Pianificazione delle risorse in Excel: come gestire il personale che lavora su più progetti

Un consulente ha due giorni riservati a un progetto di un cliente e altri due a un secondo progetto. Un terzo project manager chiede un giorno di supporto. Sulla carta, tutto quadra.

Solo che il consulente lavora quattro giorni alla settimana. E mezza giornata è già riservata al lavoro interno.

Ogni piano di progetto sembra ragionevole preso singolarmente. Ma se li metti insieme, la stessa persona si ritrova con più lavoro che tempo a disposizione.

La pianificazione delle risorse in Excel deve rendere visibile quel carico di lavoro complessivo. Questa guida ti spiega un modo pratico per farlo, prendendo come esempio un team di consulenti. Creeremo la vista settimanale, risolveremo un conflitto di prenotazioni e vedremo come gli stessi incarichi si traducono in Teambook.

Inizia dalla disponibilità di ciascuno

Prima di assegnare le ore al progetto, stabilisci di quanto tempo dispone effettivamente ogni persona quella settimana.

Prendi come punto di partenza l’orario di lavoro concordato. Poi sottrai i giorni festivi e le ferie che cadono nei loro giorni lavorativi. Chi lavora normalmente dal lunedì al giovedì non perde altre otto ore solo perché il venerdì è festivo.

Tieni in considerazione anche il lavoro interno. Le riunioni di gruppo, i colloqui di selezione e la stesura delle proposte richiedono tempo, anche quando non sono fatturabili.

Nel nostro esempio, la settimana del team inizia così:

Si tratta di personaggi di fantasia e di ripartizioni a titolo esemplificativo.

L’agenda di quattro giorni di Anna lascia 28 ore per il lavoro con i clienti dopo gli impegni interni. Marc lavora a tempo pieno, ma un giorno di ferie riduce il suo tempo disponibile per i progetti alla stessa quantità.

Usa questo calcolo in modo coerente:

Ore disponibili per i progetti = ore in programma − permessi e ferie − lavoro interno

Se qui deduci il lavoro interno, non contarlo anche nelle ripartizioni dei progetti per i clienti che sottrai in seguito. Altrimenti dedurrai le stesse ore due volte.

Tieni gli incarichi di progetto in un’unica tabella

Avere una scheda separata per ogni progetto può sembrare una cosa ben organizzata, ma rende più difficile controllare le persone condivise. Il nome di Anna potrebbe comparire in quattro schede senza che nessuno veda il suo totale.

Invece, tieni una tabella di assegnazione con una riga separata per ogni persona, progetto e settimana. Ad esempio:

Usa le date effettive nella colonna “Settimana”, mantenendo lo stesso giorno di inizio per tutta la settimana. Aggiungi menu a tendina per le persone, i progetti e lo stato, così i nomi non uniformi non frazioneranno le prenotazioni di una persona in totali separati.

Trasformare l’intervallo in una tabella di Excel aiuta anche a mantenere la struttura coerente man mano che aggiungi gli incarichi.

La colonna dello stato è importante. Cedar potrebbe aver bisogno di otto ore da Anna, ma le date non sono ancora state concordate. Registrare quella richiesta come “provvisoria” la mantiene visibile senza presentarla come un impegno.

Aggiungi un riepilogo settimanale del carico di lavoro

La tabella di assegnazione registra i dettagli. Una seconda vista dovrebbe mostrare se il piano è fattibile.

Per ogni persona e ogni settimana, calcola le ore confermate e quelle provvisorie separatamente. Poi confronta entrambe con il tempo a disposizione per il progetto.

Ora la questione del personale è chiara. Anna può portare a termine il lavoro che le è stato assegnato, ma la richiesta di Cedar la porterebbe a superare la sua capacità di otto ore. Léa ha otto ore non assegnate.

In Excel, usa la funzione SUMIFS per sommare le prenotazioni per persona, settimana e stato, oppure crea una tabella pivot dalla tabella di assegnazione. Tieni i dati sulla capacità in una tabella separata con una riga per persona e settimana, così la disponibilità non viene conteggiata due volte per ogni assegnazione di progetto.

I calcoli delle ore rimanenti sono:

Ore rimanenti dopo il lavoro confermato = ore disponibili per il progetto − ore confermate

Rimanenti, compreso il lavoro provvisorio = ore disponibili per il progetto − ore confermate − ore provvisorie

Applica la formattazione condizionale per evidenziare i saldi negativi. Usa un avviso a parte nei casi in cui il lavoro confermato va bene, ma quello provvisorio creerebbe un sovraccarico.

Anche uno stato vuoto o la mancanza di un dato sulla disponibilità dovrebbero essere segnalati. Le informazioni mancanti non devono essere interpretate implicitamente come tempo libero.

Risolvi il conflitto prima di accettare altro lavoro

Il riepilogo suggerisce che Léa potrebbe farsi carico delle otto ore di Cedar. Ma non ti dice se sia la persona giusta.

Verifica il lavoro richiesto. Se Cedar ha bisogno di competenze che solo Anna possiede, spostare l’incarico a Léa non risolverà il problema della consegna. Potrebbe essere necessario spostare parte del lavoro già in carico ad Anna, modificare le date di Cedar o concordare un ambito iniziale più ristretto.

Supponiamo che Léa abbia l’esperienza necessaria e che il cliente accetti l’incarico. Trasferisci a lei le otto ore provvisorie e confermale una volta concordate le date.

Anna rimane a 28 ore di progetto prenotate. Léa arriva a 34.

I totali settimanali ora tornano. Prima di considerare il piano completato, controlla i giorni.

Anche una settimana ben organizzata può riservarti un martedì impossibile

Avere otto ore libere in una settimana non significa per forza che qualcuno possa partecipare a un workshop di un’intera giornata martedì.

Léa potrebbe avere quattro ore libere lunedì e altre quattro giovedì. Se Cedar ha bisogno di lei tutto il giorno martedì, gli altri impegni dovranno comunque essere spostati.

Usa il riepilogo settimanale per individuare le potenziali disponibilità, poi controlla le assegnazioni giornaliere per il programma a breve termine. Se hai bisogno di precisione giornaliera, registra gli incarichi per data e calcola i totali settimanali da quei dati. Evita di tenere piani giornalieri e settimanali separati che potrebbero non coincidere.

Pensa anche a quanto sia frammentato il lavoro. Un consulente con brevi intervalli tra un incontro e l’altro con i clienti potrebbe avere difficoltà a sfruttare quei momenti per dedicarsi a un’attività che richiede un’attenzione costante.

Assegna un responsabile e una data di revisione alle prenotazioni provvisorie

Un progetto non confermato può occupare spazio nel piano anche molto tempo dopo che la sua data di inizio originaria è diventata irrealistica.

Per ogni incarico provvisorio, annota chi ha l’ultima parola e quando va rivisto. Una breve nota del tipo “Il cliente deve confermare il workshop entro giovedì” è più utile che lasciare una cella colorata senza spiegazioni.

Tieni ben presenti tutte le ore richieste quando valuti se il lavoro è fattibile. Un workshop di otto ore con il 50% di probabilità di svolgersi richiede comunque otto ore se viene confermato. Considerarlo come quattro ore può aiutarti in una previsione a parte, ma non ti garantisce abbastanza tempo per la prenotazione effettiva.

Quando arriva la decisione, conferma, sposta o rimuovi l’incarico.

Controlla le modifiche in tutti i progetti interessati

Immagina che Atlas subisca un ritardo di una settimana. Le 16 ore di Anna vengono spostate alla settimana successiva, dove lei ha già 24 ore di progetto confermate e solo 28 disponibili.

Il ritardo crea un sovraccarico di 12 ore. Spostare la prenotazione originale risolve il problema di una settimana, ma ne crea uno nella settimana successiva.

Prima di accettare le nuove date, controlla il carico di lavoro completo di Anna nella settimana in questione. Verifica quali impegni possono essere spostati e quali sono fissi. Solo allora aggiorna l’assegnazione.

Affida a una sola persona la responsabilità di risolvere le richieste in conflitto, anche se diversi project manager contribuiscono al foglio di lavoro. Un file condiviso aiuta tutti ad accedere al piano, ma qualcuno deve comunque avere l’autorità per decidere a quale progetto dedicare il tempo.

Una revisione periodica dovrebbe concentrarsi sui cambiamenti nella disponibilità e sui conflitti irrisolti. Aggiorna i cambiamenti più importanti man mano che si verificano, invece di aspettare la prossima riunione di pianificazione.

Quando diventa difficile gestire il piano su Excel

Excel può supportare questo metodo. La sfida si complica quando i cambiamenti coinvolgono più persone e progetti contemporaneamente.

Un workshop rinviato potrebbe richiedere una nuova data, un consulente diverso e un aggiornamento di un altro impegno con un cliente. Il foglio di calcolo può calcolare i totali aggiornati, ma qualcuno deve comunque verificare le conseguenze e comunicare il piano concordato.

Il segnale d’allarme è la necessità di ripetere continuamente la riconciliazione. I project manager continuano a controllare se le prenotazioni sono aggiornate. Qualcuno ricostruisce un riepilogo perché mancavano delle nuove righe. Le ferie di un consulente compaiono in una vista ma non in un’altra.

Non esiste una dimensione universale del team oltre la quale Excel smetta di essere utile. Un piccolo team che condivide specialisti tra progetti in rapida evoluzione può avere un lavoro di pianificazione più difficile rispetto a un team più grande con incarichi stabili.

Fai attenzione a quanto lavoro ci vuole per mantenere il piano affidabile.

Come appare lo stesso piano in Teambook

Le decisioni di pianificazione rimangono le stesse in Teambook. Hai comunque bisogno di stime realistiche delle ore e di qualcuno che risolva i conflitti di priorità.

La differenza sta nel modo in cui visualizzi e aggiorni gli incarichi. La bacheca di pianificazione di Teambook mostra le prenotazioni in base alle persone e alle date, con una vista raggruppata separata per esaminare il piano per progetto.

Nel nostro esempio, inseriresti gli incarichi di Anna relativi ad Atlas e Beacon nei giorni corrispondenti. Il lavoro proposto da Cedar può essere contrassegnato come provvisorio fino all’accordo definitivo. Anche i giorni di ferie vengono inseriti come prenotazioni.

Una volta confermata la presenza di Léa a Cedar, riassegna la prenotazione e inseriscila nella data concordata. Teambook ti permette di trascinare le prenotazioni su un’altra persona o data, oltre a modificarne la durata e lo stato “provvisorio”.

Se Atlas cambia sede, riprogramma le sue prenotazioni e controlla gli altri impegni di Anna nel periodo di destinazione. Per prendere in considerazione un altro consulente, usa i tag delle competenze per restringere la vista di pianificazione alle persone con esperienza pertinente.

Questo ti offre un modo diretto per affrontare lo stesso problema di copertura del personale, senza dover gestire una serie separata di riepiloghi su fogli di calcolo.

Prova a fare la tua prossima revisione della pianificazione su Teambook. Aggiungi alcuni progetti attivi e le persone coinvolte in entrambi, poi ricrea i loro prossimi incarichi. Usa una modifica reale alla pianificazione per vedere come si adatta al modo di lavorare del tuo team.