Resumen
Empresa: Klee Group
Alcance: Departamento IT (~50 personas de un total de 1200 empleados)
Industria: Servicios IT
Desafío: Falta de una planificación de capacidad fiable y escalable
Resultado clave: Mayor fiabilidad en la planificación, mejor capacidad de priorización y mayor visibilidad para la dirección
Contexto
Dentro de Klee Group, el departamento IT opera en un entorno complejo, gestionando una amplia variedad de actividades, entre ellas:
- proyectos (infraestructura, seguridad, servicios gestionados, modern workplace, etc.)
- actividades recurrentes (soporte, gobernanza, control, etc.)
A medida que aumentaba el número de equipos y actividades, el reto dejó de ser únicamente asignar recursos a proyectos. El verdadero desafío pasó a ser mantener una visión clara, compartida y fiable de la capacidad global a lo largo del tiempo.
Actualmente, más de 120 actividades (proyectos y tareas recurrentes) se gestionan en Teambook.
Desafíos iniciales
Con el crecimiento de las operaciones y los equipos de Klee Group, surgió la necesidad de contar con capacidades de planificación más avanzadas y una mejor visibilidad sobre los recursos. Durante años, Excel había sido suficiente para gestionar la planificación, pero la creciente complejidad operativa empezó a revelar las limitaciones de este enfoque.
Varios factores comenzaron a afectar la eficiencia operativa y la precisión de la planificación:
- colaboración complicada entre múltiples stakeholders
- mantenimiento lento y propenso a errores
- creciente complejidad al añadir nuevos recursos o actividades manteniendo la coherencia
- capacidad limitada para generar KPI fiables
Con el tiempo, la planificación de capacidad se volvió poco fiable y costosa de mantener. La planificación se realizaba principalmente de forma mensual y los intentos de pasar a una planificación semanal en Excel no tuvieron éxito.
Esto dificultaba anticipar correctamente las cargas de trabajo y hacía que la toma de decisiones fuera más reactiva que proactiva.
¿Por qué Teambook?
El equipo de Klee Group evaluó distintas herramientas de gestión de recursos, entre ellas Runn, pero necesitaba una solución simple, intuitiva y fácil de adoptar rápidamente por los equipos.
Teambook destacó por su rápida implementación, su visualización clara de las cargas de trabajo y su capacidad para estructurar la planificación sin añadir complejidad innecesaria.
La decisión no se basó únicamente en las funcionalidades de la plataforma, sino también en la importancia de garantizar una adopción consistente en toda la organización.
Cómo utiliza Klee Group Teambook
Tras implementar Teambook, Klee Group estableció un enfoque más estructurado y centralizado para la planificación de capacidad.
Actualmente, la plataforma se utiliza para gestionar tanto el trabajo basado en proyectos como las actividades recurrentes, ayudando a los equipos a mantener una visión más completa y realista de las cargas de trabajo y la asignación de recursos.
La planificación ahora se realiza semanalmente o incluso a diario, lo que permite una mayor precisión.
Además, la gobernanza se estructuró mediante un RACI compartido y convenciones de nomenclatura comunes, mejorando la coherencia y la colaboración entre equipos.
Beneficios clave
Con Teambook, Klee Group mejoró la precisión de la planificación, la visibilidad y la colaboración entre equipos. La plataforma también ayudó a estandarizar los procesos de gestión de recursos y a reducir el trabajo manual que anteriormente requería Excel.
- mayor fiabilidad en la planificación gracias a mejores previsiones y mayor consistencia
- mejor capacidad de priorización y equilibrio de recursos
- mayor visibilidad para la dirección al anticipar situaciones de sobrecarga o falta de recursos
- importante ahorro de tiempo al reducir el mantenimiento manual en Excel
- alta adopción por parte de los equipos, especialmente en contextos de gestión transversal
Aunque inicialmente fue elegido por su simplicidad, Teambook demostró con el tiempo ser una solución capaz de soportar procesos de gobernanza y planificación más avanzados.
La integración técnica incluye SSO con Microsoft Entra ID, una futura integración con Lucca y un uso planificado de APIs para reporting avanzado.
Conclusión
Teambook permitió al departamento IT de Klee Group pasar de un proceso frágil basado en Excel a un enfoque de planificación de capacidad más fiable, compartido y escalable. La plataforma ayudó a mejorar la precisión de la planificación, aumentar la visibilidad sobre las cargas de trabajo y reducir el tiempo dedicado al mantenimiento manual de los planes de recursos.
