Eine Projektleiterin fragt für nächste Woche drei Tage Arbeitszeit eines Entwicklers an. Im Projektplan hat er an drei Tagen noch keine Buchung. Die Zusage scheint einfach. Dann sehen Sie, dass an einem dieser Tage interne Meetings stattfinden. Ein weiterer Tag liegt vor einem Feiertag, bis zu dem er noch Arbeit für einen bestehenden Kunden abschließen muss.
Im Projektplan ist Platz, in seiner Arbeitswoche jedoch nicht. So entsteht Überlastung, obwohl vor der Zuteilung jemand auf den Kalender geschaut hat.
Eine sorgfältige Ressourcenallokation kann das verhindern. Planen Sie mit der Zeit, die Menschen tatsächlich zur Verfügung haben, und lösen Sie Konflikte, bevor Sie neue Arbeit zusagen.
Gehen Sie von den tatsächlichen Arbeitszeiten aus
Prüfen Sie vor jeder Projektzuteilung den Arbeitsplan der betreffenden Person. Eine Vollzeitkraft, ein Teilzeitkollege und ein externer Mitarbeiter sollten nicht mit derselben wöchentlichen Kapazität erscheinen, wenn sie unterschiedlich viele Stunden arbeiten.
Berücksichtigen Sie anschließend Zeiten, in denen die Person nicht verfügbar ist: Feiertage, geplanter Urlaub und andere Abwesenheiten. Arbeitet Ihr Team in mehreren Ländern, müssen für jede Person die passenden Feiertage gelten. Eine Zuteilung, die in die Woche eines Teammitglieds passt, kann bei einem anderen auf einen Feiertag fallen.
In Teambook können Sie Arbeitszeiten hinterlegen und Abwesenheiten neben den Projektbuchungen planen. Wenn diese Angaben aktuell sind, können alle Beteiligten die Verfügbarkeit besser einschätzen.
Berücksichtigen Sie Arbeit, die in Projektanfragen fehlt
Kundenprojekte machen nur einen Teil der Arbeit aus. Mitarbeitende nehmen auch an internen Meetings teil, prüfen Ergebnisse von Kollegen, erstellen Angebote, besuchen Schulungen und bearbeiten laufende Anfragen. Fehlt diese Zeit im Plan, können dieselben Stunden mehrfach vergeben werden.
Sie müssen nicht jedes kurze Gespräch einplanen. Für regelmäßige oder größere Verpflichtungen sollten Sie jedoch Zeit reservieren, insbesondere bei Personen, die von mehreren Projekten angefragt werden. Sonst kann ein scheinbar passender Plan nur mit Überstunden oder unter Zeitdruck erfüllt werden.
Prüfen Sie den gesamten Zeitraum der Zuteilung
Klären Sie vor einer Zusage, wie viel Zeit die Arbeit benötigt und wann sie stattfinden muss. „Wir brauchen nächste Woche einen Entwickler“ reicht für eine verlässliche Planung nicht aus. Geht es um drei aufeinanderfolgende Tage oder um einige Stunden pro Vormittag? Muss vorher jemand anderes seine Arbeit abschließen?
Sehen Sie sich die Buchungen über den gesamten angefragten Zeitraum an. Ein freier Montag hilft wenig, wenn der Entwickler von Dienstag bis Freitag bereits für andere Projekte eingeplant ist. Prüfen Sie bei Bedarf auch die angrenzenden Wochen, wenn eine Zuteilung eine Übergabe oder eine bestehende Frist beeinflussen könnte.
Was tun, wenn jemand überbucht ist?
Eine rote Überlastungsanzeige macht den Konflikt sichtbar. Sie entscheidet allerdings nicht, welches Projekt auf Zeit verzichten muss. Dafür braucht es ein Gespräch mit den Verantwortlichen.
Gehen Sie die möglichen Lösungen durch:
- Arbeit verschieben: Kann eine Aufgabe später beginnen, ohne eine bereits zugesagte Lieferung zu verzögern?
- Arbeit aufteilen: Kann eine andere Person einen klar abgegrenzten Teil übernehmen?
- Umfang anpassen: Was muss bis zur Frist erledigt sein, und was kann später folgen?
- Unterstützung hinzuziehen: Ist ein externer Mitarbeiter eine Option, wenn die benötigte Kompetenz intern nicht verfügbar ist?
- Frist ändern: Wenn weder die Arbeit noch die Besetzung oder der Umfang geändert werden können, muss möglicherweise der Liefertermin angepasst werden.
Aktualisieren Sie die Buchungen, sobald die Entscheidung getroffen ist. Bleibt die ursprüngliche Zuteilung im Plan stehen, arbeitet die nächste Person bei der Verfügbarkeitsprüfung mit falschen Informationen.
Betrachten Sie die aktuelle Auslastung und den künftigen Bedarf getrennt
Die Wochenplanung hilft, kurzfristige Konflikte zu erkennen. Schauen Sie zusätzlich einige Monate voraus. Wenn dieselbe Fachkraft über Monate hinweg vollständig gebucht ist, löst das Verschieben einer Aufgabe auf nächsten Dienstag das Kapazitätsproblem nicht.
Vergleichen Sie den kommenden Projektbedarf mit der erwarteten Kapazität Ihres Teams. Achten Sie auf wiederkehrende Engpässe bei bestimmten Kompetenzen und auf Zeiträume, in denen mehrere Projekte dieselben Personen brauchen. So bleibt Zeit, über Neueinstellungen, externe Unterstützung, Weiterbildung oder andere Projekttermine zu sprechen, bevor die Belastung im Team steigt.
Machen Sie Auslastung zum festen Thema der Projektplanung
Besprechen Sie die nächsten Wochen regelmäßig mit den Projektleitungen. Konzentrieren Sie sich auf überschneidende Buchungen, Aufgaben ohne zuständige Person und geänderte Projekttermine. Fragen Sie auch die Teammitglieder, ob der geplante Aufwand zur tatsächlichen Arbeit passt. Eine Buchung kann auf dem Bildschirm vernünftig aussehen, obwohl die Aufgabe länger dauert als geschätzt.
Teambook verbindet Projektbuchungen, Verfügbarkeiten und längerfristige Kapazitätsplanung. Wenn Sie sehen möchten, wie Ihr Team Zuteilungen planen und anpassen kann, entdecken Sie unsere Software für Ressourcenallokation.
Eine drohende Überlastung lässt sich leichter lösen, solange sie noch als Konflikt im Plan erkennbar ist. Wenn das Team bereits Überstunden macht, um einen unrealistischen Plan einzuhalten, stehen meist weniger Möglichkeiten zur Verfügung.
