Un chef de projet demande trois jours du temps d’un développeur la semaine prochaine. Le développeur a trois jours sans affectation à un projet : la demande semble donc facile à accepter. Puis vous remarquez qu’une de ces journées comprend des réunions internes et qu’une autre précède un jour férié, alors qu’il doit encore terminer un travail pour un client.
Il y a de la place dans le planning des projets, mais pas assez dans la semaine de cette personne. C’est ainsi qu’une équipe peut se retrouver surchargée, même lorsque les affectations sont vérifiées dans un calendrier.
Une bonne allocation des ressources aide à éviter cette situation. Il faut partir du temps que les personnes peuvent réellement consacrer aux projets et résoudre les conflits avant de promettre de nouvelles livraisons.
Partez des horaires de travail réels
Avant d’attribuer du travail, vérifiez l’horaire de chaque personne. Une personne à temps plein, un collègue à temps partiel et un prestataire ne doivent pas afficher la même capacité hebdomadaire si leurs horaires sont différents.
Retirez ensuite le temps déjà indisponible : jours fériés, congés prévus et autres absences. Si votre équipe travaille dans plusieurs pays, vérifiez que les bons jours fériés sont pris en compte pour chacun. Une affectation qui tient dans la semaine d’une personne peut tomber sur un jour férié pour une autre.
Dans Teambook, vous pouvez renseigner les horaires de travail et planifier les absences à côté des affectations aux projets. En maintenant ces informations à jour, vous donnez à toutes les personnes chargées du planning une vue plus fiable des disponibilités.
Tenez compte du travail absent des demandes projet
Les projets clients ne représentent qu’une partie de la charge de travail. L’équipe participe aussi à des réunions internes, relit le travail de collègues, prépare des propositions, suit des formations et répond à des demandes courantes. Si ce temps n’apparaît nulle part dans le planning, les mêmes heures risquent d’être promises deux fois.
Il n’est pas nécessaire de planifier chaque courte conversation. En revanche, réservez du temps pour les engagements réguliers ou conséquents, surtout pour les personnes sollicitées par plusieurs projets. Sinon, un planning qui semble cohérent peut dépendre d’heures supplémentaires ou d’un travail effectué dans l’urgence.
Vérifiez toute la période de l’affectation
Avant de confirmer une demande, précisez le temps nécessaire et les dates concernées. « Nous avons besoin d’un développeur la semaine prochaine » ne suffit pas. S’agit-il de trois jours consécutifs ? De quelques heures chaque matin ? Le travail dépend-il d’une livraison préalable ?
Examinez les affectations de la personne sur toute la période. Un lundi libre ne règle rien si le projet a aussi besoin d’elle du mardi au vendredi, alors qu’elle est déjà engagée ailleurs. Regardez également les semaines autour de la demande si l’affectation peut perturber une passation ou une échéance existante.
Que faire lorsqu’une personne est surchargée ?
Un planning qui signale une surcharge en rouge rend le conflit visible. Il ne décide pas quel projet doit céder du temps. Cette décision demande un échange avec les responsables du travail concerné.
Examinez les possibilités :
- Décaler le travail : une tâche peut-elle commencer plus tard sans retarder une livraison déjà promise ?
- Partager le travail : une autre personne peut-elle prendre en charge une partie précise de la mission ?
- Réduire ou ajuster le périmètre : quelles tâches sont indispensables pour l’échéance, et lesquelles peuvent attendre ?
- Faire appel à un renfort : un prestataire peut-il intervenir si la compétence nécessaire n’est pas disponible dans l’équipe ?
- Revoir la date de livraison : si le travail, les effectifs et le périmètre ne peuvent pas changer, l’échéance devra peut-être être modifiée.
Une fois la décision prise, mettez les affectations à jour. Si le planning affiche toujours la demande initiale, la prochaine personne qui vérifiera les disponibilités s’appuiera sur des informations erronées.
Distinguez la charge immédiate des besoins à venir
La planification à la semaine permet de repérer les conflits proches. Il faut aussi regarder plus loin. Si le même spécialiste est entièrement réservé mois après mois, déplacer une tâche au mardi suivant ne résoudra pas le manque de capacité.
Comparez les besoins des projets à venir avec la capacité prévue de l’équipe. Repérez les compétences régulièrement difficiles à obtenir et les périodes où plusieurs projets demandent les mêmes personnes. Vous pourrez ainsi discuter d’un recrutement, d’un renfort externe, d’une formation ou d’un autre calendrier avant que la pression ne retombe sur l’équipe.
Intégrez la charge de travail à vos points de planification
Fixez un moment régulier pour examiner les prochaines semaines avec les chefs de projet. Concentrez-vous sur les personnes dont les affectations se chevauchent, le travail qui n’a pas encore de responsable et les changements de dates. Demandez aussi aux membres de l’équipe si le temps prévu correspond au travail réel. Une affectation peut sembler raisonnable à l’écran alors que la tâche demande plus de temps que prévu.
Teambook réunit les affectations aux projets, les disponibilités et la planification de la capacité à plus long terme. Pour voir comment organiser et ajuster le travail de votre équipe, découvrez notre outil de gestion des ressources projet.
Il est plus facile de résoudre une surcharge lorsqu’elle apparaît encore comme un conflit dans le planning. Une fois que l’équipe fait déjà des heures supplémentaires pour respecter un plan irréaliste, les solutions sont moins nombreuses.
