Deux projets ont besoin d’un designer la semaine prochaine. Le premier a une échéance fixée avec le client ; le second a déjà pris du retard. Le seul designer qui possède l’expérience requise semble libre mercredi, mais il doit aussi relire le travail d’un troisième projet.
C’est un problème courant d’allocation des ressources. Un calendrier ne suffit pas à le résoudre. Il faut vérifier la charge de travail réelle, décider quel projet est prioritaire et expliquer ce choix aux personnes concernées.
Quel est le rôle d’un responsable de l’allocation des ressources ?
Le responsable de l’allocation des ressources affecte les membres de l’équipe aux projets en fonction du travail à réaliser, de leurs compétences et du temps qu’ils peuvent réellement y consacrer. Il réexamine aussi ces affectations lorsque les délais, le périmètre des projets ou les disponibilités changent.
Dans une petite agence ou un cabinet de conseil, cette responsabilité peut revenir à un responsable des opérations ou à un chef de projet. Dans une structure plus grande, un responsable des ressources peut coordonner les affectations de plusieurs équipes. Quel que soit l’intitulé du poste, il faut que quelqu’un ait une vue d’ensemble des demandes et puisse trancher lorsqu’elles entrent en conflit.
Concrètement, cette personne doit :
- Comprendre les besoins de chaque projet et les dates auxquelles les compétences sont nécessaires.
- Vérifier qui possède les compétences requises et dispose du temps nécessaire.
- Résoudre les conflits d’affectation avant qu’une personne soit planifiée sur deux projets en même temps.
- Informer les chefs de projet lorsqu’une demande ne peut pas être satisfaite comme prévu.
- Adapter les affectations quand les priorités, les échéances ou les disponibilités évoluent.
Comment prendre une décision d’allocation des ressources ?
Revenons au designer demandé sur deux projets. Avant de l’affecter, le responsable des ressources doit répondre à quelques questions :
- Quel travail doit absolument être réalisé la semaine prochaine ? Il faut distinguer les tâches liées à une échéance ferme de celles qui peuvent être décalées sans retarder le projet.
- Combien de temps demande chaque mission ? « Nous avons besoin d’un designer la semaine prochaine » peut vouloir dire deux heures de relecture ou quatre journées de production.
- Qui peut faire le travail ? Un autre designer peut être disponible sans posséder toutes les compétences nécessaires. Il pourra peut-être prendre en charge une autre partie de la mission.
- Quelles sont les affectations déjà prévues ? Il faut tenir compte des autres projets, du travail interne, des congés et des horaires à temps partiel avant de considérer un créneau libre comme une véritable disponibilité.
- Quelles seront les conséquences de cette affectation ? Donner la priorité à un projet peut repousser une étape importante sur un autre. Mieux vaut le savoir avant de confirmer une date de livraison.
La solution peut être de partager le temps du designer entre les deux projets, de confier une partie du travail à quelqu’un d’autre, de modifier une échéance ou de revoir les priorités. L’essentiel est de rendre la décision et ses conséquences claires pour tout le monde.
Quelles difficultés reviennent le plus souvent ?
Confondre créneau libre et capacité disponible
Une personne peut avoir un créneau vide mercredi sans disposer du temps nécessaire pour avancer sur une nouvelle mission. Les réunions, les relectures, les passations et les engagements déjà pris comptent aussi. Il faut regarder l’ensemble de la semaine et le travail prévu autour des dates demandées.
Recevoir des demandes trop vagues
Une demande d’affectation doit préciser la période, l’effort estimé et les compétences nécessaires. Sans ces informations, le responsable des ressources doit deviner. Un bref échange avec le chef de projet à ce stade évite souvent plusieurs réaffectations par la suite.
Voir tous les projets demander le même spécialiste
Certaines compétences sont rares dans une équipe. Si chaque projet dépend du même développeur, designer ou consultant senior, déplacer les affectations ne fait parfois que déplacer le problème. Il peut alors être nécessaire d’ajuster le périmètre du travail, d’associer un collègue moins expérimenté au spécialiste, de faire appel à une aide extérieure ou de revoir l’ordre des livraisons.
Laisser les affectations en place alors que le projet a changé
Un client tarde à donner son retour, le périmètre d’un projet s’élargit ou une personne prend un congé. Les anciennes affectations peuvent alors donner l’impression que le travail est couvert, même si les besoins ont changé. Le plan doit être revu régulièrement, surtout lorsque plusieurs projets partagent les mêmes personnes.
Comment faciliter la planification des équipes projet ?
Commencez par regrouper les affectations en cours et les disponibilités à venir dans une même vue. Incluez les congés, les horaires à temps partiel et les engagements internes. Convenez ensuite des informations à fournir pour toute nouvelle demande : le travail à réaliser, les compétences requises, l’effort estimé et les dates importantes.
Faites régulièrement le point avec les chefs de projet sur les semaines à venir. Concentrez-vous sur les décisions à prendre : les personnes surchargées, les besoins non couverts et les projets qui sollicitent le même spécialiste. Lorsqu’un plan change, mettez l’affectation à jour et informez les équipes concernées.
Un outil de planification partagé devient utile lorsque ces décisions concernent de nombreuses personnes et plusieurs projets. Teambook permet de consulter les affectations et les disponibilités au même endroit, ainsi que de rechercher des personnes selon leurs compétences. Pour voir comment organiser ce travail, découvrez notre outil de gestion des ressources projet.
Que faut-il suivre pour améliorer les affectations ?
Posez-vous des questions qui aident à prendre de meilleures décisions. Quels profils sont régulièrement surchargés ? À quelle fréquence faut-il modifier des affectations déjà confirmées ? Quels projets attendent toujours la même compétence ? La charge attribuée correspond-elle réellement aux horaires de l’équipe ?
Ces tendances peuvent révéler un besoin de recrutement, des estimations peu fiables ou une habitude d’accepter de nouveaux projets avant de vérifier la capacité disponible. Le but de cette analyse est d’améliorer les prochaines affectations, pas de remplir chaque heure du calendrier.
Une bonne allocation des ressources part du temps que les personnes peuvent réellement consacrer aux projets. Le rôle du responsable est de repérer les conflits assez tôt pour que l’équipe puisse décider comment les résoudre.
