Tutto quello che c’è da sapere sull’allocazione delle risorse nel 2024

Il modo in cui allocate le risorse ai vostri progetti determina la redditività e il successo della vostra organizzazione. Migliorate la vostra allocazione delle risorse con il nostro corso intensivo.

La gestione delle risorse è una delle parti più difficili della gestione dei progetti. Secondo il rapporto di Wellingtone 2021 State of Project Management, è la terza sfida più grande che i professionisti del project management devono affrontare oggi. Tuttavia, porta un grande valore alle organizzazioni che la praticano correttamente.

L’allocazione delle risorse è un elemento chiave della gestione delle risorse. È il processo di allocazione efficace delle risorse per ottenere il miglior ritorno sugli investimenti.

Ma non si tratta solo di un confronto diretto tra costi e redditività. Si tratta anche di fare un buon lavoro, di rendere felici i clienti e di garantire che il vostro team sia felice e produttivo… e vedrete che anche questo contribuisce al fatturato e alla crescita.

In questa guida spiegheremo esattamente cosa comporta l’allocazione delle risorse e condivideremo le migliori pratiche per migliorare la pianificazione, l’allocazione e la gestione delle risorse.

Che cos’è l’allocazione delle risorse nella gestione dei progetti?

Per definizione, l’allocazione delle risorse è un processo di gestione del progetto essenziale che consente di identificare e allocare le risorse alle varie attività del progetto, al fine di raggiungere gli obiettivi del progetto nel modo più efficiente possibile;

Sebbene le risorse possano essere persone o attrezzature, nelle aziende di servizi professionali si riferiscono essenzialmente alle risorse umane: i team che portano innovazione e successo ai loro clienti.

Un buon utilizzo delle risorse umane può fare la differenza tra un progetto redditizio, che rispetta le scadenze e soddisfa il cliente, o un progetto in ritardo e in perdita, che danneggia la reputazione dell’azienda presso il cliente. Ecco perché è così importante fare le cose per bene.

Chi è responsabile dell’allocazione delle risorse?

La pianificazione e l’allocazione delle risorse possono essere di competenza di diverse funzioni all’interno di un’azienda.

L’allocazione e la gestione delle risorse è normalmente responsabilità dei project manager. Essi assegnano le risorse durante la fase di pianificazione del progetto e potrebbero doverle riallocare man mano che il progetto procede e i parametri cambiano.

Tuttavia, alcune aziende possono impiegare un manager delle risorse dedicato, come il responsabile del personale. Il manager delle risorse è una persona responsabile della pianificazione e dell’assegnazione delle risorse a diversi progetti.

Possono lavorare a livello dipartimentale o addirittura organizzativo, eventualmente come parte di un ufficio centrale di gestione dei progetti. In questa struttura, il responsabile delle risorse lavorerà con ogni project manager sulla strategia di allocazione delle risorse.

Perché è importante una strategia di allocazione delle risorse?

Avere accesso alle persone giuste al momento giusto e con le giuste competenze è essenziale per il successo di un progetto. Ecco perché.

1. Ottimizzare i risultati del progetto

Un processo efficace di allocazione delle risorse garantisce che a ogni progetto vengano assegnate le persone migliori, in base alle loro competenze, all’esperienza, alla disponibilità e al costo del progetto. Ciò significa che ogni progetto ha le persone e le competenze necessarie per avere successo, nei tempi e nei costi previsti;

2. Evitare i colli di bottiglia del progetto

L’allocazione delle risorse implica l’anticipazione della loro disponibilità, il che consente di individuare e mitigare i rischi legati alle risorse che potrebbero compromettere la consegna prima che diventino un problema. Ad esempio, potenziali conflitti tra le risorse o lacune nella loro disponibilità. Inoltre, aiuta a gestire le aspettative degli stakeholder in termini di tempi, budget e risultati.

3. Migliorare la redditività

L’allocazione delle risorse consente di tenere d’occhio l’implementazione del progetto e l’efficacia dei costi. Assicura che la spesa per il personale o le competenze non superi le esigenze del progetto. I margini di profitto di ciascun progetto vengono così preservati, proteggendo la redditività complessiva dell’azienda e la generazione di ricavi;

4. Proteggere il personale

Pratiche efficaci di allocazione delle risorse proteggono il personale dal sovrautilizzo e dalla riduzione della produttività e dell’acutezza mentale che inevitabilmente derivano dal sovraccarico di lavoro. Le decisioni di allocazione includono una valutazione della capacità lavorativa, consentendo una distribuzione equa ed equilibrata del carico di lavoro tra le risorse. Il risultato è che il personale è più felice, ottiene risultati migliori e si fidelizza maggiormente.

Problemi di allocazione delle risorse

Un processo sistematico di allocazione delle risorse prende in considerazione una serie di fattori diversi, come la disponibilità, le competenze e persino i costi, per determinare la persona migliore per un determinato progetto in un determinato momento.

In questo modo, si favoriscono i risultati positivi dei progetti, l’efficienza delle risorse e persino la fidelizzazione del personale. L’errata allocazione delle risorse comporta molti rischi finanziari, soprattutto se le decisioni si basano su un unico fattore.

Ecco tre esempi di allocazione delle risorse che mostrano l’impatto delle decisioni unidimensionali sul budget, sul calendario e sui risultati.

1. Assegnazione basata solo sulla disponibilità

Se si assegnano le risorse solo in base alla loro disponibilità, si corre il rischio di spendere troppo.

Ad esempio, assegnare uno sviluppatore senior a un progetto semplicemente perché è disponibile, quando uno sviluppatore junior sarebbe sufficiente per il compito in questione, riduce le prestazioni finanziarie. Infatti, i costi interni inerenti alla seniority gravano inutilmente sul budget del progetto.

Inoltre, questo senior manager corre il rischio di annoiarsi e di non essere ispirato dal lavoro che gli viene assegnato, con il conseguente rischio di burnout.

2. Assegnazione basata esclusivamente sulle competenze

Se l’assegnazione si basa esclusivamente sulle competenze richieste, c’è il rischio che i progetti vengano ritardati.

Ovviamente, le risorse devono essere in grado di svolgere il lavoro. Ma se vi affidate a una sola persona con una particolare qualifica e diversi progetti sono in competizione per le stesse risorse, rischiate di dover aspettare settimane prima che si rendano disponibili. Questo potrebbe compromettere l’avanzamento del progetto e la soddisfazione dei clienti.

Trovare una risorsa con le giuste competenze e la giusta disponibilità aiuta a rispettare i tempi del progetto.

3. Assegnazione solo in base ai costi

L’allocazione delle risorse sulla base del solo costo può essere una falsa economia. Supponiamo di assegnare le risorse a un progettista junior perché è competente e costa un po’ meno.

Se non hanno le qualifiche necessarie per il progetto, impiegheranno più tempo a svolgere i compiti richiesti e quindi costeranno di più che se avessero aspettato una settimana per trovare qualcuno con più esperienza.

Questo rischia non solo di ritardare il progetto, ma anche di rendere difficile il soddisfacimento dei requisiti, mettendo a rischio il progetto, la soddisfazione lavorativa dei vostri dipendenti e persino la reputazione della vostra organizzazione;

Due opportunità emergenti nell’allocazione delle risorse per il 2024

Con l’intensificarsi della competizione globale per i talenti, le aziende di servizi professionali intelligenti utilizzano il resourcing per ottenere un vantaggio strategico. Ecco cosa dicono gli esperti su queste due tendenze emergenti del resourcing:

• Potenziamento delle competenze
• Dare più significato al lavoro

Assegnare risorse per migliorare le competenze del team

La carenza di talenti e competenze è un problema per le società di servizi professionali, in quanto riduce la capacità e causa ritardi nelle consegne. Un modo per affrontare queste carenze è migliorare le competenze;

L’upskilling consiste nell’investire nelle risorse esistenti per sviluppare le loro competenze in linea con le esigenze aziendali. Secondo il LinkedIn Workplace Learning Report 2022, il miglioramento delle competenze dei dipendenti è la seconda priorità per i responsabili di ricerca e sviluppo. Il 46% degli intervistati cita “migliorare e rinnovare le competenze dei dipendenti” come obiettivo principale della propria azienda. Il 46% degli intervistati cita il “miglioramento delle competenze e della riqualificazione dei dipendenti” come uno degli obiettivi principali della propria azienda;

L’allocazione strategica delle risorse può essere utilizzata per migliorare le competenze, destinando le risorse a progetti impegnativi e stimolanti. Per avere successo, questo deve essere il caso:

• Con un supporto adeguato per le risorse junior, ad esempio il tempo per l’apprendimento al di fuori del luogo di lavoro o il mentoring.
• Tenete conto di questo aspetto nel calendario del progetto, poiché la persona che sta migliorando le proprie competenze potrebbe aver bisogno di più tempo e pazienza per metterle in pratica.
• Allineare le ambizioni dell’individuo e dell’azienda.

L’allocazione delle risorse come strumento motivazionale

Un altro elemento da tenere in considerazione quando si assegnano le risorse è se queste consentono alle persone di svolgere un lavoro utile che le motiva a lavorare ad alto livello;

Un lavoro significativo è un lavoro che fa appello ai propri valori e interessi e dà un senso alla propria vita. Contribuisce alla soddisfazione e al benessere sul lavoro;

Ma non è importante solo per i dipendenti, ma anche per l’azienda. Studi di McKinsey & Co dimostrano che quando le persone trovano il loro lavoro significativo, le loro prestazioni migliorano del 33% e hanno il 49% di probabilità in meno di lasciare l’azienda;

Tuttavia, altri studi condotti da McKinsey & Co rivelano che mentre il 70% delle persone cerca una ragione per essere al lavoro, solo il 15% dei lavoratori in prima linea la raggiunge. I responsabili delle risorse possono aiutarci!

I responsabili delle risorse sono nella posizione ideale per capire cosa dà significato al lavoro di ciascun dipendente;

Grazie alle informazioni sulle ambizioni, gli interessi e gli obiettivi di sviluppo delle persone, i manager possono prendere decisioni di allocazione più informate, inserendo le persone in progetti che accendono le loro passioni e portano benefici all’azienda.

I gestori delle risorse hanno bisogno di supporto per farlo

Affinché i gestori delle risorse possano svolgere questi ruoli più strategici – trovando opportunità di valorizzazione delle competenze e creando posti di lavoro significativi – le aziende devono dare loro lo spazio per farlo. Ciò significa:

• per svolgere bene il proprio lavoro, come ad esempio una piattaforma che consenta di tenere traccia delle competenze, degli interessi e delle ambizioni delle persone durante la programmazione delle risorse, sarà discussa in seguito.
• Dare ai responsabili delle risorse un “posto a tavola” quando si parla di strategia : possono fornire un supporto strategico solo se conoscono la vostra strategia.
• Automatizzare l’amministrazione manuale in modo da avere più tempo per il lato umano della gestione delle risorse: i vostri responsabili delle risorse dovrebbero accelerare il loro tempo di gestione delle risorse, non lottare con i fogli di calcolo!

Quali sono le sfide legate all’allocazione delle risorse?

Nella “Matrice di difficoltà e valore dei processi di Wellingtone, la gestione delle risorse è classificata come un processo molto difficile, ma che porta grande valore all’organizzazione. Ciò significa che, sebbene non sia facile da padroneggiare, le aziende che la padroneggiano bene ne raccoglieranno i frutti.

L’allocazione delle risorse nel vero senso della parola è relativamente semplice; sono altri fattori, come il bilanciamento della disponibilità di risorse con un panorama progettuale in costante evoluzione, a rendere difficile questo processo.

Inoltre, probabilmente non lavorerete su un solo progetto, ma su più progetti, quindi le vostre risorse di progetto dovranno competere tra loro;

Con diversi progetti in corso contemporaneamente e con le persone che si spostano da uno all’altro, l’allocazione delle risorse assume nuove sfumature di complessità. Ecco alcune delle principali sfide associate all’allocazione delle risorse e come superarle.

Mancanza di una visione d’insieme delle risorse

Il primo passo per una gestione efficace delle risorse è che i project manager sappiano esattamente di quali risorse dispongono.

Ciò significa sapere chi sono le risorse, quali sono le loro competenze, a che livello sono, quanto costano e se sono disponibili. Molte aziende non dispongono di queste informazioni.

Ad esempio, il vostro project manager potrebbe aspettare che si renda disponibile un ingegnere software di medio peso nelle vostre attività nel Regno Unito, senza sapere che nel vostro team statunitense ce ne sono due con le competenze giuste per quel lavoro.

La creazione di un database centralizzato delle risorse consentirà a tutti i project manager della vostra organizzazione di sapere esattamente chi è disponibile, senza che la compartimentazione dei team, dei reparti o delle aree geografiche ostacoli l’efficiente allocazione delle risorse.

Modifiche al progetto e dipendenze

La sfida successiva, e forse la più importante, è la natura dinamica delle aziende basate su progetti. Anche con i migliori piani, i progetti possono cambiare in un batter d’occhio. La malattia di un membro del personale può far saltare una tappa fondamentale. Un cliente può cambiare l’ambito di un progetto.

Prima avevate le persone giuste al posto giusto e al momento giusto, ma ora il vostro programma e le risorse del progetto non sono sincronizzati.

Inoltre, è raro che i membri del team di progetto lavorino contemporaneamente a TUOI progetti. Un’indagine condotta su 500 dirigenti d’azienda in tutto il mondo ha rivelato che l’81% del personale lavora su più progetti contemporaneamente.

Questo crea dipendenze e complessità nel progetto: X deve essere prodotto prima di Y e Z. E se X è in ritardo, lo sono anche Y e Z. E se X è in ritardo, anche Y e Z saranno in ritardo. E se X è in ritardo, lo saranno anche Y e Z.

Così, quando qualcosa slitta nel calendario del progetto, e la risorsa tanto richiesta che avevate pianificato per la prossima settimana è ora necessaria tra quindici giorni, potrebbe non essere più disponibile… Argh!

Ciò significa che il processo di allocazione delle risorse non è un esercizio una tantum. Deve essere controllato e gestito per tutto il ciclo di vita del progetto. Per evitare che questo si trasformi in un’enorme perdita di tempo o, peggio ancora, nell’incapacità di rispondere ai parametri del progetto in continua evoluzione, è necessario disporre di strumenti dinamici che possano aiutare.

Strumenti inadatti

Quando si ha un piccolo team di cinque persone, ad esempio, si può essere in grado di gestirlo senza bisogno di strumenti o sistemi formali di allocazione delle risorse. Ma quando il team cresce, aumenta il rischio di un’allocazione inefficiente delle risorse;

Cercare di gestire le risorse con un foglio di calcolo o una tabella di Trello non è sostenibile né scalabile.

In primo luogo, ci vuole tempo per manipolare e interpretare manualmente le informazioni disponibili. In secondo luogo, in un ambiente di progetto dinamico, le informazioni diventano obsolete non appena si preme il pulsante “chiudi”.

Uno strumento di gestione delle risorse è ideale per gestire e allocare le risorse in modo efficiente. Questo strumento può automatizzare i calcoli di disponibilità e capacità sulla base di dati in tempo reale. In questo modo è possibile vedere quali membri del team sono liberi con un semplice sguardo, invece di passare un pomeriggio ad analizzarli.

Senza un piano di allocazione delle risorse – o senza un buon software di gestione delle risorse – è difficile mantenere la visibilità dei cambiamenti costanti nel carico di lavoro e nella disponibilità delle risorse.

Fortunatamente, esistono strumenti che possono aiutarli e il tempo e il denaro che risparmiano sono più che sufficienti a compensare il costo mensile.

Guida passo passo a un processo di allocazione delle risorse efficiente con Teambook

Di seguito sono riportate alcune delle migliori pratiche per l’allocazione delle risorse nella gestione dei progetti. Utilizzeremo Teambook per fornire esempi di come il software di gestione delle risorse di progetto possa essere d’aiuto.

Fase 1: preparazione del terreno

Prima di iniziare ad assegnare le risorse a progetti specifici, è necessario preparare il terreno, dall’utilizzo dello strumento giusto alla centralizzazione dei dati sulle risorse. Ecco i passi essenziali da compiere per migliorare la gestione delle risorse.

1. Utilizzare gli strumenti giusti

L’allocazione delle risorse e la pianificazione della loro capacità senza il software giusto saranno noiose, lunghe e difficilmente efficaci.

Non c’è molto che un project manager possa fare quando si tratta di generare dati in tempo reale per l’allocazione delle risorse: è difficile raccogliere, interpretare e agire in modo tempestivo.

Il primo passo per migliorare l’allocazione delle risorse nella gestione dei progetti è quindi quello di scegliere uno strumento di gestione dei progetti appropriato, che calcoli tutte le cifre in tempo reale in modo da poter prendere decisioni rapide e affidabili sulle risorse.

Si potrebbe pensare che al giorno d’oggi le persone automatizzino tutto ciò che possono, ma Wellingtone ha scoperto che solo il 23% delle organizzazioni utilizza una soluzione software per la gestione delle risorse o della produzione (PPM).

Non c’è da stupirsi che la cattiva allocazione delle risorse sia così comune: troppe decisioni sulle risorse sono ancora prese solo sulla base dell’istinto. Questo è il modo sbagliato di procedere.

2. Creare un database centrale delle risorse

Per assegnare le risorse giuste alle attività giuste al momento giusto, è necessario sapere quali sono le risorse disponibili. Al contrario, senza informazioni centralizzate, i project manager assegnano le risorse alla cieca.

Teambook offre un luogo centralizzato per visualizzare e valutare l’idoneità di ogni risorsa nella vostra organizzazione, attraverso tag che definite in base ai vostri criteri interni. È possibile filtrare le persone in base alla funzione, alle competenze, al team, all’area geografica e molto altro ancora, rendendo più facile vedere quali risorse possiedono le competenze necessarie per il progetto.

Ricordate che abbiamo parlato dell’utilizzo dell’allocazione delle risorse per migliorare le competenze e creare lavoro utile? È qui che potete ottenere queste informazioni. Ma come si fa a ottenerle?

Deve poi essere messo a disposizione dell’azienda, in modo che i manager possano identificare le opportunità per capitalizzare queste ambizioni e allinearle con la strategia aziendale;

3. Stabilire la capacità e la disponibilità

Prima di iniziare ad allocare le risorse, i project manager devono determinare quanto tempo può essere allocato.

• Qualcuno dei vostri dipendenti lavora a tempo parziale?
• Alcuni dei vostri dipendenti lavorano solo in alcuni giorni della settimana?
• C’è un giorno festivo?

La capacità si riferisce alla durata del lavoro di una persona. Si ricava dal numero di ore settimanali o giornaliere che la persona lavora abitualmente. La disponibilità di risorse si riferisce alla durata del lavoro di una persona, al netto di ferie, assenze per malattia, tempo assegnato ad altri progetti e altri compiti;

Una volta presi in considerazione questi altri fattori, la disponibilità di una persona potrebbe essere molto più bassa di quanto previsto inizialmente.

Il pianificatore di Teambook tiene conto dell’orario di lavoro abituale della vostra organizzazione, nonché di eventuali collaboratori part-time. Lo strumento include anche i giorni festivi ufficiali e consente di inserire ferie e altri periodi di assenza. In questo modo è possibile prendere in considerazione la disponibilità reale quando si assegnano le risorse e creare carichi di lavoro equilibrati e programmi di progetto realistici. I nostri diagrammi di capacità possono aiutarvi a vedere il quadro generale e a filtrare la capacità per le funzioni più importanti per voi.

‍4. Migliorare la visibilità del portafoglio progetti

Per migliorare l’allocazione delle risorse, è importante sapere quali lavori sono in corso e quali sono in arrivo, poiché le persone possono lavorare su più progetti contemporaneamente.

Il nostro pianificatore di progetti visualizza tutti i vostri progetti programmati nell’arco di tempo selezionato e vi mostra quelli in corso. Tenete d’occhio le prenotazioni provvisorie. Se sono confermate, dovrete bilanciare l’allocazione delle risorse tra più progetti.

Il pianificatore e gli indicatori di performance sono modi rapidi per vedere dove si sta superando la propria capacità.

Fase 2: pianificazione del progetto e allocazione delle risorse

Una volta configurati i vostri strumenti per dirvi a quali altri progetti state lavorando e quante persone e ore avete a disposizione, i vostri project manager saranno in grado di allocare in modo intelligente queste risorse a progetti specifici. Ecco come fare.

1. Comprendere l’ambito e i vincoli del progetto

Definite i requisiti e i risultati attesi del progetto e identificate le eventuali tappe fondamentali.

In questa fase, è essenziale comunicare efficacemente con tutte le parti interessate per allineare le aspettative del progetto ed essere realistici su ciò che si può o non si può ottenere.

2. Identificare i ruoli e le competenze necessarie per il progetto.

Iniziate a identificare i ruoli, le competenze e il livello di seniority necessari per il vostro progetto.

Come project manager, non sempre si sa chi è più adatto a svolgere il lavoro. Quando si pianificano le risorse per un progetto, è consigliabile consultare i team leader, i solution architect e i responsabili delle risorse.

Conoscono bene i membri del loro team e i loro carichi di lavoro e sanno quali sono i membri del loro team più adatti o quelli che non hanno le competenze necessarie per realizzare il progetto.

Se avete un budget di tempo per il progetto, potete inserirlo in Teambook. In questo modo è possibile valutare facilmente il tempo “residuo” disponibile rispetto al tempo già assegnato e confrontare il budget con il tempo effettivamente impiegato nel progetto.

3. Stabilire un calendario generale del progetto

Successivamente, sviluppate un piano di progetto di alto livello. Lavorate con il vostro team per suddividere l’ambito in compiti e attività e stimate il tempo che ritenete necessario per completare il lavoro.

Il numero di ore o di giorni di cui il vostro team avrà bisogno per completare ogni compito in una struttura di ripartizione del lavoro sarà calcolato nel piano delle risorse e nella pianificazione del progetto.

Da qui, identificate le fasi generali del progetto, le fasi critiche e le scadenze. Queste possono essere rappresentate visivamente nel planner di Teambook sotto forma di pietre miliari. Una volta che tutti questi elementi sono allineati, si vedrà un calendario con le date di inizio e fine del progetto.

4. Conoscere i tassi di utilizzo

È sempre importante ricordare che le persone sono prima di tutto UMANI e poi RISORSE. Questo significa che hanno bisogno di fare delle pause, di parlare con un altro membro del team o anche di fare una passeggiata per riposare durante la giornata.

Inoltre, devono rispondere alle e-mail, partecipare alle riunioni e ricevere formazione.

Per la vostra azienda, questo tempo è importante, ma non è fatturabile. Dovete partire dal presupposto che i membri del vostro team hanno a disposizione l’80% del loro tempo per lavorare e che l’80% di questo tempo è disponibile per progetti fatturabili.

Con Teambook è possibile visualizzare facilmente la percentuale di tempo assegnata a una persona e la parte fatturabile o non fatturabile su base giornaliera, settimanale o mensile. Utilizzate queste informazioni sull’utilizzo delle risorse per mantenere un carico di lavoro gestibile ed equilibrato tra i vostri colleghi.

5. Assegnare le risorse al progetto

Aggiungete tutte le risorse disponibili che desiderate assegnare al progetto, assicurandovi che siano in grado di svolgere il nuovo lavoro. Non dimenticate di :

• Tenere conto delle ferie e dei giorni festivi;
• Assicuratevi che le persone assegnate al progetto abbiano le giuste competenze e il giusto livello di esperienza;
• Controllate che nessuno sia oberato di lavoro e che non ci siano conflitti di orario o di ferie.

Se rilevate un potenziale conflitto di programmazione o un overbooking, risolvetelo riassegnando il lavoro a un’altra risorsa o riprogrammandolo se nessun altro è disponibile.

Teambook consente di aggiungere persone a un progetto in base al loro ruolo e alle loro competenze, oltre a ricevere avvisi in tempo reale sull’overbooking e sul tempo libero, in modo da poter regolare le cose al volo.

Cosa succede se si scopre di non avere le risorse giuste al momento giusto?

Se nessun membro del vostro team di progetto ha le competenze necessarie, potreste dover ricorrere a un subappaltatore esterno che vi aiuti a completare il progetto. Non esitate a crearlo come utente in Teambook, con il ruolo corrispondente, che gli consentirà di consultare solo la sua agenda personale, senza avere accesso a tutti i dati dell’organizzazione.

Fase 3: monitoraggio e gestione delle risorse

Anche i piani migliori possono deragliare: modifiche all’ambito del progetto, stime imprecise, malattie o assenze impreviste… Quindi, una volta avviato il progetto, è indispensabile monitorare i progressi, il budget, il calendario e le risorse… e apportare le modifiche necessarie alla pianificazione.

Il controllo frequente di parametri importanti delle risorse, come l’utilizzo e la capacità dei membri del team, vi aiuterà a prendere decisioni e a evitare un’allocazione eccessiva e il burn-out del team.

Oltre ad aggiornare la pianificazione dei progetti, è importante tenere traccia del tempo effettivamente dedicato ai progetti. I timesheet integrati di Teambook possono essere inseriti facilmente, soprattutto se si basano su dati di pianificazione. Una volta che i tempi effettivi sono stati rivisti e approvati dai project manager, è possibile confrontare i piani con la realtà, consentendo di identificare il rendimento del team rispetto al piano originale e di individuare i rischi legati alle risorse o ai tempi prima che diventino un problema.

Se necessario, è possibile adattare le risorse per mitigare i rischi, ad esempio..:

• Scambio di una risorsa con un’altra
• Assegnazione di maggiori risorse a determinate fasi del progetto
• Adattare il calendario del progetto
• Negoziare i risultati del progetto.

 

Esempio di allocazione delle risorse

Supponiamo di essere una società di servizi professionali o un’agenzia che lavora a un progetto per un cliente esterno. Nel nostro caso ipotetico, siete incaricati di creare un sito web da zero. L’ambito del progetto è chiaro, avete un piano di progetto dettagliato, con una granularità fino alle attività da completare.

È arrivato il momento di assegnare le risorse. Nella maggior parte dei casi, sono questi dipartimenti a essere coinvolti in questo tipo di lavoro:

• Ingegneria: Front-end e Back-end
• Design: designer web e/o marketing
• Marketing: copywriting e SEO
• Prodotto: gestione del prodotto

Questa è la prima insidia: come assegnare le persone giuste e prendere le decisioni giuste?

Come abbiamo visto in precedenza, assegnare una persona solo in base al suo ruolo o alla sua disponibilità può significare assegnare a un junior il lavoro che potrebbe svolgere un senior, oppure il contrario: qualcosa che un senior può fare in un giorno, mentre un junior impiegherà settimane per completarlo. Se non si tiene conto della disponibilità, si corre il rischio di sovraccaricare una persona e di assegnarle molto più lavoro di quello che può effettivamente svolgere;

Una volta redatto il progetto, verificate la disponibilità e le capacità delle persone per trovare quelle più adatte. Ricordate che  il vostro database di utenti deve riflettere le competenze specifiche del vostro settore, della vostra organizzazione. L’obiettivo è identificare gli esperti più rilevanti, verificare se hanno ancora capacità sufficienti per partecipare a una nuova iniziativa e quindi assegnarli al progetto in questione.

Tenete presente che stiamo descrivendo un esperimento semplice. In realtà, probabilmente incontrerete una serie di ostacoli:

• Vincoli di risorse
• Vincoli di bilancio
• Carenze nella pianificazione del progetto
• Estensione dell’ambito di applicazione

Sebbene alcune di queste possano ostacolare i vostri progressi nell’allocazione delle risorse, non dovrebbero fermarvi del tutto.

Ad esempio, se vi trovate in una situazione in cui non avete esperti con le competenze richieste per il progetto, potete creare una risorsa fittizia con il nome del ruolo che dovrebbe ricoprire e assegnare i tag corrispondenti alle competenze richieste;

Queste informazioni possono essere utilizzate dall’ufficio risorse umane per assumere risorse future. Si può anche esaminare il pool di talenti esistente e vedere se qualcuno può essere ricollocato (anche se questo è un passo rischioso da considerare con cautela);

Oltre a queste linee guida, è necessario lasciare un margine per eventuali modifiche. Secondo gli esperti, si dovrebbe sempre aggiungere il 25% alle previsioni di completamento del progetto per rendere i risultati più realistici. Per rimanere all’interno di questa zona di sicurezza, prendetevi il tempo di elencare le cose che potrebbero andare storte con le risorse assegnate e vedete quali misure potete adottare per risolvere questi problemi in modo preventivo e rendere la vostra missione a prova di futuro;

Cose da ricordare

Un uso efficiente delle risorse significa un migliore ritorno sull’investimento per i costi del personale, migliori risultati per i progetti e maggiore redditività. Come si può notare, tutto ciò inizia con largo anticipo rispetto al progetto e deve essere monitorato e gestito man mano che il progetto procede.

Ciò richiede dati in tempo reale e visibilità a livello di organizzazione dei progetti in corso e della disponibilità delle risorse. Il software di gestione dei progetti Teambook fornisce proprio questo, consentendovi di allocare le risorse con chiarezza e sicurezza e di rispondere in modo dinamico ai cambiamenti.

• Prenotazione centralizzata delle risorse per una pianificazione sicura delle risorse ;
• Accesso alle informazioni su competenze, livello, capacità e disponibilità;
• Trascinare e rilasciare le risorse nel piano di progetto;
• Monitorare facilmente l’avanzamento del progetto e regolare le risorse.

Riprendete il controllo sull’allocazione delle vostre risorse. Provate Teambook gratuitamente.