La gestion des compétences : notre guide pour débuter

La gestion des compétences est aujourd’hui essentielle au succès de toute entreprise de services. Cependant, qu’est-ce que la gestion des compétences et comment pouvez-vous cartographier les talents de vos employés de manière concrète ?

La pandémie mondiale de Covid-19 a bouleversé le paysage des entreprises. Selon McKinsey, 50 % des chefs d’entreprise sont actuellement confrontés à des problèmes liés à un déficit de compétences imprévu. Il est désormais essentiel d’améliorer la gestion des compétences afin d’identifier les possibilités de recyclage et d’amélioration des compétences et de maintenir la viabilité de l’entreprise.

Mais par où commencer ? Notre guide complet répond à cette question et à bien d’autres.

Qu’est-ce que la gestion des compétences ?

Le processus consistant à classer les talents de votre personnel et à les aligner sur les exigences actuelles et futures de votre entreprise est connu sous le nom de gestion des compétences. Il est essentiel à la planification des capacités et à la gestion des ressources.

Pourquoi la gestion des compétences est-elle cruciale ?

La gestion des compétences est essentielle d’un point de vue opérationnel et stratégique, car elle favorise des performances élevées aujourd’hui et à l’avenir.

La gestion stratégique des compétences est tournée vers l’avenir. Si votre méthode de gestion des compétences est couronnée de succès, votre entreprise disposera du profil de talent approprié pour sa trajectoire future. Vous connaîtrez les aptitudes et les compétences requises pour le poste actuel ainsi que celles qui ne sont plus nécessaires. En planifiant à l’avance, vous pourrez acquérir et embaucher le personnel nécessaire pour atteindre les objectifs stratégiques à long terme.

Pourquoi la gestion des compétences est-elle cruciale dans le monde moderne ?

La gestion des compétences est d’autant plus cruciale que les organisations sont confrontées à des difficultés :

• Un ralentissement économique mondial et une pression sur les marges des entreprises
• Des modifications sans précédent des procédures de travail
• Des difficultés à trouver et à conserver des talents exceptionnels
• Des perturbations et des progrès dans la technologie numérique, en particulier l’IA et l’automatisation.

Vous pouvez surmonter plusieurs de ces obstacles en planifiant à l’avance et en contrôlant votre profil de compétences organisationnelles. Par exemple, en :

• Fidélisant les salariés par la progression de carrière et la formation
• Mettre à niveau le personnel pour la main-d’œuvre de demain
• Augmentant le retour sur investissement de vos ressources

Examinons les avantages de la gestion des talents dans le cadre de la gestion des ressources humaines.

Les avantages de la gestion des compétences

Les avantages de la gestion des compétences sont nombreux. En voici quelques-uns :

1. Combler le vide des compétences

L’énorme impact financier de l’inadéquation des compétences a déjà été mentionné ci-dessus. La disparité entre l’ensemble des compétences d’une personne et ce qui est nécessaire pour un emploi est connue sous le nom de « déficit de compétences » sur une base individuelle. Il s’agit de l’écart entre le nombre total de compétences que possède votre entreprise et les compétences dont elle a besoin.

Pour avoir une chance de combler le déficit de compétences dans votre entreprise, vous devez l’identifier. Vous pouvez évaluer les compétences dont vous disposez et celles dont vous avez besoin en utilisant une approche de gestion des compétences, puis élaborer une stratégie pour combler le déficit de compétences.

L’un des moyens de combler le déficit de compétences consiste à mettre en place des programmes de formation interne, à recruter de nouveaux employés qui possèdent les talents que vous n’avez pas, ou à faire appel à des entrepreneurs indépendants pour combler les lacunes temporaires.

La reconversion de la main-d’œuvre actuelle pour combler les pénuries de compétences est une priorité absolue, selon 64 % des professionnels de la recherche et du développement (LinkedIn).

2. S’adapter au changement

Forrester prévoit que l’automatisation et l’intelligence artificielle modifieront ou auront une influence sur 80 % de toutes les professions d’ici 2030. L’innovation et la numérisation ont fait évoluer le monde plus rapidement qu’auparavant. Les entreprises doivent également s’adapter, tout comme leur personnel.La préparation de votre équipe à cet environnement mouvant peut être évaluée avec précision grâce à la gestion des compétences, qui vous aide également à déterminer les nouvelles compétences dont votre équipe aura besoin et le temps qu’il lui faudra pour les acquérir avant de les utiliser dans votre entreprise.

Parce que le monde évolue très rapidement, la gestion des compétences est un effort permanent. Vous devez évaluer en permanence les compétences de vos travailleurs et les adapter aux avancées les plus récentes dans votre secteur. Vous obtiendrez ainsi un avantage concurrentiel significatif et deviendrez plus agile et plus réactif.

3. Satisfaire aux exigences en matière de formation

L’approche de la gestion des compétences inclut l’identification des besoins en formation comme l’un de ses objectifs. La formation du personnel est l’une des meilleures dépenses que vous puissiez faire. Ils deviennent des membres de plus en plus utiles de votre équipe et acquièrent une expérience et une expertise qu’ils peuvent utiliser immédiatement dans leur carrière. En outre, vous bénéficiez d’un engagement, d’une créativité et d’une productivité accrus.

La formation interne est souvent plus abordable que l’embauche de nouveaux collaborateurs plus expérimentés. En outre, il n’y a pas de courbe d’apprentissage pour les membres du personnel qualifiés comme pour les nouveaux employés, car ils sont déjà familiarisés avec le fonctionnement de votre entreprise. Par ailleurs, si vous devez embaucher du personnel pour combler un déficit de compétences, le fait d’avoir la réputation d’offrir d’excellents programmes de formation peut vous aider à attirer les meilleurs talents.

4. Optimiser l’utilisation des ressources

Grâce à la gestion des compétences, votre chef de projet peut affecter la bonne personne au bon travail au bon moment. C’est une excellente nouvelle pour les résultats du projet, car une personne qui possède les talents nécessaires accomplira la tâche avec efficacité. Elle n’aura pas à s’inquiéter d’une courbe d’apprentissage et terminera donc le projet rapidement. Cela permet de maintenir les projets à un niveau élevé et de respecter les délais.

Mais c’est aussi une bonne nouvelle pour la satisfaction des employés. Vous pouvez montrer que vous appréciez les compétences et les qualités d’une personne en lui confiant des tâches qui font appel à ses capacités. En outre, vous lui donnez l’occasion de briller et d’utiliser ses connaissances particulières pour apporter une contribution significative.

Il semble logique de pousser parfois les gens à apprendre de nouvelles compétences. Il s’agit également d’une composante de la gestion des compétences. Par exemple, vous pouvez identifier les personnes qui utilisent Java à un niveau intermédiaire et leur confier une tâche qui les poussera à atteindre un niveau de compétence plus élevé.

Les logiciels de gestion des ressources projet comme Teambook vous aideront à optimiser l’utilisation de vos ressources et donc de vos compétences. Pour le bien de vos équipes et aussi de votre performance financière.

5. Diminution de l’attrition parmi les employés

L’importance du développement des compétences pour les salariés peut vous surprendre : selon un sondage Degreed réalisé auprès des salariés, 46 % d’entre eux pensent que d’ici 2024, leurs compétences actuelles seront obsolètes. Cependant, seuls 34 % des employés interrogés par le MIT/Deloitte ont déclaré être encouragés par les possibilités de développement des compétences offertes par leur entreprise.

Ce mécontentement et, avouons-le, l’anxiété face à l’avenir, peuvent miner le moral du personnel et l’inciter à rechercher de meilleures possibilités.

Inversement, la formation des compétences du personnel de soutien peut contribuer à la fidélisation des employés et à la réduction de l’attrition. Elle montre à vos travailleurs que vous les estimez, que vous respectez leurs contributions et que vous pensez qu’ils ont un bel avenir au sein de votre entreprise.

Les employés qui ont la possibilité d’évoluer professionnellement se sentent plus épanouis dans leur rôle et sont plus dévoués à votre entreprise. Les employés sont plus enclins à rester plus longtemps dans votre entreprise s’ils ont l’impression de progresser dans leur rôle, ce qui réduit globalement le taux de rotation du personnel.

6. Savoir qui embaucher et quand

La planification des capacités et des ressources stratégiques s’appuie sur des procédures de gestion des compétences. Elles attirent l’attention sur les compétences qui sont constamment demandées et sur celles qui le sont de moins en moins. Afin de garantir les succès futurs, cela permet aux cadres supérieurs de prendre des décisions fondées sur des données concernant les emplois et les talents qui doivent être pourvus.

Sur le plan personnel, il est plus facile de remplacer quelqu’un si l’on connaît parfaitement ses compétences. Qu’il s’agisse d’un employé en congé de maladie, en congé parental ou d’un départ, la gestion des compétences vous aidera à trouver de nouveaux talents. Vous maintiendrez ainsi la continuité de l’organisation et respecterez les délais. C’est d’autant plus important si vous recherchez un poste très technique ou nécessitant des connaissances spécialisées.

Le module de gestion des capacités que propose  Teambook vous offre une vue à moyen-terme (de 6 mois à 2 ans), permettant de visualiser d’un coup d’oeil les charges et besoins en terme de staffing. Ces informations factuelles peuvent ainsi servir de base à une stratégie d’embauche ciblée selon les compétences nécessaires pour la réalisation des projets futurs.

Les difficultés de la gestion des compétences

Vous en connaissez maintenant les avantages, mais qu’en est-il des difficultés ? Si la gestion des compétences était simple à comprendre ou si elle était une procédure standard dans toutes les entreprises, nous n’aurions pas eu besoin de rédiger ce manuel. Quel est donc le problème ?

Ampleur de l’équipe

La gestion des compétences n’est pas trop difficile dans une petite équipe. Il est assez simple de garder une trace des nombreuses capacités que possèdent les membres de votre personnel lorsque vous avez une petite équipe. Vous pouvez noter mentalement qui sait quoi. Vous pouvez également utiliser une méthode de suivi simple, telle que la gestion d’une feuille de calcul.

Travail à distance, flexible et hybride

La combinaison du travail à distance et du travail hybride est d’une complexité supplémentaire. Les collègues que vous aviez l’habitude de voir et de côtoyer quotidiennement ne se rencontrent peut-être même plus aujourd’hui. Cela rend non seulement plus difficile l’identification de leurs compétences, mais implique également qu’ils ne sont peut-être pas les premiers à qui l’on pense lors de l’allocation des ressources.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des compétences peut s’avérer très avantageuse dans cette situation. Il offre un emplacement unique et central pour le suivi de toutes vos ressources et de leurs niveaux d’expertise. Cela signifie que vous pouvez facilement rechercher et filtrer les talents des employés pour découvrir le candidat idéal pour n’importe quel poste, même si votre entreprise emploie des milliers de personnes dans le monde entier.

Les outils de gestion des compétences offrent des avantages

Les logiciels de gestion des ressources comme Teambook comprennent souvent des fonctions intégrées de gestion des compétences. Cela signifie que vous serez en mesure de visualiser les compétences des employés en plus d’autres données importantes telles que la disponibilité, la productivité et le coût pour l’entreprise.

Grâce à ces connaissances, vous pouvez répartir les tâches de manière plus intelligente et éviter les chocs désagréables. Par exemple, votre premier choix partira bientôt à la retraite, n’aura pas assez de travail ou ne correspondra pas à votre budget.

En outre, vous pouvez faire glisser des ressources directement dans votre plan de projet dans un logiciel de gestion des ressources, qui leur attribuera immédiatement des tâches. Les logiciels ne se limitent pas à la gestion des compétences opérationnelles. Ils permettent également de gérer les talents stratégiques.

La planification des scénarios est également prise en charge par certains systèmes de gestion des ressources. C’est le moment de simuler différents scénarios (par exemple, des combinaisons de projets possibles ou de personnels différents travaillant sur ces projets) afin de comprendre les effets sur les délais, les finances, la rentabilité et d’autres facteurs.

Est-ce que c’est quelque chose que votre tableur peut faire ? Pas sûr…

Comment mettre en place une procédure de gestion des talents qui fonctionne ?

Le processus de gestion des compétences consiste à utiliser des outils et des procédures pour identifier, évaluer, améliorer et gérer les compétences des membres de l’équipe lorsqu’ils travaillent sur des projets. Vous disposerez ainsi d’une stratégie pour chaque talent dont un membre de l’équipe pourrait avoir besoin à un moment donné.

Le recrutement, la sélection et le développement sont tous couverts par le processus complexe et intégré de gestion des compétences, qui est une composante essentielle de la fonction RH. Vous devez savoir comment gérer correctement les talents de vos employés si vous voulez en tirer le meilleur parti.

Voici quelques conseils pour vous aider à améliorer votre procédure de gestion des talents :

Le recrutement, la fidélisation, la formation, le perfectionnement, la planification des capacités, l’affectation des ressources et d’autres activités font tous partie du processus de gestion des compétences. Il implique donc des membres de différentes équipes. Bien qu’il soit généralement contrôlé par les RH, il intègre les points de vue des chefs de projet et des chefs de service. et influence les choix effectués aux échelons supérieurs de l’entreprise.

Voici comment mettre en place une procédure efficace de gestion des talents dans votre entreprise:

1. Déterminer les compétences dont vous avez besoin

Vous devez d’abord identifier les talents dont vous avez besoin afin d’évaluer si vous les possédez pour assurer la durabilité et la réussite future. Pour aider les RH à déterminer l’ensemble optimal de compétences pour la future main-d’œuvre, il est impératif que les cadres supérieurs communiquent leur vision de l’avenir et le programme de travail prévu.

La planification de projets futurs pour comprendre leur influence sur la capacité, la demande de compétences et d’autres facteurs peut être facilitée par l’utilisation de la planification de scénarios.

Forts de ces informations, ils peuvent ensuite évaluer dans quelle mesure le profil des talents de l’entreprise correspond à ses besoins futurs et commencer à formuler un plan pour combler l’écart.

2. Évaluer la disponibilité des talents disponibles

Vous devez connaître les compétences actuellement détenues par votre personnel afin de comparer l’offre et la demande de compétences. Il est temps de créer un registre central des talents du personnel, si vous n’en avez pas déjà un. Créez un profil qui répertorie les capacités, l’expérience, la formation et d’autres détails de chaque employé.

Examinez également les données relatives à la capacité et à l’utilisation, si elles sont disponibles. Il se peut que vous deviez engager immédiatement du personnel supplémentaire si vous constatez que certaines personnes, certains postes ou certains ensembles de compétences sont toujours très demandés.

3. Élaborer un plan pour combler le fossé

En connaissant les talents les plus recherchés, votre personnel des ressources humaines peut commencer à planifier à l’avance. Comment vont-ils combler ce fossé ?

• en recyclant les membres actuels du personnel?
• en recrutant du nouveau personnel?
• en faisant appel à des sous-traitants?

Ils devront se pencher sur des questions telles que le délai dans lequel les compétences seront requises, le coût de chaque choix et les avantages supplémentaires que l’entreprise pourrait en retirer (comme la fidélisation des employés).

4. Examinez-vous et améliorez vos compétences

Il est dans l’intérêt des entreprises américaines d’améliorer les compétences d’au moins 25 % des travailleurs qui perdent leur emploi, selon une analyse coûts-avantages du WEF.

Des études démontrent qu’investir dans des programmes de développement et de formation du personnel est une stratégie plus rapide et moins coûteuse que de chercher des talents à l’extérieur. L’amélioration des compétences ne s’accompagne pas toujours des mêmes dépenses que l’embauche et l’intégration de nouveaux employés, comme le montre Gallup. Selon TechTarget, le coût moyen de l’embauche d’un nouveau salarié aux États-Unis est de 4 425 dollars, ce qui inclut les coûts de publicité et d’embauche.

Selon un sondage de Citrix, 62 % des directeurs des ressources humaines pensent que pour être compétitifs sur un marché du travail mondial, les employés devraient se recycler ou se perfectionner au moins une fois par an.

La volonté de votre personnel de se recycler est une excellente nouvelle. 77 % des salariés interrogés par PwC Global se disent prêts à se recycler entièrement ou à acquérir de nouvelles compétences.

5. Embauchez l’expertise que vous n’avez pas

Il est temps d’embaucher des personnes supplémentaires si vous ne pouvez pas améliorer les compétences de votre personnel actuel et si le besoin s’en fait sentir.

En 2023, l’une des tendances sur le lieu de travail sera le recours croissant à l’embauche basée sur les compétences plutôt qu’à l’avancement de carrière traditionnel, étape par étape. Cette tendance reflète l’évolution radicale des emplois au cours des dix dernières années. L’expérience acquise dans les postes précédents peut ne pas préparer les candidats à leurs futures fonctions. Le fait d’avoir un titre de travail précis sur un CV n’est pas aussi important que de démontrer ses talents aux employeurs potentiels.

Les travailleurs du savoir sont confrontés à une concurrence particulièrement féroce sur le marché mondial des talents. Ils sont libres de choisir les meilleurs avantages et de travailler depuis n’importe quel endroit. Afin d’attirer et de conserver les meilleurs employés, les entreprises doivent penser à l’ensemble de leur package, et pas seulement au salaire. Notre expérience a montré que l’autonomie et la flexibilité des horaires de travail constituent un bon point de départ.

6. Utiliser le bon logiciel de gestion des talents

Les avantages des outils de gestion des talents ont déjà été évoqués. Bien qu’il existe des logiciels spécialisés dans la gestion des compétences, ils ne sont pas nécessairement très complets. Les logiciels de gestion des ressources qui intègrent des fonctions de gestion des compétences permettront d’obtenir de meilleurs résultats.

Grâce à une réserve de ressources centralisée, des personnes situées à des endroits différents, voire dans des fuseaux horaires différents, peuvent consulter le profil des talents de votre équipe et sélectionner les meilleurs candidats pour certaines tâches.

Vous pouvez rapidement identifier vos meilleures solutions en voyant comment les différentes allocations de ressources affectent les budgets et les calendriers des projets lorsque vous pouvez réserver le temps des personnes pour les projets.

Il est facile de voir quels postes ou quelles compétences sont constamment très demandés grâce aux graphiques et aux statistiques d’utilisation. Cela encourage les initiatives liées à l’embauche, à la formation et à la planification des capacités. Cela permet également d’établir des plannings réalistes et de gérer les charges de travail, ce qui permet à vos projets et à votre personnel d’avancer en douceur !

Vous n’aurez pas à passer d’un programme à l’autre pour maximiser vos ressources sur chaque projet et satisfaire vos clients lorsque vos outils de gestion des compétences, de planification des ressources et de gestion de projet sont regroupés en un seul endroit.

Votre personnel des ressources humaines en sera également satisfait. La création d’un vivier de talents capable de répondre aux demandes en constante évolution de votre entreprise est l’une des principales difficultés auxquelles sont confrontés les experts en ressources humaines et en gestion des talents.

Vous pouvez embaucher et recycler des travailleurs de manière plus stratégique en alignant votre pipeline de projets sur votre profil de compétences, en combinant la gestion des compétences avec la gestion des ressources et des projets. Cela permet à votre entreprise de

• Combler les pénuries de compétences dès que possible pour éviter de retarder les projets et de mécontenter les clients.
• Embaucher le moins cher possible, par exemple en recrutant des employés débutants et en les formant en interne.
• Choisir d’engager ou non des entrepreneurs indépendants, dont les salaires peuvent être inférieurs à ceux du personnel permanent.