Due progetti hanno bisogno di un designer la prossima settimana. Il primo ha una scadenza concordata con il cliente; il secondo è già in ritardo. L’unico designer con l’esperienza necessaria sembra libero mercoledì, ma deve anche revisionare il lavoro di un terzo progetto.
È un tipico problema di allocazione delle risorse. Guardare il calendario non basta per risolverlo. Qualcuno deve verificare il carico di lavoro effettivo, stabilire le priorità e spiegare alle persone coinvolte le conseguenze della scelta.
Di cosa si occupa un responsabile dell’allocazione delle risorse?
Il responsabile dell’allocazione delle risorse assegna le persone ai progetti in base al lavoro da svolgere, alle competenze richieste e al tempo che ciascuno può dedicarvi. Rivede inoltre le assegnazioni quando cambiano le scadenze, l’ambito dei progetti o la disponibilità del team.
In una piccola agenzia o società di consulenza, questa responsabilità può spettare a un project manager o a chi coordina le attività operative. In un’organizzazione più grande, un responsabile delle risorse può gestire le assegnazioni di più team. Al di là del titolo, serve una persona che abbia una visione d’insieme delle richieste e possa intervenire quando entrano in conflitto.
In pratica, il suo lavoro comprende:
- Capire di quali persone e competenze ha bisogno ogni progetto e in quali date.
- Verificare chi possiede le competenze richieste e ha tempo disponibile.
- Risolvere le sovrapposizioni prima che una persona venga assegnata a due progetti nello stesso momento.
- Informare i project manager quando una richiesta non può essere soddisfatta come previsto.
- Aggiornare le assegnazioni quando cambiano priorità, scadenze o disponibilità.
Come si prende una decisione sull’allocazione delle risorse?
Torniamo al designer richiesto da due progetti. Prima di assegnarlo, il responsabile delle risorse deve rispondere ad alcune domande:
- Quale lavoro deve essere svolto la prossima settimana? Occorre distinguere le attività legate a una scadenza fissa da quelle che possono essere spostate senza ritardare il progetto.
- Quanto tempo richiede ogni richiesta? “Ci serve un designer la prossima settimana” può significare due ore di revisione oppure quattro giornate di lavoro.
- Chi può svolgere il lavoro? Un altro designer potrebbe essere disponibile ma non avere tutte le competenze necessarie. Potrebbe comunque occuparsi di una parte delle attività.
- Quali impegni sono già pianificati? Bisogna considerare gli altri progetti, le attività interne, le ferie e gli orari part-time. Uno spazio vuoto nel calendario non corrisponde sempre a capacità disponibile.
- Quali conseguenze avrà l’assegnazione? Dare la precedenza a un progetto potrebbe rinviare una tappa importante dell’altro. È meglio saperlo prima di confermare una data di consegna.
La soluzione potrebbe essere dividere il tempo del designer tra i due progetti, affidare parte del lavoro a un’altra persona, rivedere una scadenza o chiarire quale progetto abbia la priorità. La decisione e le sue conseguenze devono essere chiare a tutti.
Quali problemi incontra più spesso chi gestisce le assegnazioni?
Scambiare uno spazio libero per capacità disponibile
Una persona può avere qualche ora libera mercoledì senza avere abbastanza tempo per seguire una nuova attività. Riunioni, revisioni, passaggi di consegne e impegni già presi incidono su ciò che può portare a termine. Conviene guardare l’intera settimana, non soltanto una casella vuota nel calendario.
Ricevere richieste troppo vaghe
Una richiesta di personale dovrebbe indicare il periodo, l’impegno stimato e le competenze necessarie. Se queste informazioni mancano, il responsabile delle risorse deve fare delle ipotesi. Una breve conversazione con il project manager può evitare diverse riassegnazioni in seguito.
Vedere tutti i progetti richiedere lo stesso specialista
Alcune competenze sono difficili da trovare all’interno del team. Se ogni progetto dipende dallo stesso sviluppatore, designer o consulente senior, spostare le assegnazioni può semplicemente spostare il problema. Potrebbe essere necessario ridurre o modificare le attività, affiancare una persona meno esperta allo specialista, chiedere supporto esterno o cambiare l’ordine delle consegne.
Lasciare invariato il piano quando il progetto cambia
Un cliente tarda a inviare un feedback, il progetto si amplia o qualcuno prende ferie. Le vecchie assegnazioni possono far sembrare che il lavoro sia coperto, anche se le necessità sono cambiate. Il piano va rivisto regolarmente, soprattutto quando più progetti coinvolgono le stesse persone.
Come rendere più semplici le assegnazioni ai progetti
Per prima cosa, riunite in un’unica vista le assegnazioni attuali e le disponibilità future. Includete ferie, orari part-time e attività interne. Concordate poi quali informazioni devono accompagnare ogni nuova richiesta: il lavoro da svolgere, le competenze necessarie, l’impegno stimato e le date importanti.
Esaminate regolarmente le settimane successive insieme ai project manager. Concentratevi sulle decisioni da prendere: persone sovraccariche, attività ancora senza assegnazione e richieste che riguardano lo stesso specialista. Quando il piano cambia, aggiornate le assegnazioni e avvisate i team coinvolti.
Uno strumento di pianificazione condiviso aiuta quando queste decisioni coinvolgono molte persone e progetti. Teambook permette di consultare assegnazioni e disponibilità nello stesso posto e di cercare le persone in base alle loro competenze. Per approfondire, scoprite il nostro software per l’allocazione delle risorse.
Quali dati aiutano a migliorare l’allocazione delle risorse?
Partite dalle domande che possono migliorare le decisioni future. Quali ruoli risultano spesso sovraccarichi? Con quale frequenza occorre modificare assegnazioni già confermate? Quali attività restano in attesa della stessa competenza? Il lavoro pianificato è compatibile con gli orari effettivi del team?
Queste tendenze possono indicare la necessità di assumere, stime poco accurate o l’abitudine di accettare nuovi progetti prima di verificare la capacità disponibile. L’obiettivo è pianificare meglio il lavoro successivo, non riempire ogni ora del calendario.
Una buona allocazione delle risorse parte dal tempo che le persone possono davvero dedicare ai progetti. Il responsabile deve individuare i conflitti abbastanza presto da permettere al team di decidere come affrontarli.
