Planification des capacités et gestion des ressources – la clé d’une organisation efficace ?

Commençons cet article par une devinette :

Quel est l’actif le plus précieux d’une entreprise ?

• Les personnes.

Qu’est-ce qui est souvent oublié dans la gestion de projet ?

• Les personnes.

La plupart des organisations s’accordent sur un point : Les personnes, les ressources, sont l’atout le plus précieux d’une entreprise. Ils attirent les clients, ils proposent des idées de développement commercial, ils font le travail et, évidemment, ce sont eux qui font circuler l’argent.

Cependant, ces ressources sont limitées et trop d’organisations ne parviennent pas à maximiser leur utilisation.

La cause principale est liée à l’évolution de la situation économique actuelle et à la manière dont ces organisations y font face.

Cet article explique comment la maximisation de l’utilisation des ressources est un défi qui se transforme souvent en problème et comment une planification efficace des capacités, associée à une gestion des ressources, fait partie de la solution.

Comprendre le défi de la plupart des organisations 

Avant d’aborder la gestion des ressources et la planification des capacités, examinons un concept de base qui est à l’origine des problèmes de ressources de toutes les entreprises.

C’est à la fois le meilleur ami et le pire ennemi d’une organisation :

Vous l’avez peut-être deviné : La demande.

Plus précisément, la demande excessive. Lorsqu’elle devient incontrôlable et que l’organisation ne parvient pas à la gérer avec les ressources et le temps limités dont elle dispose.

La demande peut prendre de nombreuses formes, telles que :

• des initiatives stratégiques de petite ou de grande envergure
• travail de soutien
• réunions
• …

En bref, la demande représente tout le travail qui nécessite des ressources (les personnes).

Les organisations évoluent dans une économie hautement compétitive, où la demande et la pression pour réduire les coûts ne cessent d’augmenter.

Pour rester compétitives, de nombreuses organisations réagissent en réduisant leurs ressources et en accueillant toutes les demandes à bras ouverts. La plupart du temps sans être sûres de disposer des ressources nécessaires pour mener à bien de nouveaux projets.

Rapidement, la demande devient incontrôlable, les projets s’accumulent, les ressources sont débordées, les retards apparaissent et les clients mécontents commencent à faire entendre leur voix.

Tel est le défi.

Ensuite, si la demande augmente et que les ressources diminuent, comment faire face à ce problème ?

Votre meilleure solution : contrôler l’ampleur de cette demande.

C’est là que la planification des capacités et la gestion des ressources entrent en jeu.

Différence entre la planification des capacités et la gestion des ressources

Ces deux concepts semblent être une zone de flou pour de nombreuses personnes.

Quelle est la différence ?

N’est-ce pas la même chose ?

Non, ce n’est pas la même chose.

Si une organisation veut utiliser au mieux ses ressources, il est fondamental de comprendre en quoi ces deux concepts diffèrent et où ils se rejoignent.

La gestion des ressources et la planification des capacités sont deux choses distinctes qui sont traitées par deux parties prenantes différentes, à deux niveaux différents au sein de l’organisation.

Planification des capacités

La planification des capacités se fait à un niveau stratégique à plus long terme, par ceux qui sélectionnent le travail.

Son rôle est de s’assurer que l’organisation dispose des ressources nécessaires pour un projet, à un moment précis. Cela signifie qu’il faut tenir compte de la disponibilité des ressources pour décider dans quelle demande (d’un portefeuille de demandes) investir et à quel moment.

Pour ce faire, les responsables de la planification des capacités vont prendre en considération des éléments tels que les heures de travail, les qualifications, les compétences et le rendement moyen du travail.

Il s’agit encore d’une étape assez impersonnelle où la capacité est évaluée en fonction du rôle et du type requis plutôt qu’en fonction du nom exact d’une ressource.

S’ils le font correctement, les responsables ne devraient pas avoir de mauvaises surprises quant aux compétences et aux rôles manquants au moment où le projet démarre.

Gestion des ressources

La gestion des ressources se fait au niveau de la direction, par les personnes chargées de maximiser l’utilisation de ces ressources.

Il s’agit de la sélection et de l’affectation de ressources (internes et externes) à des activités planifiées et non planifiées, ainsi que de la gestion des données relatives aux ressources (compétences, rôle, coût, dates, taux horaire,…).

L’affectation des ressources se fait généralement en trois étapes afin de s’assurer que les ressources requises et nommées sont finalement allouées au projet :

Étape 1 :

La première étape se déroule à un niveau précoce et à long terme, lorsque les chefs de projet demandent des ressources par rôle ou par compétence pour un projet futur. Contrairement à la planification des capacités, le processus va ici plus loin puisque les ressources sont officiellement demandées et non plus seulement évaluées. Il s’agit de l’étape des besoins.

Étape 2 :

Lorsque la date du projet approche, les responsables de service peuvent savoir avec plus de précision si une personne spécifique (correspondant aux compétences et au rôle demandés précédemment) sera disponible pour ce projet et ils peuvent ainsi nommer une ressource probable. C’est ce qu’on appelle une « soft booking » ou une « réservation ».

Étape 3 :

Quelques semaines avant le début du projet, lorsque la disponibilité de la ressource désignée est certaine, le chef de projet peut enfin confirmer la réservation de cette ressource. Cette dernière étape est la réservation ferme, ou l’allocation. 

L’importance de ces deux tâches pour une organisation

Les définitions de la planification des capacités et de la gestion des ressources sont assez explicites.

Une gestion efficace de ces deux tâches et une bonne communication transversale entre les responsables permettront à l’organisation de contrôler la taille du requin de la demande et de limiter son impact (sur les ressources et les clients).

Ce qui, en fin de compte, devrait conduire à :

• Portefeuille équilibré de la demande
• Une meilleure productivité
• Meilleure utilisation des ressources (pas de surcharge de travail, compétences adaptées au travail)
• Une meilleure valeur ajoutée
• Un personnel heureux (grâce à une meilleure utilisation des ressources)
• Des clients satisfaits (grâce à une meilleure valeur et à des délais respectés)

Voici un tableau récapitulatif :

Bienvenue dans le monde de la planification des capacités et de la gestion des ressources

Cet article est une introduction à ces deux concepts. Il vous donne le contexte nécessaire pour comprendre où de nombreuses organisations échouent lorsqu’elles doivent faire face à une demande et à des ressources limitées.

Il vous indique également comment éviter de tomber dans le même piège : grâce à une approche efficace de la planification des capacités et de la gestion des ressources.

Mais tout cela est théorique, c’est-à-dire qu’il s’agit d’une situation idéale.

Comme d’habitude, la réalité est toute autre.

Il n’est pas rare que les entreprises négligent totalement la planification de la capacité et programment des projets sans être sûres de disposer des ressources nécessaires. Souvent, cela est dû à un manque de données et de visibilité sur la disponibilité des ressources.

Les chefs de service ont également tendance à sous-estimer ou à oublier le temps nécessaire à la réalisation d’activités « secondaires » qui ne sont pas évaluées dans le cadre de la planification des capacités, telles que les tâches administratives ou les réunions du personnel.

Lorsqu’elles s’additionnent, ces activités peuvent facilement commencer à grignoter le temps calculé pour des projets plus importants.

Il est également important de comprendre que la planification des capacités et la gestion des ressources doivent aller de pair. Les chefs de projet et de service doivent communiquer s’ils veulent éviter le chaos (délais non respectés, travailleurs surchargés, clients mécontents…) au sein de l’organisation.

C’est un point que de nombreuses entreprises ne parviennent toujours pas à comprendre ou à mettre en œuvre.

N’oublions pas non plus que les gestionnaires travaillent avec un nombre limité de ressources partagées. Cela signifie que ces gestionnaires peuvent être en concurrence lorsqu’il s’agit de décider quel projet a la priorité pour utiliser les ressources partagées.

Comme vous le voyez, la planification des capacités et la gestion des ressources comportent beaucoup de pièces mobiles, d’incertitudes et d’hypothèses. Les concepts sont simples, mais leur mise en œuvre réussie est un autre défi pour les organisations.

Heureusement, il existe de nombreux conseils, meilleures pratiques et outils pour vous guider.

Mais c’est un sujet pour un autre article.

Nous pouvons toutefois vous donner un bon point de départ. Si vous continuez à suivre vos ressources et vos projets sur des feuilles de calcul, il est temps de vous en débarrasser.

Des outils comme Teambook vous faciliteront certainement la vie en matière de planification des ressources.