Panoramica
Azienda: Klee Group
Ambito: Reparto IT (~50 persone su 1200 dipendenti)
Settore: Servizi IT
Sfida: Mancanza di una pianificazione della capacità affidabile e scalabile
Risultato principale: Maggiore affidabilità nella pianificazione, migliore gestione delle priorità e maggiore visibilità per il management
Contesto
All’interno di Klee Group, il reparto IT opera in un ambiente complesso, gestendo un’ampia varietà di attività, tra cui:
- progetti (infrastruttura, sicurezza, managed services, modern workplace, ecc.)
- attività ricorrenti (supporto, governance, controllo, ecc.)
Con l’aumento del numero di team e attività, la sfida non era più soltanto assegnare risorse ai progetti, ma mantenere una visione chiara, condivisa e affidabile della capacità complessiva nel tempo.
Oggi, oltre 120 attività (progetti e attività ricorrenti) vengono gestite in Teambook.
Le sfide iniziali
Con la crescita delle operazioni e dei team di Klee Group, è emersa la necessità di strumenti di pianificazione più avanzati e di una maggiore visibilità sulle risorse. Per anni Excel ha supportato la pianificazione dell’organizzazione, ma la crescente complessità operativa ha evidenziato i limiti di questo approccio.
Diverse problematiche iniziavano a influire sull’efficienza operativa e sull’affidabilità della pianificazione:
- collaborazione difficile tra diversi stakeholder
- manutenzione lunga e soggetta a errori
- crescente complessità nell’aggiungere nuove risorse o attività mantenendo la coerenza dei dati
- capacità limitata di produrre KPI affidabili
Nel tempo, la pianificazione della capacità è diventata sempre meno affidabile e più costosa da mantenere. La pianificazione veniva effettuata principalmente su base mensile e i tentativi di passare a una pianificazione settimanale con Excel non hanno avuto successo.
Questo limitava la capacità di anticipare con precisione i carichi di lavoro e rendeva la gestione delle priorità più reattiva che proattiva.
Perché Teambook?
Il team di Klee Group ha valutato diversi strumenti di resource management, tra cui Runn, ma aveva bisogno di una soluzione semplice, intuitiva e facile da adottare rapidamente da parte dei team.
Teambook si è distinta grazie a un onboarding rapido, una visualizzazione chiara dei carichi di lavoro e la capacità di supportare la pianificazione senza introdurre complessità inutili.
La scelta non è stata guidata soltanto dalle funzionalità della piattaforma, ma anche dall’importanza di garantire un’adozione coerente all’interno dell’organizzazione.
Come Klee Group utilizza Teambook
Dopo l’implementazione di Teambook, Klee Group ha adottato un approccio più strutturato e centralizzato alla pianificazione della capacità.
La piattaforma viene oggi utilizzata per gestire sia le attività progettuali sia quelle ricorrenti, aiutando i team a mantenere una visione più completa e realistica dei carichi di lavoro e dell’allocazione delle risorse.
La pianificazione viene ora effettuata su base settimanale o persino giornaliera, consentendo una maggiore precisione.
Anche la governance è stata strutturata tramite un RACI condiviso e convenzioni di naming comuni, migliorando coerenza e collaborazione tra i team.
Principali vantaggi
Con Teambook, Klee Group ha migliorato l’accuratezza della pianificazione, la visibilità e la collaborazione tra i team. La piattaforma ha inoltre contribuito a standardizzare i processi di gestione delle risorse, riducendo il carico operativo manuale precedentemente gestito in Excel.
- pianificazione più affidabile grazie a previsioni migliori e maggiore coerenza
- gestione delle priorità più efficace con un bilanciamento più rapido delle risorse
- maggiore visibilità per il management nell’anticipare situazioni di sovraccarico o sottoutilizzo
- significativo risparmio di tempo grazie alla riduzione delle attività manuali in Excel
- forte adozione da parte dei team, soprattutto nei contesti di gestione trasversale
Sebbene inizialmente scelto per la sua semplicità, Teambook ha dimostrato nel tempo di poter supportare anche utilizzi più avanzati e pratiche di governance strutturate.
L’integrazione tecnica include SSO con Microsoft Entra ID, una futura integrazione con Lucca e un utilizzo pianificato delle API per reportistica avanzata.
Conclusione
Teambook ha permesso al reparto IT di Klee Group di passare da un processo fragile basato su Excel a un approccio alla pianificazione della capacità più affidabile, condiviso e scalabile. La piattaforma ha migliorato l’accuratezza della pianificazione, aumentato la visibilità sui carichi di lavoro e ridotto il tempo dedicato alla gestione manuale dei piani di allocazione delle risorse.
