Un consultor tiene reservados dos días para un proyecto de un cliente y otros dos días para un segundo proyecto. Un tercer jefe de proyecto le pide un día de apoyo. Sobre el papel, todo cuadra.
Pero el consultor trabaja cuatro días a la semana. Y ya tiene medio día reservado para trabajo interno.
Cada plan de proyecto parece razonable por sí solo. Pero si los juntas, la misma persona tiene más trabajo del que puede abarcar.
La planificación de recursos en Excel tiene que hacer visible esa carga de trabajo combinada. Esta guía te explica una forma práctica de hacerlo, utilizando como ejemplo un equipo de consultoría. Crearemos la vista semanal, resolveremos un conflicto de reservas y veremos cómo se trasladan esas mismas asignaciones a Teambook.
Empieza por la disponibilidad de cada persona
Antes de asignar horas al proyecto, averigua de cuánto tiempo dispone realmente cada persona esa semana.
Toma como punto de partida su horario de trabajo acordado. Luego, resta los días festivos y las vacaciones que caigan en sus días laborables. Alguien que normalmente trabaje de lunes a jueves no pierde otras ocho horas solo porque el viernes sea festivo.
Ten en cuenta también el trabajo interno. Las reuniones de equipo, las entrevistas de selección y la redacción de propuestas llevan tiempo, aunque no sean facturables.
En nuestro ejemplo, la semana del equipo empieza así:
| Consultor | Horario previsto | Permisos y vacaciones | Trabajo interno | Horas que me quedan para los proyectos de los clientes |
|---|---|---|---|---|
| Anna | 32 | 0 | 4 | 28 |
| Marc | 40 | 8 | 4 | 28 |
| Léa | 40 | 0 | 6 | 34 |
Se trata de personajes ficticios y de distribuciones a modo de ejemplo.
La agenda de cuatro días de Anna le deja 28 horas para trabajar con los clientes una vez cumplidos los compromisos internos. Marc trabaja a tiempo completo, pero un día libre reduce su tiempo disponible para proyectos a la misma cantidad.
Usa este cálculo siempre:
Horas disponibles para proyectos = horas programadas − días libres y festivos − trabajo interno
Si aquí ya restas el trabajo interno, no lo cuentes también en las asignaciones de proyectos de clientes que restes más adelante. Eso supondría restar las mismas horas dos veces.
Anota las asignaciones de proyectos en una sola tabla
Tener una pestaña aparte para cada proyecto puede parecer más organizado, pero dificulta ver quiénes son las personas que se repiten. El nombre de Anna podría aparecer en cuatro pestañas sin que nadie vea el total.
En su lugar, mantén una tabla de asignaciones con una fila separada para cada persona, proyecto y semana. Por ejemplo:
| Semana que empieza el | Consultor | Proyecto | Estado | Horas previstas |
|---|---|---|---|---|
| 2 de noviembre de 2026 | Anna | Implementación de Atlas | Confirmado | 16 |
| 2 de noviembre de 2026 | Anna | Soporte de Beacon | Confirmado | 12 |
| 2 de noviembre de 2026 | Anna | Descubrimiento de Cedar | Provisional | 8 |
| 2 de noviembre de 2026 | Marc | Implementación de Atlas | Confirmado | 20 |
| 2 de noviembre de 2026 | Marc | Compatibilidad con Beacon | Confirmado | 8 |
| 2 de noviembre de 2026 | Léa | Soporte de Beacon | Confirmado | 18 |
| 2 de noviembre de 2026 | Léa | Descubrimiento del cedro | Confirmado | 8 |
Usa fechas reales en la columna de la semana, con el mismo día de inicio en todas ellas. Añade menús desplegables para personas, proyectos y estado, para que los nombres inconsistentes no dividan las reservas de una misma persona en totales separados.
Convertir el rango en una tabla de Excel también ayuda a mantener la estructura coherente a medida que añades tareas.
La columna de estado es importante. Puede que Cedar necesite ocho horas de Anna, pero aún no se han acordado las fechas. Anotar esa solicitud como «provisional» la mantiene visible sin que parezca un compromiso.
Añade un resumen semanal de la carga de trabajo
La tabla de asignación recoge los detalles. Una segunda vista debería mostrar si el plan encaja.
Por cada persona y cada semana, suma las horas confirmadas por separado de las horas provisionales. Después, compara ambas cifras con el tiempo disponible para el proyecto.
| Consultor | Horas disponibles para el proyecto | Horas confirmadas | Horas provisionales | Horas restantes tras el trabajo confirmado | Si el proyecto provisional sigue adelante, quedaría… |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 28 | 28 | 8 | 0 | −8 |
| Marc | 28 | 28 | 0 | 0 | 0 |
| Léa | 34 | 26 | 0 | 8 | 8 |
Ahora la cuestión de la distribución de personal está clara. Anna puede encargarse de su trabajo confirmado, pero la petición de Cedar la haría superar su capacidad en ocho horas. Léa tiene ocho horas sin asignar.
En Excel, usa SUMIFS para sumar las reservas por persona, semana y estado, o crea una tabla dinámica a partir de la tabla de asignaciones. Guarda las cifras de capacidad en una tabla aparte con una fila por persona y semana, para que la disponibilidad no se cuente dos veces en cada asignación de proyecto.
Los cálculos de las horas restantes son:
Horas restantes tras el trabajo confirmado = horas disponibles para proyectos − horas confirmadas
Horas restantes incluyendo el trabajo provisional = horas disponibles para el proyecto − horas confirmadas − horas provisionales
Aplica un formato condicional para resaltar los saldos negativos. Pon una advertencia aparte en los casos en los que el trabajo confirmado encaja, pero el trabajo provisional provocaría una sobrecarga.
También hay que señalar un estado en blanco o la falta de un registro de capacidad. La información que falte no debe parecer, sin más, que es tiempo libre.
Resuelve el conflicto antes de aceptar más trabajo
El resumen sugiere que Léa podría hacerse cargo de las ocho horas de Cedar. Pero no te dice si ella es la persona adecuada.
Comprueba el trabajo que hay que hacer. Si Cedar necesita conocimientos especializados que solo tiene Anna, pasar el encargo a Léa no resolverá el problema de entrega. Quizá tengas que reasignar parte del trabajo actual de Anna, cambiar las fechas de Cedar o acordar un alcance inicial más reducido.
Supongamos que Léa tiene la experiencia necesaria y el cliente está de acuerdo con la asignación. Transfiérele las ocho horas provisionales y confírmalas una vez que se hayan acordado las fechas.
Anna se queda con 28 horas reservadas para el proyecto. Léa llega a 34.
Los totales semanales ahora cuadran. Antes de dar el plan por terminado, comprueba los días.
Una semana equilibrada puede tener, aun así, un martes imposible
Tener ocho horas libres a lo largo de la semana no significa necesariamente que alguien pueda asistir a un taller de día completo el martes.
Puede que Léa tenga cuatro horas libres el lunes y otras cuatro el jueves. Si Cedar la necesita todo el martes, habrá que cambiar otras citas.
Usa el resumen semanal para ver cuándo podría haber disponibilidad y, después, revisa las asignaciones diarias para la programación a corto plazo. Si necesitas precisión diaria, anota las tareas por fecha y calcula los totales semanales a partir de esos registros. Evita llevar planes diarios y semanales por separado que puedan no coincidir.
Fíjate también en lo fragmentado que está el trabajo. A un consultor con poco tiempo libre entre varias reuniones con clientes le puede costar aprovechar esos ratos para dedicarse a una tarea que requiera atención continuada.
Asigna un responsable y una fecha de revisión a las reservas provisionales
Un proyecto sin confirmar puede seguir ocupando espacio en la agenda mucho después de que su fecha de inicio original haya dejado de ser realista.
Para cada encargo provisional, anota quién es el responsable de la decisión y cuándo hay que revisarlo. Una nota breve como «El cliente debe confirmar el taller antes del jueves» es más útil que dejar una celda de color sin explicación.
Ten en cuenta todas las horas solicitadas cuando compruebes si el trabajo cabe en la agenda. Un taller de ocho horas con un 50 % de posibilidades de celebrarse seguirá necesitando ocho horas si finalmente se confirma. Considerarlo como cuatro horas puede servir para una previsión aparte, pero no reserva tiempo suficiente para la reserva real.
Cuando se tome la decisión, confirma, desplaza o elimina la tarea.
Revisa los cambios en todos los proyectos afectados
Imagina que Atlas se retrasa una semana. Las 16 horas de Anna pasan a la semana siguiente, donde ya tiene 24 horas de proyecto confirmadas y solo 28 disponibles.
El retraso provoca una sobrecarga de 12 horas. Si cambias la reserva original, se arregla una semana, pero se complica la siguiente.
Antes de aceptar las nuevas fechas, revisa toda la carga de trabajo de Anna en la semana en cuestión. Comprueba qué compromisos se pueden cambiar y cuáles son fijos. Solo entonces actualiza la asignación.
Asigna a una sola persona la responsabilidad de resolver las solicitudes que se solapan, aunque haya varios jefes de proyecto colaborando en el libro de trabajo. Un archivo compartido ayuda a que todos puedan acceder al plan, pero alguien tiene que tener la autoridad para decidir a qué proyecto se le da prioridad.
Una revisión periódica debería centrarse en los cambios en la disponibilidad y en los conflictos sin resolver. Actualiza los cambios importantes en cuanto se produzcan, en lugar de esperar a la próxima reunión de planificación.
Cuándo se complica mantener el plan en Excel
Excel puede servir para esto. El reto se complica cuando los cambios afectan a varias personas y proyectos a la vez.
Un taller pospuesto puede requerir una nueva fecha, un consultor diferente y una actualización de otro compromiso con un cliente. La hoja de cálculo puede calcular los totales revisados, pero alguien tiene que comprobar las consecuencias y comunicar el plan acordado.
La señal de alerta es que hay que volver a conciliar una y otra vez. Los jefes de proyecto no paran de comprobar si las reservas están al día. Alguien vuelve a hacer un resumen porque faltaban algunas filas. Las vacaciones de un consultor aparecen en una vista, pero no en otra.
No hay un tamaño de equipo universal a partir del cual Excel deje de ser útil. Un equipo pequeño que comparte especialistas entre proyectos que cambian rápidamente puede tener más dificultades para planificar que un equipo más grande con asignaciones estables.
Fíjate en cuánto trabajo cuesta mantener la fiabilidad del plan.
Cómo se ve el mismo plan en Teambook
Las decisiones de planificación siguen siendo las mismas en Teambook. Sigues necesitando horas realistas y a alguien que resuelva los conflictos de prioridades.
La diferencia está en cómo ves y actualizas las tareas. El tablero de planificación de Teambook muestra las reservas asignadas a personas y fechas, con una vista agrupada aparte para ver el plan por proyecto.
En nuestro ejemplo, introducirías las tareas de Anna para Atlas y Beacon en los días correspondientes. El trabajo propuesto para Cedar se puede marcar como «provisional» hasta que se acuerde. Las vacaciones también se introducen como reservas.
En cuanto se confirme que Léa va a ir a Cedar, reasigna la reserva y fíjala para la fecha acordada. Teambook te permite arrastrar las reservas a otra persona o fecha, así como editar su duración y su estado «provisional».
Si Atlas cambia de destino, reprograma sus reservas y revisa el resto del trabajo de Anna en ese periodo. Para considerar a otro consultor, usa las etiquetas de habilidades para limitar la vista de planificación a personas con experiencia relevante.
Así tendrás una forma directa de abordar el mismo problema de dotación de personal, sin tener que mantener un conjunto aparte de resúmenes en hojas de cálculo.
Prueba a hacer tu próxima revisión de planificación en Teambook. Añade unos cuantos proyectos activos y las personas que participan en ellos, y luego recrea sus próximas tareas. Aprovecha un cambio real en la programación para ver cómo encaja con la forma de trabajar de tu equipo.
