenlink wurde speziell für Projektmanager entwickelt, die das Ressourcenmanagement rationalisieren möchten.
Die Masterplanung gibt Ihnen die Möglichkeit, die Zuweisungen für alle Ressourcen in Ihrer Organisation zu verwalten. Sie können die Arbeitsbelastung und die Verfügbarkeit über mehrere Projekte hinweg auf einen Blick sehen.
Der Tarif beginnt bei 19 € pro Monat.
8. Accelo – Eine ServOps-Lösung zur Verwaltung von Projekten, Ressourcen und E-Mails
Ursprünglich als internes Werkzeug entwickelt, ermöglicht Accelo den Nutzern, alle kundenbezogenen Aktivitäten zu verwalten. Das Tool eignet sich gut für kleine Teams und Organisationen, die im Ressourcenmanagement noch nicht sehr ausgereift sind.
Accelo verfügt über eine Wärmekarte der Ressourcen mit einer täglichen Ansicht, so dass Sie an jedem Tag der Woche sehen können, wer über- oder unterbelegt ist. Um herauszufinden, was solche Ressourcenengpässe verursacht, können Sie immer zum Projekt gehen und nach den Aufgaben suchen, die Reibung verursachen.
Der Tarif beginnt bei 39 € pro Monat.
9. Tempo Planner – Ein Add-on zur Ressourcenverwaltung für Jira
Tempo Planner ist ein Add-on für die Ressourcenplanung und Kapazitätsberichte, das sich in Jira integriert. Es ist das bevorzugte Tool für die Planung, da es Ressourcen mit den Issues oder Aufgaben in Jira verknüpft.
Wie der Name schon sagt, ist das Add-on ein echter Planer und kann daher nicht wie andere Tools den Fortschritt von Projekten und Aufgaben in Echtzeit mitteilen.
10. BigTime – Zeit- und Abrechnungssoftware zur Verwaltung der Personalkapazität
BigTime ist eine Cloud-basierte Lösung, die ursprünglich als Zeitabrechnungs- und Finanzsoftware für professionelle Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde. Als sie sich zu einer umfassenderen Lösung entwickelte, wurden Ressourcen- und Projektmanagement zu dem Stapel von Finanzfunktionen hinzugefügt.
Da BigTime so finanzorientiert ist, müssen Sie, wenn Sie eine Person für eine Aufgabe zuweisen, immer die internen Kosten und die Preisliste hinzufügen.
Wie wählen Sie die beste Management-Software für Ihr Unternehmen?
Um die am besten geeignete Lösung für das Ressourcenmanagement auszuwählen, müssen mehrere Kriterien bewertet werden:
Größe und Bedürfnisse des Teams: Kleine Teams können mit einfacheren Werkzeugen auskommen, während große Organisationen robustere Lösungen mit erweiterten Managementfähigkeiten benötigen.
Verfügbares Budget: Die Preise für Verwaltungssoftware sind sehr unterschiedlich. Einige bieten begrenzte kostenlose Versionen an, andere erfordern eine monatliche Investition pro Nutzer.
Erforderliche Integrationen: Stellen Sie sicher, dass die Lösung mit Ihren bestehenden Tools integriert werden kann, um Datensilos zwischen den Teams zu vermeiden.
Spezifische Funktionen: Abhängig von Ihrer Branche benötigen Sie möglicherweise spezielle Funktionen wie Kompetenzmanagement oder langfristige Planung.
Zukünftige Trends bei Software für das Ressourcenmanagement
Künstliche Intelligenz verändert allmählich die beste Verwaltungssoftware. Diese Tools entwickeln sich weiter, um automatische Zuordnungsvorschläge und genauere Vorhersagen über den zukünftigen Bedarf an Ressourcen zu liefern.
Da die Zusammenarbeit auf Distanz immer wichtiger wird, enthalten moderne Lösungen Funktionen, die speziell für verteilte Teams entwickelt wurden und eine effiziente Verwaltung von Ressourcen unabhängig vom geografischen Standort ermöglichen.
Optimieren Sie Ihre Projekte mit der richtigen Managementlösung
Eine ausgezeichnete Software für das Ressourcenmanagement bietet Ihnen einen Überblick darüber, wer was tut. Die beste Management-Software stellt sicher, dass jeder an seiner maximal möglichen Kapazität arbeitet, ohne die Grenzen der normalen Arbeitszeiten zu überschreiten, und liefert Hinweise und Zeiger, wenn bestimmte Grenzen überschritten werden.
Die Implementierung einer geeigneten Lösung für das Ressourcenmanagement hilft den Teams, ihre Leistung erheblich zu steigern, Fristen einzuhalten und die Nutzung ihrer Humanressourcen zu optimieren.
Wollen Sie Ihr Ressourcenmanagement umgestalten? Beginnen Sie mit der Ermittlung Ihrer aktuellen Bedürfnisse und testen Sie mehrere dieser Tools mit Hilfe von Testversionen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Wahl einer Lösung, die sich perfekt an Ihren organisatorischen Kontext anpasst und mit dem Wachstum Ihrer Projekte Schritt hält.
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