Pourquoi vous avez besoin d’un calendrier de projet pour tenir les délais ?

L’orchestration d’un projet n’est jamais une tâche facile. En effet, étant un chef de projet, on a bien souvent l’impression d’être pris dans une frénésie, requérant notre présence en divers endroits simultanément. Les détails à ne pas perdre de vue sont simples : échéances, interdépendances, relations avec les parties prenantes, avancées par rapport aux jalons…

Il est donc aisément compréhensible de se sentir submergé par la situation. Cependant, s’il existait un outil capable de vous aider à maintenir l’ordre dans ce chaos ? Un outil qui pourrait empêcher le déraillement de votre projet ? Cet outil s’appelle le calendrier de projet et il s’avère être un élément indispensable à la panoplie de tout chef de projet.

En saisissant ce qu’est un calendrier de projet et comment l’utiliser, vous parviendrez à garder une longueur d’avance sur toutes les facettes mouvantes de votre projet et vous assurerez ainsi que tout se déroule sans accroc.

Qu’est-ce qu’un calendrier de projet ?

Un calendrier de projet peut être envisagé comme une vue d’ensemble des informations clés d’un projet. Il consolide les activités du projet, les jalons, et les livrables qui sont référencés dans la structure de découpage du travail et ce, à travers divers composants du projet.

Néanmoins, il convient de souligner que ce calendrier est fondamentalement différent de la planification d’un projet et du planning des ressources projet.

• La planification d’un projet consigne une liste des activités, accompagnées de leurs dates de début et de fin, ces dernières étant nécessaires à la concrétisation du projet. Ce type de documents est utilisé principalement par les chefs de projets œuvrant dans des environnements où la complexité est plutôt réduite.
• Le planning des ressources projet quant à lui, alloue des individus à des tâches spécifiques d’un projet, en fonction de leurs disponibilités et aptitudes à réaliser ces dernières. Un logiciel de planning gratuit comme Teambook, axé sur la planification des ressources , peut vous aider à déceler les éventuelles sur-attributions ou sous-utilisations de votre personnel, de manière à optimiser votre planification des ressources, ainsi que vos prévisions d’engagement.

Modèle illustratif d’un calendrier de projet Teambook

Cas d’utilisation d’un calendrier de projet

Les chefs de projet se servent des calendriers de projet comme moyens de communication pour faire le point sur les projets complexes. Cela concernent principalement les parties prenantes seniors ou celles qui ne nécessitent pas une compréhension détaillée des détails de l’exécution du projet.

Ce panorama général aide ces parties prenantes à comprendre le développement des activités du projet, les dates cruciales et les résultats escomptés, ainsi que la répartition des tâches entre les équipes.

Prenons le cas d’un lancement de produit. Le chef de projet pourrait établir un calendrier de projet pour rendre compte de l’évolution du travail en équipe, englobant les départements design, produit, ingénierie et mise sur le marché. Néanmoins, ces équipes pourraient avoir des calendriers de projet distincts qui seraient intégrés à la vue globale.

Un membre de l’équipe de design pourrait parfaitement connaître le calendrier du projet pour le design, mais il n’a pas besoin de suivre le calendrier de la mise sur le marché avec autant de précision que celui du design. Pour cela, il peut consulter le calendrier de projet pour s’informer sur le plan d’action à haut niveau de l’équipe de marketing pour promouvoir le produit.

De la même manière que la plupart des documents de gestion de projet employés pour l’exécution de projets, les calendriers de projet sont sujets à modification. Les chefs de projet devraient élaborer un programme initial pour orienter le calendrier de projet, tout en restant prêts à réviser ce dernier au fur et à mesure que le projet progresse.

Comment établir un calendrier de projet efficace ?

Voici quelques principes fondamentaux pour la création d’un calendrier de projet performant:

• Entamez la discussion avec les parties prenantes. Assurez-vous d’intégrer une vision complète du projet. Un bon calendrier de projet nécessite les contributions de groupes de parties prenantes inter fonctionnelles variés, en vue d’éviter tout oubli de dépendances vitales.
• Élaborez le calendrier avec un niveau de détail adéquat. Veillez à suivre le déroulement des tâches de manière précise. Il s’agit des tâches essentielles pour l’accomplissement du projet. Par exemple, il faut savoir quand l’équipe de design va finaliser les maquettes pour passer le relais à l’équipe d’ingénierie.
  Il n’est pas nécessairement utile de voir les étapes de travail réalisées pour achever les maquettes s’il n’y a pas d’impacts inter fonctionnels.
• Automatisez la maintenance du calendrier du projet à l’aide d’un logiciel de planification des ressources. Il est préférable de concevoir votre calendrier de projet de façon à ce qu’il se mette à jour automatiquement lorsque des modifications sont apportées aux calendriers individuels qui composent la version globale. Teambook se met à jour en temps réel et avertit votre équipe des changements via une chronologie d’activité intégrée, Slack (intégration directe), et par email.
  Ainsi, vous n’avez pas à effectuer de changements à plusieurs endroits, ce qui vous fait gagner du temps et limite le risque d’introduire des erreurs par des mises à jour manuelles. Par exemple, si vous devez accélérer le calendrier, vous pouvez déplacer des tâches dans votre logiciel de planification des ressources, et toutes les tâches dépendantes, les jalons et les phases pourront être également déplacés automatiquement.

Éléments essentiels à intégrer dans un planning projet global

Lors de l’élaboration d’un planning projet global, il est crucial d’inclure plusieurs composantes fondamentales pour garantir son exhaustivité et son aspect opérationnel. Voici donc les éléments à incorporer :

1. Un échéancier des jalons cruciaux et des livrables associés. Cela permet de veiller à ce que le projet suivre le bon cap et que tous les délais soient respectés.
2. Un récapitulatif des activités interfonctionnelles nécessaires pour achever les travaux du projet, y compris la durée prévue des tâches. Cela offre une vue d’ensemble de toutes les tâches requises pour la finalisation du projet et aide les gestionnaires de projet à détecter les éventuels goulets d’étranglement ou les zones où des ressources supplémentaires pourraient être nécessaires.
3. Les interdépendances interfonctionnelles pouvant avoir un impact sur la livraison du projet. Cela aide à identifier les tâches devant être achevées avant que d’autres puissent commencer, garantissant ainsi que toutes les activités sont réalisées dans le bon ordre.
4. Informations sur les équipes chargées de l’exécution de quelles tâches. Cela aide à déterminer l’allocation des ressources et à veiller à ce que chacun soit conscient de ses responsabilités.

Trois conseils pour utiliser efficacement un calendrier de projet

Une fois que vous avez élaboré un planning de projet, il est primordial de savoir comment le maintenir et le mettre à jour. Voici donc trois astuces pour une utilisation efficace d’un planning de projet global :

#1. Établir une synchronisation constante pour la mise à jour du calendrier

Instaurez une synchronisation régulière pour la mise à jour du planning. Selon la durée du projet, il faudrait envisager des mises à jour hebdomadaires ou mensuelles. Publiez-le en un endroit central et diffusez-le à tous les acteurs clés, en y ajoutant un résumé du projet ou un rapport d’état. L’idée dominante ici est de créer une habitude de renouvellement constant du planning, s’assurant ainsi que tout le monde s’habitue à le consulter.

Même si vos intervenants ne l’étudient pas minutieusement, le fait d’établir une synchronisation régulière favorise la confiance, car ils ont la certitude que vous gérez le projet de manière adéquate.

#2. Exploitez les synchronisations automatiques

Comme indiqué lors de la création du planning maître, recherchez les actions automatisées afin de réduire l’effort nécessaire pour mettre à jour le planning chaque semaine. C’est une méthode à la fois efficace et rapide, garantissant une mise à jour constante et sans faille de votre emploi du temps.

#3. Désignez un référent (et un substitut) pour chaque calendrier de projet qui se rattache au planning de projet général

Ainsi, en cas de défaillance dans la mise à jour du calendrier d’un projet ou si des doutes naissent concernant les tâches, vous disposez d’un interlocuteur privilégié à qui poser vos questions et garantir que votre calendrier général reste efficient.

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