Quelle est la différence entre la dotation de personnel et la planification ?

La dotation de personnel (staffing) et la planification font tous deux référence à l’affectation de travail aux personnes – cependant, ce sont deux processus distincts, chacun axé sur des aspects différents de votre entreprise. Ils sont tout aussi importants et se complètent mutuellement, et ils affectent tous deux fortement le flux de travail et les performances de l’équipe.

Clarifions donc la différence entre ces deux processus et explorons comment vous pouvez les optimiser pour le succès de votre entreprise.

Qu’est-ce que la dotation de personnel ?

La dotation de personnel (staffing) est le processus d’affectation du personnel aux postes. Ici, l’accent est mis sur « qui » fait quoi. Pour que le staffing soit efficace, il est important d’affecter le bon personnel aux bonnes tâches.

En d’autres termes, les postes dans une organisation doivent être pourvus par un personnel qualifié – des personnes ayant les compétences, capacités et expérience nécessaires.

Éléments clés de la dotation de personnel

Le processus de dotation de personnel implique plusieurs éléments clés :

1. Identification de l’objectif commercial : Les objectifs commerciaux déterminent quels postes vous devrez créer et pourvoir, et quelles compétences ces postes nécessiteront. Par exemple, si vous souhaitez améliorer la satisfaction client, vous devrez embaucher un représentant du service client (ou créer tout un département).
2. Identification du type de poste : Un poste peut être de deux types – permanent ou temporaire. La direction peut embaucher un employé pour une période indéterminée ou temporairement, selon les besoins de l’entreprise.
3. Création d’une description de poste précise : Une description de poste aide à définir les attentes pour un employé, clarifiant les devoirs et responsabilités et listant les compétences et qualifications requises.
4. Recrutement : C’est le processus de recherche des bons candidats et de les encourager à postuler pour des emplois dans votre entreprise.
5. Formation : La formation et l’intégration sont nécessaires pour les nouveaux employés – cependant, c’est aussi utile pour ceux qui travaillent déjà dans l’entreprise, car cela leur fournit des opportunités de développement professionnel.
6. Transfert et promotion : Le transfert fait référence au déplacement d’un employé d’un rôle à un autre sans augmentation de salaire, statut et responsabilités. La promotion, en revanche, implique un changement de rémunération et de statut.
7. Prévision des besoins en personnel : Cela peut être fait en analysant les données passées, comme les modèles de ventes. La prévision vous aidera à vous assurer que vous n’êtes jamais en sous-effectif.

Qu’est-ce que la planification ?

La planification du personnel est un processus d’affectation de tâches et de responsabilités à chaque membre de l’équipe. Elle se concentre sur quand les personnes travaillent plutôt que sur qui travaille. Les plannings sont construits autour des ressources disponibles – temps et personnel.

Un processus de planification efficace équilibre les charges de travail des employés, éliminant les possibilités de sous- ou sur-allocation, ce qui conduit inévitablement à une perte de productivité des employés et à un turnover élevé, et garantit un meilleur équilibre travail-vie privée et satisfaction au travail.

Éléments clés de la planification

Le développement d’un planning implique les étapes suivantes :

1. Identification de la portée du projet : Cela implique de déterminer les objectifs du projet, les livrables, les coûts et les délais.
2. Décomposition d’un projet en livrables ou phases. Cela rend les opérations commerciales plus gérables, visualisant toutes les étapes qui doivent être prises.
3. Identification des activités et de leur durée : Ce sont les actions réelles qui doivent être accomplies, soit par un groupe de personnes soit par un individu. On peut dire que cette phase signifie une déconstruction supplémentaire de la WBS, garantissant des connexions logiques entre les éléments.
4. Détermination des ressources : À ce stade, vous analysez combien de personnes vous avez besoin pour accomplir les tâches. Vous pouvez souhaiter créer une structure de répartition des ressources.
5. Affectation des ressources : Ici, vous définissez la quantité de travail pour chaque employé. Ce qui est important, vous ne devez jamais supposer qu’une ressource est disponible 100% du temps – bien que ce ne soit pas une règle absolue, les contributeurs individuels passent généralement 85% de leur temps sur un travail productif qui fait avancer les progrès du projet, tandis que le reste est consacré aux réunions et aux tâches administratives. Pour les managers, cette proportion est susceptible d’être encore plus élevée.
6. Mise à jour d’un planning : La portée du travail peut changer, et les ressources peuvent soudainement ne plus être disponibles, en raison de facteurs comme la maladie ou des problèmes familiaux inattendus. Un planning doit être flexible et refléter tous les changements.

Quelles sont les principales différences entre dotation de personnel et planification ?

Comme vous pouvez le voir dans la section précédente, la dotation de personnel et la planification ne sont pas les mêmes processus – tandis que le staffing concerne davantage qui travaille, la planification concerne le moment où le travail se déroule.

Pour clarifier la différence, comparons-les à travers les aspects suivants :

Constituer une équipe vs. organiser les activités d’une équipe

La principale différence entre les deux processus réside dans leur objectif. L’objectif de la dotation de personnel est d’avoir le bon nombre de personnes qualifiées dans votre équipe, disponibles à tout moment. L’objectif de la planification des ressources est de s’assurer que les bonnes personnes sont impliquées au bon moment.

Contexte large vs. contexte étroit

Le staffing concerne votre entreprise en général. Basé sur divers facteurs tels que la situation économique, les tendances du marché et les préférences des clients, vos besoins en personnel varieront au fil du temps.

La planification, au contraire, se déroule dans un contexte plus étroit et plus immédiat. Pour faire un planning, vous n’avez pas besoin d’analyser l’industrie – vous travaillez avec une situation spécifique, affectant les bonnes personnes aux bonnes tâches qui doivent être accomplies dans une certaine période de temps.

Focus à long terme vs. focus à court terme

La dotation de personnel est un processus à long terme. Le staffing vise à doter une organisation d’employés qualifiés qui y travailleraient pendant un certain temps (si ce n’est pas un poste temporaire dont une entreprise a besoin, bien sûr). De plus, la dotation de personnel prend du temps : il faut du temps pour recruter, embaucher et intégrer de nouvelles personnes.

La planification ne prend pas autant de temps – lors de la création d’un planning, vous vous concentrez sur les projets, jours, semaines ou mois. Votre objet d’intérêt n’est pas l’entreprise telle qu’elle est, mais le projet sur lequel vous travaillez actuellement.

Comment la dotation de personnel et la planification peuvent-elles se soutenir mutuellement ?

La dotation de personnel et la planification concernent toutes deux les ressources humaines, et ces deux processus vont de pair.

Pour qu’une organisation fonctionne correctement, vous devez avoir des personnes formées qui sont capables d’effectuer les tâches à accomplir (dotation de personnel) – cependant, les avoir seulement ne suffit pas, vous devez aussi vous assurer qu’elles sont disponibles quand vous en avez besoin (planification).

Très souvent, les projets échouent non pas parce qu’il n’y a pas de personnes qualifiées dans une entreprise, mais parce que les personnes qualifiées n’ont pas été correctement planifiées. Pour combler une lacune, vous pouvez toujours embaucher un nouvel employé ou fournir une formation (et ce serait une solution de staffing), mais cela serait coûteux et n’aurait pas beaucoup de sens puisque vous avez déjà une personne qualifiée dans l’équipe.

Ce dont vous avez besoin est une solution de planification – planifier avant le début du projet et décider qui travaille quand.

En même temps, la planification seule ne peut pas résoudre tous les problèmes. Si vous n’avez pas les bonnes compétences pour accomplir une tâche, la qualité en souffrira, ou la tâche ne sera pas du tout accomplie.

Pour faire court, la dotation de personnel et la planification se complètent. Une bonne stratégie de workforce, combinée à la planification des ressources, peut aider à réduire les coûts de main-d’œuvre et améliorer l’environnement de travail.

Comment améliorer la dotation de personnel :

1. Pratiquez le staffing stratégique : Alignez votre workforce avec votre stratégie commerciale. Avec Teambook, vous pouvez visualiser vos besoins en compétences à long terme et planifier vos recrutements en conséquence.
2. Comprenez vos niveaux de personnel idéaux : Déterminez le nombre de personnes dont vous avez besoin pour atteindre les performances les plus optimales. Teambook vous permet d’analyser l’utilisation de vos ressources et d’identifier les besoins en effectifs.
3. Constituez un pool de talents diversifié : Plus vous avez de personnes avec des compétences et capacités diverses parmi lesquelles choisir, mieux c’est. En embauchant des employés avec des expériences différentes, vous vous préparez aux situations potentielles où des lacunes inattendues devront être comblées.
4. Formation croisée : Même si nous sommes tous naturellement meilleurs dans certaines choses plutôt que d’autres, nous pouvons toujours être formés pour faire quelque chose de nouveau. Cela fournit une opportunité de développement professionnel pour un employé et aide les managers à traiter les situations où ils doivent créer un nouveau poste ou remplacer quelqu’un, temporairement ou définitivement.

Comment améliorer la planification :

1. Apprenez à connaître votre équipe : Pour planifier efficacement, vous devez réellement savoir qui peut faire quoi. Premièrement, c’est juste logique d’affecter les personnes aux tâches qu’elles peuvent faire.
   De cette façon, elles travailleront de manière productive et ressentiront le sens derrière leur travail, ce qui est crucial pour la motivation, la satisfaction des employés et le bien-être.
2. Utilisez un logiciel de planification : Divers outils de planification des employés vous permettront de gagner en visibilité et de systématiser toutes les ressources que vous avez.
   Par exemple, avec Teambook, vous pouvez planifier et suivre vos projets, créer un pool de ressources, personnaliser la disponibilité de chaque employé par jours et heures de travail, et même cataloguer les compétences. Cela aide à équilibrer les charges de travail des employés, s’assurant que les tâches sont affectées équitablement sans surcharger des employés particuliers et en ignorer d’autres.
3. Soyez prêt pour les urgences : Avoir un plan B vous aidera à vous assurer que les délais seront respectés quoi qu’il arrive. Vous pourriez constituer un pool de membres d’équipe de garde qui peuvent remplacer leurs collègues. Ou comme nous l’avons mentionné, ne pas affecter les employés à travailler à pleine capacité, afin qu’ils aient encore du temps pour faire un peu plus de travail.
4. Révisez régulièrement le planning : Mettez-le à jour chaque fois que des changements se produisent, afin que le planning reflète l’état actuel. Teambook offre des fonctionnalités de planification en temps réel qui vous permettent d’ajuster instantanément vos allocations de ressources.

Exemples d’utilisation avec Teambook

Exemple de dotation de personnel avec Teambook :

Une agence de marketing digital utilise Teambook pour identifier qu’elle a besoin de renforcer son équipe de développement web pour les six prochains mois.

Grâce aux tableaux de bord de compétences de Teambook, elle peut visualiser les gaps de compétences et planifier le recrutement d’un développeur React senior et d’un designer UX junior.

Exemple de planification avec Teambook :

La même agence utilise ensuite Teambook pour planifier ses équipes sur trois projets clients simultanés. Le planning visuel permet de voir en un coup d’œil que le développeur senior est sur-alloué la semaine prochaine, et de réajuster en décalant certaines tâches ou en impliquant le développeur junior sur des tâches adaptées à son niveau.

Conclusion

La dotation de personnel et la planification sont une partie inhérente de la planification de projet, et plus vous y réfléchissez, meilleur sera le résultat que vous obtiendrez finalement. Après tout, ce sont les personnes qui déterminent comment les autres ressources seront utilisées. Alors assurez-vous de choisir les bonnes personnes – et qu’elles travaillent au bon moment.

Avec Teambook, vous disposez d’une plateforme intégrée qui vous permet de gérer efficacement à la fois vos besoins en staffing et vos défis de planification, garantissant que vos projets sont livrés à temps avec les bonnes ressources.

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