Averigüe cómo gestiona el Director de Asignación de Recursos la distribución y gestión de recursos dentro de una empresa. Averigüe cómo garantizan que los recursos se utilicen de forma eficaz.
La asignación de recursos es un elemento crucial de la gestión de proyectos. Con unos recursos disponibles limitados, las decisiones equivocadas pueden provocar un aumento del gasto y retrasos en la entrega, lo que puede irritar a los clientes. Por desgracia, es más fácil de lo que crees tomar la decisión equivocada.
Los directivos tienen mucho que hacer a la hora de asignar recursos. Hay personas con antigüedad y competencias. Existe un presupuesto. Hay tiempo disponible. Tomados por separado, todos estos recursos parecen manejables, pero eso es sólo la teoría. En la práctica, estos recursos generan dependencia, se ven afectados por circunstancias imprevistas y acaban agotándose.
En este blog analizaremos las dificultades a las que se enfrentan los responsables de la asignación de recursos en la gestión de proyectos y propondremos algunas soluciones.
¿Cuál es la función de un gestor de asignación de recursos?
Los directores de organización son responsables de un amplio abanico de tareas. En el día a día, supervisan el trabajo de su personal, elaboran planes, interactúan con las distintas partes interesadas y llevan a cabo multitud de otras tareas de gestión. Para cada una de estas responsabilidades, el directivo tiene que desempeñar un determinado papel, que requiere un conjunto concreto de competencias.
La toma de decisiones, la recopilación y el tratamiento de la información y las responsabilidades interpersonales e informativas implican la interacción con los compañeros.
La principal responsabilidad de un gestor de asignación de recursos es garantizar que los recursos se utilicen con eficacia y eficiencia y que su asignación optimice la productividad y rentabilidad globales de la organización. Esto puede implicar elegir qué actividades o proyectos priorizar, asignar recursos a distintos equipos o departamentos y garantizar que los recursos se utilicen de la forma menos costosa posible.
Existen muchos métodos de asignación de recursos, y el que se elija dependerá del tipo de organización y de los recursos que se gestionen. Por ejemplo, en una empresa manufacturera, el responsable de la asignación de recursos se encargará de determinar cómo utilizar los equipos y las materias primas de la forma más eficiente posible, mientras que en una organización de servicios, la atención se centrará en aprovechar al máximo los recursos humanos y financieros.
Un elemento crucial de la gestión de recursos es la necesidad de conciliar la asignación de recursos con las demandas y objetivos de las numerosas partes interesadas de la organización. Esto puede implicar equilibrar las demandas de múltiples equipos o departamentos con las de clientes, inversores y otras partes interesadas.
Toda empresa de éxito debe ser capaz de asignar sus recursos de forma eficaz para garantizar que se utilicen con la mayor eficiencia y eficacia posibles, y que la organización pueda alcanzar sus metas y objetivos a tiempo y sin salirse del presupuesto.
¿Quién tiene entonces el poder de asignar recursos?
El gestor de proyectos suele ser el responsable de organizar y asignar los recursos, sobre todo en las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, en empresas más grandes, la asignación de recursos puede ser supervisada por departamentos enteros, y algunas empresas tienen la opción de contratar a un gestor de recursos. Los gestores de recursos gestionan los recursos de varios proyectos a la vez, a diferencia de los gestores de proyectos, que son responsables de los proyectos en los que están trabajando activamente.
También es importante señalar que un gestor puede asignar recursos a tareas y proyectos de dos maneras:
Distribución de proyectos
En este caso, asignas a cada miembro del equipo un proyecto concreto. Si no estás seguro de qué tareas tendrás que completar, este enfoque funcionará.
En Cómo asignar recursos a los proyectos encontrará algunas lecturas recomendadas.
Asignación de tareas
Cuando se dispone de tareas que pueden delegarse inmediatamente en el equipo, como una lista de requisitos del cliente que pueden convertirse en tareas, se produce este tipo de asignación de recursos.
¿Cómo funciona la asignación de recursos a un proyecto?
La función de gestor de recursos abarca toda una serie de responsabilidades, todas ellas encaminadas a optimizar los procesos empresariales. Como asignador de recursos, el trabajo del gestor consiste en asignar los recursos de manera que se optimicen la productividad y la inventiva de la organización. Esto significa determinar las necesidades del proyecto y asignar los recursos dentro del presupuesto y el calendario de la empresa. El proceso de asignación de recursos, que incluye los siguientes pasos (que también pueden utilizarse como directrices), es responsabilidad de un directivo en el papel de gestor de recursos:
Organizar la tarea
Para asignar eficazmente los recursos, el gestor debe saber qué hay que hacer en el proyecto. Debe asignar tareas al proyecto, fijar objetivos y designar puntos de control.
Recoger datos respondiendo a estas solicitudes:
- ¿Cuál es el plazo del proyecto? ¿Cuánto tiempo ha asignado a cada tarea del proyecto?
- ¿Qué habilidades se requieren para completar cada tarea? ¿Quién es esta persona en su equipo?
- ¿Qué tareas dependen de qué otras?
Determine los recursos necesarios para completar cada tarea.
Elaborar una lista de los recursos disponibles
La financiación es, por supuesto, el recurso más obvio a asignar. Pero los «recursos» no se limitan a los activos financieros. Esencialmente, es todo lo que necesitas para hacer el trabajo. En términos sencillos, todos los recursos pueden dividirse en dos categorías:
- los recursos materiales. Se trata de recursos tangibles, como dinero, personal, máquinas, programas informáticos, materias primas, edificios y espacio físico.
- activos intangibles. Se trata de recursos intangibles, como ideas, tiempo, talento y propiedad intelectual.
Examinar la disponibilidad de recursos
Los recursos no sólo son escasos, sino a menudo inexistentes. Cuando se trata de personas y tiempo, la situación es especialmente difícil. Por eso, a la hora de asignar recursos, es importante asegurarse de que están disponibles.
- ¿Alguien se va de vacaciones?
- ¿Quién trabaja a tiempo parcial?
Y no olvides que las bajas por enfermedad siempre pueden producirse y son difíciles de prever.
Esté preparado para sustituir a alguien con los conocimientos necesarios si no está disponible. Si no hay nadie más en la zona con los conocimientos necesarios, puedes recurrir a un contratista o autónomo.
Esto también puede ocurrir si no hay muchos miembros del equipo con los conocimientos necesarios. Si un proyecto no es urgente, siempre puedes llamar a un contratista o dejarlo en suspenso.
Hay muchas razones por las que alguien puede no estar disponible. Las prioridades de la empresa pueden cambiar. Para minimizar las sorpresas, lo mejor en cualquier caso es evaluar la disponibilidad con antelación.
Asignación del trabajo
Asegúrese de que los miembros del equipo que asigna tienen las competencias necesarias. Como alto directivo, es posible que no siempre sepa quién hace qué y quién tiene las competencias adecuadas. En ese caso, consulta a los jefes de equipo.
Además, es esencial que los jefes de proyecto deleguen tareas con profesionalidad y objetividad. No confíe tareas complicadas a amigos inexpertos o novatos. Será contraproducente.
Considere la posibilidad de que algunos de sus empleados estén trabajando también en varios proyectos. Esto significa que no podrán prestar toda su atención a tu trabajo, por lo que puede que necesites contratar ayuda extra.
Elegir una herramienta de asignación de recursos
El software denominado herramienta de asignación de recursos, a menudo conocido como herramienta de gestión de recursos, ayuda a los gestores de proyectos a planificar, asignar y controlar los recursos, así como a elaborar informes y realizar un seguimiento de los progresos. Las soluciones de software, a diferencia de los archivos de hojas de cálculo, promueven la transparencia al permitir a los gestores supervisar automáticamente los horarios de los miembros de su equipo en tiempo real.
Encontrar los recursos adecuados para cada trabajo y garantizar que nadie se quede al margen son dos de las principales ventajas de utilizar herramientas de asignación de recursos. De este modo, los proyectos pueden completarse a tiempo y dentro del presupuesto. Aunque el software de asignación de recursos es muy útil, muchas empresas siguen haciendo un seguimiento manual de los recursos mediante hojas de cálculo, basando a menudo sus juicios en factores contextuales.
Las ventajas de las técnicas de asignación de recursos son evidentes:
- Los recursos son fácilmente visibles. Los recursos son visibles al instante para usted. Por ejemplo, puede controlar rápidamente la baja por enfermedad de un miembro del equipo mediante la aplicación y asignarle un sustituto con las cualificaciones necesarias.
- Sin conflictos con los recursos. Reservar un recurso dos veces supone una pérdida de tiempo y dinero. Cuando reservas el mismo recurso dos veces para la misma fecha, las herramientas de asignación de recursos lo ponen de manifiesto.
- Las personas se asignan a los flujos de trabajo en función de sus habilidades. En ausencia de una herramienta, podría asignar tareas a las personas en función de su fiabilidad y no de su nivel de competencia. Por el contrario, una aplicación dedicada le ayuda a evitar cometer este error indicando claramente si la persona es competente para un trabajo determinado.
Seguimiento de la evolución
Un gestor de asignación de recursos puede enfrentarse a una serie de cambios imprevistos a medida que avanza el proyecto. Puede descubrir que el alcance del proyecto ha cambiado, que ha sobrecargado a su personal o que los cuellos de botella están haciendo que se agoten los recursos. Sea cual sea el caso, hay que mantenerse adaptable y listo para hacer ajustes. Redistribuir los recursos puede crear oportunidades, así que no siempre es malo.
Distribuir adecuadamente los recursos
Por favor, complete la siguiente información:
- Hable con su grupo. Informa a cada uno de ellos del cambio y de sus efectos sobre ellos individualmente. No presiones demasiado a tus compañeros. Busca a otra persona para hacer el trabajo si la persona cuyos talentos coinciden con los tuyos está trabajando en otro proyecto. Si no, espera a que la persona haya terminado su otro proyecto.
- Evalúa el proyecto en el que estás trabajando. La evaluación es una excelente oportunidad para aprender de tus errores.
- Examina el proyecto: ¿hubo retrasos? ¿Cómo gestionó el grupo las tareas asignadas? ¿Estaban los miembros del equipo sobrecargados de trabajo? ¿Qué se puede mejorar en el futuro?
Ni que decir tiene que la integración de los datos extraídos del software de asignación de recursos simplifica las evaluaciones.
¿Cómo pueden tener éxito los responsables de la asignación de recursos?
La asignación de recursos tiene muchos puntos ciegos. Aunque la asignación de recursos puede parecer sencilla en teoría, es innegablemente difícil en la práctica. Un gestor debe tener en cuenta una serie de factores que influirán en el progreso de un proyecto si quiere que éste tenga éxito.
Hemos elaborado algunas directrices para ayudar a los gestores a asignar correctamente los recursos:
1) En cuanto notes un cambio, no lo pospongas.
Aunque nunca son definitivos, los planes son extremadamente importantes. Es muy probable que tengas que redistribuir tus recursos.
Por ejemplo, su cliente puede decidir de repente añadir funciones y características adicionales. Entonces tendrás que entregar el proyecto a otros desarrolladores, y tendrás que averiguar dónde encontrarlos si no tienes talento suficiente.
Pero hay que saber decir que no. Un cambio en la demanda, que suele implicar limitaciones financieras y de tiempo, puede provocar a menudo un cambio en el alcance del proyecto. Cualquier nueva solicitud conlleva un cambio en el alcance del proyecto y requiere más recursos. Así que no prometas más de la cuenta si los recursos son limitados.
2) Optimizar el uso de los recursos del proyecto
Muchas cosas tienen que suceder en el orden correcto, así que hay que ser consciente de ello y planificar en consecuencia. Por ejemplo, confirme que los recursos que contrate para su proyecto puedan empezar a trabajar en la parte que les corresponde tan pronto como se les haya contratado; de lo contrario, será una pérdida de tiempo y dinero si tienen que esperar a que otras personas terminen su trabajo antes de poder empezar.
Siempre hay que contar con un plan de reserva y evitar, en la medida de lo posible, depender excesivamente de un único recurso.
A la hora de asignar recursos, no se centre sólo en un aspecto de la empresa. Considere el proyecto en su conjunto. El uso de la baja por enfermedad por parte de un miembro del equipo es igual de importante.
3) Controlar el tiempo realmente dedicado a los proyectos
El tiempo debe gestionarse bien. Si no controla el tiempo, su personal puede tardar una semana en realizar una tarea que sólo lleva un día. Así que vigila la carga de trabajo que tus equipos dedican realmente a los proyectos.
Cuando estime la duración de cada actividad del proyecto, recuerde que los seres humanos son seres vivos que se toman descansos para tomar un café y relacionarse con sus colegas. Se les paga por este tiempo, aunque no suponga un avance inmediato para la empresa. Se trata de tiempo no facturable para su empresa.
Piense en cómo utiliza sus recursos humanos. Esto le ayudará a calcular con precisión el tiempo necesario para cada tarea.
4) Planificar controles frecuentes
Decide una hora concreta para comprobar tus recursos. Compruebe que nadie esté sobrecargado de trabajo. Habla con tus empleados para saber qué está pasando realmente y si tienen problemas. Una vez más, un programa informático de asignación de recursos sería muy útil.
Su proceso de trabajo mejorará continuamente si se revisa periódicamente la asignación de recursos.
5) Conozca las competencias de los recursos de que dispone
Para mejorar la asignación de recursos, infórmese sobre las competencias y la formación de su personal. Elabore un perfil para cada empleado de su organización. Cuanta más información tenga, más fácil le resultará asignar el personal adecuado a las tareas correctas.
Disponer de un conjunto consolidado de recursos con información sobre las capacidades y los niveles de cualificación de los empleados es muy beneficioso. Por ejemplo, una herramienta como Teambook permite buscar recursos en función del nivel de competencias, la ubicación o cualquier otro atributo introducido como etiqueta en la ficha de usuario.
6) Evitar el alquiler excesivo o insuficiente
Sobreasignar significa asignar una cantidad excesiva de trabajo. Como la capacidad humana es más difícil de cuantificar que los recursos financieros o de otro tipo, esto es especialmente cierto cuando se trata de recursos humanos. Cuando a una persona se le asignan demasiadas tareas o proyectos, aumentan los niveles de estrés, disminuye el rendimiento y, en algunas situaciones, se produce el desgaste. Consulte nuestro artículo sobre este tema.
Y no olvide que no es posible trabajar a pleno rendimiento todo el tiempo: además de trabajar directamente en el proyecto, su personal también tendrá que realizar tareas administrativas y revisar el correo electrónico, lo que le llevará tiempo. Por regla general, el 80% del tiempo debe dedicarse a los proyectos, y el 20% restante a otras tareas relacionadas con el trabajo.
7) Tome nota de la antigüedad de los miembros de su plantilla
Las personas con la experiencia y las habilidades más valiosas de su equipo se conocen como «MVPs». Contratarlos puede ser caro, pero suele compensar porque rinden más que el empleado medio y a menudo ahorran dinero a la organización.
Estos «MVP» deben asignarse a las iniciativas más prioritarias, como las que puedan generar beneficios significativos o que sean esenciales para la planificación estratégica a largo plazo.
A la inversa, cuidado con confiar a personal experimentado tareas que no requieran sus conocimientos especializados. Esto aumentará los gastos sin mejorar necesariamente el proyecto.
Por último, a la hora de asignar recursos, es importante evitar asignar personal subalterno que no esté cualificado para realizar una determinada tarea. Los costes pueden reducirse, pero la calidad de su trabajo puede verse comprometida. Además, es probable que tengan dificultades para cumplir los plazos.
8) Revisar periódicamente la asignación de recursos
No dude en reasignar recursos cuando identifique áreas en las que esto produciría mejores resultados.
Un gestor de proyectos eficaz debe dedicar mucho esfuerzo a la asignación de recursos. Asegúrese de utilizar herramientas de asignación de recursos, planificar con antelación y realizar estudios exhaustivos de la situación actual para evitar perderse. Esto le permitirá asignar recursos con más éxito y dedicar más tiempo a otras responsabilidades de gestión.
