Überblick
Unternehmen: Klee Group
Bereich: IT-Abteilung (~50 Personen von insgesamt 1200 Mitarbeitenden)
Branche: IT-Dienstleistungen
Herausforderung: Fehlende skalierbare und zuverlässige Kapazitätsplanung
Zentrales Ergebnis: Verbesserte Planungszuverlässigkeit, bessere Priorisierungsmöglichkeiten und höhere Transparenz für das Management
Kontext
Innerhalb der Klee Group arbeitet die IT-Abteilung in einem komplexen Umfeld und verantwortet zahlreiche Aktivitäten, darunter:
- Projektarbeit (Infrastruktur, Sicherheit, Managed Services, Modern Workplace usw.)
- Wiederkehrende Aufgaben (Support, Governance, Steuerung, Kontrolle usw.)
Mit der steigenden Anzahl an Teams und Aktivitäten ging es nicht mehr nur darum, Projekte personell zu besetzen, sondern darum, dauerhaft einen klaren, zuverlässigen und gemeinsamen Überblick über die gesamte Kapazität zu behalten.
Heute werden mehr als 120 Aktivitäten (Projekte und wiederkehrende Aufgaben) in Teambook verwaltet.
Ausgangssituation und Herausforderungen
Mit dem Wachstum der Teams und Prozesse bei Klee Group wurde der Bedarf an einer präziseren Planung und besseren Transparenz über Ressourcen immer größer. Excel unterstützte die Organisation über viele Jahre hinweg, doch mit zunehmender Komplexität stieß der bisherige Ansatz an seine Grenzen.
Mehrere Faktoren begannen Effizienz, Transparenz und die langfristige Planungsqualität zu beeinträchtigen:
- schwierige Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Beteiligten
- zeitaufwendige und fehleranfällige Pflege der Planungen
- zunehmende Komplexität beim Hinzufügen neuer Ressourcen oder Aktivitäten
- eingeschränkte Möglichkeiten zur Erstellung verlässlicher KPIs
Mit der Zeit wurde die Kapazitätsplanung immer unzuverlässiger und aufwendiger in der Pflege. Die Planung erfolgte überwiegend monatlich, während Versuche, auf eine wöchentliche Planung umzustellen, in Excel scheiterten.
Dadurch fehlte eine präzise Vorausplanung der Auslastung, und Priorisierungen mussten häufig kurzfristig statt proaktiv getroffen werden.
Warum Teambook?
Das Team der Klee Group evaluierte verschiedene Tools für die Kapazitätsplanung und das Ressourcenmanagement, darunter auch Runn, suchte jedoch nach einer Lösung, die einfach, intuitiv und schnell im gesamten Team einsetzbar ist.
Teambook überzeugte durch schnelles Onboarding, eine klare Visualisierung der Auslastung und die Möglichkeit, Planungsprozesse zu strukturieren, ohne zusätzliche Komplexität einzuführen.
Die Entscheidung basierte nicht nur auf den Funktionen der Plattform, sondern auch darauf, eine hohe Akzeptanz und eine einheitliche Nutzung innerhalb der Organisation sicherzustellen.
Wie Klee Group Teambook nutzt
Nach der Einführung von Teambook etablierte Klee Group einen strukturierteren und zentralisierten Ansatz für die Kapazitätsplanung.
Die Plattform wird heute sowohl für projektbezogene Arbeit als auch für wiederkehrende Aufgaben genutzt und ermöglicht Teams einen realistischeren Überblick über Auslastung und Ressourcenverteilung.
Die Planung erfolgt inzwischen wöchentlich oder sogar täglich, was deutlich präzisere Entscheidungen ermöglicht.
Zusätzlich wurden Governance-Prozesse mithilfe eines gemeinsamen RACI-Modells und einheitlicher Benennungskonventionen standardisiert, wodurch Zusammenarbeit und Konsistenz zwischen Teams verbessert wurden.
Zentrale Vorteile
Mit Teambook konnte Klee Group die Planungsgenauigkeit, Transparenz und Zusammenarbeit zwischen Teams deutlich verbessern. Gleichzeitig reduzierte die Plattform den manuellen Aufwand, der zuvor durch Excel verursacht wurde.
- höhere Zuverlässigkeit der Planung durch bessere Prognosen und mehr Konsistenz
- schnellere Priorisierung und bessere Verteilung von Ressourcen
- bessere Transparenz für das Management bei Über- und Unterauslastung
- deutliche Zeitersparnis durch weniger manuellen Pflegeaufwand in Excel
- hohe Akzeptanz in den Teams, insbesondere in bereichsübergreifenden Managementprozessen
Obwohl Teambook ursprünglich aufgrund seiner Einfachheit ausgewählt wurde, entwickelte sich die Plattform im Laufe der Zeit zu einer leistungsstarken Lösung für fortgeschrittene Planungs- und Governance-Anforderungen.
Die technische Integration umfasst unter anderem SSO mit Microsoft Entra ID, eine geplante Lucca-Integration sowie zukünftige API-Nutzung für erweitertes Reporting.
Fazit
Teambook ermöglichte es der IT-Abteilung der Klee Group, von einem fragilen Excel-basierten Prozess zu einem gemeinsamen, zuverlässigen und skalierbaren Ansatz für die Kapazitätsplanung zu wechseln. Die Plattform verbesserte die Planungsgenauigkeit, erhöhte die Transparenz über Auslastungen und reduzierte den manuellen Aufwand bei der Pflege von Ressourcenplänen.
Entdecken Sie, wie Teambook Ihrem Team helfen kann, Ressourcenplanung zu vereinfachen und mehr Transparenz über Kapazitäten und Auslastungen zu gewinnen.
