Les heures facturables : ce que vous devez savoir

Le nombre d’heures facturables enregistrées chaque mois est un indicateur clé pour toute entreprise de services. Pourtant, ce levier essentiel de performance reste souvent source de confusion dans le secteur des services professionnels. Alors, plongeons au cœur des heures facturables et voyons comment les utiliser efficacement. Qu’est-ce, au juste, qu’une heure facturable, et comment peut-elle être exploitée à bon escient ?

Pour les entreprises de services professionnels, les heures facturables constituent la principale source de revenus. Contrairement aux entreprises manufacturières ou aux commerces de détail, ces organisations vendent avant tout le temps consacré à la réalisation de projets et de prestations. Ce modèle permet parfois d’estimer plus facilement les revenus, mais il pose également des défis spécifiques.

En théorie, le suivi des heures facturables peut sembler simple. En pratique, il devient rapidement plus difficile à maîtriser. Suivis irréguliers, allocations partielles sur plusieurs projets, périodes de surcharge ou de sous-utilisation des équipes compliquent la gestion quotidienne. Sans visibilité claire sur la charge de travail et la disponibilité réelle des ressources, optimiser les heures facturables devient un exercice délicat. C’est pourquoi la planification de la capacité et la visibilité sur les ressources jouent un rôle central dans une gestion efficace des heures facturables.

Dans de nombreuses entreprises, le suivi des heures facturables commence avec des tableurs ou des feuilles de temps isolées.
Cela peut fonctionner pour de petites équipes ou des projets simples.

Mais dès que les équipes travaillent sur plusieurs projets en parallèle, avec des allocations partielles et des priorités changeantes, ces outils montrent rapidement leurs limites :

• manque de visibilité en temps réel

• difficulté à anticiper la capacité future

• décisions prises trop tard, une fois la surcharge installée

Pour approfondir ce sujet, découvrez comment les outils de gestion de la charge de travail aident les équipes à maintenir un niveau d’heures facturables sain, même lorsque les projets se multiplient.

Comment lire cet article

Toutes les entreprises de services ne gèrent pas les heures facturables de la même manière.
Selon votre modèle, vos enjeux peuvent être très différents.

Dans cet article, nous abordons :

• la définition et le calcul des heures facturables

• l’impact des heures non facturables sur la rentabilité

• les leviers pour améliorer l’utilisation des équipes

• les outils et méthodes pour mieux suivre, prévoir et optimiser le temps facturable

Si vous gérez plusieurs projets ou équipes, portez une attention particulière aux sections liées à la charge de travail, à la capacité et à la visibilité des ressources.

Que sont les heures facturables ?

Les heures facturables correspondent au temps total que vous consacrez à un projet particulier. Ces heures sont facturées au client selon un taux horaire convenu. En d’autres termes, il s’agit du nombre d’heures qu’une entreprise peut facturer à ses clients pour le travail qu’elle effectue en leur nom.

La plupart des entreprises de services – agences digitales, cabinets comptables et juridiques, sociétés de conseil – utilisent les heures facturables pour facturer à leurs clients les services qu’elles fournissent. En comprenant les heures facturables, elles sont en mesure de savoir combien de temps les employés consacrent à des tâches génératrices de revenus.

Voici un exemple d’heures facturables dans le secteur de la comptabilité.

Lorsqu’un auditeur effectue un contrôle des états financiers, il enregistre le nombre d’heures travaillées sur le contrôle et ces heures sont ensuite facturées au client.

Il existe également des heures non facturables, c’est-à-dire des heures que vous consacrez à des tâches telles que les réunions d’équipe, le courrier électronique, les ventes et le marketing, le développement commercial ou le travail administratif, mais nous y reviendrons plus loin.

Toutes les heures facturables et non facturables sont enregistrées dans vos feuilles de temps, puis transmises à votre logiciel de facturation dès qu’un projet est terminé ou que vous êtes prêt à facturer votre client.

L’importance du suivi des heures facturables

Le suivi des heures facturables est utile à votre entreprise pour plusieurs raisons. La raison la plus évidente est qu’il vous aide à déterminer le montant à facturer aux clients. Savoir combien de temps il vous faut pour réaliser un projet vous aide à fixer un devis qui vous permet de gagner de l’argent et de gérer une entreprise durable.

Le suivi du travail facturable et du travail non facturable vous donne également une idée des projets et des clients qui ont le plus de valeur pour votre entreprise.

• Combien de temps consacrez-vous à chaque client ?
• Quel type de travail vous apporte-t-il ?
• Et surtout, quelle est votre marge bénéficiaire sur chaque client ?

En répondant à ces questions, vous pourrez mieux décider des clients sur lesquels vous concentrer et de ceux qui ne valent pas la peine que vous y consacriez du temps

Lorsque les employés ne suivent pas correctement leur temps de travail, les finances de l’entreprise peuvent s’en trouver bouleversées. Une étude a révélé que les entreprises qui ne suivent pas les heures facturables avec précision perdent jusqu’à 50 000 $ de revenus annuels par collaborateur! Un modèle d’heures facturables vous aidera à évaluer les performances des employés, à réduire les heures non facturables et à prévoir la capacité de votre équipe et ses revenus.

Il est facile de perdre la trace d’une heure facturable. Vous pouvez penser que vous ne passez que cinq minutes sur une tâche, mais lorsque vous regardez l’horloge, cela fait une heure ! Le suivi des heures facturables vous aidera à garder vos finances en ordre et à vous assurer que vous êtes payé pour chaque minute de travail que vous effectuez pour vos clients.

Comprendre le concept des heures non facturables

Parfois qualifié de « frais généraux », le concept des heures non facturables renvoie à tous les travaux accomplis qui ne sont pas directement imputés au client. Ces heures de travail non facturables sont cruciales pour le maintien des opérations internes d’une entreprise. Bien qu’elles ne contribuent pas directement au chiffre d’affaires, une gestion appropriée de ces heures peut influencer positivement la dynamique de l’entreprise.

Dans le quotidien de l’entreprise, les heures non facturables englobent :

• Les activités prospectives, marketing et autres actions orientées vers le développement commercial, comme le fait de participer à des événements de mise en réseau.
• Les réunions internes qui n’impliquent pas directement le client, parmi lesquelles des tâches administratives comme la validation des feuilles de temps.
• La formation permanente et le développement de nouvelles compétences, par exemple la lecture d’articles spécialisés, le suivi de formations en ligne ou encore  la participation à des webinaires.

Il est également important de noter que les heures non facturables incluent des pauses prises par les employés pour se reposer ou manger. Ces activités ne sont pas liées au déroulé du travail lui-même, mais entrent néanmoins dans le temps de travail total de l’employé.

Les faces cachées des heures non facturables

Le travail non facturable a ses revers. Chaque fois qu’un employé consacre son temps à des tâches non facturables, il consacre moins de temps aux tâches facturables qui génèrent des bénéfices directs pour l’entreprise.

Le temps non facturable peut devenir un fardeau particulièrement lourd lorsque l’entreprise est face à un client qui nécessite un respect strict des délais. Il n’est pas rare que, pour accomplir leur travail facturable, les employés soient obligés d’allonger leur journée de travail ou d’omettre leur pause déjeuner.

Par ailleurs, le travail non facturable conduit inévitablement à une diminution des profits et une augmentation des coûts de main d’œuvre. Lorsque les employés passent la majeure partie de leur temps à des activités non facturables, il est difficile de faire croître votre entreprise sans ajouter davantage de personnel, ce qui accroît les coûts fixes.

Néanmoins, il est crucial de rappeler que ne pas atteindre les objectifs en matière de facturation a aussi pour conséquence de ralentir la croissance de l’entreprise. Si vous n’avez pas assez de ressources facturables pour répondre aux besoins de nouveaux clients ou à des demandes de nouveaux projets, il se peut que vous soyez amené à refuser des contrats. Cela entraîne, à son tour, un ralentissement de votre croissance.

Déchiffrer l’énigme des heures facturables : Comment les calculer exactement ?

Vous vous retrouvez dans le pétrin quand il s’agit de calculer vos heures de travail ? Pour un novice, cette situation peut se transformer en véritable casse-tête. Voici une aide précieuse pour apprendre à calculer les heures facturables de manière précise.

• Déterminez d’abord le tarif horaire sur lequel vous êtes tombé d’accord et qui souvent correspond à un standard dans votre industrie.
• Mettez le cap sur le décompte de vos heures facturables. Vous avez la possibilité de chronométrer et d’enregistrer toutes les heures investies dans le projet en parallèle, puis de cloisonner les heures facturables des heures non facturables. Autre option, ne prendre en compte que les heures facturables sans égard pour les heures non facturables.
• Faites le total de toutes vos heures facturables (un décompte qui peut être quotidien, hebdomadaire ou mensuel).
• C’est l’heure de faire vos multiplications : vos heures facturables par votre taux de facturation.

Pour prendre le pouls de votre rentabilité, fiez-vous à votre taux d’utilisation facturable comme étalon. Ce taux est le nombre total d’heures facturables des travailleurs, exprimé en pourcentage de leur temps de travail total. Ce taux fluctue selon l’industrie et le métier.

En quoi les gestionnaires de projet peuvent-ils tirer profit de la méthodologie des cabinets d’avocats concernant les heures facturables ?

Il est indéniable que le système d’heures facturables et non facturables est profondément intégré dans le monde juridique. En pratique, une multitude de cabinets d’avocats exigent de leurs conseillers qu’ils procèdent à un suivi détaillé de leur temps de travail, afin de déterminer avec exactitude le nombre d’heures facturables et non facturables accumulées.

Typiquement, ces entreprises définissent à leurs avocats des objectifs d’heures facturables – servant également de mesure pour décerner les primes – qui peuvent osciller entre 1 700 et 2 300 heures annuellement. Chaque cabinet utilise ces heures facturables comme baromètre pour l’évaluation de ses frais de consultation juridique.

Les cabinets d’avocats appliquent également l’outil de suivi des heures facturables des avocats pour monitorer :

• Les périodes d’inactivité des avocats
• Les absences pour cause de maladie
• Les congés personnels
• Les situations d’urgence familiale.

Les heures facturables tenant lieu de point de référence pour la tarification, cette méthode de travail est privilégiée par les cabinets d’avocats. Les tableaux d’heures facturables simplifient le processus de suivi des heures facturables pour ces derniers, réduisant ainsi leur charge de travail en termes de calcul à la main des heures facturables.

En mettant à profit un logiciel de gestion de cabinet juridique, les professionnels du droit sont en mesure d’atteindre leurs cibles en ce qui concerne les heures facturables, tout en gardant un œil sur les heures non facturables. Associés et collaborateurs ont la faculté de visualiser en un coup d’œil le temps consacré à des tâches facturables ou non facturables.

Quelle est l’importance de calculer les heures facturables ?

Prendre en compte les heures facturables dans votre gestion peut vous conférer une liste d’avantages. En voici quelques-uns :

Optimiser l’évaluation de vos projets

L’analyse du temps consacré à chaque projet et des tâches qui vous ont particulièrement mobilisé, est un instrument incontournable pour une meilleure évaluation des perspectives commerciales:  vous serez  en mesure d’isoler les clients ou les missions qui vous dévorent le plus de temps et d’harmoniser vos tarifs en fonction.

Établir une profitabilité précise

Le comptage des heures facturables est, sans conteste, l’outil numéro un que doit mobiliser un gestionnaire de projet pour quantifier la rentabilité d’une entreprise ou d’une mission. Le concept des heures facturables est une évidence : à périmètre constant,  plus vous facturez d’heures, plus vous remplissez les coffres de votre entreprise.

Gagner en précision dans la facturation

La mémorisation des heures facturables et non facturables vous garantit une facturation plus au cordeau et exempte de suppositions quant au temps passé à travailler. Ainsi, votre rétribution correspondra exactement à la valeur de votre travail.

Votre facturation sera d’autant plus affinée que vous saurez exactement le temps consacré à chaque client. Vous éviterez ainsi de ponctionner vos clients plus qu’il ne le faut simplement parce que vous savez exactement le temps consacré à chaque dossier. Conséquence immédiate, vous développez une relation de confiance avec vos clients qui fera écho parmi les futurs clients potentiels.

Vous serez également en mesure de produire des devis et des estimations plus affinées. Les données temporelles historiques dues aux projets précédents aident à établir des estimations plus précises lors des appels d’offres pour de nouveaux contrats ou projets en cours dont l’ampleur se modifie.

Optimiser votre rendement

Le suivi des heures facturables donne aussi aux entreprises la possibilité de mesurer l’efficacité de leur équipe. Les employés doivent enregistrer le temps qu’ils consacrent à chaque dossier ou projet client pour pouvoir facturer les bonnes heures. Ce suivi permet d’évaluer l’utilisation.

En comptabilisant les heures facturées pour un projet, il est bien plus aisé de mesurer le rendement d’une équipe et de savoir si elle dépasse ou non les attentes.

Vous connaîtrez exactement le nombre d’heures consacrées par chaque membre de l’équipe à un projet précis et pourrez ainsi déterminer s’ils pourraient être plus rapides ou plus efficaces. Ces données pourront servir à une rémunération plus justice des membres de votre équipe lorsque vous facturez les clients selon des taux horaires.

Enfin, à titre personnel, le fait de tracer votre temps consacré aux travaux facturables vous sera précieux lorsque viendra le temps de solliciter une augmentation de salaire ou une promotion, car vous pourrez appuyer vos requêtes sur ces données.

Améliorer la gestion de vos équipes

Le suivi de l’emploi du temps de votre équipe vous donne une vision plus claire de son activité. Vous pouvez anticiper et répartir les tâches avant que votre équipe ne s’épuise, car vous saurez si elle est surchargée. Vous saurez remarquer si vos employés accordent plus de temps aux heures non facturables qu’aux heures facturables, et pourrez alors corriger le tir.

Le suivi des heures facturables vous permet, à vous et à votre équipe, de quantifier précisément le temps consacré à chaque tâche. Il devient alors possible d’identifier les zones d’amélioration pour vous-même, votre équipe et de maximiser ainsi votre potentiel de revenus.

 

De l’art de surveiller le temps facturable pour optimiser le rendement financier

Le mode de facturation horaire que l’on retrouve fréquemment au sein des maisons d’avocats est devenu un modèle de référence pour les entreprises soucieuses de facturer avec justesse et précision leurs prestations. Quant à l’optimisation du bénéfice, elle devient effective lorsque le temps facturable est correctement monitoré. A cet effet, voici une sélection de stratégies :

Supervision intégrale du travail

Il est recommandé d’instaurer un système de suivi en temps réel plutôt que de consigner manuellement les heures. Cette approche vous permettra de discerner les collaborateurs qui ont une attitude trop laxiste vis-à-vis du travail ainsi que ceux qui font des heures supplémentaires, accumulant ainsi trop d’heures. De plus, vous serez à même de surveiller l’évolution du projet et d’optimiser son efficacité économique.

Vous devez également catégoriser les heures non facturées. En effet, certaines de ces heures participent à rendre plus performant le projet et nécessitent donc un suivi. Si un nombre trop élevé d’heures non facturables est nécessaire pour un projet spécifique, vous encourez le risque d’être déficitaire. Dans ce cas, vous devrez peut-être renégocier les termes du contrat avec le client ou ajouter les heures non facturées à la facture en expliquant pourquoi ces heures doivent être rétribuées.

Il est conseillé de dénombrer séparément les heures de travail inhérentes à chaque projet, même si ces derniers appartiennent au même client. Il est aussi préférable d’enregistrer les projets distinctement pour vous aider à identifier ceux qui vous prennent trop de temps, ceux qui sont profitables et ceux qui nécessitent d’être revus pour améliorer leur rentabilité.

Établir des objectifs pour le temps facturable

Chaque jour, ou chaque semaine, déterminez un objectif pour le volume d’heures facturables que vous désirez comptabiliser. Cet objectif doit être en adéquation avec le temps disponible chaque semaine et le nombre de clients ou de projets sur lesquels vous travaillez. Vous pouvez vous appuyer sur des outils comme Teambook  pour contrôler l’évolution de vos objectifs et veiller à les atteindre.

Précisez vos factures

Une facture approfondie est toujours préférable qu’une facture approximative. Effectivement, votre client comprendra mieux le volume de travail requis pour mener à bien le projet.

En mettant en place un système de facturation automatisé performant, vous garantirez une cohérence dans vos factures, tout en évitant d’en oublier. Précisez à vos clients le calendrier d’envoi des factures. Si l’envoi de factures mensuelles est la norme, pour les projets plus consommateurs de ressources, vous pouvez convenir d’un rythme bihebdomadaire avec votre client.

Procédez à des bilans périodiques

Réalisez un point sur ce que vous ou votre équipe avez réalisé chaque semaine ou à minima chaque mois, en particulier lorsqu’il y a une grande disparité entre les projets ou les clients. Examiner vos progrès peut vous aider à mettre en évidence d’éventuelles difficultés liées au suivi de vos heures ainsi que celles de votre équipe.

Le suivi du temps peut être géré sans difficulté et, une fois que vous aurez acquis l’habitude, vous constaterez à quel point il peut être bénéfique. Un logiciel de suivi du temps comme Teambook vous sera d’une grande aide pour surveiller les heures facturables de façon plus efficace et précise.

Stratégies pour augmenter vos heures facturables

Éliminer les distractions constitue une approche infaillible pour augmenter les heures que vous pouvez facturer.  Commencez par mettre les notifications des réseaux sociaux en sourdine et repoussez la lecture des courriels à la fin de la journée. Cela permettra d’optimiser votre temps facturable.

L’une des stratégies efficaces est de déléguer les tâches secondaires, telles que répondre aux emails, faire des courses, mettre à jour les dossiers, faire des photocopies, et autres tâches d’importance moindre à des collaborateurs moins expérimentés. Cela vous donne l’opportunité de vous focaliser sur le cœur du projet en question et de maximiser le temps facturable.

Enfin, il arrive que des clients demandent des justifications sur certaines heures facturées, alors même que celles-ci ont été utilisées pour leur bénéfice indirect. Pour contourner ce problème, faites preuve de transparence en fournissant des descriptions exhaustives pour chaque ligne facturée qui précisent comment ces heures travaillées ont été utiles pour le client.

Face à des preuves empiriques, il n’est guère facile de débattre : si vous pouvez prouver que vous avez travaillé 40 heures au lieu des 35 convenues auparavant, votre client sera probablement enclin à ajouter ces 5 heures supplémentaires.

Fixez clairement les frontières de la facturation

C’est un fait, la démarcation entre les tâches non facturables et facturables peut par moments sembler nébuleuse. Néanmoins, une astuce simple existe. Si une tâche, bien que non facturée à première vue, peut aider à achever le projet plus rapidement ou de manière plus efficace, alors cette durée peut être ajoutée aux heures facturables. Veillez à bien éclairer le client sur ce point pour qu’il signe le chèque en toute clairvoyance.

Lorsque vous investissez du temps et des ressources pour former vos collaborateurs, de sorte qu’ils possèdent les compétences pour mener le projet de manière efficace, il s’agit d’un temps non facturable dont le client doit être informé pour qu’il en comprenne le coût.

Le recours à un logiciel de suivi du temps comme Teambook

Typiquement, les entreprises qui accordent de l’importance au suivi des heures facturables ont recours à une solution de feuilles de temps en ligne. Cela permet aux employés de consigner facilement le temps effectif qu’ils consacrent au travail au cours d’une semaine spécifique.

Un logiciel de suivi comme Teambook peut s’avérer être un véritable atout pour le processus de facturation et le bien-être global de votre entreprise. Teambook est un outil de gestion des ressources qui propose un module de suivi des temps qui vous aidera à économiser du temps et de l’argent.

Le logiciel gère le suivi du temps à travers des interfaces faciles à utiliser, conçues pour vous aider, vous et votre équipe, à enregistrer efficacement les heures facturables et non facturables. Le logiciel de suivi des heures facturables de Teambook garantit une centralisation et une protection optimales des données. Une alternative plus sûre que les feuilles de papier ou les tableaux Excel encombrants.

Les équipes qui souhaitent mieux piloter leurs heures facturables sans perdre de vue la capacité réelle et la charge de travail s’orientent souvent vers des outils de planification des ressources comme Teambook.

Considérations finales

L’élément le plus crucial dans les entreprises de services professionnels, c’est le temps ! Le suivi efficace des heures calculées en termes de facturation et de non-facturation est indispensable pour des telles organisations; c’est la seule manière de faire en sorte que chaque minute productive soit compensée.

Sans bon outil, suivre les dépenses liées à un projet lors de la facturation peut rapidement devenir un véritable parcours du combattant. Un grand nombre de professionnels réalisent à leur détriment qu’ils ont en réalité travaillé pour une rétribution moindre que ce qu’ils auraient dû toucher, s’ils avaient consciencieusement suivi le temps investi dans chaque projet. D’où l’intérêt indéniable de bien gérer son temps…. en capitalisant sur les outils de suivi du temps.

Une gestion adéquate de vos heures facturées vous donnera, à vous, aux gestionnaires de projet et à vos clients, une photographie claire du temps productif consommé tout au long de l’année sur un projet spécifique. Avec un outil de suivi du temps doté d’un calculateur d’heures facturables, il deviendra beaucoup plus aisé de suivre scrupuleusement les heures potentiellement facturables et de vous garantir une rémunération à la hauteur de votre engagement.

Faites un pas décisif vers l’optimisation des heures facturables de votre équipe grâce au logiciel de gestion des ressources de Teambook. Il vous offre la possibilité de maîtriser vos heures facturables et non facturables, ainsi que d’autres facettes essentielles de la gestion des ressources de vos projets. Pourquoi ne pas tenter une version d’essai gratuite avec nous tout de suite !?