Un responsable de proyecto solicita tres días de trabajo de un desarrollador para la semana que viene. El desarrollador tiene tres días sin asignaciones a proyectos, así que parece fácil aceptar la solicitud. Entonces ves que uno de esos días incluye reuniones internas. Otro cae antes de un festivo y todavía tiene que terminar un trabajo para un cliente.
Hay espacio en el plan de proyectos, pero no suficiente tiempo en la semana de esa persona. Así es como un equipo puede acabar sobrecargado aunque se haya consultado el calendario antes de hacer la asignación.
Una buena asignación de recursos ayuda a evitarlo. Hay que planificar según el tiempo que las personas pueden dedicar realmente a los proyectos y resolver los conflictos antes de comprometer nuevas entregas.
Empieza por las horas de trabajo reales
Antes de asignar trabajo a un proyecto, comprueba el horario de cada persona. Un empleado a jornada completa, una compañera a tiempo parcial y un colaborador externo no deberían aparecer con la misma capacidad semanal si trabajan un número de horas diferente.
Después, descuenta el tiempo en el que no estarán disponibles: festivos, vacaciones previstas y otras ausencias. Si el equipo trabaja desde varios países, comprueba que se apliquen los festivos correspondientes a cada persona. Una asignación que cabe en la semana de alguien puede coincidir con un festivo para otro compañero.
En Teambook puedes configurar los horarios de trabajo y planificar las ausencias junto a las asignaciones a proyectos. Mantener estos datos actualizados ayuda a evaluar mejor la disponibilidad.
Incluye el trabajo que suele faltar en las solicitudes de proyecto
Los proyectos de clientes representan solo una parte de la carga de trabajo. El equipo también asiste a reuniones internas, revisa el trabajo de otros compañeros, prepara propuestas, recibe formación y atiende solicitudes habituales. Si ese tiempo no figura en el plan, las mismas horas pueden prometerse dos veces.
No hace falta planificar cada conversación breve. Sí conviene reservar tiempo para los compromisos periódicos o importantes, sobre todo en el caso de las personas que reciben solicitudes de varios proyectos. De lo contrario, un plan que parece encajar puede depender de horas extra o de trabajar con prisas.
Comprueba todo el periodo de la asignación
Antes de confirmar una solicitud, aclara cuánto tiempo requiere el trabajo y cuándo debe hacerse. «Necesitamos un desarrollador la semana que viene» no ofrece suficiente información para planificar. ¿Se necesitan tres días consecutivos? ¿Unas horas cada mañana? ¿Tiene que terminar antes otra persona su parte?
Revisa las asignaciones existentes durante todo el periodo solicitado. Tener el lunes libre no soluciona nada si el desarrollador ya está ocupado de martes a viernes. Comprueba también las semanas próximas cuando la nueva asignación pueda afectar a un traspaso de trabajo o a un plazo ya acordado.
¿Qué hacer si alguien tiene más trabajo del que puede asumir?
Una señal roja en el plan hace visible la sobrecarga, pero no decide qué proyecto debe ceder ese tiempo. Para eso hay que hablar con los responsables del trabajo afectado.
Examina las opciones:
- Aplazar el trabajo: ¿puede empezar más tarde una tarea sin retrasar una entrega ya acordada?
- Repartir el trabajo: ¿puede otra persona asumir una parte concreta, aunque no se encargue de toda la tarea?
- Ajustar el alcance: ¿qué debe estar terminado para la fecha prevista y qué puede entregarse después?
- Buscar apoyo: ¿conviene recurrir a un colaborador externo si la competencia necesaria no está disponible dentro del equipo?
- Cambiar la fecha de entrega: si el trabajo, las personas disponibles y el alcance no pueden cambiar, quizá haya que revisar el plazo.
Una vez tomada la decisión, actualiza las asignaciones. Si el plan sigue mostrando la solicitud original, la próxima persona que consulte la disponibilidad trabajará con información incorrecta.
Revisa por separado la carga inmediata y las necesidades futuras
La planificación semanal permite detectar conflictos cercanos. También conviene mirar más adelante. Si el mismo especialista está completamente ocupado mes tras mes, mover una tarea al martes siguiente no resuelve el problema de capacidad.
Compara las necesidades de los próximos proyectos con la capacidad prevista del equipo. Busca carencias recurrentes de ciertas competencias y periodos en los que varios proyectos necesitarán a las mismas personas. Así habrá tiempo para valorar contrataciones, apoyo externo, formación u otros plazos antes de que aumente la presión sobre el equipo.
Revisa la carga de trabajo con regularidad
Reserva un momento periódico para examinar las próximas semanas con los responsables de proyecto. Céntrate en las personas con asignaciones que se solapan, el trabajo que aún no tiene responsable y los cambios en las fechas. Pregunta también al equipo si el tiempo planificado refleja el trabajo real. Una asignación puede parecer razonable en pantalla aunque la tarea lleve más tiempo del estimado.
Teambook reúne las asignaciones a proyectos, la disponibilidad y la planificación de capacidad a más largo plazo. Para ver cómo planificar y ajustar el trabajo de tu equipo, descubre nuestro software de asignación de recursos.
Es más fácil resolver una sobrecarga cuando todavía aparece como un conflicto en el plan. Cuando el equipo ya está haciendo horas extra para cumplir un programa irreal, suele haber menos opciones.
