La gestion des capacités avec la méthode Agile

Etes-vous prêts à jongler avec la planification Agile des capacités?

Imaginez un jongleur avec une poignée de balles en l’air. C’est l’essence de la planification des capacités agiles. Ici, votre équipe agile est le jongleur, les balles sont les différentes tâches du sprint, et l’objectif est de garder cette danse équilibrée bien gérée et en douceur. Vous le connaissez peut-être sous un autre nom, peut-être la planification du sprint basée sur l’engagement ou la capacité. Pas besoin d’être perplexe, c’est tout l’uniformité dans l’agilité.

Mais ce n’est pas juste une question de tenir le compteur et de savoir combien de balles sont en l’air. Pour les équipes agiles, il s’agit moins de combien elles peuvent faire, que de combien elles doivent faire. C’est une mesure de leur capacité à honorer leurs engagements, à respecter les délais et à rester cohérents dans une ambiance de chaos créatif.

C’est davantage une question de maximisation de l’engagement des ressources. On veut dire que c’est la façon dont vous maintenez votre équipe agile entièrement concentrée, en la rendant extrêmement productive. Parce qu’à la fin de la journée, c’est ce qui compte vraiment – créer ces fonctionnalités de produits qui transforment vos clients en clients enthousiastes.

Comprendre les rouages du développement agile de logiciels : une approche éclairée

N’optez plus pour les processus séquentiels figés, comme un défilé en cascade, donnant la sensation que la livraison d’un produit est une attente sans fin. Changez de pistes et ménagez vos pensées vers le Agile! Il s’arme de méthodes soigneusement définies et de processus temporisés qui permettent d’expérimenter un produit ou une fonctionnalité viable à la vitesse de l’éclair. Et comme si cela ne suffisait pas, il faut compter avec l’élimination des bugs, la réparation des coquilles, dans un mouvement perpétuel d’améliorations et de renouvellement des cycles.

Quid de ce merveilleux chaos connu sous le nom de processus Scrum ! C’est un véritable concentré d’énergie, représenté par une équipe prête à aller droit au but, qui s’attelle à produire une charge de travail spécifiquement définie (ou Product Backlog) dans un délai précis. Le tout se déroulant sous le nom hautement expressif de Sprint.

Et que se passe-t-il lorsque le sprint atteint la ligne d’arrivée? Si l’équipe a rigoureusement accompli sa mission, alors un produit flambant neuf, une caractéristique étincelante ou une fonctionnalité novatrice est présentée, prête à être testée ou diffusée.

Les équipes agiles donnent à leur organisation la capacité de tenir le rythme. Et pour couronner le tout, elles maintiennent une longueur d’avance dans un domaine qui ne cesse de bouger face à une concurrence rigoureuse.

La stratégie avec l’Agile et la planification des ressources: une séduisante danse technologique…

Le mouvement Agile et sa promesse d’adaptation aux transformations rapides du monde des affaires, ça ne vous échappe sûrement pas. En effet, celle-ci est la clé qui propulse les entreprises, en augmentant leur habileté à faire toujours plus avec toujours moins. Précisément, une plus grande valeur ajoutée avec moins de ressources entraîne une ascension de la productivité accompagnée d’un cycle de développement de logiciels (SDLC) boosté. Et comme apothéose, la satisfaction client bondit telle un kangourou plein d’énergie.

Vous êtes sans doute peut-être passé à côté, mais une récente étude de Digital.ai a analysé les résultats d’une enquête menée auprès de 1382 spécialistes de logiciels répartis dans le monde entier. Qu’ont-ils retenu de leur engagement fulgurant en faveur de la méthode Agile ? Voici le palmarès:

• En tête de liste, avec 64%, la capacité d’adaptation aux priorités toujours fluctuantes.
• Ex-aequo à 64%, une accélération stupéfiante dans la livraison des logiciels.
• Sur leurs talons, avec 47%, une montée fulgurante de la productivité des équipes.
• Avec un score de 42%, une amélioration remarquable de la qualité des logiciels.
• Et last but not least, avec 41%, une amélioration dans la prévisibilité des livraisons pour anticiper comme un visionnaire.

En tant que spécialistes de la planification des capacités, on ne peut que s’écrier : « Eh bien ! cela fait écho à nos pratiques ! » Pourquoi ? Tout simplement parce que ces résultats reflètent les attentes d’une planification des ressources bien pensée.

Pour les moins familiers, que signifie la planification des ressources ? Voici un éclairage pour vous initier. Expliqué simplement, il s’agit d’organiser vos ressources pour répondre à vos tâches et atteindre vos objectifs d’entreprise.

Un bon plan de capacités, c’est un peu comme un algorithme qui se peaufine avec le temps. Le concept est simple : vous capitalisez sur vos expériences en les intégrant à vos orientations futures et vous progressez continuellement, tout en prévoyant précisément vos livraisons et en faisant face aux revirements de priorités. Un bel équilibre ! A noter, avec une gestion de ressources soignée, vos équipes sont mobilisées judicieusement, exploitées de manière optimale et restent productives sans jamais flirter avec le surmenage. C’est la clé d’une qualité de travail optimale se traduisant par des équipes épanouies.

Alors, voyez-vous le lien? Agile et la planification des capacités, ce sont deux facettes d’une même médaille. En mélangeant ces deux approches, nous obtenons un outil transformationnel puissant, un cocktail chargé d’énergie: la planification agile des ressources.

Vélocité de l’équipe vs. capacité de l’équipe : qu’est-ce qui fait la différence?

Zoom sur la vélocité d’une équipe agile…

Dans le vaste monde de l’agilité, la vélocité d’une équipe désigne la quantité de travail qu’elle est capable de fournir dans un laps de temps donné. Vous avez un carnet plein à craquer de commandes ? Pas de panique ! La vélocité vous épaule pour dresser une estimation de combien de ce travail, l’équipe pourra s’attaquer durant un sprint de deux semaines. C’est pratique, non ? Mais attention, gardez bien à l’esprit que l’interprétation de la vélocité peut grandement varier d’une équipe à l’autre. Alors pas question de comparer les équipes entre elles ! On s’en sert strictement pour évaluer les progrès de son équipe.

Et qu’en est-il de la capacité d’une équipe agile ?

La capacité d’une équipe agile, quant à elle, nous renseigne sur la quantité de travail de qualité qu’une équipe peut produire durant un sprint. Et il ne s’agit pas simplement d’une multiplication basique de membres de l’équipe par les heures de travail par jour, et par le nombre de jours dans le sprint, oh que non ! Vous auriez alors un taux d’exploitation à 100 % – qui veut qu’on le laisse s’épuiser à ce rythme ? Donc, la capacité, c’est cette fameuse quantité de travail que les membres d’une équipe peuvent réalistement accomplir sans arriver au bout de leurs forces. On y reviendra dans quelques instants.

Et le vent du changement souffle…

La vélocité et la capacité, ce n’est pas du béton, ça peut changer d’un sprint à l’autre. Pour la capacité, cela peut dépendre de plusieurs facteurs tels que les congés annuels, les vacances, d’autres priorités qui viennent se greffer… Pour la vélocité, ça peut varier si l’équipe aborde un travail plus ou moins connu ou si elle bosse sur des user stories (histoires d’utilisateurs) particulièrement pointues. C’est pourquoi planifier un sprint basé sur la capacité peut s’avérer être un véritable défi de taille.

Vous êtes-vous déjà demandé à quel moment la planification des capacités Agile s’insère dans le processus Sprint ?

La planification agile des capacités fait sa grande entrée au cours du processus de sprint, non pas une, mais deux fois. Elle se fait d’abord remarquer lors de la phase de planification du sprint, puis elle se met en place lors de la rétrospective du sprint. Voici ce que vous devez savoir :

Ils l’appellent « planification du sprint » .

La course à la planification des capacités Agile démarre donc lors de la réunion de planification du sprint. Il s’agit de la réunion réconfortante de l’équipe qui s’assoit ensemble et détermine les éléments de votre backlog qui charmeront le Sprint en cours. De plus, ils commencent à élaborer un plan réalisable. Pour cela :

• Analyse des éléments du carnet de commandes (ou devrais-je dire des « candidats ») sur lesquels travailler.
• Il s’agit de passer en revue les niveaux de priorité et d’estimer le temps nécessaire à chacun d’entre eux.
• Prévision de la capacité de l’équipe pour ce Sprint particulier (pouvons-nous jongler autant ou non ?)
• Se mettre d’accord sur ce qu’ils peuvent fournir en toute confiance.

Revue et rétrospective : l’épreuve de vérité !

Au cours du sprint, notre équipe Scrum se réunit habituellement pour des réunions quotidiennes afin de discuter des progrès, de trouver des solutions et d’être là les uns pour les autres. Et lorsque le sprint prend fin, l’équipe organise une revue ou une « rétrospective » pour réfléchir… et vérifier le chemin parcouru. Lors de la rétrospective introspective, le Scrum Master s’amuse à disséquer :

• Ont-ils livré tous les éléments du carnet de commandes qu’ils pensaient pouvoir livrer ?
• Dans quelle mesure leurs suppositions étaient-elles justes (ou non) ?
• Si leur « Vélocité » a changé de vitesse, pourquoi ?

Toutes ces connaissances sont cruciales pour la prochaine session de planification du Sprint. Tout le monde est sur le pont pour s’assurer que le prochain Sprint est planifié de manière intelligente avec une charge de travail équilibrée et une liste raisonnable d’engagements.

La conception stratégique de la capacité au sein des collectifs Agile

L’organisation efficace des ressources humaines, la pierre angulaire de toute entreprise prospère, est indiscutablement un exercice délicat, surtout dans le cadre d’une approche Agile. Voici une approche step-by-step pour une planification optimisée :

1. Estimez la chronologie du sprint. Sachez-le bien, dans l’univers Agile, un sprint typique a une durée oscillant entre deux et quatre semaines. Cependant, attention à ne pas confondre ces cadres temporels avec une simple conversion en jours. L’astuce ici est de décompter uniquement les jours de travail effectifs, c’est-à-dire en excluant les weekends, jours fériés et autres interruptions temporaires.
2. Agencez le total des heures par journée. Cela vous demandera d’examiner attentivement la composition de votre équipe et la configuration de leur emploi du temps. Prenons un exemple : vous avez trois collaborateurs sur un régime de travail à temps plein et deux autres travaillant sur une base de mi-temps. Admettons que votre journée-type s’étale sur sept heures. En somme, vous disposez alors de 21 heures de travail pour les membres à plein temps (3 collaborateurs x 7 heures par jour) et 7 heures pour ceux à mi-temps (2 collaborateurs x 3,5 heures par jour). Cela fait un total de 28 heures par jour.
3. Incorporez les éléments perturbateurs qui peuvent affecter la disponibilité. Il est crucial de tenir compte des facteurs susceptibles de contraindre vos collaborateurs à s’absenter durant le sprint, comme la gestion simultanée d’un autre projet. C’est en intégrant ce genre de variables que vous parviendrez à un calcul précis de la capacité de votre équipe.
4. Envisagez un taux d’exploitation raisonnable. Il faut admettre une réalité de la vie de bureau: personne n’est en mesure de donner le maximum de son potentiel 100 % du temps. En outre, le temps qu’un collaborateur peut réellement consacrer à son sprint est loin d’être absolu, en raison des interruptions inévitables comme les interruptions pour les courriels, réunions ou même des pauses sanitaires. Ainsi, un taux d’utilisation optimal des ressources serait plutôt situé autour de 80 %. Néanmoins, pour les membres moins aguerris aux tâches de ce sprint, ce chiffre pourrait être ramené à 60 ou 70 %, compte tenu du temps supplémentaire qu’ils pourraient nécessiter.

Gérer une équipe Agile ne se limite pas à imposer une cadence rapide et flexible, c’est aussi prendre le temps d’organiser nos atouts humains de façon optimale. C’est ainsi que nous parvenons à des résultats fructueux.

Pourquoi utiliser la planification agile des capacités ?

Pour décrypter le futur : parez à toute déconvenue

Imaginez un instant un vaisseau spatial naviguant dans l’immensité de l’univers grâce à des données précises – c’est un peu à cela que ressemble votre projet lorsqu’il est propulsé par la méthodologie Agile. Celle-ci, en étudiant avec précaution vos performances passées, scrute le lointain horizon de votre futur, vous permettant ainsi d’optimiser sans cesse vos actions et de tisser une toile de prévisibilité pour vos livraisons. Or, quoi de plus rassurant que de s’aventurer sur la route de l’avenir avec une boussole fiable et précise ?

Fort de ce retour d’expérience précieux, fait de brillantes réussites et de leçons tirées, vous pourrez non seulement affiner vos performances futures – une simple formalité au sprint suivant – mais aussi établir des prévisions fiables pour vos projets. Ni plus ni moins qu’une déclaration d’autonomie pour votre équipe, qui n’aura plus à plonger tête baissée dans un océan d’incertitude. En évitant le piège des attentes irréalistes et des tâches bâclées, vous garantissez une qualité irréprochable à vos produits et évitez de vous faire surprendre par un dépassement du calendrier ou du budget.

Pour nourrir une équipe heureuse et engagée

L’autre atout majeur de la planification agile des capacités réside dans sa gestion judicieuse de la charge de travail de votre équipe. Cette méthode est un véritable équilibrage entre maximisation de la productivité et minimisation de la menace de l’épuisement. En somme, elle permet à votre équipe de donner le meilleur d’elle-même sans se retrouver submergée par une vague de tâches. De quoi bâtir une chaleureuse atmosphère de sécurité psychologique, où chacun se sent respecté et protégé. Conséquence logique : un moral au beau fixe et un engagement envers votre équipe durablement renforcé.

Pour donnez le tempo et fixez les priorités avec assurance

Qui parmi nous n’a jamais été submergé par un travail non planifié émergeant soudainement de nulle part ? Selon le rapport Agile Sherpa’s State of Agile Marketing Report, pas moins de 42% des personnes interrogées reconnaissent avoir rencontré des difficultés à gérer ces imprévus. Avec la planification agile des capacités, adoptez une posture résolument proactive plutôt que réactive. En vous basant sur des données probantes, vous pouvez établir des attentes claires autour de ce que votre équipe est capable de réaliser. Votre temps est alors précieusement investi et évalué, souvent au jour le jour, vous armant ainsi d’une force de frappe décisive face au travail non planifié.

Mieux encore, en présentant à la direction ces problèmes de capacité soutenus par des données tangibles, vous créez une véritable culture de réalisme et de respect du temps de chacun. Non seulement vous parvenez à hiérarchiser parfaitement les tâches ad hoc qui surgissent parfois, mais en plus, vous pouvez améliorer les résultats du projet – que le travail soit planifié ou non à l’origine.

L’as du planning en mode Agile : Teambook, logiciel de Gestion des Ressources Projet

Avec Teambook, la préparation de sprint basée sur la capacité se fait aisément, sans la moindre sueur et surtout, d’une grande précision grâce à un logiciel de planification dédié.

Parfait dans son rôle, le logiciel Teambook est un vrai couteau suisse de la planification des ressources Agile. Que votre équipe compte 10 ou 100 collaborateurs, que votre organisation gère 10 ou 100 projets, Teambook va vous aider.

Et le cerise sur le gâteau? Vous pouvez démarrer gratuitement, pour 14 jours, toutes fonctionnalités illimitées. Et la planification avec Teambook est gratuite  jusqu’à 10 projets! C’est parti ?