Ein einfacher Leitfaden für die Ressourcenplanung

Führen Sie sich mithilfe praktischer Strategien und Tools in die Erstellung eines Ressourcenplans ein, damit Ihr Team genau weiß, welche Aufgaben wann zu erledigen sind.

Der Ressourcenplanungsprozess hilft Ihnen dabei, zwei der wichtigsten Fragen zu beantworten, die sich ein Projekt- oder Ressourcenmanager stellen kann: 

• Wie können wir dieses Projekt in der vorgegebenen Zeit und im vorgegebenen Budget liefern? 
• Wie kann ich sicherstellen, dass das Projekt abgeschlossen wird, ohne dass es zu einer Überlastung meines Teams kommt?

In diesem einführenden Leitfaden erfahren Sie, was Ressourcenplanung ist, wie wichtig sie ist, worauf Sie bei einem Ressourcenplaner achten sollten und wo Sie mit der Erstellung Ihres Ressourcenplans beginnen sollten. 

Wir haben diesen Leitfaden auf der Grundlage eines intensiven Austauschs mit unseren Teambook-Kunden erstellt und aktualisiert, die als Ressourcenmanager, Projektkoordinatoren und Betriebsleiter in Unternehmen aller Größenordnungen tätig sind, von 10 bis über 100 Mitarbeitern. Wir haben eine Zusammenfassung darüber erstellt, wie Sie Ihren Ressourcenplan auf der Grundlage unserer Erkenntnisse erstellen können.

Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung ist der Prozess, bei dem die für die Durchführung von Projekten benötigten Ressourcen ermittelt werden und die Arbeit dann entsprechend der Teamkapazität verteilt und geplant wird. 

Die Planung Ihrer Ressourcen beinhaltet:  

• Verstehen, wer wann an welchem Projekt arbeiten soll  
• Bestimmen Sie, wer verfügbar ist, um die Arbeit zu erledigen  
• Entscheiden Sie, wie Sie die Zeit Ihres Teams am besten nutzen  
• Kompromisse zwischen konkurrierenden Prioritäten finden

Einer unserer Kunden, eine Marketingagentur, hält beispielsweise wöchentliche Besprechungen zur Ressourcenplanung ab, an denen alle Projektmanager teilnehmen. Während dieser Besprechungen ist der Planungsbildschirm von Teambook das zentrale Instrument, um die Verfügbarkeiten der einzelnen Mitarbeiter zu sehen, insbesondere durch Filterung nach Kompetenzen, und so Entscheidungen über die Besetzung zu treffen. Teambook wird dann in Echtzeit aktualisiert und die Informationen werden an alle Teammitglieder weitergeleitet, sei es durch die automatische Synchronisierung der Terminkalender oder sogar durch den Versand von E-Mail-Benachrichtigungen.

Warum ist die Ressourcenplanung wichtig?

Ressourcenplanung bietet eine zuverlässige Grundlage für den Start von Projekten und verbessert die Chancen, sie rechtzeitig und innerhalb des Budgets zu liefern..

Die Erstellung eines vollständigen Ressourcenplans vor Beginn eines Projekts hilft Ihnen: 

• Steigern Sie Ihre Effizienz, da Sie wissen, welche Ressourcen Sie benötigen und wie sie den Projektaufgaben zugewiesen werden. 
• Verbessern Sie die Erfolgsquoten von Projekten, indem Sie die richtigen Qualifikationspakete mit den richtigen Aufgaben verbinden. 
• Verfolgen Sie die Entwicklung von Kapazität und Verfügbarkeit, um auf unvorhergesehene Ressourcenanforderungen vorbereitet zu sein. 
• Überwachen Sie den Arbeitsfortschritt, um sicherzustellen, dass die Projekte das Budget einhalten und die Arbeit auf Kurs bleibt. Sie können sehen, woran jede Person arbeiten muss und wie lange. 
• Planen und prognostizieren Sie die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen für zukünftige Projekte, sodass sich Ihr Team langfristig besser organisieren kann. 
• Steigern Sie die Arbeitszufriedenheit und die Bindung an Ihr Team – weniger Burnout oder überforderte Teammitglieder. 

Was passiert, wenn die Planung Ihrer Ressourcen vernachlässigt wird?

Wenn die Ressourcenplanung außer Acht gelassen wird, führt dies häufig zu überflüssigen Einstellungen und einer unzureichenden Auslastung der vorhandenen Ressourcen. Wir erinnern uns noch an die ehemalige Personalvermittlerin eines digitalen Riesenunternehmens, die uns eröffnete, dass sie und viele ihrer Mitarbeiter trotz mehrerer Monate im Unternehmen nicht beschäftigt waren. Nach einigen Monaten begann eine Reihe von Entlassungen und ein Einstellungsstopp.

Im Gegensatz dazu stellt eine sorgfältige Planung der Ressourcen sicher, dass Einstellungen nur dann vorgenommen werden, wenn sie wirklich notwendig sind. Wenn Aufgaben richtig zugewiesen und ausgeführt werden, bieten sie nicht nur Ihrem Team Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, sondern helfen Ihrem Unternehmen auch, Kosten zu sparen. Kurzum, sie verzehnfacht die Wirksamkeit ihrer Maßnahmen, was sich unweigerlich positiv auf das Nettoergebnis auswirken wird.

Definieren Sie die Aufgaben des Projekts und die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen.

Beschreiben Sie die Aufgaben Ihres Projekts. Haben einige von ihnen eine höhere Priorität als andere? Sollten einige eher am Anfang oder am Ende des Projekts konzentriert werden?

Machen Sie sich parallel dazu einen Überblick über Ihre aktuellen Ressourcen. Wer ist verfügbar, um die Arbeit zu übernehmen? Quelle ressource est en double emploi ? 

Wenn Sie beispielsweise Teambook verwenden, würden Sie sicherlich zunächst Ihre Planung für die nächsten Monate durchsehen, um die Verfügbarkeit zu ermitteln: 

Arbeit nach Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Interessen zuteilen 

Zusammenstellung von Aufgaben an Teammitglieder, die die Arbeit übernehmen können, mithilfe Ihres Ressourcenmanagement-Tools.  Berücksichtigen Sie bei der Zuweisung von Aufgaben die Fähigkeiten und Interessen der Teammitglieder.
Die Zuweisungen in Ihrem Ressourcenmanagement-Tool sollten die einzige Quelle der Wahrheit sein, damit jeder weiß, was er wann zu tun hat.  

Mehr dazu können Sie in diesem Artikel über die Zuweisung von Ressourcenlesen. 

Zukünftige Anforderungen an Ressourcen berücksichtigen

Ein wichtiger (aber schwieriger) Schritt ist es, die zukünftige Arbeit zu planen und das Personal zu haben, das sie erledigen kann. Sie müssen unerwartete Aufgaben, die in der Zukunft anfallen könnten, vorhersehen und zusätzliche Zeit oder Ressourcen bereitstellen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Leute haben, um sie zu erledigen.

Einholen von Feedback von den Interessengruppen zu den vorgeschlagenen Zuteilungen

Auch wenn ein Teammitglied ausschließlich Ihrem Projekt zugewiesen ist, sollten Sie mit anderen Projektleitern oder Fachbereichsleitern in Kontakt bleiben, um die Anforderungen, die an die Ressource gestellt werden, im Auge zu behalten.

Teambook bietet zum Beispiel die Möglichkeit, mehrere „Teams“ zu verwenden, die die Auslastung der Mitglieder anzeigen, auch wenn diese in einem anderen Team beschäftigt sind, um Terminkonflikte und Überbuchungen zu vermeiden.  

Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen an Ihrem Ressourcenplan vor.

Sie müssen den Ressourcenplan regelmäßig (wir empfehlen mindestens einmal pro Woche) mit dem Projektfortschritt aktualisieren, da unerwartete Änderungen, langsame Genehmigungen, unvorhergesehene Anpassungen des Geltungsbereichs usw. anstehen.  

Brauchen Sie Tools zur Ressourcenplanung?

Ja. Auch wenn Excel großartig ist, kann es nicht alles tun. Vor allem, wenn die Informationen in Echtzeit geteilt werden müssen und sich die Zeitpläne stark bewegen!.

Und mselbst für kleine Teams mit weniger als 10 Personen sind Tabellenkalkulationen nicht die einfachsten oder genauesten Werkzeuge, die man verwenden kann (und oft braucht man jemanden, der ein Excel-Profi ist, um sich mit ihnen vertraut zu machen).  

Mit der Ressourcenplanungssoftware können Sie all diese und viele weitere Elemente verfolgen, um sich einen Überblick über die Kapazität zu verschaffen, wann immer Sie sie benötigen.  

5 Schlüsselmerkmale, auf die Sie bei einem Ressourcenplanungsinstrument achten sollten .

Wenn Sie den Einsatz eines Ressourcenplanungstools in Erwägung ziehen, müssen Sie einige unverzichtbare und einige wünschenswerte Elemente berücksichtigen.  

1. Merkmale der Multiprojektorganisation

Sie sollten in der Lage sein, verschiedene Projekte in einem einzigen Tool zu planen und einen zentralen Überblick darüber zu haben, wie die Zuweisungen insgesamt aussehen. Idealerweise sollte das Tool die Möglichkeit bieten, den Projekten einen Farbcode zuzuweisen, damit sie leichter voneinander zu unterscheiden sind.

2. Aktualisierungen in Echtzeit

Aktualisierungen sollten in Echtzeit erfolgen, damit die Teammitglieder über den neuen Ressourcenplan informiert werden, sobald sich etwas ändert (z. B. ein Teammitglied, das sich krank meldet) und die Fristen geändert werden.

So werden beispielsweise E-Mail- oder Chat-Benachrichtigungen an die Teammitglieder gesendet, wenn Sie die Zuweisungen in Teambook ändern. Noch besser ist die Kalendersynchronisation, die Teambook anbietet, damit Sie immer die aktuellsten Informationen am richtigen Ort haben!

3. Überblick über Teamkalender und Verfügbarkeit von Ressourcen

4. Budgetprognosen und -überwachung

Das Ressourcenplanungstool, das Sie wählen, sollte Ihnen dabei helfen, die Leistung eines Projekts zusammen mit den abrechenbaren Stunden seiner Ressourcen zu verfolgen. Wenn Sie diese Zahl überschreiten, sollte das Tool Ihnen in Ihrem Bericht zum Projektbudget deutlich machen, dass Sie das Zeitbudget überschritten haben, damit Sie schnell Korrekturmaßnahmen ergreifen können.

5. Tools zur Projektberichterstattung für eine intelligentere Entscheidungsfindung

Eine weitere wichtige Funktion ist ein Berichts-Dashboard, das Ihnen eine genaue Analyse der lebenswichtigen Elemente des Projekts ermöglicht, wie z. B. Budgets, Auslastungsraten und geplante Stunden.

Optimierte Ressourcenplanung mit Teambook: Ein praktischer Leitfaden

Wir haben Ihnen vorgeschlagen (eher stark vorgeschlagen 😉 ), Teambook für die Planung Ihrer Ressourcen zu verwenden, und an diesem Punkt fragen Sie sich wahrscheinlich, wie das funktioniert.  

Lassen Sie uns gemeinsam entdecken :

Erstellen Sie ein Repository mit Daten über Ihre Mitarbeiter (Ressourcen).

Erstellen Sie ein zentrales Inventar Ihrer Mitarbeiter, um auf einen Blick Informationen über deren Kompetenzen, Rollen, Fähigkeiten und Arbeitsorte zu erhalten. Dieses Inventar hilft Ihnen , Ressourcen zu verfolgen, Ihre Planung zu organisieren, Personallücken zu erkennen und schnell die beste Person zu ermitteln, mit der Sie arbeiten können.   

Kapazitätsmanagementsysteme einrichten

Zum Beispiel die 40-Stunden-Arbeitswoche. Diese Stunden werden selten nur für die Arbeit verwendet. Es gibt Besprechungen, Verwaltungsaufgaben, Ad-hoc-Aufgaben und natürlich auch Urlaub und andere krankheitsbedingte Fehlzeiten.  

Es gibt verschiedene Systeme, die Sie einführen können, um die Kapazität Ihres Teams zu verwalten.  

• Erstellen Sie Richtlinien für den Urlaub. Legen Sie im Voraus die spezifischen Bedingungen fest, unter denen Urlaub genommen werden kann. Dabei kann es sich um bezahlten Urlaub für eine begrenzte Anzahl von Tagen handeln oder um einen obligatorischen Jahresurlaub, der jedes Jahr genommen werden muss, oder um Krankheitsurlaub, wenn das Teammitglied krank wird.
• Importieren Sie Feiertage automatisch in Ihr Ressourcenplanungstool. Bei Teambook haben wir mehr als nur Kunden mit Mitarbeitern, die über verschiedene Länder/Kontinente verteilt sind. Es kommt häufig vor, dass die Teammitglieder während eines Projekts einen anderen Feiertag haben. Um zu vermeiden, dass wir Fristen verpassen, planen wir nach den Feiertagen und weisen ihnen an ihren freien Tagen keine Aufgaben zu. Der Feiertag jedes Teammitglieds wird in Teambook festgelegt und ermöglicht es den Verantwortlichen, zu wissen, wann sie sich verspäten werden.
• Verwalten Sie die Urlaubsanträge. Stellen Sie sicher, dass Urlaubsanträge geprüft werden, bevor sie genehmigt werden. An diesem Prozess sollte der Vorgesetzte des Teammitglieds beteiligt sein, da er einen guten Einblick in die Arbeitsbelastung der Person hat und den Antrag genehmigen oder ablehnen kann.
• Ermutigen Sie Ihr Team, seinen Kalender mit Ihrem Ressourcenplanungstool zu synchronisieren. Besprechungen nehmen oft einen großen Teil der Teamzeit in Anspruch, ohne dass die Projektmanager dies bemerken. Halten Sie sich über anstehende und wiederkehrende Besprechungen auf dem Laufenden, um ein realistisches Bild von der Kapazität Ihres Teams zu erhalten.  

Die benötigten Ressourcen und ihre Verfügbarkeit vorhersagen

Bestimmen Sie anhand der Projektanforderungen, welche Personen Sie für Ihr Projekt benötigen. Welche Funktionen sind erforderlich? Welche Fähigkeiten sind erforderlich? Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Ihr Ressourcen-Repository zu konsultieren.

Bestimmen Sie dann, ob diese Personen für die Arbeit an Ihrem Projekt zur Verfügung stehen. Sind sie bereits einem anderen Projekt zugeteilt? Sind sie während Ihres Projekts verfügbar?

Ressourcen an Aufgaben anpassen

Die Forschung zeigt, dass die Arbeitszufriedenheit steigt wenn die beruflichen Rollen der Einzelnen eng mit den ihnen zugewiesenen Aufgaben übereinstimmen. Die Übereinstimmung von Ressourcen und Aufgaben ist ein wichtiger Schritt in Ihrem Ressourcenplan, da sie die Leistung und das Engagement Ihres Teams beeinflusst.  

Beispielsweise achtet Daniela F. aus Aspedien darauf, ihren Mitarbeitern Aufgaben zu übertragen, die ihre Fähigkeiten ergänzen und ihnen helfen, sich weiterzuentwickeln:.

„Jeder Mensch verfügt über eine Reihe von Grundfertigkeiten, die von bemerkenswert bis angemessen reichen können. Es gibt auch Aspekte in der Arbeit jedes Einzelnen, die er mag, schätzt oder hasst. Ich versuche, auf diesen Elementen aufzubauen und die Vorlieben und Prioritäten jedes Teammitglieds kennen zu lernen.” 

 Sie behält auch den Überblick über ihre Interessen, indem sie in Teambook „Tags“ (oder „Etiketten“) verwendet:  

„Ich benutze auch Tags für bestimmte Personen, um bestimmte Fähigkeiten oder Interessen zu bewerten. Ich bin oft überrascht, wie viele Menschen über Fähigkeiten verfügen, die niemand kennt. Ich habe einmal mit einem Projektmanager zusammengearbeitet, der in einem früheren Job Foodstylist war – unnötig zu sagen, dass diese Tatsache gut zu wissen war und sich als nützlich erwiesen hat, wenn es hart auf hart kam“.

Prüfen Sie die verfügbaren Daten über die Dauer des Projekts.

Lesen Sie die Daten früherer Projekte, um zu verstehen, wie die Zeit für diese Projekte aufgewendet wurde. Dieser rückblickende Ansatz ist besonders nützlich, wenn Sie Ressourcen für Projekte mit ähnlichen Aufgaben planen. Er gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob Ihre früheren Pläne korrekt waren oder ob sie weit von der Realität entfernt waren. Außerdem können Sie Bereiche erkennen, die Sie verbessern müssen.  

Wenn Sie die Zeit Ihres Teams bereits in Teambook verfolgen, können Sie nützliche Informationen in Ihren Projekt- und Personenberichten finden.  

Regelmäßige Überprüfung der Projektberichte

Die am besten durchdachten Pläne können nicht wie geplant umgesetzt werden, und das ist auch gut so. Deshalb sollten Sie die Projektberichte prüfen, um den Gesundheitszustand Ihres Projekts zu kontrollieren. Wird das Budget überschritten oder nicht? Müssen Sie einen Vertragspartner beauftragen, der Sie bei der Erfüllung bestimmter Aufgaben unterstützt? Werden bestimmte Ressourcen nicht ausreichend genutzt?

Für Teambook-Nutzer werden die Projekt- und Personenberichte sehr nützlich sein , um den Gesundheitszustand Ihres Projekts zu sehen. Das Dashboard zeigt Projektinformationen wie geplante Stunden, erfasste Stunden, das geschätzte Budget und die tatsächlichen Kosten an.

Ressourcenplanung leicht gemacht

Wir empfehlen Ihnen, eine Ressourcen planungs software wie Teambook auszuprobieren. Wir haben mehrere Funktionen, die Ihnen helfen sollen, besser zu planen: 

• Verwenden Sie die Tags, um jeder Ressource Fähigkeiten, Bewertungen und Abteilungen hinzuzufügen.  
• Messen Sie die Bandbreite Ihres Teams mithilfe der Indikatoren für Arbeitsstunden und Überstunden 
• Drag and drop einer Zuteilung, um sie auf eine andere Person zu verschieben.  
• Budgetieren Sie die geschätzten Zeiten und vergleichen Sie sie im Nachhinein mit den tatsächlich verbrachten Zeiten   
• Ein mittelfristiges Planungsinstrument verwenden, um die Kapazität Ihrer Teams zu verwalten, einen Einstellungsplan auf der Grundlage zukünftiger Projekte zu erstellen

Mit einem Tool wie Teambook können Sie mit der Zeitplanung Ihres Teams und der Terminierung Ihrer Ressourcen mehrere tausend Euro pro Monat verdienen! 

Der eigentliche Vorteil liegt jedoch darin, dass alle Teammitglieder auf der gleichen Wellenlänge sind. Sie wissen, an welchen Projekten sie arbeiten, wann diese abgeschlossen sein müssen und wie die gesamte Projektpipeline aussieht.