Réduire le stress sur le lieu de travail grâce à la planification des ressources

Un petit mot sur le stress

Soyons clairs : le stress n’est pas forcément une mauvaise chose. Il y a un bon et un mauvais stress.

Le contrôle est la clé.

En fait, un peu de stress est bon pour vous. Le stress est considéré comme bon lorsqu’il vous donne un regain d’énergie, vous aide à vous concentrer sur vos objectifs et vous rend plus efficace.

Cependant, un excès à long terme ne peut qu’être préjudiciable. Il devient un mauvais stress.

Sous l’effet d’un stress répétitif et constant, nous commençons à perdre le contrôle. Et lorsque nous avons l’impression de nous noyer sous le travail et la pression au point de ne plus voir d’issue, c’est à ce moment-là que le feu rouge doit commencer à clignoter.

Parce que l’épuisement professionnel est proche.

Malheureusement, cette situation est bien trop fréquente dans l’environnement de travail d’aujourd’hui. Les industries de services sont particulièrement touchées.

Une mauvaise gestion de projet, source de nombreux burn-out

Tout d’abord, jetons un coup d’œil rapide sur les causes du burnout. Une étape nécessaire avant de parler de solutions.

Environnement hautement compétitif, demande croissante, pression des clients, équipe réduite… Telles sont les conditions (incontrôlables) dans lesquelles la plupart des chefs de projet et leur équipe doivent travailler.

Bien que ces sources possibles de stress soient incontrôlables pour les organisations, la manière dont elles les gèrent est sous leur contrôle.

Cependant, une mauvaise gestion de ces conditions peut entraîner beaucoup de stress.

Et par « mauvaise gestion », nous entendons :

• Manque de communication efficace
• Manque de soutien de la part des responsables
• Pression temporelle déraisonnable
• Charge de travail excessive
• Traitement inéquitable, absence de récompense et manque de confiance
• Manque de clarté des rôles (attentes peu claires en matière de travail)
• Tâches peu stimulantes (ne correspondant pas aux compétences)

Il suffit d’activer quelques-uns de ces déclencheurs pour que votre organisation devienne un volcan de mauvais stress sur le point d’entrer en éruption. Heureusement, ces causes d’épuisement professionnel peuvent être facilement évitées grâce à une bonne gestion des projets et des ressources.

Pourquoi ? Ce n’est pas la première fois que nous le disons et ce ne sera pas la dernière : les ressources (les personnes) sont l’actif le plus important d’une organisation. Lorsqu’elles ne sont pas performantes, l’organisation ne l’est pas non plus.

Burnout dans l’ombre 

Il existe de nombreuses façons de réduire le stress et de prévenir l’épuisement professionnel des employés. Dans cet article, Neil Patel a dressé une liste impressionnante de 30 conseils pour réduire le stress sur le lieu de travail.

C’est très bien, mais…

Être capable d’identifier les premiers symptômes et de contrôler les causes est une autre chose. Surtout lorsqu’une organisation commence à jongler avec un nombre considérable de projets et de personnes. Et n’oublions pas que le changement est une constante dans la gestion de projet.

Supposons par exemple que vous soyez un manager sympathique, qui fait de son mieux pour s’occuper de son équipe. Mais vous n’avez pas facilement accès aux données relatives à la disponibilité et à l’utilisation de votre équipe. Comment pouvez-vous vous assurer que vous ne vous retrouverez pas avec des personnes surchargées de travail si vous ne pouvez pas facilement voir leur disponibilité exacte ?

Ce que nous devons faire, c’est attaquer le problème à la racine, en ne laissant aucune place à ces symptômes.

Comment ?

La planification des ressources a plus d’une carte dans sa manche.

Prenons quelques-uns des conseils de Neil Patel. La plupart d’entre eux sont en fait liés à la gestion des ressources et peuvent être mis en œuvre par le biais de la planification des ressources.

• « Suivre la passion ».
• « N’éparpillez pas votre équipe ».
• « Être réaliste dans l’attribution des tâches »
• « Garder des horaires de travail raisonnables »
• « Être flexible »
• …

Comment l’ordonnancement des ressources peut réduire considérablement le stress sur le lieu de travail ?

Vous savez déjà tout sur la planification des ressources ? Passez la case suivante.

Au sein d’une organisation, la planification des ressources est la demande, la sélection et l’affectation des ressources nécessaires (internes et externes) à un projet. Il s’agit d’un processus en trois étapes qui se déroule d’un niveau stratégique à long terme à un niveau plus exécutif.

L’objectif de ce processus est d’avoir une vision claire des compétences, de l’utilisation et de la disponibilité de votre équipe afin de l’affecter à des projets sans laisser de place à l’improvisation. En d’autres termes, il s’agit de maximiser l’utilisation de vos ressources.

En savoir plus sur la planification des ressources et son importance pour une organisation

Que peut donc faire la planification d’équipe pour aider une organisation à identifier les symptômes de stress ?

Les outils de planification des ressources tels que Teambook offrent de nombreuses fonctionnalités qui peuvent considérablement augmenter l’efficacité d’une organisation et, par conséquent, réduire le stress sur le lieu de travail.

Les principales sont les suivantes :

• Grâce à un planificateur d’équipe visuel, vous pouvez facilement voir qui travaille sur quoi, qui est disponible et qui est absent. Cela vous donne un aperçu instantané des améliorations potentielles de l’allocation et des ressources sous-utilisées ou surutilisées.
• En comparant les données relatives à l’utilisation de votre équipe avec le budget prévisionnel (temps et argent) d’un projet, vous pouvez vous assurer que vous êtes dans les temps. Et si ce n’est pas le cas, vous pouvez prendre les mesures nécessaires pour réduire ce retard. Fini le travail de dernière minute dans l’urgence et le stress pour respecter un délai. 
• Ces données sur l’utilisation de l’équipe par rapport au budget prévu sont également utiles pour savoir si un membre de l’équipe éprouve des difficultés à accomplir une tâche. Ainsi, la personne responsable peut apporter un soutien spontané pour aider ce membre.
• En cartographiant les compétences et les rôles de vos ressources, vous pouvez facilement trouver quelqu’un de disponible, avec les compétences requises, pour un nouveau projet. Vous éviterez ainsi d’engager une personne sous- ou surqualifiée pour une tâche alors qu’elle serait plus efficace et plus heureuse sur une autre tâche.
• La cartographie des compétences et des rôles est également un moyen pratique de s’assurer que les membres de l’équipe comprennent leur rôle et les attentes liées à leur travail. Sur Teambook, chaque membre a même accès à une page d’accueil personnelle qui contient toutes les informations dont il a besoin pour mener à bien ses tâches.
• Une communication de qualité est essentielle dans la gestion de projet. Teambook, par exemple, envoie le programme hebdomadaire par courrier électronique à chaque membre de l’équipe, ainsi qu’un récapitulatif quotidien des changements survenus au cours de la journée.
• Les clients impatients qui font pression pour obtenir des mises à jour et des délais plus courts sont également une grande source de stress. En partageant avec le client la planification d’un projet en direct dès le début, vous pouvez le tenir au courant et éviter toute pression inutile.

Ainsi, en menant un processus efficace de planification des ressources, vous pouvez facilement identifier les symptômes de l’épuisement professionnel et les éviter en prenant les bonnes décisions en amont. 

Avez-vous besoin d’autres preuves de la façon dont la planification des ressources contribue à réduire le stress sur le lieu de travail afin de prévenir l’épuisement professionnel des employés ?

Essayez Teambook gratuitement et constatez par vous-même.