Zwei Projekte brauchen nächste Woche einen Designer. Für das erste gibt es eine feste Kundenfrist, das zweite liegt bereits hinter dem Zeitplan. Der einzige Designer mit der nötigen Erfahrung scheint am Mittwoch frei zu sein. Allerdings soll er auch die Ergebnisse eines dritten Projekts prüfen.
Das ist eine typische Frage der Ressourcenallokation. Ein Blick in den Kalender reicht hier nicht aus. Jemand muss die tatsächliche Auslastung prüfen, Prioritäten klären und den beteiligten Teams erklären, welche Folgen die Entscheidung hat.
Was macht ein Resource Allocation Manager?
Ein Resource Allocation Manager teilt Mitarbeitende Projekten zu. Grundlage dafür sind der Arbeitsbedarf, die benötigten Kompetenzen und die Zeit, die jede Person tatsächlich zur Verfügung hat. Ändern sich Fristen, Projektumfang oder Verfügbarkeiten, passt er die Zuteilung an.
In einer kleinen Agentur oder Beratung übernimmt diese Aufgabe häufig die Projektleitung oder eine Person aus dem Operations-Team. In größeren Unternehmen koordiniert möglicherweise ein eigener Resource Manager die Besetzung mehrerer Teams. Entscheidend ist, dass jemand alle Projektanfragen im Blick hat und bei Überschneidungen eine Entscheidung herbeiführen kann.
Zu den Aufgaben gehören:
- Den Personalbedarf und die Termine der einzelnen Projekte klären.
- Prüfen, wer die passenden Kompetenzen und genügend Zeit hat.
- Konflikte lösen, bevor Mitarbeitende doppelt eingeplant werden.
- Projektleitungen informieren, wenn eine Anfrage nicht wie gewünscht erfüllt werden kann.
- Zuteilungen ändern, wenn sich Prioritäten, Termine oder Verfügbarkeiten verschieben.
Wie läuft eine Entscheidung zur Ressourcenallokation ab?
Kommen wir auf den Designer zurück, den zwei Projekte gleichzeitig brauchen. Vor der Zuteilung muss der Resource Allocation Manager einige Fragen beantworten:
- Welche Arbeit muss nächste Woche erledigt werden? Aufgaben mit einer festen Frist sollten von solchen getrennt werden, die sich ohne Folgen für den Projekttermin verschieben lassen.
- Wie viel Zeit braucht jede Anfrage? „Wir brauchen nächste Woche einen Designer“ kann zwei Stunden für ein Review oder vier volle Arbeitstage für die Umsetzung bedeuten.
- Wer kann die Arbeit übernehmen? Ein anderer Designer hat vielleicht Zeit, aber nicht alle erforderlichen Kompetenzen. Möglicherweise kann er trotzdem einen Teil der Arbeit übernehmen.
- Was ist bereits eingeplant? Andere Projekte, interne Aufgaben, Urlaub und Teilzeitregelungen gehören in die Prüfung. Ein freier Kalendereintrag bedeutet nicht automatisch freie Kapazität.
- Welche Folgen hat die Zuteilung? Bekommt ein Projekt Vorrang, kann sich ein Meilenstein im anderen verschieben. Das sollte klar sein, bevor ein Liefertermin zugesagt wird.
Am Ende kann der Designer seine Zeit auf beide Projekte verteilen. Vielleicht übernimmt eine andere Person einen Teil der Arbeit, eine Frist wird angepasst oder die Projekte müssen neu priorisiert werden. Wichtig ist, dass die Entscheidung und ihre Folgen für alle Beteiligten klar sind.
Wo entstehen bei der Ressourcenallokation Probleme?
Ein freier Termin wird mit freier Kapazität verwechselt
Jemand kann am Mittwoch eine Lücke im Kalender haben und trotzdem nicht genug Zeit für eine zusätzliche Aufgabe mitbringen. Meetings, Reviews, Übergaben und andere Projektzusagen beanspruchen ebenfalls Zeit. Deshalb sollte die gesamte Woche betrachtet werden, nicht nur ein einzelner freier Zeitraum.
Projektanfragen sind zu ungenau
Eine Anfrage sollte den Zeitraum, den geschätzten Aufwand und die benötigten Kompetenzen enthalten. Fehlen diese Angaben, muss der Resource Manager raten. Ein kurzes Gespräch mit der Projektleitung kann später mehrere Umbuchungen ersparen.
Alle Projekte brauchen dieselbe Fachkraft
Manche Kompetenzen sind im Team knapp. Wenn jedes Projekt denselben erfahrenen Entwickler, Designer oder Berater braucht, löst ein Verschieben der Buchungen das Grundproblem nicht. Dann müssen möglicherweise der Arbeitsumfang angepasst, weniger erfahrene Kollegen eingebunden, externe Unterstützung eingeplant oder Liefertermine neu abgestimmt werden.
Das Projekt ändert sich, die Planung bleibt gleich
Ein Kunde gibt später Feedback, der Projektumfang wächst oder jemand nimmt Urlaub. Alte Buchungen können dann den Eindruck erwecken, dass die Arbeit abgedeckt ist, obwohl sich der Bedarf längst verändert hat. Zuteilungen sollten regelmäßig geprüft werden, besonders wenn mehrere Projekte auf dieselben Personen angewiesen sind.
Wie lassen sich Projektteams besser besetzen?
Schaffen Sie zunächst eine gemeinsame Übersicht über bestehende Zuteilungen und künftige Verfügbarkeiten. Urlaub, Teilzeit und interne Aufgaben gehören dazu. Legen Sie außerdem fest, welche Angaben eine neue Personalanfrage enthalten muss: die konkrete Arbeit, erforderliche Kompetenzen, den geschätzten Aufwand und wichtige Termine.
Besprechen Sie die kommenden Wochen regelmäßig mit den Projektleitungen. Konzentrieren Sie sich dabei auf Entscheidungen: Wer ist überlastet? Welche Arbeit ist noch nicht besetzt? Wo konkurrieren Projekte um dieselbe Fachkraft? Wenn sich ein Plan ändert, aktualisieren Sie die Zuteilung und informieren die betroffenen Teams.
Eine gemeinsame Planungssoftware hilft, wenn viele Personen und Projekte beteiligt sind. Mit Teambook können Teams Buchungen und Verfügbarkeiten zusammen betrachten und anhand von Kompetenzen nach passenden Mitarbeitenden suchen. Wie das bei der Projektbesetzung funktioniert, zeigt unsere Software für Ressourcenallokation.
Welche Kennzahlen helfen bei der Ressourcenplanung?
Beginnen Sie mit Fragen, die zu besseren Entscheidungen führen. Welche Rollen sind regelmäßig überbucht? Wie oft müssen bestätigte Zuteilungen geändert werden? Wo wartet Arbeit immer wieder auf dieselbe Kompetenz? Passt die eingeplante Arbeit zu den tatsächlichen Arbeitszeiten des Teams?
Solche Muster können auf Personalbedarf, ungenaue Aufwandsschätzungen oder eine zu frühe Zusage für neue Projekte hinweisen. Ziel ist eine bessere Planung für die nächsten Aufträge. Es geht nicht darum, jede Stunde im Kalender zu belegen.
Gute Ressourcenallokation berücksichtigt, wie viel Zeit Mitarbeitende tatsächlich für Projekte aufbringen können. Der Resource Allocation Manager macht Konflikte früh sichtbar, damit das Team rechtzeitig entscheiden kann, wie es damit umgeht.
