Planification des ressources dans Excel : comment gérer les collaborateurs travaillant sur plusieurs projets

Un consultant a deux jours réservés pour un projet client et deux autres jours pour un deuxième projet. Un troisième chef de projet sollicite une journée d’assistance. Sur le papier, tout s’accorde.

Sauf que le consultant travaille quatre jours par semaine. Et une demi-journée est déjà réservée à des tâches internes.

Chaque plan de projet semble raisonnable pris isolément. Mais si l’on additionne les charges de travail, cette même personne se retrouve avec plus de travail que de temps disponible.

La planification des ressources dans Excel doit permettre de visualiser cette charge de travail globale. Ce guide vous explique, à l’aide d’un exemple concret d’équipe de consultants, comment y parvenir de manière pratique. Nous allons créer la vue hebdomadaire, résoudre un conflit de réservation et voir comment ces mêmes missions se traduisent dans Teambook.

Commencez par déterminer la disponibilité de chaque personne

Avant d’attribuer des heures de projet, déterminez de combien de temps chaque personne dispose réellement cette semaine-là.

Prenez comme point de départ leur horaire de travail convenu. Soustrayez ensuite les jours fériés et les congés qui tombent sur leurs jours ouvrés. Une personne qui travaille normalement du lundi au jeudi ne perd pas huit heures supplémentaires simplement parce que le vendredi est un jour férié.

Veillez également à prendre en compte les tâches internes. Les réunions d’équipe, les entretiens de recrutement et la rédaction de propositions prennent toutes du temps, même lorsqu’elles ne sont pas facturables.

Dans notre exemple, la semaine de l’équipe commence ainsi :

Il s’agit de personnages fictifs et d’exemples d’affectation de temps.

L’emploi du temps d’Anna, sur quatre jours, lui laisse 28 heures à consacrer au travail pour les clients après ses engagements internes. Marc travaille à temps plein, mais un jour de congé réduit son temps disponible pour les projets à ce même nombre d’heures.

Utilisez ce calcul de manière cohérente :

Heures disponibles pour les projets = heures prévues − congés et jours fériés − travail interne

Si le travail interne est déduit ici, ne le comptabilisez pas également dans les affectations aux projets clients que vous soustrayez ultérieurement. Cela reviendrait à déduire deux fois les mêmes heures.

Conservez les affectations aux projets dans un seul tableau

Disposer d’un onglet distinct pour chaque projet peut sembler plus organisé, mais cela complique la vérification des personnes en commun. Le nom d’Anna pourrait apparaître sur quatre onglets sans que personne ne puisse voir son total.

Préférez plutôt un tableau de répartition unique comportant une ligne distincte pour chaque personne, chaque projet et chaque semaine. Par exemple :

Utilisez des dates réelles dans la colonne « Semaine », en conservant le même jour de début tout au long de la période. Ajoutez des menus déroulants pour les personnes, les projets et le statut afin d’éviter que des noms incohérents ne divisent les réservations d’une même personne en totaux distincts.

La conversion de cette plage en tableau Excel permet également de préserver la cohérence de la structure à mesure que vous ajoutez des missions.

La colonne « Statut » est importante. Cedar pourrait avoir besoin de huit heures de travail de la part d’Anna, mais les dates ne sont pas encore fixées. Enregistrer cette demande comme « provisoire » permet de la garder visible sans la présenter comme un engagement.

Ajoutez un récapitulatif hebdomadaire de la charge de travail

Le tableau de répartition enregistre les détails. Une deuxième vue doit permettre de vérifier si le planning est cohérent.

Pour chaque personne et chaque semaine, calculez le total des heures confirmées séparément de celui des heures provisoires. Comparez ensuite ces deux chiffres au temps disponible pour le projet.

La situation en matière de personnel est désormais claire. Anna peut honorer ses missions confirmées, mais la demande de Cedar la ferait dépasser sa capacité de huit heures. Léa dispose de huit heures non affectées.

Dans Excel, utilisez la fonction SOMME.SI.POUR à pour totaliser les réservations par personne, par semaine et par statut, ou créez un tableau croisé dynamique à partir du tableau d’affectation. Conservez les chiffres de capacité dans un tableau distinct comportant une ligne par personne et par semaine, afin que la disponibilité ne soit pas comptabilisée à nouveau pour chaque affectation de projet.

Les calculs des heures restantes sont les suivants :

Heures restantes après le travail confirmé = heures disponibles pour les projets − heures confirmées

Heures restantes, travail provisoire compris = heures disponibles pour les projets − heures confirmées − heures provisoires

Appliquez une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les soldes négatifs. Prévoyez un avertissement distinct lorsque le travail confirmé est pris en compte, mais que le travail provisoire entraînerait une surcharge.

Un statut vide ou une entrée de capacité manquante doivent également être signalés. Les informations manquantes ne doivent pas être interprétées à tort comme du temps libre.

Résolvez le conflit avant d’accepter davantage de travail

Le résumé suggère que Léa pourrait prendre en charge les huit heures de Cedar. Il ne précise pas si elle est la personne adéquate.

Vérifiez la nature du travail à effectuer. Si Cedar a besoin d’une expertise que seule Anna possède, le fait de confier la mission à Léa ne résoudra pas le problème de livraison. Vous devrez peut-être réorganiser une partie du travail actuel d’Anna, modifier les dates prévues pour Cedar ou convenir d’un périmètre initial plus restreint.

Supposons que Léa dispose de l’expérience requise et que le client accepte cette affectation. Transférez-lui les huit heures provisoires et confirmez-les une fois les dates convenues.

Anna conserve ses 28 heures de projet réservées. Léa atteint 34 heures.

Les totaux hebdomadaires correspondent désormais. Avant de considérer le planning comme finalisé, vérifiez les jours.

Même une semaine bien équilibrée peut comporter un mardi impossible

Disposer de huit heures disponibles sur une semaine ne signifie pas nécessairement qu’une personne puisse participer à un atelier d’une journée entière le mardi.

Léa pourrait avoir quatre heures de libre le lundi et quatre le jeudi. Si Cedar a besoin d’elle toute la journée du mardi, d’autres rendez-vous devront tout de même être déplacés.

Utilisez le récapitulatif hebdomadaire pour identifier les disponibilités potentielles, puis vérifiez les affectations quotidiennes pour le planning à court terme. Si vous avez besoin d’une précision au jour le jour, consignez les affectations par date et calculez les totaux hebdomadaires à partir de ces données. Évitez de tenir à jour des plannings quotidiens et hebdomadaires indépendants qui risquent de ne pas correspondre.

Notez également à quel point le travail est fragmenté. Un consultant dont les rendez-vous clients s’enchaînent à un rythme soutenu peut avoir du mal à mettre à profit ces intervalles pour mener à bien une tâche nécessitant une concentration soutenue.

Attribuez à chaque réservation provisoire un responsable et une date de révision

Un projet non confirmé peut occuper de la place dans le planning bien après que sa date de début initiale soit devenue irréaliste.

Pour chaque mission provisoire, indiquez qui est responsable de la décision et à quelle date elle doit être réexaminée. Une brève note telle que « Le client doit confirmer l’atelier d’ici jeudi » est plus utile que de laisser une cellule colorée sans explication.

Veillez à garder à l’esprit l’intégralité des heures demandées lorsque vous vérifiez si le travail peut être pris en charge. Un atelier de huit heures dont la tenue est incertaine à 50 % nécessite tout de même huit heures s’il est confirmé. Le considérer comme un atelier de quatre heures peut faciliter une prévision distincte, mais cela ne réserve pas suffisamment de temps pour la réservation effective.

Une fois la décision prise, confirmez, déplacez ou supprimez la mission.

Passez en revue les modifications sur tous les projets concernés

Imaginons que le projet Atlas soit reporté d’une semaine. Les 16 heures d’Anna sont reportées à la semaine suivante, où elle dispose déjà de 24 heures de projet confirmées et de seulement 28 heures disponibles.

Ce retard entraîne une surcharge de 12 heures. Le report de la réservation initiale permet de régler la situation pour une semaine, mais perturbe la suivante.

Avant d’accepter les nouvelles dates, examinez l’ensemble de la charge de travail d’Anna pour la semaine concernée. Vérifiez quels engagements peuvent être déplacés et lesquels sont fixes. Ce n’est qu’ensuite que vous pourrez mettre à jour l’affectation.

Confiez à une seule personne la responsabilité de résoudre les demandes concurrentes, même si plusieurs chefs de projet contribuent au classeur. Un fichier partagé permet à chacun d’accéder au planning, mais quelqu’un doit tout de même disposer de l’autorité nécessaire pour décider quel projet se verra attribuer du temps.

Un examen régulier doit porter sur les changements de disponibilité et les conflits non résolus. Mettez à jour les changements importants dès qu’ils surviennent, plutôt que d’attendre la prochaine réunion de planification.

Lorsque la mise à jour du planning Excel devient difficile

Excel peut faciliter cette méthode. La difficulté s’accroît lorsque les changements affectent plusieurs personnes et plusieurs projets à la fois.

Un atelier reporté peut nécessiter une nouvelle date, un autre consultant et une mise à jour d’un engagement pris auprès d’un autre client. La feuille de calcul peut calculer les totaux révisés, mais quelqu’un doit tout de même vérifier les conséquences et communiquer le plan convenu.

Le signe avant-coureur, c’est le recours répété au rapprochement. Les chefs de projet vérifient sans cesse si les réservations sont à jour. Quelqu’un doit refaire un récapitulatif parce que de nouvelles lignes n’avaient pas été incluses. Les congés d’un consultant apparaissent dans une vue, mais sont absents d’une autre.

Il n’existe pas de taille d’équipe universelle à partir de laquelle Excel cesse d’être utile. Une petite équipe partageant des spécialistes entre des projets en constante évolution peut avoir plus de mal à planifier qu’une équipe plus importante dont les affectations sont stables.

Soyez attentif à la charge de travail nécessaire pour garantir la fiabilité du planning.

À quoi ressemble ce même planning dans Teambook ?

Les décisions de planification restent les mêmes dans Teambook. Vous avez toujours besoin d’estimations d’heures réalistes et d’une personne capable de concilier les priorités contradictoires.

La différence réside dans la manière dont vous consultez et mettez à jour les affectations. Le tableau de planification de Teambook affiche les réservations par personne et par date, avec une vue groupée distincte permettant de consulter le planning par projet.

Dans notre exemple, vous saisiriez les missions « Atlas » et « Beacon » d’Anna aux dates correspondantes. Le travail proposé par Cedar peut être marqué comme « provisoire » jusqu’à ce qu’il soit validé. Les congés sont également saisis sous forme de réservation.

Une fois la participation de Léa à Cedar confirmée, réattribuez la réservation et fixez-la à la date convenue. Teambook permet de déplacer des réservations vers une autre personne ou une autre date, ainsi que de modifier leur durée et leur statut « provisoire ».

Si Atlas change de poste, reprogrammez ses réservations et examinez les autres missions d’Anna pendant la période concernée. Pour envisager un autre consultant, utilisez les balises de compétences afin de limiter l’affichage de la planification aux personnes possédant une expérience pertinente.

Cela vous offre un moyen direct de gérer ce même problème de dotation en personnel, sans avoir à tenir à jour un ensemble distinct de tableaux récapitulatifs.

Essayez de réaliser votre prochaine réunion de planification dans Teambook. Ajoutez quelques projets en cours et les personnes qui y participent, puis recréez leurs prochaines missions. Tirez parti d’un véritable changement de planning pour voir comment cela s’intègre au mode de fonctionnement de votre équipe.