Présentation
Entreprise : Klee Group
Périmètre : Département IT (~50 personnes sur 1200 collaborateurs)
Secteur : Services informatiques
Enjeu : Manque de fiabilité et de scalabilité dans la planification des capacités
Résultat clé : Une planification plus fiable, une meilleure capacité d’arbitrage et une visibilité renforcée pour le management
Contexte
Au sein de Klee Group, le département IT évolue dans un environnement complexe, avec la gestion d’un large éventail d’activités telles que :
- les projets (infrastructure, sécurité, services managés, modern workplace, etc.)
- les activités récurrentes (support, gouvernance, pilotage, contrôle, etc.)
Avec l’augmentation du nombre d’équipes et d’activités, l’enjeu ne consistait plus uniquement à affecter des ressources aux projets, mais à conserver une vision claire, fiable et partagée de la capacité globale dans le temps.
Aujourd’hui, plus de 120 activités (projets et tâches récurrentes) sont pilotées dans Teambook.
Les défis initiaux
À mesure que les opérations et les équipes de Klee Group se développaient, le besoin d’une planification plus avancée et d’une meilleure visibilité sur les ressources est devenu essentiel. Pendant plusieurs années, Excel a permis de gérer la planification, mais la complexité croissante des activités a progressivement mis en évidence les limites de cette approche.
Plusieurs difficultés commençaient à impacter l’efficacité opérationnelle et la fiabilité du pilotage :
- collaboration difficile entre les différentes parties prenantes
- maintenance chronophage et source d’erreurs
- complexité croissante pour ajouter de nouvelles ressources ou activités tout en gardant des règles cohérentes
- difficulté à produire des KPI fiables
Avec le temps, la gestion de la capacité devenait de moins en moins fiable et de plus en plus coûteuse à maintenir. La planification se faisait principalement au mois, et les tentatives de passer à une gestion hebdomadaire dans Excel n’ont pas abouti.
Cela limitait l’anticipation précise de la charge de travail et rendait les arbitrages plus réactifs que proactifs.
Pourquoi Teambook?
L’équipe de Klee Group a étudié plusieurs outils de gestion des ressources, notamment Runn, mais recherchait une solution simple, intuitive et facile à adopter par les équipes.
Teambook s’est démarqué grâce à sa prise en main rapide, sa visualisation claire des charges de travail et sa capacité à structurer la planification sans ajouter de complexité inutile.
Le choix ne reposait pas uniquement sur les fonctionnalités, mais aussi sur l’importance d’assurer une adoption homogène à l’échelle de l’organisation.
Comment Klee Group utilise Teambook
Après la mise en place de Teambook, Klee Group a structuré une approche plus centralisée et plus fiable de la gestion de capacité.
La plateforme est aujourd’hui utilisée pour piloter à la fois les projets et les activités récurrentes, permettant aux équipes d’avoir une vision plus complète et réaliste de la charge de travail et de l’allocation des ressources.
La planification est désormais réalisée à la semaine, voire au jour, avec un niveau de précision bien supérieur.
La gouvernance a également été renforcée grâce à un RACI partagé et à des conventions de nommage communes, améliorant la cohérence et la collaboration entre les équipes.
Les principaux bénéfices
Avec Teambook, Klee Group a amélioré la précision de sa planification, la visibilité sur les charges ainsi que la collaboration entre les équipes. La plateforme a également permis de standardiser les processus de gestion des ressources tout en réduisant fortement le travail manuel auparavant réalisé dans Excel.
- une planification plus fiable avec de meilleures projections et davantage de cohérence
- une meilleure capacité d’arbitrage grâce à une priorisation et un équilibrage des ressources plus rapides
- une visibilité renforcée pour le management avec une meilleure anticipation des situations de surcharge ou de sous-charge
- un gain de temps significatif grâce à la réduction des tâches manuelles dans Excel
- une forte adoption par les équipes, notamment dans les contextes de management transverse
Initialement choisi pour sa simplicité, Teambook a également démontré sa capacité à accompagner des usages plus avancés et des pratiques de gouvernance plus structurées dans le temps.
L’environnement technique comprend notamment une intégration SSO avec Microsoft Entra ID, une future intégration avec Lucca ainsi qu’une utilisation prévue des API pour le reporting avancé.
Conclusion
Teambook a permis au département IT de Klee Group de passer d’un fonctionnement fragile basé sur Excel à une approche de gestion de capacité plus fiable, collaborative et évolutive. La plateforme a contribué à améliorer la précision de la planification, renforcer la visibilité sur les charges et réduire le temps consacré à la maintenance manuelle des plans de ressources.
Découvrez comment Teambook peut aider votre équipe à simplifier la gestion des ressources et à gagner en visibilité sur les capacités et les charges de travail.
