Ein Berater hat zwei Tage für ein Kundenprojekt und weitere zwei Tage für ein zweites Projekt eingeplant. Ein dritter Projektleiter bittet um einen Tag Unterstützung. Auf dem Papier passt alles.
Nur arbeitet der Berater vier Tage pro Woche. Und ein halber Tag ist bereits für interne Aufgaben reserviert.
Jeder Projektplan erscheint für sich genommen vernünftig. Nimmt man sie jedoch zusammen, hat dieselbe Person mehr Arbeit als Zeit.
Die Ressourcenplanung in Excel muss diese kombinierte Arbeitsbelastung sichtbar machen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen anhand eines Beispiels eines Beratungsteams einen praktischen Weg auf, wie Sie dies umsetzen können. Wir erstellen die Wochenansicht, lösen einen Terminkonflikt und sehen uns an, wie sich dieselben Einsätze in Teambook abbilden.
Beginnen Sie mit der Verfügbarkeit jeder Person
Bevor Sie Projektstunden zuweisen, ermitteln Sie, wie viel Zeit jede Person in dieser Woche tatsächlich zur Verfügung hat.
Nehmen Sie den vereinbarten Arbeitsplan als Ausgangspunkt. Ziehen Sie dann Feiertage und Urlaubstage ab, die auf ihre Arbeitstage fallen. Jemand, der normalerweise von Montag bis Donnerstag arbeitet, verliert keine weiteren acht Stunden, nur weil Freitag ein Feiertag ist.
Berücksichtigen Sie auch interne Arbeitsprozesse. Teambesprechungen, Vorstellungsgespräche und das Verfassen von Angeboten nehmen Zeit in Anspruch, auch wenn sie nicht abrechenbar sind.
In unserem Beispiel beginnt die Woche des Teams wie folgt:
| Berater | Arbeitszeitplan | Urlaub und Feiertage | Interne Tätigkeiten | Verbleibende Stunden für Kundenprojekte |
|---|---|---|---|---|
| Anna | 32 | 0 | 4 | 28 |
| Marc | 40 | 8 | 4 | 28 |
| Léa | 40 | 0 | 6 | 34 |
Es handelt sich hierbei um fiktive Personen und beispielhafte Zeiteinteilungen.
Annas Vier-Tage-Zeitplan lässt nach internen Verpflichtungen 28 Stunden für die Kundenarbeit übrig. Marc arbeitet in Vollzeit, doch durch einen Urlaubstag verringert sich seine verfügbare Projektzeit auf denselben Umfang.
Wenden Sie diese Berechnung einheitlich an:
Verfügbare Projektstunden = geplante Stunden – Urlaub und Feiertage – interne Arbeit
Wenn interne Arbeit hier abgezogen wird, berücksichtigen Sie diese nicht zusätzlich bei den Zuordnungen zu Kundenprojekten, die Sie später abziehen. Dadurch würden dieselben Stunden doppelt abgezogen.
Führen Sie die Projektzuweisungen in einer Tabelle zusammen
Ein separater Reiter für jedes Projekt mag zwar übersichtlich wirken, erschwert jedoch die Überprüfung gemeinsam zugewiesener Mitarbeiter. Annas Name könnte auf vier Reitern erscheinen, ohne dass jemand ihre Gesamtzahl erkennt.
Führen Sie stattdessen eine einzige Zuordnungstabelle mit einer separaten Zeile für jede Person, jedes Projekt und jede Woche. Zum Beispiel:
| Woche ab | Berater | Projekt | Status | Geplante Stunden |
|---|---|---|---|---|
| 2. November 2026 | Anna | Atlas-Implementierung | Bestätigt | 16 |
| 2. November 2026 | Anna | Beacon-Unterstützung | Bestätigt | 12 |
| 2. November 2026 | Anna | Entdeckung von Zedern | Vorläufig | 8 |
| 2. November 2026 | Marc | Atlas-Implementierung | Bestätigt | 20 |
| 2. November 2026 | Marc | Beacon-Unterstützung | Bestätigt | 8 |
| 2. November 2026 | Léa | Beacon-Unterstützung | Bestätigt | 18 |
| 2. November 2026 | Léa | Entdeckung von Zedernholz | Bestätigt | 8 |
Verwenden Sie in der Spalte „Woche“ tatsächliche Datumsangaben, wobei der Starttag durchgehend derselbe sein sollte. Fügen Sie Dropdown-Menüs für Personen, Projekte und Status hinzu, damit uneinheitliche Bezeichnungen die Buchungen einer Person nicht in separate Summen aufteilen.
Die Umwandlung des Bereichs in eine Excel-Tabelle trägt ebenfalls dazu bei, die Struktur konsistent zu halten, während Sie neue Aufträge hinzufügen.
Die Spalte „Status“ ist wichtig. Cedar benötigt möglicherweise acht Stunden von Anna, doch die Termine sind noch nicht vereinbart. Wenn Sie diese Anfrage als „vorläufig“ erfassen, bleibt sie sichtbar, ohne als verbindliche Zusage dargestellt zu werden.
Fügen Sie eine wöchentliche Arbeitsauslastung zusammenfassend hinzu
Die Zuweisungstabelle erfasst die Details. Eine zweite Ansicht sollte zeigen, ob der Plan passt.
Erfassen Sie für jede Person und jede Woche die bestätigten Stunden getrennt von den vorläufigen Stunden. Vergleichen Sie anschließend beide Werte mit der verfügbaren Projektzeit.
| Berater | Verfügbare Projektstunden | Bestätigte Stunden | Vorläufige Stunden | Verbleibende Stunden nach bestätigter Arbeit | Verbleibt, sofern die vorläufigen Arbeiten fortgesetzt werden |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 28 | 28 | 8 | 0 | −8 |
| Marc | 28. | 28 | 0 | 0 | 0 |
| Léa | 34 | 26 | 0 | 8 | 8 |
Nun ist die Personalsituation klar. Anna kann ihre bestätigten Aufgaben erledigen, doch Cedars Anfrage würde ihre Kapazität um acht Stunden überschreiten. Léa hat acht Stunden, die noch nicht zugewiesen sind.
Verwenden Sie in Excel die Funktion SUMIFS, um die Buchungen nach Person, Woche und Status zu summieren, oder erstellen Sie aus der Zuweisungstabelle eine Pivot-Tabelle. Führen Sie die Kapazitätszahlen in einer separaten Tabelle mit einer Zeile pro Person und Woche, damit die Verfügbarkeit nicht bei jeder Projektzuweisung erneut gezählt wird.
Die Berechnungen der verbleibenden Stunden lauten wie folgt:
Verbleibende Stunden nach bestätigten Aufgaben = verfügbare Projektstunden – bestätigte Stunden
Verbleibend einschließlich vorläufiger Aufträge = verfügbare Projektstunden − bestätigte Stunden − vorläufige Stunden
Wenden Sie eine bedingte Formatierung an, um negative Salden hervorzuheben. Verwenden Sie eine separate Warnung für Fälle, in denen bestätigte Arbeit passt, vorläufige Arbeit jedoch zu einer Überlastung führen würde.
Ein leerer Status oder ein fehlender Kapazitätsdatensatz sollte ebenfalls gekennzeichnet werden. Fehlende Informationen dürfen nicht stillschweigend als freie Zeit ausgewiesen werden.
Lösen Sie den Konflikt, bevor Sie weitere Arbeit annehmen
Die Zusammenfassung legt nahe, dass Léa die acht Stunden von Cedar übernehmen könnte. Sie gibt jedoch keinen Aufschluss darüber, ob sie die richtige Person dafür ist.
Prüfen Sie den Arbeitsaufwand. Falls Cedar Fachwissen benötigt, über das nur Anna verfügt, wird die Übertragung des Auftrags an Léa das Problem der Auftragsabwicklung nicht lösen. Möglicherweise müssen Sie einen Teil von Annas bestehenden Aufgaben umverteilen, Cedars Termine anpassen oder sich auf einen geringeren anfänglichen Auftragsumfang einigen.
Angenommen, Léa verfügt über die erforderliche Erfahrung und der Kunde stimmt dem Auftrag zu. Übertragen Sie die vorläufigen acht Stunden auf sie und bestätigen Sie diese, sobald die Termine vereinbart sind.
Anna bleibt bei 28 gebuchten Projektstunden. Léa erreicht 34.
Die wöchentlichen Gesamtwerte stimmen nun überein. Bevor Sie den Plan als abgeschlossen betrachten, überprüfen Sie bitte die Tage.
Selbst eine ausgewogene Woche kann einen unüberwindbaren Dienstag bereithalten
Acht freie Stunden über die Woche verteilt bedeuten nicht zwangsläufig, dass jemand am Dienstag an einem ganztägigen Workshop teilnehmen kann.
Léa hat vielleicht am Montag vier Stunden Zeit und am Donnerstag ebenfalls vier. Wenn Cedar sie am Dienstag den ganzen Tag benötigt, müssen andere Termine verschoben werden.
Nutzen Sie die Wochenübersicht, um potenzielle Verfügbarkeiten zu ermitteln, und überprüfen Sie anschließend die täglichen Zuweisungen für den kurzfristigen Zeitplan. Wenn Sie eine tägliche Genauigkeit benötigen, erfassen Sie die Zuweisungen nach Datum und berechnen Sie die wöchentlichen Summen anhand dieser Einträge. Vermeiden Sie es, separate Tages- und Wochenpläne zu führen, die voneinander abweichen können.
Beachten Sie auch, wie fragmentiert die Arbeit ist. Ein Berater, bei dem zwischen mehreren Kundenterminen nur kurze Zeitfenster liegen, könnte Schwierigkeiten haben, diese Zeitfenster für eine Aufgabe zu nutzen, die anhaltende Konzentration erfordert.
Weisen Sie vorläufigen Terminen einen Verantwortlichen und einen Überprüfungstermin zu
Ein unbestätigtes Projekt kann den Plan noch lange belasten, nachdem sein ursprünglicher Starttermin bereits unrealistisch geworden ist.
Halten Sie für jeden vorläufigen Auftrag fest, wer für die Entscheidung verantwortlich ist und wann eine Überprüfung erforderlich ist. Eine kurze Notiz wie „Kunde muss Workshop bis Donnerstag bestätigen“ ist hilfreicher, als eine farbige Zelle ohne Erklärung stehen zu lassen.
Behalten Sie die gesamte angeforderte Stundenzahl im Blick, wenn Sie prüfen, ob die Arbeit in den Zeitplan passt. Ein achtstündiger Workshop, dessen Durchführung zu 50 % wahrscheinlich ist, benötigt bei einer Bestätigung dennoch acht Stunden. Ihn als vier Stunden zu behandeln, mag für eine separate Prognose hilfreich sein, reserviert jedoch nicht genügend Zeit für die tatsächliche Buchung.
Sobald die Entscheidung vorliegt, bestätigen, verschieben oder löschen Sie den Auftrag.
Überprüfen Sie die Änderungen in allen betroffenen Projekten
Stellen Sie sich vor, „Atlas“ verzögert sich um eine Woche. Annas 16 Stunden verschieben sich in die folgende Woche, in der sie bereits 24 bestätigte Projektstunden hat und nur 28 verfügbar sind.
Die Verzögerung führt zu einer 12-stündigen Überlastung. Eine Verschiebung der ursprünglichen Buchung löst das Problem in der einen Woche, verursacht jedoch Probleme in der nächsten.
Bevor Sie den neuen Terminen zustimmen, überprüfen Sie Annas gesamte Arbeitsbelastung in der betreffenden Woche. Prüfen Sie, welche Termine verschoben werden können und welche feststehen. Erst dann aktualisieren Sie den Einsatzplan.
Beauftragen Sie eine Person mit der Verantwortung, konkurrierende Anfragen zu klären, auch wenn mehrere Projektmanager an der Arbeitsplanung mitwirken. Eine gemeinsam genutzte Datei erleichtert allen den Zugriff auf den Plan, doch es muss dennoch jemand die Entscheidungsbefugnis haben, welchem Projekt die Zeit zugeteilt wird.
Bei einer regelmäßigen Überprüfung sollten geänderte Verfügbarkeiten und ungelöste Konflikte im Mittelpunkt stehen. Tragen Sie wesentliche Änderungen sofort ein, sobald sie eintreten, anstatt auf die nächste Planungssitzung zu warten.
Wo die Pflege des Excel-Plans schwierig wird
Excel kann diese Methode unterstützen. Die Herausforderung wächst jedoch, wenn Änderungen mehrere Personen und Projekte gleichzeitig betreffen.
Ein verschobener Workshop erfordert möglicherweise einen neuen Termin, einen anderen Berater und eine Anpassung an eine andere Kundenverpflichtung. Die Tabelle kann zwar die überarbeiteten Gesamtwerte berechnen, doch muss dennoch jemand die Auswirkungen prüfen und den vereinbarten Plan kommunizieren.
Ein Warnzeichen ist die wiederholte Abstimmung. Projektmanager überprüfen ständig, ob die Buchungen auf dem neuesten Stand sind. Jemand erstellt eine neue Übersicht, weil neue Zeilen nicht berücksichtigt wurden. Der Urlaub eines Beraters erscheint in einer Ansicht, fehlt jedoch in einer anderen.
Es gibt keine allgemeingültige Teamgröße, ab der Excel nicht mehr sinnvoll ist. Ein kleines Team, das Spezialisten für sich schnell ändernde Projekte gemeinsam nutzt, kann eine schwierigere Planungsaufgabe haben als ein größeres Team mit stabilen Aufgabenverteilungen.
Achten Sie darauf, wie viel Aufwand erforderlich ist, um die Zuverlässigkeit des Plans zu gewährleisten.
So sieht derselbe Plan in Teambook aus
Die Planungsentscheidungen bleiben in Teambook unverändert. Sie benötigen nach wie vor realistische Zeitangaben und jemanden, der bei konkurrierenden Prioritäten eine Entscheidung trifft.
Der Unterschied liegt darin, wie Sie die Aufgaben einsehen und aktualisieren. Die Planungstafel von Teambook zeigt die Einträge nach Personen und Terminen an, mit einer separaten, gruppierten Ansicht, um den Plan nach Projekten zu betrachten.
In unserem Beispiel würden Sie Annas Aufgaben für „Atlas“ und „Beacon“ an den entsprechenden Tagen eintragen. Die von Cedar vorgeschlagenen Aufgaben können bis zur endgültigen Vereinbarung als vorläufig gekennzeichnet werden. Auch Urlaubstage werden als Eintrag erfasst.
Sobald Léa für Cedar bestätigt ist, weisen Sie die Buchung einer anderen Person zu und legen Sie den vereinbarten Termin fest. Teambook unterstützt das Verschieben von Buchungen auf eine andere Person oder ein anderes Datum sowie die Bearbeitung ihrer Dauer und ihres vorläufigen Status.
Sollte Atlas versetzt werden, planen Sie dessen Buchungen neu und überprüfen Sie Annas sonstige Aufgaben im Zielzeitraum. Um einen anderen Berater in Betracht zu ziehen, nutzen Sie Kompetenz-Tags, um die Planungsansicht auf Personen mit einschlägiger Erfahrung einzugrenzen.
Auf diese Weise können Sie das gleiche Personalproblem direkt angehen, ohne separate Tabellenkalkulationen führen zu müssen.
Führen Sie Ihre nächste Planungsbesprechung in Teambook durch. Fügen Sie einige laufende Projekte und die darin beteiligten Mitarbeiter hinzu und stellen Sie dann deren anstehende Aufgaben nach. Nutzen Sie eine tatsächliche Änderung im Zeitplan, um zu sehen, wie sich diese in die Arbeitsweise Ihres Teams einfügt.
