Un project manager chiede tre giornate di lavoro di uno sviluppatore per la prossima settimana. Lo sviluppatore ha tre giorni senza assegnazioni ai progetti, quindi la richiesta sembra facile da accettare. Poi noti che uno di quei giorni comprende riunioni interne. Un altro precede un giorno festivo, entro il quale deve completare un lavoro per un cliente.
Nel piano dei progetti c’è spazio, ma nella sua settimana lavorativa no. È così che un team può ritrovarsi sovraccarico anche quando qualcuno ha controllato il calendario prima di fare un’assegnazione.
Una buona allocazione delle risorse aiuta a evitare questa situazione. Occorre pianificare in base al tempo che le persone possono effettivamente dedicare ai progetti e risolvere i conflitti prima di promettere nuove consegne.
Parti dagli orari di lavoro effettivi
Prima di assegnare un’attività, controlla l’orario di lavoro della persona. Un dipendente a tempo pieno, un collega part-time e un collaboratore esterno non dovrebbero avere la stessa capacità settimanale nel piano se lavorano un numero diverso di ore.
Considera poi il tempo in cui non sono disponibili: giorni festivi, ferie programmate e altre assenze. Se il team lavora in paesi diversi, verifica che a ogni persona siano associati i giorni festivi corretti. Un’assegnazione che rientra nella settimana di un collega potrebbe coincidere con una festività per un altro.
In Teambook puoi impostare gli orari di lavoro e pianificare le assenze insieme alle assegnazioni ai progetti. Mantenere aggiornate queste informazioni aiuta chi gestisce il piano a valutare meglio la disponibilità.
Includi il lavoro che spesso manca dalle richieste di progetto
I progetti dei clienti rappresentano solo una parte del carico di lavoro. Le persone partecipano anche a riunioni interne, revisionano il lavoro dei colleghi, preparano offerte, seguono corsi di formazione e gestiscono richieste ricorrenti. Se questo tempo non compare nel piano, le stesse ore rischiano di essere promesse due volte.
Non serve pianificare ogni breve conversazione. È però utile riservare tempo agli impegni regolari o consistenti, soprattutto per le persone richieste da più progetti. Altrimenti un piano che sembra funzionare potrebbe richiedere straordinari o lavoro svolto di fretta.
Controlla l’intero periodo dell’assegnazione
Prima di confermare una richiesta, chiarisci quanto tempo richiede il lavoro e quando deve essere svolto. “Ci serve uno sviluppatore la prossima settimana” non è abbastanza preciso. Servono tre giorni consecutivi? Qualche ora ogni mattina? Il lavoro può iniziare solo dopo la consegna di un’altra persona?
Esamina gli impegni già pianificati per tutto il periodo richiesto. Avere il lunedì libero non risolve il problema se lo sviluppatore è già impegnato dal martedì al venerdì. Quando l’assegnazione potrebbe influire su un passaggio di consegne o una scadenza esistente, controlla anche le settimane vicine.
Cosa fare quando una persona ha troppi impegni?
Un indicatore rosso rende visibile il sovraccarico, ma non può decidere quale progetto debba rinunciare a quel tempo. Serve un confronto con i responsabili delle attività coinvolte.
Valuta le opzioni disponibili:
- Spostare il lavoro: un’attività può iniziare più tardi senza ritardare una consegna già concordata?
- Suddividere il lavoro: un’altra persona può occuparsi di una parte ben definita dell’attività?
- Modificare l’ambito: cosa deve essere completato entro la scadenza e cosa può essere consegnato dopo?
- Chiedere supporto: un collaboratore esterno può aiutare se la competenza necessaria non è disponibile nel team?
- Rivedere la scadenza: se il lavoro, le persone disponibili e l’ambito non possono cambiare, potrebbe essere necessario modificare la data di consegna.
Una volta presa la decisione, aggiorna le assegnazioni. Se nel piano rimane la richiesta iniziale, chi controllerà la disponibilità in seguito lavorerà con informazioni sbagliate.
Esamina separatamente il carico immediato e le esigenze future
La pianificazione settimanale aiuta a individuare i conflitti più vicini. È utile anche guardare più avanti. Se lo stesso specialista è completamente impegnato mese dopo mese, spostare un’attività al martedì successivo non risolve il problema di capacità.
Confronta il lavoro previsto per i prossimi progetti con la capacità futura del team. Cerca carenze ricorrenti di determinate competenze e periodi in cui più progetti hanno bisogno delle stesse persone. Avrai così il tempo di valutare assunzioni, supporto esterno, formazione o nuove tempistiche prima che la pressione ricada sul team.
Rivedi regolarmente il carico di lavoro
Fissa un momento ricorrente per esaminare le settimane successive con i project manager. Concentrati sulle persone con assegnazioni sovrapposte, sulle attività ancora senza un responsabile e sui cambiamenti nelle date dei progetti. Chiedi anche ai membri del team se il tempo pianificato corrisponde al lavoro effettivo. Un’assegnazione può sembrare ragionevole sullo schermo, anche quando l’attività richiede più tempo del previsto.
Teambook riunisce le assegnazioni ai progetti, la disponibilità e la pianificazione della capacità nel medio e lungo periodo. Per vedere come pianificare e modificare le assegnazioni del tuo team, scopri il nostro software per l’allocazione delle risorse.
È più facile affrontare un sovraccarico quando è ancora un conflitto nel piano. Quando il team ha già iniziato a fare straordinari per rispettare un programma irrealistico, le soluzioni disponibili sono spesso meno numerose.
