Qu’est-ce que la planification des capacités ?
La planification des capacités est un processus stratégique qui consiste à faire correspondre l’offre de ressources à la demande.
Dans la cas des sociétés de services, il s’agit de déterminer les ressources nécessaires pour réaliser les projets futurs.
Par exemple, avec Teambook, vous pouvez visualiser sur une timeline de 6 à 24 mois l’ensemble de vos collaborateurs et projets. Que ce soit les éléments connus à ce jour (vos employés et vos projets actuels) mais aussi vos hypothèses de travail (les engagements prévus et votre pipeline commercial). Cette fonctionnalité vous permet d’avoir une vue d’ensemble de vos capacités et d’ajuster vos ressources en fonction de la charge de travail prévue.
Découvrez les avantages d’utiliser un outil de planification des capacités.
L’offre et la demande
La demande provient de vos clients : ce sont les produits ou services qu’ils souhaitent que vous fournissiez.
L’offre, ce sont vos équipes, ie. les ressources dont vous avez besoin pour livrer ces services.
Les deux aspects de la gestion des capacités
1. Planification de la capacité de la main-d’œuvre
Il s’agit de l’offre et donc de s’assurer que vous disposez d’un effectif suffisant pour réaliser votre charge de travail future. Teambook vous permet par exemple de suivre les compétences et la disponibilité de chaque collaborateur, pour affecter les bonnes personnes aux bons projets.
2. Planification de la capacité des projets
Cette capacité représente la demande engendrée par les projets que vous comptez réaliser ces prochains mois/années.
Teambook vous propose des utilitaire pour repartir la charge sur les mois à venir, par simple règle d’allocation.
L’objectif de la planification des capacités
L’objectif principal est d’éviter deux problèmes coûteux :
- Une quantité insuffisante de ressources entraînant des problèmes de performance et de livraison.
- Un environnement avec un excès de capacité qui entraîne un gaspillage d’argent.
Le module de Capacité de Teambook permet justement de travailler sur les 2 aspects (offre et demande) et ainsi par un jeu d’itération, de gérer efficacement le moyen-terme de votre organisation.
Découvrez notre article sur les 5 erreurs à éviter dans la planification des capacités.
Exemple concret de planification des capacités
Une agence de développement informatique souhaite savoir si elle peut prendre en charge des projets supplémentaires. Grâce à Teambook, elle peut :
- Visualiser la charge de travail actuelle de ses équipes (= planification opérationnelle)
- Identifier les compétences disponibles
- Par simple copie de la planification opérationnelle obtenir une vu de la capacité en jour-homme sur les prochains mois. Puis compléter manuellement sur le futur.
- Comparer ces valeurs aux besoins des projets, qui auront été simplement saisis et distribuer sur les mois futurs dans Teambook
- Le système de reporting de Teambook indique par des codes couleurs intuitifs les chemins critiques (pas assez de ressources pour staffer les projets) ou au contraire les surcapacités potentielles (des ressources sous-occupées).
La société peut ainsi prendre les décisions qui s’imposent: recruter, renforcer le développement commercial,…
Gestion des capacités vs planification des ressources
La planification des capacités est stratégique – elle donne une vue d’ensemble de tous vos projets. La planification des ressources est plus tactique – elle se concentre sur les tâches au sein des projets. On l’appelle fréquemment planification opérationnelle.
Pourquoi la planification des capacités est-elle importante ?
Une bonne planification des capacités permet :
- D’augmenter la productivité et l’efficacité
- De livrer les projets dans les délais et le budget prévus
- D’identifier de nouvelles opportunités de croissance
- D’améliorer la transparence entre les départements
Les avantages de la planification des capacités
- Augmentation des marges des projets
- Fiabilité accrue des projets
- Meilleure gestion des compétences et des recrutements
- Allocation intelligente des ressources
- Meilleure rétention du personnel
- Évitement des pièges de la gestion de projet.
Outils de planification des capacités
Teambook propose plusieurs fonctionnalités pour vous aider à planifier efficacement vos capacités :
- Synchronisation (automatique ou par copie) de la planification opérationnelle sur la capacité
- Gestion de capacité des ressources
- Gestion de capacité des projets
- Tableaux de bord et graphiques de planification des capacités
Conclusion : Optimisez la gestion de vos ressources projets
La gestion des ressources est essentielle pour améliorer la productivité et l’efficacité de votre organisation. Avec un outil intuitif comme Teambook, vous pouvez facilement mettre en place la planification opérationnelle ET la gestion des capacités adaptée à vos besoins.
N’hésitez pas à tester Teambook gratuitement pour découvrir ces fonctionnalités bénéfiques pour votre entreprise.
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