Votre guide des processus de planification des ressources humaines avec Teambook

Vos employés sont au cœur de vos activités. Et tout comme l’impact d’un tremblement de terre, les répercussions d’une mauvaise planification des ressources humaines se font sentir dans toute l’organisation : délais non respectés, employés stressés et clients mécontents.

Un processus de planification des ressources humaines peut prévenir ces problèmes en aidant les entreprises à anticiper et à équilibrer leurs besoins en personnel et les demandes des clients. En bref, vous avez besoin d’une couverture suffisante pour les projets que vous avez planifiés.

Une planification efficace des ressources humaines permet à vos collaborateurs de donner le meilleur d’eux-mêmes tout en stimulant la croissance et la rentabilité de l’entreprise. Anticiper permet de disposer des bonnes personnes, au bon moment et pour les bonnes tâches. De plus, vos employés maîtrisent leurs charges de travail et leurs échéances, ce qui les aide à se sentir détendus et motivés pour donner le meilleur d’eux-mêmes. Cela améliore la productivité et la satisfaction au travail.

Qu’est-ce qu’un processus de planification des ressources humaines?

La planification des ressources humaines consiste à analyser vos besoins en personnel et à anticiper leur satisfaction. Elle implique d’évaluer vos effectifs actuels, leurs compétences clés, votre budget de recrutement et vos plans de croissance afin de prévoir avec précision les besoins futurs en fonction des objectifs de votre entreprise.

L’objectif principal de la gestion des ressources humaines est de garantir que vous disposez du nombre adéquat de personnes possédant les compétences requises. En utilisant stratégiquement les talents de votre organisation, vous obtenez le meilleur retour sur investissement.

Par exemple, si votre pipeline de projets comprend 20 projets de conception et deux projets d’infrastructure applicative, vous aurez besoin de plus d’heures de travail de la part des designers que des développeurs.

Mais une personne occupant un poste clé pourrait être en congé parental ou avoir des vacances prévues pendant votre projet. Dans un autre scénario, vous pourriez avoir besoin de nouvelles compétences pour un projet et devoir embaucher une personne possédant ces compétences, faire appel à un freelance ou former un employé existant. Planifier en amont permet à votre service RH d’identifier les lacunes en matière de compétences afin de répondre efficacement aux besoins d’un projet.

Sans planification stratégique des ressources humaines en place, les opérations commerciales de votre entreprise sont en difficulté : vous risquez de dépasser les budgets d’embauche ou d’embaucher les mauvaises personnes, d’épuiser les membres de l’équipe existante ou de perdre la confiance des clients en raison de l’incapacité à s’adapter à la demande.

Témoignage client

« Grâce au logiciel Teambook, nous avons une meilleure visibilité sur notre planification quotidienne. C’est un outil formidable et facile à utiliser. »

Bertrand Carcel – Directeur, Infologo

5 étapes pour une planification stratégique des ressources humaines

Une approche étape par étape de votre processus de planification des RH est la clé pour couvrir adéquatement vos besoins en personnel et maintenir votre triangle de fer (budget, portée et délai) en équilibre.

Étape 1 : Évaluez vos objectifs et vos plans organisationnels

Une analyse approfondie des objectifs organisationnels et des plans de croissance vous aidera à comprendre l’orientation de l’entreprise. Cela vous permettra de définir des initiatives en matière de ressources humaines alignées sur les objectifs généraux de l’entreprise et générant une rentabilité accrue.

Idéalement, votre évaluation répondra à ces questions :

• Quels sont les objectifs de l’entreprise pour le prochain trimestre ou la prochaine année ?
• Quelles compétences et tâches spécifiques sont nécessaires pour atteindre les objectifs ?
• Quels rôles seront au premier plan pour faire avancer les objectifs de l’entreprise ?
• Les plans de ressources humaines tiennent-ils compte des talents et de la formation existants ou nécessiteront-ils quelque chose de différent ?

Étape 2 : Évaluer les compétences des employés

Pour commencer votre planification des effectifs, obtenez une visibilité complète sur votre vivier de talents actuel. Souvent, les responsables RH ignorent les compétences que possèdent les employés, mais qu’ils n’utilisent pas dans leurs fonctions actuelles. Cela représente un gaspillage de vos connaissances institutionnelles existantes et, par conséquent, des budgets que vous investissez dans la formation et le recrutement de nouveaux collaborateurs.

Une tâche essentielle ici est de créer un inventaire des compétences pour chaque employé à temps plein et à temps partiel, afin d’utiliser au mieux les talents que vous avez travaillé si dur à embaucher et à développer.

Une façon d’y parvenir est d’interroger chaque employé sur ses compétences, ses certifications et son expérience. Pour les grandes entreprises, cela pourrait consister à envoyer un questionnaire aux employés actuels et à leur demander de lister leurs compétences et leur expérience, ce qui pourrait ensuite être appliqué aux besoins de l’entreprise.

Un outil de gestion des ressources comme Teambook vous permet de très facilement gérer des balises personnalisés et ainsi compiler rapidement une liste mise à jour des talents clés. Il est alors possible de filtrer par compétences tant votre planification que les états de reporting.

Si vous ne disposez pas d’un tel outil, les évaluations de performance ou les rapports des managers peuvent également vous renseigner sur les compétences et l’expertise de chaque employé. Ils vous indiqueront généralement les domaines dans lesquels il excelle ainsi que certaines de ses caractéristiques, comme sa capacité à gérer son temps ou à diriger des équipes.

Dans le cadre de votre évaluation, examinez les tâches actuelles de chaque poste, ainsi que la capacité et l’expérience de chaque employé à les accomplir. Par exemple, si votre service client est chargé de répondre aux demandes de service, combien de demandes peuvent-ils traiter en moyenne par jour ?

Étape 3 : Prévoyez vos futurs besoins en RH

Vous devez anticiper l’impact de la croissance de l’entreprise sur les exigences de chaque poste. Vous ne voulez pas que vos employés soient surchargés de travail et effectuent régulièrement des heures supplémentaires ; cela aurait un impact négatif sur la qualité du travail et le moral des employés.

Grâce à la planification des capacités, vous pouvez évaluer si vos employés disposent de suffisamment d’heures pour prendre en charge de nouvelles tâches. Vous pouvez ainsi élaborer des plans de croissance réalistes et prendre de meilleures décisions de recrutement. Les charges de travail sont gérables et les employés sont en mesure de produire un travail de qualité dans les délais impartis.

Vos prévisions doivent couvrir à la fois l’offre et la demande. Prévoir vos besoins futurs vous permet d’identifier les éventuelles pénuries de personnel et de déterminer si vous devez augmenter vos effectifs globaux par de nouvelles embauches, optimiser l’utilisation de vos ressources humaines actuelles ou perfectionner vos employés actuels. Si aucune de ces options n’est viable, vous devrez peut-être envisager d’autres sources de compétences, comme le recours à des prestataires.

En anticipant la demande, vous pouvez identifier les lacunes actuelles au sein de l’entreprise. Un outil de gestion des ressources peut vous aider à comptabiliser les congés, les départs à la retraite, les congés maladie potentiels et les horaires flexibles, afin d’éviter de devoir affecter des employés à des horaires indisponibles.

Il est important d’en tenir compte car certaines compétences sont très demandées dans les entreprises et peuvent être difficiles à obtenir. Par exemple, certains profils informatiques sont réputés pour être très compétitifs à l’embauche. En anticipant ces critères, vous pouvez commencer vos recherches en amont et vous assurer que votre entreprise propose des offres attractives aux personnes possédant ces compétences.

Étape 4 : Affinez vos stratégies de développement des talents

Le développement des talents est un élément essentiel du processus de planification des ressources humaines, car former le personnel existant est plus simple et moins coûteux que recruter de nouveaux employés. Il est plus efficace de fidéliser les collaborateurs qui connaissent déjà l’entreprise et le produit. Par ailleurs, trouver de nouveaux talents est difficile, surtout face à la pénurie de talents à laquelle le monde des affaires est confronté.

Développer ses employés est non seulement bénéfique pour l’entreprise, mais aussi pour leur moral. Les employés se sentent valorisés lorsqu’ils voient l’entreprise investir dans leur carrière. La formation continue, le feedback entre pairs et la planification de la relève sont des éléments essentiels d’une stratégie de développement des talents.

Pour chaque rôle critique, avez-vous d’autres personnes qui pourraient le remplacer ? Si quelqu’un était promu à un poste de direction, qui prendrait sa relève ? Cela laisse-t-il des postes vacants au bas de l’échelle ?

Les plans de développement des talents sont plus efficaces lorsqu’ils sont collaboratifs, clairement définis avec des étapes de croissance et incluent des objectifs et des résultats clés (OKR). Votre plan d’action talents doit inclure : les plans de formation pour les employés actuels, les descriptions de poste pour chaque rôle, les plans de recrutement pour chaque poste, et les plans d’intégration pour les nouveaux employés.

Il est important d’établir des étapes claires pour tout plan. Par exemple, si le plan de formation d’un employé prévoit la maîtrise d’une compétence particulière ou l’apprentissage d’une nouvelle technologie, que faut-il pour y parvenir ? Quelles ressources sont nécessaires et qui doit les approuver ?

Étape 5 : Examinez et évaluez votre plan d’action

Pour être efficace, la planification des ressources humaines doit être un processus continu qui tient compte en permanence des effectifs, des charges de travail et des objectifs de l’entreprise. Il est important de réévaluer et de déterminer si vous exploitez au mieux votre capital humain. Êtes-vous en mesure d’atteindre vos objectifs opérationnels ou subsiste-t-il des lacunes ? Des problèmes ont-ils été rencontrés qui pourraient nécessiter un ajustement du plan ?

Vous pouvez ensuite utiliser les résultats de l’évaluation pour guider votre planification future et itérer le processus.

Grâce à un processus de planification des ressources humaines solide, vous pouvez :

Bien menée, une planification efficace des ressources humaines offre des avantages clés aux organisations, les aidant à être proactives grâce à un processus standardisé. De plus, elle stimule l’engagement des employés, le développement des talents et la rentabilité de l’entreprise.

1. Préparer l’avenir en planifiant à l’avance

Si une organisation réalise qu’elle a besoin d’une ressource humaine particulière immédiatement, elle se trouve dans une situation réactive. Cela peut entraîner des processus de recrutement précipités et potentiellement des difficultés à trouver la personne idéale pour le poste.

Un système de planification des ressources humaines vous permet de garder une longueur d’avance. Vous pouvez rechercher proactivement des candidats avant d’atteindre un niveau de demande urgent. Ou vous pouvez vous assurer que vos employés actuels sont formés bien en amont. C’est un atout !

2. Mettre en place un système standardisé

L’un des avantages d’un plan est qu’il vous permet de standardiser votre approche. En standardisant, vous créez un processus reproductible : plus besoin de réinventer la roue à chaque fois qu’une nouvelle ressource est nécessaire. Cela garantit également une cohérence dans les résultats de recrutement, tant au niveau de la qualité des nouvelles recrues que de la rapidité du processus.

3. Maintenir l’engagement des employés actuels

La planification RH motive les employés actuels et a un impact positif sur la culture d’entreprise. Disposer d’un plan de formation leur permet d’avoir une vision claire de leur carrière et de constater que l’entreprise est prête à investir. Des plans documentés sont judicieux, car ils sont transparents et témoignent d’un engagement : pas de promesses vagues de formation ou de perfectionnement qui ne se concrétisent pas.

Un autre avantage en termes d’engagement réside dans le fait que la planification des ressources humaines permet de garantir que vos employés actuels ne soient pas surchargés tout en essayant de combler les lacunes en matière de ressources. Les gens sont plus heureux lorsqu’ils ne se sentent pas surmenés.

4. Rester compétitif dans la bataille des talents

Les entreprises dotées d’un système de planification des ressources humaines robuste ont une longueur d’avance sur celles qui n’en disposent pas. Tandis que d’autres s’efforcent de répondre à leurs besoins, les professionnels des RH disposant d’un plan en place peuvent lancer le processus de recrutement en amont et savoir comment attirer les meilleurs talents.

Pour certains postes clés, c’est essentiel. La course aux talents est un enjeu bien connu pour de nombreux domaines de compétences. Être en avance signifie savoir où trouver ces talents et comment les intégrer.

5. Fournir un travail de haute qualité et garder les employés heureux

La planification des ressources humaines consiste à disposer des bons talents au bon moment. Les projets sont terminés dans les délais et le budget impartis lorsque les ressources adéquates sont disponibles. De gros comptes sont remportés, les processus opérationnels fonctionnent sans accroc et les entreprises peuvent croître.

En fin de compte, la planification des ressources humaines est bonne pour vos résultats financiers !

Appuyez-vous sur la technologie pour votre processus de planification des ressources humaines

Bien que la planification des ressources humaines puisse être un processus chronophage, elle en vaut la peine. Les entreprises qui optimisent l’utilisation de leurs précieuses ressources humaines ont tendance à bénéficier d’un avantage concurrentiel.

Il s’agit de rationaliser vos opérations et de répondre à tous vos besoins en compétences et talents, où qu’ils se présentent. Pour vos employés, cela signifie un emploi épanouissant où leurs talents sont valorisés et leur charge de travail équitable.

Disposer d’un logiciel de prévision et de planification des ressources humaines adapté peut alléger la charge de travail des chefs de projet. Découvrez comment nous pouvons simplifier le processus de planification des ressources avec Teambook.