Surallocation des ressources : le guide complet

Qu’est-ce que la surallocation des ressources et comment l’éviter ?

De nombreux chefs de projet font l’erreur de surallouer leurs ressources. Voici pourquoi cela peut être un problème majeur et ce que vous pouvez faire pour l’éviter.

La surallocation des ressources est une pratique dangereuse qui se produit dans de nombreuses organisations aujourd’hui. Lorsque les gens entendent l’expression « surallocation des ressources », ils peuvent penser qu’il s’agit simplement de ne pas avoir assez de quelque chose. Mais la surallocation va bien au-delà : elle impacte également la communication, la collaboration et la responsabilité globale au sein des équipes.

Mais quelle est la véritable profondeur de la surallocation et comment savoir si votre organisation en est victime ? Et surtout, comment gérer la surallocation des ressources ?

Commençons par le début.

Définir la surallocation des ressources

Il est assez simple de définir la surallocation.

La surallocation est une erreur d’allocation des ressources qui se produit lorsqu’une organisation ne dispose pas de ressources suffisantes pour accomplir toutes les tâches critiques assignées dans un délai donné. Cette erreur peut également être appelée sur-engagement ou sur-planification. La définition de la surallocation est, essentiellement, « trop de travail assigné » et la sous-allocation est l’opposé — « pas assez de charge de travail » pour les ressources disponibles.

Lorsque la surallocation se produit, il y a généralement trop peu de personnel et trop de travail, ce qui entraîne de nombreux risques pour les ressources et oblige de nombreux collaborateurs à faire des heures supplémentaires ou à travailler le week-end pour respecter les délais. La surallocation peut conduire à la déception sur le lieu de travail, à de mauvaises performances et même à des dépassements de budget. Nous y reviendrons plus tard.

Maintenant, comment les chefs de projet peuvent-ils savoir si quelqu’un est suralloué ? C’est simple : il suffit de regarder son planning. S’il est surbooké et ne peut pas tout accomplir dans un délai raisonnable, alors vous savez qu’il est temps de réallouer certaines tâches ou de créer plus de disponibilité en embauchant une nouvelle personne dans votre équipe pour aider.

La précipitation dans votre planification des ressources entraîne fréquemment une surallocation.

L’impact de la surallocation

L’impact de la surallocation peut se faire sentir partout dans une organisation.

Premièrement, les collaborateurs qui sont trop occupés sont moins susceptibles d’être heureux ou motivés. Ainsi, la surallocation peut également conduire à l’épuisement professionnel et au turnover, car les employés partent vers de meilleures opportunités.

Deuxièmement, les équipes qui sont trop sollicitées peuvent manquer les délais et les objectifs, réduisant ainsi les revenus.

Troisièmement, les organisations avec une culture des longues heures finissent souvent par dépenser plus en personnel, car elles doivent embaucher plus de personnes que nécessaire pour répondre à la demande. En fait, il s’avère que travailler de longues heures ne permet pas nécessairement d’accomplir plus de choses ; au contraire, cela peut effectivement entraîner moins de productivité et des niveaux de stress accrus.

Quatrièmement, il existe un risque de qualité réduite et d’erreurs accrues lorsque les projets ne sont pas alloués de manière appropriée. Cela peut avoir des effets à plus long terme sur la réputation et la rentabilité d’une organisation ; les entreprises qui ne parviennent pas à fournir des produits ou services de haute qualité auront du mal à rester compétitives sur le marché actuel.

Trop d’affectations de ressources entraînent un état d’anxiété accru pour toutes les personnes impliquées dans le projet. Celles-ci peuvent avoir l’impression que leur  journée de travail ne se termine qu’à minuit ; la ressource se sent d’abord enthousiaste à l’idée de travailler sur un projet aussi formidable avec des personnes extraordinaires… jusqu’à ce qu’elle réalise qu’elle a été affectée à une autre initiative hautement prioritaire qui est apparue de manière inattendue. Cela conduit à un risque accru et à des erreurs au sein de l’équipe, car ils sont incapables de se concentrer sur une chose à la fois et une mauvaise communication peut entraîner des opportunités manquées dans toute l’organisation. Dans certains cas, les équipes peuvent même commencer à penser à partir lorsqu’elles sont confrontées à trop de travail ainsi qu’à de longues heures.

Comment gérer la surallocation des ressources

Comment gérer alors la surallocation des ressources dans la gestion de projet ? Examinons cela de plus près.

Prévenir plutôt que guérir

La meilleure façon de résoudre tout problème de surallocation consiste à les prévenir. Voici ce que vous pouvez faire pour détecter les problèmes avant qu’ils ne vous rattrapent.

Créer un calendrier visuel des ressources

Pour favoriser la transparence, créez un calendrier des ressources. Les calendriers de ressources sont des représentations visuelles des plannings de vos collaborateurs, de la disponibilité des ressources et des absences prévues. C’est un excellent moyen pour les managers de voir quelles ressources sont disponibles à un moment donné et quelle est la probabilité que chaque ressource soit utilisée sur un certain projet.

Avec Teambook, vous disposez d’un tableau de planification qui donne une vue d’ensemble claire des activités de votre organisation : qui travaille sur quel projet et quand, qui est disponible et qui est en congé. Vous pouvez zoomer d’une vue journalière à une vue sur plusieurs mois et repérer les informations en un instant grâce aux indices visuels astucieux.

Tenir compte du temps non facturable

Lorsque vous décidez du nombre de personnes dont vous avez besoin pour vos projets, rappelez-vous que la plupart des membres du personnel ne sont pas facturables à 100 % en permanence (et ils ne devraient pas l’être). Il leur faut du temps pour planifier des réunions, faire des pauses, préparer des rapports et des présentations, couvrir les congés maladie — nous sommes tous humains. Donc, inclure ce type de tâches non facturables dans vos prévisions vous aidera à éviter la surallocation de leurs talents.

Soyons réalistes : nous passons tous un peu de notre journée à faire des choses autres que travailler sur des projets commerciaux, que ce soit répondre aux e-mails de notre famille ou s’occuper de tâches administratives comme mettre à jour les notes de frais ou organiser notre calendrier pour la réunion de la semaine prochaine avec le patron.

Tenir compte de cette petite marge de manœuvre comme un impératif facilitera vos prédictions d’utilisation des ressources de manière réaliste et vous rendra plus flexible lorsque vous devrez faire du nivellement des ressources.

Prévoir avec précision

Une prévision précise est cruciale pour éviter la surallocation des ressources. Si vous n’avez pas une image claire de la quantité de travail à accomplir et du temps nécessaire pour le terminer, vous ne pouvez pas vraiment commencer à allouer vos ressources de manière optimale. Vous avez besoin d’estimations précises sur la quantité de ressources nécessaires pour chaque projet ou tâche, ainsi qu’une estimation du moment où vous aurez besoin de ces ressources dans le temps.

En fait, prédire les besoins et capacités futurs en ressources est l’une des clés d’une gestion des ressources réussie.

Si vous ne savez pas combien de ressources vous allez avoir besoin ou avoir disponibles dans le futur, il est difficile de déterminer où il pourrait y avoir des problèmes de surallocation — vous ne pouvez faire que des hypothèses basées sur les performances passées, ce qui pourrait ne pas bien fonctionner si votre entreprise est en croissance ou connaît d’autres changements.

Établir un plan de staffing

En bref, un plan de staffing est un document qui décrit les experts ou ressources particulières dont votre initiative a besoin et combien d’entre eux peuvent faire fonctionner votre projet.

Ce plan devrait pouvoir répondre à des questions comme : Combien de ressources ou d’employés supplémentaires aurez-vous besoin ? Quelles compétences devront-ils avoir ? Et quand auront-ils besoin de ces compétences ? Encore une fois, la meilleure façon de lutter contre la surallocation des ressources est de la prévenir dès le départ — et avoir un plan de staffing peut énormément aider.

Vous devez créer des plans de staffing dès le début afin qu’ils soient prêts lorsque les projets démarrent. Il est souvent utile de constituer une équipe avant de commencer à travailler sur de nouvelles initiatives. Après tout, les plans de staffing vous aident à prédire quels membres de l’équipe sont disponibles pour chaque projet à venir en cartographiant les vacances des employés et d’autres engagements à l’avance.

Automatiser la planification des ressources

Lorsque vous souhaitez améliorer l’efficacité tout en évitant l’épuisement professionnel ou les pertes, une certaine automatisation avancée de la planification des ressources peut être mise en place. L’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources vous aidera à automatiser les processus et à éliminer l’erreur humaine de l’équation. Cela vous permettra également d’augmenter ou de réduire facilement les ressources lorsqu’il y a plus ou moins de demande pour elles dans vos différents projets.

Teambook vous permet d’allouer une ou plusieurs ressources par un simple clic ou en glissant-déposant, puis de spécifier le projet approprié, dont vous pourrez surveiller le budget de temps résiduel en temps réel. Le logiciel permet de visualiser qui travaille sur quoi et quand, aidant ainsi à prévenir les surcharges et les conflits de ressources. Les managers peuvent ajuster les allocations en quelques clics pour assurer un équilibre optimal de la charge de travail.

Aussi tentant soit-il de penser le contraire, la gestion des ressources est complexe : de nombreux facteurs affectent notre disponibilité à un moment donné ; il y a de nombreuses tâches qui doivent être accomplies avant que notre temps puisse être pleinement utilisé ; le besoin de différents types et niveaux d’expertise se chevauchera parfois ; et ainsi de suite.

Cette complexité rend difficile la prédiction de l’effort que nous pourrions réalistiquement consacrer à chaque tâche, ou même du temps qu’il faudrait pour accomplir chacune d’elles. Dans de nombreux cas, nous ne pouvons pas estimer correctement nos propres efforts avant coup — et même dans ce cas, nous sommes susceptibles de sous-estimer le temps que certaines tâches prennent (surtout si elles nécessitent un certain niveau de créativité) simplement en les regardant de l’extérieur.

Le résultat est une situation où les gens travaillent avec des attentes irréalistes sur ce qu’ils peuvent accomplir dans leur période allouée.

L’importance de la gestion des capacités avec Teambook

Allouer les ressources et gérer les projets judicieusement signifie être réaliste sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire ou prédire. C’est pourquoi avoir un outil d’automatisation peut faire une si grande différence !

Le module de gestion des capacités de Teambook est particulièrement précieux pour les organisations en croissance. Il vous propose de visualiser et simuler sur un horizon de 6 mois à 2 ans les capacités disponibles de vos ressources et/ou celles nécessaires à la réalisation de vos projets. Il est ensuite possible de visualiser et réconcilier les éventuelles divergences, mois par mois.

Des codes couleurs permettent de visualiser les situations de sous- ou sur-capacité, afin de prendre les décisions de futurs recrutements. Indépendamment de la capacité des équipes, vous pouvez saisir les capacités nécessaires aux projets, actuels et ceux à venir.

Conclusion

La surallocation des ressources est un piège dangereux qui peut compromettre la santé de votre organisation, la satisfaction de vos équipes et la qualité de vos livrables. En mettant en place des pratiques de prévention — calendriers de ressources, prévisions précises, plans de staffing réalistes et outils d’automatisation comme Teambook — vous pouvez créer un environnement de travail plus sain et plus productif.

Teambook vous offre tous les outils nécessaires pour visualiser, planifier et optimiser l’allocation de vos ressources en quelques clics. Avec son interface intuitive, ses fonctionnalités de planification dynamique et son module de gestion des capacités à moyen terme, vous disposez d’une solution complète pour éviter la surallocation et maximiser la performance de vos équipes.

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